異動の挨拶の注意点--電話・メール・スピーチなどパターン別に紹介

異動の挨拶の注意点--電話・メール・スピーチなどパターン別に紹介

複数の部署があるような企業で長く働く方の多くは、そのキャリアの中で異動を経験するかと思います。しかし、いざ異動が決まると「異動の挨拶ってどうしたら良いんだろう?」と不安になることがあるのではないでしょうか。

今回は、異動が決まった際にどのように挨拶するべきなのか、社内向け3パターンに社外向けのパターンも加えた計4パターンに分けて解説していきます。初めての異動となる方はもちろん、経験がある方も確認の意味でぜひ参考にしてみてください。

1.異動の挨拶をする方法

社内における異動の挨拶は、「直接会って挨拶をする」、「電話で連絡をする」、「メールで連絡をする」、のいずれかが一般的な方法です。ただし、関係性が深い上司や毎日顔を合わせる同僚に関しては、やはり対面で直接伝えるべきでしょう。

やむを得ない理由で電話やメールでの連絡になることもあるかと思いますが、いずれの方法で挨拶をするにしてもスムーズに対応できるよう、それぞれの特徴や注意すべきポイントをあらかじめ把握しておくと安心です。以下、各パターン別に解説していきます。

2.異動の挨拶を直接する場合

時間的な制約や相手の都合などを考えると、関わりのある人全員に挨拶することは現実的ではありません。しかし、関係性の深い同僚、お世話になった上司には、自ら出向いて異動の報告をするべきです。以下の内容を確認し、なるべく早い段階で対応するようにしましょう。

2.1.だれから挨拶をすればいい?優先順位は?

直接異動の挨拶をするとなるとスケジュールの兼ね合いもあるため、挨拶をする相手の優先順位を決めなければなりません。最も優先すべきなのは、一緒にプロジェクトを進める仲間など、自分が異動することでダイレクトに影響が及ぶ人達です。異動の挨拶ができるタイミングがきたら、すぐに挨拶を済ませるようにしましょう。

2.2.電話で挨拶をする

遠方の支社にいる仲間やスケジュール的に会えない方に対しては、電話で異動の挨拶をするのが良いでしょう。異動日、後任者の紹介、今後考えられる影響などといった業務的に必要な部分とともに、今までお世話になった感謝の言葉も伝えましょう。後任者の連絡先情報については、電話の後にメールで送るようにすると親切です。

なお、電話をする際には長電話となって相手の迷惑とならないよう、要点を絞って話すことを心がけましょう。一例として、以下の内容を参考にしてみてください。

お疲れ様です。

●●部の●●です。

突然のご報告となりますが、

●月●日をもって●●部から異動となり

●●部へ所属することになりました。

後任は●●さんとなりましたので

後程連絡先をメールにて共有させていただきます。

また、本人からもご挨拶するようにいたします。

なお、●月●日までは私も引き続き業務を行いますので

お問い合わせ等の対応は可能です。

私が●●部に着任してから

●●さんには色々とご協力いただき

大変お世話になりました。

今後直接的な関わりは減ってしまいますが

またご一緒させていただく際には

ぜひよろしくお願いいたします。

3.メールで異動の挨拶をする場合

対面や電話での挨拶が叶わない場合には、メールを利用することになります。メールでの異動の挨拶は、お互いの顔が見えず文章のみでのコミュニケーションとなるため、言葉選びや文脈に気を配りましょう。

以下ではメールでの異動の挨拶について、把握しておくべきポイントを解説していきます。

3.1.異動の挨拶をするタイミング

異動の挨拶をするタイミングは、規程により定められていたり内部事情があったりするため、上司の指示を仰ぐのが安全ですが、業務上直接的な関わりがある方々にはなるべく早めにお知らせするのがマナーです。

一方、関わりが少ない方々については、遅くても異動日の2、3日前にメールを送るようにすると良いでしょう。

3.2.メールで挨拶をする際の対象範囲は?

「異動の挨拶は誰にすれば良いんだろう?」と悩む方もいるかもしれませんが、まず同じ部署の人達には全員送るのがマナーです。顔を合わせる機会も多く直接挨拶ができる機会もあるかと思いますが、メールでの挨拶も送ると丁寧な印象を与えられます。

部署外の人達に関しては、「過去に関わりがありお世話になった方々」に対して送るようにしましょう。しかし、面識がない人にまで送る必要はありません。

3.3.挨拶メールの書き方は?

