【異動の挨拶の基本】メールやスピーチのポイントや実際に使える例文をパターン別に紹介

複数の部署があるような企業で長く働く方の多くは、そのキャリアの中で異動を経験するかと思います。しかし、いざ異動が決まると「異動の挨拶ってどうしたら良いんだろう？」と不安になることがあるのではないでしょうか。

今回は、異動が決まった際にどのように挨拶するべきなのか、社内向け3パターンに社外向けのパターンも加えた計4パターンに分けて解説していきます。初めての異動となる方はもちろん、経験がある方も確認の意味でぜひ参考にしてみてください。

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はじめて転職する場合の7つのポイントを確認する。

1.異動の挨拶をする方法

社内における異動の挨拶は、「直接会って挨拶をする」、「電話で連絡をする」、「メールで連絡をする」、のいずれかが一般的な方法です。

ただし、関係性が深い上司や毎日顔を合わせる同僚に関しては、やはり対面で直接伝えるべきでしょう。

やむを得ない理由で電話やメールでの連絡になることもあるかと思いますが、いずれの方法で挨拶をするにしてもスムーズに対応できるよう、それぞれの特徴や注意すべきポイントをあらかじめ把握しておくと安心です。

以下、各パターン別に解説していきます。

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2.異動の挨拶を直接する場合

時間的な制約や相手の都合などを考えると、関わりのある人全員に挨拶することは現実的ではありません。しかし、関係性の深い同僚、お世話になった上司には、自ら出向いて異動の報告をするべきです。以下の内容を確認し、なるべく早い段階で対応するようにしましょう。

2.1.だれから挨拶をすればいい？優先順位は？

直接異動の挨拶をするとなるとスケジュールの兼ね合いもあるため、挨拶をする相手の優先順位を決めなければなりません。最も優先すべきなのは、一緒にプロジェクトを進める仲間など、自分が異動することでダイレクトに影響が及ぶ人達です。異動の挨拶ができるタイミングがきたら、すぐに挨拶を済ませるようにしましょう。

2.2.電話で挨拶をする

遠方の支社にいる仲間やスケジュール的に会えない方に対しては、電話で異動の挨拶をするのが良いでしょう。異動日、後任者の紹介、今後考えられる影響などといった業務的に必要な部分とともに、今までお世話になった感謝の言葉も伝えましょう。後任者の連絡先情報については、電話の後にメールで送るようにすると親切です。

なお、電話をする際には長電話となって相手の迷惑とならないよう、要点を絞って話すことを心がけましょう。一例として、以下の内容を参考にしてみてください。

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2回目以降の転職で気を付けるべきポイントを確認する。

3.メールで異動の挨拶をする場合

対面や電話での挨拶が叶わない場合には、メールを利用することになります。メールでの異動の挨拶は、お互いの顔が見えず文章のみでのコミュニケーションとなるため、言葉選びや文脈に気を配りましょう。

以下ではメールでの異動の挨拶について、把握しておくべきポイントを解説していきます。

3.1.異動の挨拶をするタイミング

異動の挨拶をするタイミングは、規程により定められていたり内部事情があったりするため、上司の指示を仰ぐのが安全ですが、業務上直接的な関わりがある方々にはなるべく早めにお知らせするのがマナーです。

一方、関わりが少ない方々については、遅くても異動日の2、3日前にメールを送るようにすると良いでしょう。

3.2.メールで挨拶をする際の対象範囲は？

「異動の挨拶は誰にすれば良いんだろう？」と悩む方もいるかもしれませんが、まず同じ部署の人達には全員送るのがマナーです。顔を合わせる機会も多く直接挨拶ができる機会もあるかと思いますが、メールでの挨拶も送ると丁寧な印象を与えられます。

部署外の人達に関しては、「過去に関わりがありお世話になった方々」に対して送るようにしましょう。しかし、面識がない人にまで送る必要はありません。

3.3.挨拶メールの書き方は？

異動の挨拶メールの例文を紹介します。以下をベースとして、適宜アレンジしてみてください。

【関連記事】「【初めての相手に送る挨拶メール】マナーや書き方について徹底解説」

4.メールで異動の挨拶をする際の注意点

メールで異動挨拶をする際、相手に不快な思いをさせないために注意しておきたいポイントがあります。以下の2点を心に留めておきましょう。

4.1.可能な限り一斉送信を避ける

メールでの異動挨拶は一斉送信を避け、一人ひとりに相応しい内容を作成し送信すべきです。簡単に過去のエピソードを添えて、今までお世話になったことへの感謝の気持ちを伝えましょう。

ただし、やむを得ない事情により一斉送信しなければならない場面もあるかと思います。その際には、「本来であればお一人ずつご挨拶するべきところ、一斉送信でのご連絡となりますことをお詫び申し上げます。」といった謝罪の一文を添えるといいでしょう。

4.2.ネガティブな要素は書かない

異動の挨拶メールには、決してネガティブな要素は含めないようにしましょう。たとえ不本意な異動だとしても、そのことについて不満をこぼすようなことはあってはなりません。相手に不快感を与えるだけでなく、噂が広まって異動先の方々の耳に入る可能性もあります。

