【例文】ビジネスメールの書き出しはどう書く？マナーや例文をパターン別に紹介

ビジネスメールの書き出しは、送る相手や内容によって使い分ける必要があります。「どのように書き出せばいいかわからない」「失礼な表現になっていないか不安」と感じる人も多いでしょう。

書き出しにはある程度決まったルールやパターンがあるため、基本をおさえれば迷うことは減らせます。今回は、メールの印象を左右する書き出しに焦点をあて、ビジネスメールの基本を紹介します。ポイントを理解し、苦手意識を克服しましょう。

関連記事【例文付き】ビジネスメールはどう書けばいい？書き方や文例、返信の仕方を解説

関連記事【例文あり】面接日程メールの返信マナー｜調整が必要な場合の書き方も解説

「もしかしたら仕事頑張りすぎ!? 」... そんな方へ
＼無料・登録不要／
『仕事どうする!? 診断』を受ける＞

1. 【パターン別】ビジネスメールの書き出し例文

ビジネスメールでは、いきなり本題に入るのではなく、「いつもお世話になっております」「お疲れ様です」といった書き出しの挨拶を添えるのが基本です。この書き出しは、送付する相手や状況によって臨機応変に書き分けていく必要があります。

ここでは、パターン別の書き出し例文をいくつか紹介します。

1.1. ビジネスメール例文｜基本の構成

ビジネスメールは、社内宛と社外宛で書き方が異なりますが、基本的な構成は以下です。

1.2. 【社内向け】上司にメールを送る場合の例文

上司の場合は、社外の相手に送るようなかしこまった挨拶は必要ありません。状況や時間帯によって上記のような挨拶を使い分けるのが望ましいです。

関連記事【例文付き】上司へのメールの書き方は？目上の人にメールを書く際のコツ

1.3. 【社外向け】ビジネスメール例文｜書き出しから文末まで

ここでは、社外宛メールの一例として、書き出しから文末までの流れを示した例文を紹介します。

1.3.1. 取引先にメールを送る場合

「大変」は、あってもなくても問題はありません。より丁寧な印象にしたい場合には添えるようにしましょう。

関係性が浅い相手の場合は、より丁寧な書き出しである「平素より大変お世話になっております」を活用しましょう。

1.3.2. 久しぶりにメールを送る場合

「お久しぶりです」はカジュアルな印象を与え、「ご無沙汰しております」は丁寧な印象を与えます。相手との関係性によって使い分けるようにしましょう。

1.3.3. 続けてメールを送る場合

一度に用件が伝えられなかったことに対するお詫びや、先行して送付したメールに関連する要件である旨を伝えると良いでしょう。

関連記事たったこれだけ！読みやすいメールになる10のポイント

1.4. 謝罪メールを送る場合

謝罪メールの送付はスピーディーさが求められます。送付の際には、宛先・名乗りの後、冒頭で謝罪の旨を伝えましょう。先に理由や経緯を長々と述べると言い訳のように見えてしまうため、最初に謝罪するのがポイントです。

関連記事【例文】謝罪・お詫びメールとは？社内外別に書き出しから締めの言葉まで解説

1.5. 依頼やお願いのメールを送る場合

ビジネスメールでは、対応してほしい依頼をはじめに明示することがマナーです。そのため、書き出しでそのメールの大まかな概要を伝えましょう。

関連記事【例文】依頼・お願いメールの書き方！社内・社外別のポイントと注意点を解説

1.6. 電話でやり取りをした後にメールを送る場合

相手と電話でやりとりした後にメールを送る場合は、電話に対するお礼や、関連する内容のメールである旨を伝えましょう。また、相手が離席していた場合はその旨も添えましょう。

関連記事【例文】ビジネスシーン別お礼メールの書き方や使えるフレーズ集を紹介

1.7. 会ったことのない人・初めてメールを送る場合

初めてメールを送る相手には、すでに関係性があることを印象付ける「お世話になっております」は使用しません。はじめてのコンタクトであることを認識してもらえるような書き出しが望ましいでしょう。

また、面識のない相手からのメールは、相手に疑問や警戒心を与えてしまう可能性があります。突然のメールに対するお詫びや、「名乗り+経緯」を伝えるようにし、何がきっかけで連絡しているかを伝えましょう。

