【保存版】ビジネスメールの結び・締め言葉の基本マナーと例文集

【保存版】ビジネスメールの結び・締め言葉の基本マナーと例文集

ビジネスメールを送る際、結びや締めの言葉に迷うことはありませんか?
ビジネスメールでは、結びや締めの言葉にも大切なマナーがあります。基本のマナーを押さえておけば、普段のやりとりにおいてはもちろん、伝えにくいような内容のメールであっても、受け取る相手の気持ちを和らげることができます。

そこで今回は、ビジネスメールの結び・締め言葉の基本マナーを、例文を交えながらご紹介します。

1. 締め言葉の基本マナー

「文章を書くのが不得意」、「堅苦しい挨拶は苦手」などの理由で、ビジネスメールが難しいものだと思っている方もいらっしゃるかもしれません。しかし、ちょっとしたコツさえつかめばスムーズにメール作成ができるはずです。

ここでは、その基本マナーについて解説します。

1-1. 内容や相手によって結び・締めを使い分ける

ビジネスメールは、取引先、上司、同僚など、送る相手によって使う言葉が変わってきます。同僚に対してと上司に対してでは接し方が違うように、ビジネスメールでも相手や内容によって結び・締めを使い分けることが必要です。特に取引先相手に送信する場合には、下記のように、より丁寧な言い回しを使うようにしましょう。

<例>

「よろしくお願いします」

→「どうぞよろしくお願いいたします」

  「何卒お願い申し上げます」

「ご検討ください」

→「ご検討いただければ幸いです」

ビジネスメールでは、相手にしてほしいことは「お願い」するのが基本です。上司や取引先が相手の場合には、自分が一歩下がるような気持ちで文章を作成しましょう。

1-2. クッション言葉を上手に活用しよう

ビジネスメールでは、用件をわかりやすく簡素に伝えることが大切です。しかし、用件だけを伝えたのでは素っ気ない文章になり、冷たい印象を与えてしまいます。

そんな時に重宝するのが「クッション言葉」です。

<例>メールの返事を今日中に欲しい場合

クッション言葉なし:「本日中にご返信ください」

クッション言葉あり:「お忙しいところ誠に恐縮ですが、本日中にご返信いただけましたら幸いです」

どちらも同じ内容ですが、クッション言葉があるほうが相手を気遣いつつ用件を述べているように感じられます。「クッション言葉」とは、この「相手への気遣い」を言わば文字化したものです。

1-3. 文末の挨拶には注意する

メールも手紙と同じで、文頭だけではなく文末にも挨拶を添えます。文頭の挨拶は「お世話になっております」が定番ですが、文末の挨拶は本文の内容に応じてさまざまなバリエーションがあります。文末の挨拶一つで相手方の心証が変わりますので、締めの挨拶には注意を払いましょう。

1-4. 「取り急ぎ」は使い方に注意

「とにかく急いで用件を伝えたい」という場合に使う「取り急ぎ」ですが、「とりあえず急いで書いた」という意味を持つため、相手によっては失礼だと受け取ることがあります。「資料が届いて礼を言いたいが、今すぐ外に出なくてはならない」など、本当に急を要する時以外は使用を控えたほうがいいでしょう。

また「取り急ぎ」を使った場合には、「後ほど改めてご連絡させていただきます」など後で自分から連絡を入れる旨も添えたほうが、より丁寧な印象を与えます。

【関連記事】「メールで「取り急ぎ」は使っていい?3つの注意点【言い換え例文付き】」

2. ビジネスメールを上手に活用するためのコツは?

メールには、電話と違って相手の都合に関わらずメッセージを伝えられるメリットがあります。ただし、相手が今何をしているのか、どんな状態であるのかを把握することはできないので、すぐに返信をもらえるとは限りませ。また、顔が見えない分、言葉遣い一つで「失礼だ」と思われたり、自分の意図とは違う受け取り方をされたりしてしまうこともあります。

電話のように感情を直接伝えることが難しいからこそ、メールではできる限りのマナーを尽くすことが大切です。基本のマナーを押さえて、気持ちの良いコミュニケーションがとれるよう配慮しましょう。