異動の挨拶メールは、あくまでも異動先のお知らせと感謝の気持ちを伝えるものであると認識しましょう。

5.異動の挨拶メールへ返信をする場合

上司や同僚など周りの人が異動する際にメールで異動の挨拶を受け取った場合の返信の仕方を見ていきましょう。

異動の挨拶メールへの返信はできるだけ早く返信をすることが望ましいです。

返信内容には、これまでお世話になった感謝の気持ちと相手の異動先での活躍を応援する言葉を盛り込みます。自分が異動する際の挨拶メールと同じく、ネガティブな内容は避けて前向きで明るい内容にするよう努めましょう。

6.朝礼などでのスピーチで異動の挨拶をする場合

異動の際には、部署内でスピーチをするケースも多くあります。自己満足的なスピーチとならずに好印象を与えられるスピーチを行うためには、以下2つのポイントに注意しましょう。

(※異動の際以外でも、社会人になると人前でスピーチする機会が多くなります。そんな際は、以下の記事も参考にしてください)

【関連記事】「朝礼で使える！スピーチの流れとおすすめネタ8選、例文もご紹介」

6.1.簡潔にまとめる

聞く側の人達が集中力を持って聞けるよう、必要以上に長くならないようにします。長くても3分程度にとどめましょう。スピーチ前にあらかじめ内容をまとめておくと、当日慌てずに済みます。

6.2.スピーチに盛り込むべき内容

スピーチの際には、以下の要素を盛り込むようにしましょう。

●何日付でどの部署に異動するのか

●お世話になった感謝の気持ち

●現部署で印象的だったエピソード

●今後の抱負

●今後の良い関係性をお願いする言葉

自分の居場所が変わったとしても、また別の形で関わり続ける方もいるでしょうし、一旦接点がなくなってもいつか再び一緒に仕事をする機会があるかもしれません。今までの感謝の気持ちと今後の良好な関係をお願いする気持ちを伝えられれば、好印象を与えられるスピーチとなります。

7.印象に残る挨拶をする方法

「今までお世話になった方に印象に残る挨拶をしたい」と考える方も多いのではないでしょうか？

その際には、名言や興味深い話を交えて挨拶をすると印象に残りやすいスピーチになります。

7.1.スピーチで使える名言

スピーチの一部に心情に合う名言を盛り込むと、他にはないスピーチになり印象に残りやすいです。

異動の挨拶で使える名言を紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

●「過去には帽子を脱いで敬意を表し、未来には上着を脱いで立ち向かえ」

(クレア・ブース・ルース：米国の劇作家 米下院議員 米駐イタリア大使)

●「できないことに気を取られずに、できることをやりなさい」

(ジョン・ウッデン：元バスケットボール選手 指導者)

●「偉業は1人では成し得ない。チームによって成し遂げられる」

(スティーブ・ジョブズ：起業家 実業家 Appleの共同創業者の一人)

7.2.印象に残る話をするコツ

お礼の気持ちを伝えるだけではなく、自分が実際に体験した興味深い話や、共感を得られる話をすると印象に残りやすいです。

ただし、前述の通り聞き手が集中して聞けるように、話は3分以内に上手にまとめましょう。

また、自分以外のエピソードを話す場合は必ず最後に褒めるようにします。

8.異動先で挨拶をする方法

新しい異動先でも、これから直接的な関係を持つことになる人には対面で挨拶をすることが基本です。

しかし、関係する人全員に直接会って挨拶することは難しい場合もあり、電話やメールで挨拶することもあるでしょう。

これからお世話になる人に向けて、着任前にあらかじめメールで挨拶をしておくこともできます。

いずれの場合も以下の要素が抜けないよう気を付けましょう。

●自分の名前と着任の事実（何日付でどの部署に着任するのか）

●今後の意気込みや抱負

●これからお世話になる旨

●連絡先

加えて、今までの部署と業務、今後の担当業務なども添えるとより丁寧です。

また、朝礼や歓迎会などでスピーチをする際は、入社した年や出身地、特技など簡単な自己紹介もすると良いでしょう。

異動先での挨拶は、自分をアピールするチャンスです。仕事へのやる気や人柄の良さを感じられる好印象な挨拶になるよう心がけましょう。

9.社外へ向けた異動の挨拶の方法

今までお世話になった取引先やお客様にもしっかりと異動の挨拶を行うようにしましょう。その際は、こちらから出向くのがマナーです。今までの感謝の気持ちを伝えつつ、自分が異動することで先方に今後影響が及ぶ可能性があれば、そのことについても説明します。紹介や引き継ぎも兼ねて後任者にも同行してもらえれば、先方にとっても後任者にとっても安心できるはずです。

たとえ自分が異動したとしても、会社としての付き合いは続いていきます。後任者が先方と良好な関係性を構築していけるよう環境を整えてから異動するのも役目の一つであると認識しておきましょう。

なお、やむを得ず訪問できない場合には、メールで挨拶をします。その際には以下のような流れで記載するようにしましょう。

10.まとめ

「立つ鳥跡を濁さず」という言葉がありますが、新しい環境で気持ちよくスタートを切るためにも、今までお世話になった方々や環境にしっかりと感謝を伝えることは欠かせません。

異動の挨拶を難しく思うこともあるかもしれませんが、相手を思い感謝を伝える気持ちを大切にしましょう。本記事では一般的なマナーを解説しましたが、これらが絶対的な正解という訳ではありませんので、相手の状況も考慮しながら臨機応変に異動の挨拶を行うようにしましょう。

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