関連記事【例文】初めての相手に送る挨拶メールの書き方！マナーや注意点、言い換え例

1.8. 季節に絡めた挨拶を送る場合

久しぶりにメールを送る相手には、季節の挨拶で書き出す方法もあります。気温や気候など、その時の季節が感じられる言葉を添えましょう。

関連記事【例文付き】月ごとの時候の挨拶・結びの挨拶一覧！注意点やコツも解説

関連記事季語とは？春夏秋冬の季語一覧や有名俳句、時候の挨拶例文を紹介

1.9. 年末・新年の挨拶を送る場合

仕事納めの直前や仕事始めの直後には、年末年始の挨拶を送るのが一般的です。1年間の感謝や今後の発展を願う内容を添えましょう。

関連記事【例文付き】1月の時候の挨拶を全般・上旬・中旬・下旬ごとに紹介

関連記事【例文付き】新年挨拶メールの正しい書き方は？マナーや基本構成を解説

関連記事喪中の新年挨拶はNG？喪中における挨拶言葉や年賀状について解説

1.10. 届いたメールに返信をする場合

相手から受け取ったメールに返信する場合は、書き出しで返信に対するお礼を述べましょう。

関連記事メールの引用返信のやり方｜マナー・引用符の付け方・注意点を例文で解説

1.11. 催促のメールをする場合

相手からの返答などが遅れている場合、催促のメールを送る必要が出てくることもあります。そういった場合は、相手の状況を伺う書き出しを用いましょう。

何らかの原因で資料などがまだ手元に届いていない、まだ確認できていないなど相手にもやむを得ない事情があるかもしれないので、いきなり催促をするのではなく、まずは状況を確認する一言を入れましょう。

関連記事【例文】催促メールはどう書く？伝え方や行き違いに注意しよう

1.12. 引継ぎ連絡のメールをする場合

業務の引継ぎなどがあった場合、関係者にも挨拶をしなければなりません。メールで挨拶をする場合は、以下のような書き出しが使えます。

名乗りと同時に自分が業務を引き継いだ旨を伝えれば、相手の理解もスムーズです。

1.13. 英語でメールを送る場合

取引先が海外の会社、担当者が外国人の場合は、英語でビジネスメールをやりとりする機会もあるかもしれません。

英語の場合でも、日本語と同様に冒頭で結論を伝えましょう。以下に一例を紹介します。

関連記事英語のビジネスメールの書き方を徹底解説！コツや例文も紹介

【求人をお探しの方はこちら】

2. ビジネスメールの基本ルールを再確認

ビジネスメールでは、マナーとして守るべきルールがあります。どのようなシチュエーションのメールでも共通するマナーなので、ここを押さえるだけでもビジネスメールらしくなります。

まずは、はじめに押さえておきたい3つのポイントを紹介していきます。

ポイント1. 宛先・宛名を入れ忘れない

ビジネスメールでは、宛先を必ず入れましょう。メールを受け取る相手に「自分宛のメールだ」と認識してもらうために必要です。

メールアドレスを入力する際、Toは原則1名にし、複数名入れる場合は、誰に何をしてほしいのかを本文で明示しましょう。CCには、「Toの人にメールを送ったので念のため見ておいてほしい」という人を入れます。この際、ToとCCを間違えないよう注意が必要です。

メール本文の先頭に書く宛名は、社内と社外で書き方が異なります。

社内メールでは「部署名＋役職＋氏名＋様」が基本です。自社ルールが存在する場合もあるため、最初に上司などに確認するといいでしょう。

社外メールでは「会社名＋部署名＋役職＋氏名＋様」とします。部署名や役職がわからない場合は、「会社名＋氏名＋様」でも問題ありません。

宛名が複数人の場合は、氏名を横並びもしくは縦並びで書きます。順番は必ず上位職の人から記載しなければならないため、注意が必要です。

関連記事メールの「CC」とは？使い方や「BCC」との違いをわかりやすく解説

ポイント2. 挨拶と名乗りが基本のマナー

宛名の後には、挨拶と名乗りを続けます。ビジネスメールでは、手紙のような「拝啓」や「敬具」は不要ですが、丁寧な書き出しを心がけましょう。

挨拶は、社外メール宛であれば「いつもお世話になっております」、社内メールの場合は「お疲れ様です」などが一般的です。

名乗りは、相手が自分のメールアドレスを登録している可能性があっても、省略せずに入れます。顔が見えないやり取りだからこそ、誰からのメールなのかをはっきり伝えることが重要です。

