【例文付き】上司へのメールの書き方は？目上の人にメールを書く際のコツ

上司へメールを送る際に、書き方やマナーが気になる方も多いのではないでしょうか？

上司宛てのメールを作成するときに気をつけておくべきポイントやテクニック、お礼、返信、お願い等シチュエーション別の書き出し・締めくくりなどの例文を掲載しています。失礼のないメールで上司に評価されるデキる部下を目指しましょう。

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1.上司へのメールの重要性

学生時代の人間関係は同級生など主に横のつながりが中心だった、という方は多いと思います。そのため、社会人になって、思いのほか上下関係に悩むこともあります。特に「上司」の存在は、学生時代には経験しにくい重みがあるため、戸惑う方も少なくないのではないでしょうか。

ではなぜ、上司の存在が社会では重みがあり、そしてなぜ上司へのメールが重要なのかを、以下で簡単にご説明したいと思います。

1.1.上司は「最大の顧客」である

このタイトルをご覧になって、「えっ？」と思われた方もいらっしゃるかと思います。しかし、企業ではまず上司から命じられたことを着実に遂行することから仕事が始まるのです。

ピーター・ドラッカーの経営学の名著『マネジメント』を、高校野球のマネージャーを主人公として分かりやすく書いたベストセラーでは、上司ではないですが、最も身近な存在を「顧客」であると定義し、そこから野球部を改革していく姿が描かれています。

企業では、最も身近で、かつ仕事を遂行する上で重要な存在が「上司」なのです。従って、上司へのメールは、まさに「仕事の始まり」であるといえるのです。

そのため、可能な限り上司に迅速に、簡潔に分かりやすくメールをする事がとても重要になります。

1.2.メールは上司に「報連相」する上で最適のツールである

社会人になって上司が重要であることは上で述べましたが、上司との関係を良好に保つ上で最も重要なのは、報告・連絡・相談、つまり「報連相」です。

企画立案した業務の報告、その途中経過の連絡、何かあった場合の相談など、報連相は仕事を遂行する上で重要です。それを怠ったばかりに、大変な事態になったり、上司からの信頼を失ったりするケースは多々あります。

その重要な「報連相」を行う上で最も役に立つのが、メールなのです。もちろん、最近はチャットツールなどで、より気軽にコミュニケーションができる手段が数多く出てきていますが、正式な業務報告、連絡、相談には、メールが欠かせない場面もあります。

従って、上司へのメールの仕方を把握しておくことは、社会人として必須のことであるといえるのです。

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2.上司へのメールが必要になる主な状況

上司へメールを送る必要性が高い主なシチュエーションを紹介します。

2.1．書類のチェックをお願いしたい時

取引先へ提案する資料や企画書など、書類のチェックを上司へお願いする際にメールを使用します。

この場合、作成した書類などをメールに添付して、訂正などがある場合はコメントをお願いしたい旨を、本文に記載するとわかりやすいです。

また、契約書など重要な書類をメールで送る際は、セキュリティ対策を行った上で送信するよう心がけましょう。

2.2．仕事量に対する相談をする時

担当している仕事の量が多く、指定された期日までに終わりそうにない状況の場合、上司へ相談メールを送る場合があります。

期日になって仕事が終わっていない状況になってしまうと、上司だけでなく職場全体に迷惑を掛けてしまう可能性があります。

そのため、前もって上司にメールで相談することで、そういった事態に陥ることを回避しましょう。

また、その場合は「仕事の期日を伸ばすことは可能か」「仕事の分担は可能か」など、具体的な打開案を提示してメールを送るのが適切な対応です。

3.上司宛てのメールを作成するときの5つのポイント

会社での「上司」の重要性、さらに「上司へのメール」の重要性は分かっていただけたかと思います。

そこで以下では、上司宛のメールを作成する際に、気を付けておくべきポイントについて紹介します。

ポイント1．メールで伝えるべきか口頭で伝えるべきかを判断する

メールは直接顔を合わせずに、必要事項を伝えることができるというメリットがあります。しかし、ビジネスの場は人と人との実際のコミュニケーションが重要になる場面も多いものです。