異動の挨拶メールの例文を紹介します。以下をベースとして、適宜アレンジしてみてください。

■件名

異動のご挨拶

■本文

●●部

●●さん

お疲れ様です。

●●部の●●です。

この度の人事異動により

4月1日付で●●を離れることが決まりました。

異動先は●●部となります。

●●さんとは

3年前のプロジェクトでご一緒したのをきっかけに

その後もさまざまな場面でご協力いただき

心から感謝しております。

誠にありがとうございました。

4月より部署は変わりますが

今後も一緒にお仕事させていただく機会があるかもしれません。

その際には、ぜひまたよろしくお願いいたします。

なお、異動後も連絡先メールアドレスや

電話番号に変更はありません。

本来であれば、直接ご挨拶に伺うべきところですが

取り急ぎメールでのご挨拶となりますこと

お許しいただけますと幸いです。

引き続きよろしくお願いいたします。

4.メールで異動の挨拶をする際の注意点

メールで異動挨拶をする際、相手に不快な思いをさせないために注意しておきたいポイントがあります。以下の2点を心に留めておきましょう。

4.1.可能な限り一斉送信を避ける

メールでの異動挨拶は一斉送信を避け、一人ひとりに相応しい内容を作成し送信すべきです。簡単に過去のエピソードを添えて、今までお世話になったことへの感謝の気持ちを伝えましょう。

ただし、やむを得ない事情により一斉送信しなければならない場面もあるかと思います。その際には、「本来であればお一人ずつご挨拶するべきところ、一斉送信でのご連絡となりますことをお詫び申し上げます。」といった謝罪の一文を添えるといいでしょう。

4.2.ネガティブな要素は書かない

異動の挨拶メールには、決してネガティブな要素は含めないようにしましょう。たとえ不本意な異動だとしても、そのことについて不満をこぼすようなことはあってはなりません。相手に不快感を与えるだけでなく、噂が広まって異動先の方々の耳に入る可能性もあります。

異動の挨拶メールは、あくまでも異動先のお知らせと感謝の気持ちを伝えるものであると認識しましょう。

5.スピーチで異動の挨拶をする場合

異動の際には、部署内でスピーチをするケースも多くあります。自己満足的なスピーチとならずに好印象を与えられるスピーチを行うためには、以下2つのポイントに注意しましょう。

(※異動の際以外でも、社会人になると人前でスピーチする機会が多くなります。そんな際は、以下の記事も参考にしてください)

【関連記事】「朝礼で使える!スピーチの流れとおすすめネタ8選、例文もご紹介」

5.1.簡潔にまとめる

聞く側の人達が集中力を持って聞けるよう、必要以上に長くならないようにします。長くても3分程度にとどめましょう。スピーチ前にあらかじめ内容をまとめておくと、当日慌てずに済みます。

5.2.スピーチに盛り込むべき内容

スピーチの際には、以下の要素を盛り込むようにしましょう。

●何日付でどの部署に異動するのか

●お世話になった感謝の気持ち

●現部署で印象的だったエピソード

●今後の抱負

●今後の良い関係性をお願いする言葉

自分の居場所が変わったとしても、また別の形で関わり続ける方もいるでしょうし、一旦接点がなくなってもいつか再び一緒に仕事をする機会があるかもしれません。今までの感謝の気持ちと今後の良好な関係をお願いする気持ちを伝えられれば、好印象を与えられるスピーチとなります。

6.社外へ向けた異動の挨拶の方法

今までお世話になった取引先やお客様にもしっかりと異動の挨拶を行うようにしましょう。その際は、こちらから出向くのがマナーです。今までの感謝の気持ちを伝えつつ、自分が異動することで先方に今後影響が及ぶ可能性があれば、そのことについても説明します。紹介や引き継ぎも兼ねて後任者にも同行してもらえれば、先方にとっても後任者にとっても安心できるはずです。

たとえ自分が異動したとしても、会社としての付き合いは続いていきます。後任者が先方と良好な関係性を構築していけるよう環境を整えてから異動するのも役目の一つであると認識しておきましょう。

なお、やむを得ず訪問できない場合には、メールで挨拶をします。その際には以下のような流れで記載するようにしましょう。

■件名

異動のご挨拶(社名、名前)

■本文

株式会社●●

●●部

●●様

平素より大変お世話になっております。

●●株式会社の●●でございます。

急なご報告となり恐縮ですが、

3月末日をもちまして

現在の●●部からの異動が決定いたしました。

●●様には入社当時から大変お世話になり

心から感謝しております。

誠にありがとうございました。

なお、今後貴社の担当は

後任の●●が務めさせていただきます。

~後任者氏名、連絡先~

しっかりと引き継ぎを行い

ご迷惑のないようにいたしますので

引き続きよろしくお願い申し上げます。

また4月以降、私の新しい連絡先は

以下の通りとなります。

~連絡先情報~

本来であれば、直接ご訪問しご挨拶に伺うべきではございますが

このような形となりましたことお詫び申し上げます。

今後とも、変わらぬご愛顧のほどお願い申し上げます。

7.まとめ

「立つ鳥跡を濁さず」という言葉がありますが、新しい環境で気持ちよくスタートを切るためにも、今までお世話になった方々や環境にしっかりと感謝を伝えることは欠かせません。

異動の挨拶を難しく思うこともあるかもしれませんが、相手を思い感謝を伝える気持ちを大切にしましょう。本記事では一般的なマナーを解説しましたが、これらが絶対的な正解という訳ではありませんので、相手の状況も考慮しながら臨機応変に異動の挨拶を行うようにしましょう。