ただし、短時間で何度もやり取りが続く場合は、初回のみ名乗り、以降は省略してもマナー違反ではありません。読みやすさを優先し、臨機応変に対応しましょう。

関連記事【ビジネスメールの件名】基本マナーと正しい書き方は？具体例も紹介

ポイント3. 要点・結論から伝え、何を伝えたいのか明確にする

ビジネスメールでは、相手に伝えたい内容を明確化することが大切です。要点や結論から先に伝えることがマナーであり、親切な対応だといえます。

結論を先に伝えることで、相手は全体の意図を把握したうえで内容を読み進めることができ、よりスムーズかつ正確に内容を理解してもらえます。

同時に、こちらが相手に求めるアクションを具体的に示すことも重要です。

上記のように、相手にしてほしいことを端的に伝えられれば、相手も対応に迷うことがなくなります。

関連記事【貴社と御社】メール・履歴書ではどちらを使う? 使い分け方を解説

関連記事【例文あり】面接日程メールの返信マナー｜調整が必要な場合の書き方も解説

今の仕事、会社がつらい...無料で相談できる転職エージェント「マイナビエージェント」に相談してみる。

3. ビジネスメールの書き方の手順

ここからは、マナーを踏まえたうえでビジネスメールの文頭から文末までの書き方手順をわかりやすく解説します。

（1）冒頭に宛名を入れる

文頭は、メールの相手が社内・社外なのかによって宛名を使い分けます。前述したように、社内宛は部署名や役職を含め、社外宛は会社名も加えるのが基本です。複数人に送る場合は、氏名を横並びもしくは縦並びにし、役職の高い人から順に書きます。

（2）冒頭の「挨拶文」と「名乗り」

社内メールの場合、相手が同じ部署の場合は氏名のみで構いません。ただし、異なる部署や初めて連絡する相手には、丁寧な挨拶文と名乗りを忘れないようにしましょう。

（3）要点、結論を伝える

本題に入る前に、どのような要件なのか簡潔に伝えることが大切です。最初に要点や結論を示すことで、相手が内容を理解しやすくなり、スムーズなやり取りにつながります。

（4）本題、詳細を記載する

スケジュール調整の場合は、候補日・所要時間・場所など、具体的な内容や詳細を伝えます。詳細を明確に示すことで、相手も返信しやすくなります。

（5）結びの挨拶

具体的な内容や詳細のみメールを完結してしまうと、冷たい印象や素気なさが残ってしまいます。結びの挨拶を入れて好印象を与え、信頼関係を築きましょう。

（6）署名

冒頭で会社名や氏名を名乗りますが、メールの文末にも改めて会社名や連絡先を記載しましょう。テンプレートを作成して文末に自動で挿入されるように設定しておくと便利です。

4. ビジネスメールを作成する時の注意点とは？

ビジネスメールを作成する際には、上記で紹介した内容を踏まえつつ、以下のポイントを押さえておく必要があります。実際にメールを送信する前に、落ち着いて確認するようにしましょう。

4.1. 正しい敬語を使う

ビジネスメールのマナーとして、正しい敬語を使用することは大前提です。誤った敬語や不自然な表現は、違和感や不信感を抱かせる原因となるため注意が必要です。

敬語には尊敬語・謙譲語・丁寧語があり、それぞれの場面に応じて使い分けなければなりません。また、過剰な敬語や二重敬語にならないようにも注意しましょう。

相手の立場や関係性に応じて、適切な敬語を選び、丁寧でわかりやすい表現を心がけることが大切です。

関連記事【正しいビジネス敬語の使い方】間違いやすい言い回しや実例を紹介

4.2. 口語を使用しない

ビジネスメールでは、話し言葉である口語を使用しないようにしましょう。相手の顔が見えない文字だけのやりとりだからこそ、丁寧な対応が必要です。

口語は親しみやすさがある反面、カジュアルすぎたり、誤解を招いたりすることがあります。ビジネスの場では、フォーマルな書き言葉で相手に失礼のない文章を心がけることが大切です。

メールを送る際は、以下のような口語を書き言葉に書き換えましょう。

このような表現を意識することで、より丁寧なメールを作成できます。

4.3. 件名は簡素にわかりやすくする

ビジネスメールを送る際は、件名に用件を簡潔に示すことが重要です。「ご連絡」「お世話になります」など内容が曖昧な件名は避け、ひと目で要件が伝わる表現を心がけましょう。