例えば、文字で表現しづらい細かなニュアンスなどを伝えたいときには、メールよりも口頭で説明したほうが、はっきりと意思疎通を図ることができる場合もあります。

そのため、上司にメールを送るときは、メールで十分に伝わる事柄なのかということをしっかりと判断したうえで行動しましょう。また、簡素な連絡でも、上司によっては数多くのメールを抱えている場合もあり、目を通すだけで労力が必要なこともあります。

そのため、返事を後回しにされたり、他のメールに埋もれたりしてしまう場合もあり得ます。そういう状況になったときは、タイミングを見て上司に、メールを確認してくれたかどうか口頭で尋ねる必要が出てくることがあります。

ポイント2．件名で重要度や大体の内容がわかるようにする

適切な件名を入れることで、書いてある内容や優先度の高さなどを把握しやすくなり、その後に続くメールの本文も読みやすくなります。

また、件名によって内容の重要度がわかるような書き方をしておけば、上司の目に付きやすく、他のメールに埋もれてしまう可能性を下げることもできます。

ポイント3．個人宛か複数人宛てを宛名で使い分ける

1人や2人といった個人宛にメールを送る場合は、「●●部長」「〇〇課長　△△係長」など、名前＋役職名を記載するのが一般的です。

一方、3人以上の複数人宛てに送る際は「各位」を使用します。「各位」には「皆様」といった意味があり、上司だけでなく取引先へのメールや社内向けの連絡など多くの場面で使用できます。

ビジネスメールを送る際のマナーとして、宛名の使い分けも覚えておきましょう。

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ポイント4．内容文はシンプルでわかりやすく

ビジネスの場でのメールは、なるべく簡潔でコンパクトにまとめましょう。最初に結論から述べたり、用件を箇条書きにしたりする工夫を行うと、見る側にとっても、短い時間で伝わりやすい文章になります。

また、どのような流れの文章を書くべきか迷ったときには、PREP法を用いるとよいでしょう。

PREP法とは、読み手にわかりやすいよう、要点・結論から先に書き、次にその理由、理由に対する事例・具体例、最後にもう一度要点・結論を持ってくるという文章構成スタイルのことです。

このような文章スタイルでメールを送ると、シンプルで読みやすく、説得力のある内容になるといわれています。

ポイント5．正しい敬語を使う

わかりやすいメールを送ることは、とても大切です。しかし、上司に送るメールはそれだけでは十分だとはいえません。

特に、ビジネスに関するメールは、敬語の使い方が重要になります。また、自分では正しい敬語だと思っていた表現が、間違った言い回しになっていたということもあり得ます。

メールでよく使う間違いやすい敬語を紹介します。

関連記事【正しいビジネス敬語の使い方】間違いやすい言い回しや実例を紹介

4.上司へのメールに使えるフレーズ

上司へ送るメールは、わかりやすく敬語がバランスよく使われている必要があります。特に、書き出しや締めくくり文は本題に関係のない部分ですが、失礼のないメールのためには重要です。

書き出し・締めくくり文とメールを送るシチュエーションごとの書き方のポイントを、フレーズ例とともに紹介します。

4.1.書き出し

上司へメールを送るときは、最初に目に入る言葉である書き出しが重要となります。まずは、上司の名前を書き、「お疲れ様です」という挨拶から始めるのが基本です。

その次に要件を書くことで理解しやすい文章になりますが、謝罪や依頼のメールの場合は、要件を唐突に書くと、不快に感じられる場合があるので注意しましょう。

謝罪や依頼など、相手に何かを受け入れてもらうためには、突然本題から入るより、言いたいことを小分けにして伝える方が効果的です。人は、最初に大きな物事よりも、小さな物事を示された方が承認しやすいといわれています。

一方、お礼のメールの場合は、挨拶の後に要件に入っても問題はありません。また、どのようなメールでも、相手に歩み寄るような書き出しを忘れないようにすることが大切です。

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4.2.依頼・確認に対する返信をするとき

上司からの依頼や確認のメールに返信するときは、まずその内容を承知したということを伝えましょう。

つまり、結論から先に述べ、不明点がある場合は、その後に付け加えるのが賢明です。

人は自分の送ったメールの内容を、相手が確認や理解してくれたかどうかが気になるものだといわれています。そのため、最初に承認した旨を記すことで、安堵する傾向にあります。