3. ビジネスメールの常套句「結び・締め」の言い換え例

ビジネスメールを書いていると「毎回同じ文章になってしまう」、「ワンパターンすぎるのではないか」と気になることもあるでしょう。

確かに、定番と言われる結び・締めはあまり変えられるものではありません。しかし、文意を変えないまま言い換えることはできます。そんな時に使える言い換え例をご紹介します。

<常套句>

「よろしくお願いします」

<言い換え例>

「よろしくお願い申し上げます」

「どうぞよろしくお願いいたします」

<常套句>

「ご検討をお願いします」

<言い換え例>

「ご検討いただければ幸いです」

「ご検討くださいますようお願いいたします」

「ご検討いただけますでしょうか。何卒よろしくお願い申し上げます」

4.【例文集】ビジネスメールの結び・締め言葉

ビジネスメールでは、目的に応じて結び・締めの言葉が変わってきます。ここではシチュエーション別にビジネスメールの結び・締めの言葉をご紹介します。

4-1. 基本の結び・締め言葉

「よろしくお願いいたします」

「よろしくお願い申し上げます」

「どうぞよろしくお願いいたします」

4-2. お願いするときの結び・締め言葉

「ご確認のほどよろしくお願いいたします」

「ご検討いただけますようよろしくお願い申し上げます」

「ご多忙の折、お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします」

「ぜひご出席くださいますよう、よろしくお願い申し上げます」

4-3. 「取り急ぎ」を使用するときの結び・締め言葉

「取り急ぎ御礼申し上げます」

「取り急ぎご連絡いたします」

「取り急ぎ確認させていただきました旨ご連絡いたします」

4-4. お詫びや謝罪の結び・締め言葉

「心よりお詫び申し上げます」

「ご期待に添えず誠に申し訳ありませんでした」

「大変申し訳なく思っております」

4-5. 感謝を伝える結び・締め言葉

「厚く御礼申し上げます」

「誠にありがとうございました」

「心より感謝いたします」

4-6. 返事待ち、連絡待ちを伝える結び・締め言葉

「ご連絡お待ち申し上げます」

「誠に恐縮ですが、ご返信いただきますようお願いいたします」

「折り返しのご連絡をお願いできれば幸いです」

5.【四季別】時候や健康を気遣う結び・締め言葉

時候の挨拶や健康を気遣う言葉は、ビジネスメールの結び・締めの言葉として相手に好印象を与えるものです。四季折々の挨拶を丁寧にすることで、品格のあるビジネスメールを作ることができます。

時候や健康を気遣う言葉の基本は「季節の話題+相手の健康を気遣う文言」で構成されます。いくつか例を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

5-1. 春

「春の息吹が聞こえ始めましたが、まだ寒さも残っております。お風邪などお召しになりませんよう」

「新緑が鮮やかな季節になりました。どうぞ楽しい休暇をお過ごしください」

5-2. 夏

「猛暑が続きますが、くれぐれもご自愛くださいませ」

「暑さが増して参ります。お体に気をつけてお過ごしくださいませ」

5-3. 秋

「夏の疲れが出やすい時節となりました。体調を崩されませんようご自愛くださいませ」

「紅葉の映える季節になりましたが早晩冷え込みもいたしますので、体調にお気をつけてお過ごしください」

5-4. 冬

「年末に向けてご多忙とは存じますが、ご無理なさいませんようお過ごしください」

「新年も何卒変わらぬご交誼を賜りますようお願い申し上げます」

6. 四季を問わず使えるフレーズ

時候に関わらず一年中使えるフレーズもあります。知っておくと便利ですので、ぜひ覚えておきましょう。

<例>

「時節柄、くれぐれもご自愛くださいませ」

「皆様にくれぐれもよろしくお伝えください」

「末筆ながら、ますますのご健勝、ご多幸をお祈り申し上げます」

「略儀ではございますが、まずはメールにてお礼申し上げます」

7. まとめ

ビジネスメールでは、締めの言葉一つで相手が受ける印象が大きく変わることがおわかりいただけたかと思います。

顔が見えないメールだからこそ、基本のマナーを理解し、かつ相手への気遣いを言葉に乗せる必要があります。ぜひこの記事を参考により良いビジネスメールを作成してみてください。