退職が決まった後、必ず必要となるのは、関係者への退職の挨拶です。今までお世話になった方々に感謝の気持ちを伝えられるよう、しっかりと準備を整えましょう。

今回は、退職挨拶のマナーや実際に使える例文を、挨拶の方法別に解説していきます。

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1.まずは退職の流れを理解しよう

退職を決意したら、まずは直属の上司に退職の意向を伝えましょう。そして、上司と相談して退職日や引き継ぎに関して決定していきます。なお、この時点ではまだ上司以外の人に退職を伝えるのは避けるべきです。

退職日などの詳細が決まれば、後任への引き継ぎや取引先への挨拶回り、残務処理をこなします。退職日までに確実に引き継ぎが完了するよう計画的に進めなければなりません。

退職の挨拶は、退職日1～2週間前に社外へ、当日～2日前に社内へおこなうのが一般的ですが、詳細な時期は上司と相談しておくと安心でしょう。

円満退職のコツについては、以下の記事を参考にしてください。

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2.退職の挨拶のマナー

退職の挨拶には守るべき基本的なマナーがあります。実際の挨拶文を検討する前に、まずは以下の4つを押さえておきましょう。

2.1.ネガティブな発言はしない

退職を決めて数ヵ月後に会社を去るとしても、ネガティブな発言は避けましょう。退職に至った経緯はさまざまあるにせよ、会社に対する不満や上司、同僚に対する陰口のようなことを人に言うべきではありません。

2.2.明確な退職理由は伝えない

不要な誤解やトラブルを避けるためにも、明確な退職理由は話さないようにしましょう。よく使われる「一身上の都合」と伝えれば問題ありません。

2.3.御礼の言葉は必ず添える

挨拶の際は、必ず御礼の言葉を添えるようにしましょう。退職理由によってはネガティブな感情を抱いているかもしれませんが、今までお世話になった会社や仲間、取引先であることに変わりはありません。

2.4.退職日の報告・記載は忘れずに

対面、電話、メールのいずれの挨拶の場合でも、退職日の報告を忘れないようにしましょう。「○月○日付で退職することになりました」と明確に伝えます。

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3.【パターン別】退職の挨拶で気をつけるべきポイント

退職の挨拶は、どういったケースで伝えるかによって気をつけるべきポイントが異なります。スピーチ、メール、手紙の3つのケースについてポイントを挙げていきます。

3.1.社内の退職の挨拶（スピーチ）で気をつけるべきこと

スピーチで社内に退職の挨拶をする際は以下の2点に気をつけましょう。

3.1.1.長々と話さず簡潔に

スピーチでは長々と話さず、要点をまとめて簡潔に話すようにしましょう。積もる話はいろいろとあるかと思いますが、あくまでも業務中であることを忘れてはなりません。

3.1.2.転職先を言うのはNG

転職先の企業名を伝えるのは避けましょう。信頼できる人に内々に話すのはOKですが、個人情報を大々的に公表する必要はありません。

3.2.メールで退職の挨拶をする際に気をつけるべきこと

メールで退職の挨拶をする際は、相手の状況がつかめないからこそ気を配るべきポイントがあります。以下の3点に注意しましょう。

3.2.1.送るタイミングをしっかりと把握しておく

メールを送るタイミングをあらかじめ把握しておくようにしましょう。早すぎても遅すぎても相手に迷惑をかけてしまいます。直属の上司と相談しておくとよいでしょう。

3.2.2.メールタイトルやBCCの使い分けを理解しておく

ビジネスメールの基本を押さえてメールすることは退職の挨拶の場合でも大前提となります。メールタイトルは一目で内容が退職の挨拶だとわかるように記載しましょう。メールの宛先は、一斉送信の際には自分のメールアドレスをTOに、各送信先をBCCに設定し、メールアドレスが開示されない配慮をするのがマナーです。

3.2.3. 社外（取引先）には後任について必ず伝える

取引先やクライアントへの退職挨拶の際には、後任者の情報を必ず伝えます。対面で挨拶する場合は後任者に同行してもらい、顔合わせをしておきましょう。メールの場合は、後任者の氏名、所属、メールアドレス、電話番号など最低限の情報を記載しましょう。

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3.3.手紙で退職の挨拶をする際に気をつけるべきこと

手紙にも手紙ならではのマナーがあります。以下の2点を注意しましょう。

3.3.1.「拝啓」で始めて「敬具」で締める

手紙での退職の挨拶は、「拝啓」で書き始め「敬具」で書き終えましょう。これらの言葉には「謹んで申し上げます」という意味があり、セットで使用する言葉です。

3.3.2.前文には時候の挨拶を入れる

拝啓の後に続き、時候の挨拶を入れるようにしましょう。四季がある日本ならではのならわしです。月や季節によって相応しい挨拶が異なるため、あらかじめ調べておきましょう。