具体的には、次のような例が挙げられます。

添付資料がある場合は、「PDF添付」や「添付資料あり」などと明記すると、受信者に内容がより伝わりやすくなります。

4.4. クッション言葉を入れる

ビジネスメールでは、クッション言葉を添えることで、依頼や断りの文章に対する印象をやわらかくすることができます。

クッション言葉とは、以下のようなものです。

こういった言葉が一言あるだけで、相手への配慮が伝わり、やりとりを円滑に進めやすくなります。依頼や断りなど言いづらい内容も、柔らかく伝える工夫をおこないましょう。

4.5. ネガティブワードは使用しない

ビジネスメールでは、「～できません」「～は無理です」などのネガティブな言葉を使用しないようにしましょう。必要のない卑下も印象を損ねる可能性があります。

ネガティブな内容を伝えなければならない場合には、否定的な言葉ではなく、「～であれば可能です」のように肯定的な言い方に置き換えることが大切です。

4.6. 返信が欲しい時は事前に期限を伝える

「〇日までに返信が欲しい」と明確な期日がある場合には、あらかじめ相手に期限を伝えておくことでトラブルを避けられます。

文末に「大変恐縮ではございますが、〇月〇日までにご返信をいただけますと幸いです。」などと添えておきましょう。

4.7. 誤字脱字・敬称ミスに注意する

メールを送信する前には、誤字脱字がないか必ず確認しましょう。特に、相手の名前や会社名の間違いは失礼にあたるため、十分な注意が必要です。

また、「御社」「貴社」など、敬称の使い分けが正しくできているかどうかも見直しましょう。小声でも構わないので、一度声に出して読むことで、文中のミスや違和感に気づける場合があります。

メールの内容が重要であればあるほど、こういった事前の確認作業は欠かせません。

4.8. 結びの挨拶も忘れずに書く

ビジネスメールでは、用件を伝えた上で、最後に結びの挨拶を添えます。一般的には、以下のような挨拶が挙げられます。

用件にふさわしい結びの挨拶で締めくくりましょう。

関連記事【例文集】ビジネスメールの締めの言葉はどう書く？シーン別、季節別の例文を紹介！

関連記事メール署名の書き方！コピペで使えるテンプレート20選

5. 送り先を間違えてしまった場合の対応

ビジネスメールは資料を添付している場合もあるため、誤送信をしてしまうと情報漏洩につながる危険があります。万が一宛先を間違えてしまった場合は、迅速に電話やメールで対応せねばなりません。

また、誤送信に気がついた時点ですぐに上長へ報告しましょう。会社によって対応は異なりますが、主な対応を以下で説明します。

5.1. 電話で謝罪

誤送信は情報漏洩の恐れもあり得るため、迅速な対応が必要です。まずは誤って送ってしまった旨を伝えてお詫びします。

相手がメールを開封していない場合は、そのまま削除してもらうことができるので、メールではなくまずは電話で伝えましょう。

5.2. メールを送る

電話がつながらない場合は、メールで以下の内容を伝えます。その後連絡が取れた場合も、電話で改めて謝罪すると誠意が伝わりやすいです。

5.3. 誤送信を防ぐための対策

CCやBCCを使う場合など、複数人に送る場合は宛先を間違えてしまう可能性が高まります。

送信前はメールの本文だけでなく、宛先や件名も含めて全体を最初から最後までチェックしてから送りましょう。丁寧に見直すことで、誤送信のリスクを減らすことができます。

スキルアップを目指すなら
まずはプロにご相談ください
マイナビエージェントについて詳しく知る ＞

6. まとめ

ビジネスメールの書き出しは、相手の立場や関係性に応じてある程度パターンが決まっているため、あまり難しく考える必要はありません。

大切なのは、相手の状況を気遣い、わかりやすく簡潔に伝える工夫をすることです。対面であれば、表情・しぐさ・声色・話し方などから情報が得られ、臨機応変なコミュニケーションが可能ですが、ビジネスメールでは文字だけのやり取りになります。

常に相手の立場に立ち、まるで目の前にいるかのような心遣いやコミュニケーションを大切にしましょう。

関連記事「仕事に向いていない」と感じたら？対応方法をわかりやすく解説

関連記事転職先の選び方のポイントは？自分の希望する条件を叶えるためにやるべきことを解説します

関連記事面接結果が遅いと不採用？来ない場合の対処法について解説します

＼転職するか迷っていてもOK／
マイナビエージェントに無料登録して
転職サポートを受ける