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4.3.お礼・感謝を伝えたいとき

お礼や感謝をビジネスの場で伝えることは、気恥ずかしさがあるかもしれません。しかし、感謝の気持ちは素直に伝えることで、相手も心が豊かになるものです。

人は、お礼や感謝というプラスのメッセージを与えられると、他の人にも優しい感情を返したくなるといわれています。そのため、両者にとって幸せな気持ちになることができます。このようなコミュニケーションが潤滑油となって、人間関係もより良くなるといえるでしょう。

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4.4.謝罪・お詫びをしたいとき

自分の過ちを認めることは勇気がいるものです。ときには、言い訳をし、そこから逃れたいこともあるでしょう。

しかし、自分に悪い点があったときは、素直に謝罪やお詫びをする方が、相手の心には響きます。

そのときに気を付けることは、ただ謝罪の言葉をつづるだけではなく、今後過ちを犯さないためにはどのようなことを心がけ、どういった対策を行うのかも共に記載することが大切です。

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4.5.お願い・依頼をしたいとき

お願いや依頼のメールを送る際には、丁寧な姿勢で書くことが必要です。また、相手方も忙しい中でこちら側のお願いや依頼を受けてくれることになりますので、そのことに関する感謝の気持ちや申し訳なく思う気持ちを込めましょう。

また、お願いや依頼には、納期などが関わってくることも多いため、期日を設定しメール内で忘れずに伝えることが大切です。

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4.6.進捗状況など現況を報告したいとき

ビジネスにおいて、上司から依頼された業務の進捗状況などを報告することは大切なことです。その際には、余計な情報を入れずに、現在関わっている仕事をいつまでに終わらせられるかということを報告しましょう。

このような進捗状況などを適宜報告することで、上司も部下がどこまで仕事が進んでいるのかを把握しやすくなります。また、きちんと報告ができる部下は、それだけ仕事へも熱心に取り組んでいると、上司から評価されやすくなるというメリットがあります。

なお、報告メールに上司から返信が来た場合は、それに対しても感謝の言葉を述べるなどのメールを送ることが有効です。上司と何度もメールをやり取りすることで、ザイオンス効果も期待できます。

ザイオンス効果とは、接触回数が多ければ多いほど、相手に対して好感を抱きやすくなるという作用のことをいいます。

4.7.欠勤や遅刻の連絡をしたいとき

近年は欠勤や遅刻の連絡を、電話ではなくメールで行う会社も増えています。もしメール連絡が許可されている場合は、必ず始業前に送るようにしましょう。

その際は、欠勤や遅刻の理由・期間・時間などを明確に記載して、仕事の代行者や緊急の連絡方法についても触れておくと安心です。

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4.8.締めくくり文

上司へわかりやすく丁寧なメールを送ったとしても、最後の締めくくりの文章が抜けていたり、中途半端な書き方をしたりしていたら、せっかくの意思疎通が台無しになってしまいます。

メールは書き出しと要件だけではなく、しっかりと丁寧に締めくくることが大切です。

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5.【シチュエーション別】上司へのメール例文

ここからは、実際のメール文面の例を紹介していきます。これらの例文を参考に好印象なメールを作成しましょう。

5.1.お礼メールの例文

お礼メールでは、上司がしてくれた具体的な内容と、それによってどのような結果が得られたのかを添えて、感謝の気持ちをつづりましょう。

5.2.依頼メールの例文

依頼メールでは、依頼する内容や重要度が一目でわかるよう、件名や本文を工夫しましょう。

5.3.報告メールの例文

進捗報告などの報告を行うメールでは、余計な情報は省いてシンプルな内容にするのがポイントです。箇条書きなどを効果的に用いましょう。

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6.その他メールの書き方

その他のメールの書き方については、下記の記事でもご紹介しています。ぜひ併せてご覧ください。

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7.まとめ

上司宛てのメールを送る際は、気をつけるべきことがたくさんあります。メールはコミュニケーションの1つですので、上司との関係を良好なものとしていくためにも重要です。

デキる部下として評価されるためには、基本的なポイントを抑えつつ、状況に応じたメールを作成しましょう。

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