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4.印象に残る挨拶のコツ

「今までお世話になった方に印象に残る挨拶をしたい」と考える方も多いのではないでしょうか？

ユーモアを交えて挨拶をすると印象に残りやすいスピーチになります。

お礼の気持ちを伝えるだけではなく、自分が実際に体験した興味深い話や、共感を得られそうな話をすると印象に残りやすいです。

ただし、朝礼など時間がない中で簡単に挨拶する場合は特に、3分程度にまとめましょう。

また、自分以外のエピソードを話す場合は必ず最後に褒めるようにします。

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5.退職の挨拶の例文

ここからは、実際に退職の挨拶で使える例文をシーンごとに紹介します。以下を基本形とし、あなたの状況に応じてアレンジしてください。

5.1.スピーチの場合

スピーチの場合は、いざその場に立ったとたんに緊張して「頭が真っ白...」ということにならないよう、あらかじめ伝える内容を考えておきましょう。一語一句台本を作る必要はありませんが、必要な内容を伝えきれるよう、ある程度の大枠は作っておきましょう。また、全体の場で自分の言葉を伝えられるラストチャンスなので、好印象を与えられるスピーチを意識しましょう。

5.1.1.例文1

5.1.2.例文2

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5.2.メールの場合

本来は対面で退職の挨拶をするのが望ましいのですが、リモートワークやスケジュールの都合でなかなか難しい場合も考えられます。また、関係者が多い場合は物理的に一人ひとりに会うのは難しいため、メールでの挨拶でもやむを得ないでしょう。

ただし、メールのみの挨拶によい印象を抱かない人がいるのも事実です。相手との関係性によってはメールと併せて対面や電話での挨拶も検討しましょう。

5.2.1.例文1：社内（複数へ一斉送信）

5.2.2. 例文2：親しい人・直属の上司

5.2.3. 例文3：社外（取引先）

5.2.4.返信例文1：社内

5.2.5. 返信例文2：社外

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5.3.手紙の場合

年配の方への挨拶や、より丁寧な印象を与えたい相手には、手紙を活用しましょう。

注意すべきは、手紙ならではの決めごとがある点です。かえって失礼になってしまうことのないよう、あらかじめルールを確認しておきましょう。

5.3.1.例文1

5.3.2. 例文2

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6.退職する際の注意点

退職するあなたと、この先も同じ職場で働き続ける上司や同僚、その双方とが気持ちよく退職日を迎えられるよう、責任ある行動を心がける必要があります。以下の3つは、そのために最低限守りたいポイントです。

6.1.会社の不満を漏らさない

あなたが会社を去っても、上司や同僚は引き続き会社に残ります。取引先もあなたの会社とビジネスを継続していきます。ですので、会社の不満を社内の人や取引先に漏らすことはやめましょう。あなたが会社の不満を漏らすことは、相手に嫌な思いをさせるだけでなく、あなたに対する信頼も落とすことにもなりかねません。

6.2.デスク周りはきれいに整理しておく

自分が使用したデスク回りは、あなたが退職した後は別の社員が使用する場所です。不要なものを捨てたり私物を引き取ったりして掃除や整理をしておきましょう。これから使用する人が気持ちよく過ごせるよう、今までの感謝の気持ちを込めてしっかりと片付けましょう。

6.3.引き継ぎに漏れがないか注意する

引き継ぎは抜け漏れなくしっかりとやりきりましょう。退職日が決定した段階から逆算して引き継ぎスケジュールを作成しておくと安心です。その際には、あなたの都合だけでなく後任者の都合も踏まえて作成するようにしましょう。

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7.円満に退社するなら転職エージェントを利用

会社に伝えずに転職活動を進めている方は多いのではないでしょうか？

しかし、いざ転職先が決まり上司に「辞めたい」と伝える段階になると、どのように伝えたらいいのか悩んだり、引き止められてトラブルになってしまったりする可能性もあります。

株式会社マイナビが運営する転職エージェントサービス「マイナビエージェント」では、内定に至るまでのサポートだけでなく、現職の会社に伝える退職理由や、引き止められてしまった場合の対応などの相談に乗ってもらうこともできます。

退職の意思を伝えることでトラブルになってしまうのが心配、退職理由をなんと伝えたらいいか悩んでいる、という方は、「マイナビエージェント」を利用してみましょう。

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8.まとめ

退職の挨拶はあなた自身のけじめとしておこなうものでもあり、あなたの業務を引き継いでくれる後任者が後々困らないように環境を整えるという目的もあります。

自分が退職した後のことも考え、関係する方々に迷惑がかからないように配慮しながら、円満な退職を実現しましょう。

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