【例文】ビジネスメールの書き出しはどう書く？パターン別にポイントを解説

ビジネスメールの書き出しは基本的に、宛名・挨拶・名乗りの3つの要素から構成されます。具体的な表記は、送る相手や内容によって使い分ける必要がありますが、ある程度決まったルールやパターンがあるため、基本をおさえておきましょう。

今回は、メールの印象を左右する書き出しに焦点をあて、パターン別に例文を交えてポイントを解説します。

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1. ビジネスメールにおける書き出しの基本

ビジネスメールには、ある程度決まった基本的な構成があります。書き出しに関しては、以下3つの要素で構成されます。

このあとメールの本題に入り、最後には結びの挨拶と署名を記載します。

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2. 【パターン別】ビジネスメールの書き出し例文

ここからは、パターン別の書き出し例文をいくつか紹介します。メールを送付する相手や状況によって言葉を使い分けましょう。

2.1. 社内・社外宛の基本形

まずは、社内宛・社外宛の書き出しで最もよく使われる基本形をそれぞれ紹介します。

2.1.1. 社内の上司や同僚に送る場合

社内宛のメールでは、相手の名前＋役職名や、所属＋「さん」で宛名を書くのが一般的です。挨拶としては、以下のような言葉がよく使われるでしょう。

2.1.2. 社外の人に送る場合

取引先やお客様などの社外宛では、宛名は会社名から記載し、名前には「様」を付けます。また、名乗りの部分でも会社名から記載します。挨拶は、社内宛よりも丁寧な言い回しを意識すると良いでしょう。

2.2. 初めてメールを送る場合

初めてメールを送る相手には、すでに関係性があることを印象付ける「お世話になっております」などは使用しません。はじめてのコンタクトであることを認識してもらえるような書き出しが望ましいでしょう。

また、上記例文のように連絡の経緯なども丁寧に伝えると相手の疑問や警戒心を解くことができます。

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2.3. 久しぶりにメールを送る場合

「お久しぶりです」はカジュアルな印象を与え、「ご無沙汰しております」は丁寧な印象を与えます。相手との関係性によって使い分けるようにしましょう。

2.4. 続けてメールを送る場合

相手からの返信をまたずに続けて送る際は、一度に用件が伝えられなかったことに対するお詫びや、先行して送付したメールに関連する要件である旨を伝えます。また、時間を空けずに送る場合は名乗りを省いて良いこともあるでしょう。

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2.5. 届いたメールに返信する場合

相手から受け取ったメールに返信する場合は、書き出しで返信に対するお礼を述べましょう。また、続けて送る場合と同様、名乗りは省いて良いこともあります。

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2.6. 電話や対面のやり取りの後に送る場合

相手と電話や対面でやりとりした後にメールを送る場合は、電話に対するお礼や、関連する内容のメールである旨を伝えましょう。また、相手が離席していた場合はその旨も添えましょう。

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2.7. お礼のメールを送る場合

お礼のメールを送る際は、基本的な書き出しの後にお礼の言葉を続けましょう。なお、本題が別にある場合には、「さて」など前置きをしたうえで要点を伝えると良いでしょう。

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2.8. 謝罪のメールを送る場合

謝罪メールを送付する際も、通常の書き出しの後、謝罪の言葉を伝えましょう。先に理由や経緯を長々と述べると言い訳のように見えてしまうため、最初に謝罪するのがポイントです。

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2.9. 依頼やお願いのメールを送る場合

依頼・お願いのメールでは、一般的な書き出しの後、本文として対応してほしい事柄をはじめに明示することがマナーです。そのため、書き出しでそのメールの大まかな概要を伝えましょう。

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2.10. 催促のメールをする場合

相手からの返答などが遅れている場合、催促のメールを送る必要が出てくることもあります。そういった場合は、相手にもやむを得ない事情があることも考慮して、いきなり催促をするのではなく、まずは状況を確認する一言を入れましょう。

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2.11. 季節に絡めた挨拶を送る場合

久しぶりにメールを送る相手には、季節の挨拶で書き出す方法もあります。また、仕事納めの直前や仕事始めの直後には、年末年始の挨拶を送るのが一般的です。相手への気遣いや感謝の気持ちが感じられる言葉を添えましょう。

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2.12. 英語でメールを送る場合

取引先が海外の会社、担当者が外国人の場合は、英語でビジネスメールをやりとりする機会もあるかもしれません。

英語の場合は日本語と多少構成が異なる部分もありますが、冒頭で結論を伝えるのは日本語と同様です。以下に一例を紹介します。

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3. ビジネスメールを作成する時の注意点

ビジネスメールを作成する際には、上記で紹介した内容を踏まえつつ、以下のポイントを押さえておく必要があります。実際にメールを送信する前に、落ち着いて確認するようにしましょう。

3.1. 正しい敬語を使う

ビジネスメールのマナーとして、正しい敬語を使用することは大前提です。誤った敬語や不自然な表現は、違和感や不信感を抱かせる原因となるため注意が必要です。

敬語には尊敬語・謙譲語・丁寧語があり、それぞれの場面に応じて使い分けなければなりません。また、過剰な敬語や二重敬語にならないようにも注意しましょう。

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3.2. 口語を使用しない

ビジネスメールでは、話し言葉である口語を使用しないようにしましょう。相手の顔が見えない文字だけのやりとりだからこそ、丁寧な対応が必要です。

口語は親しみやすさがある反面、カジュアルすぎたり、誤解を招いたりすることがあります。ビジネスの場では、フォーマルな書き言葉で相手に失礼のない文章を心がけることが大切です。

メールを送る際は、以下のような口語を書き言葉に書き換えましょう。

3.3. 件名は簡素にわかりやすくする

ビジネスメールを送る際は、件名に用件を簡潔に示すことが重要です。「ご連絡」「お世話になります」など内容が曖昧な件名は避け、ひと目で要件が伝わる表現を心がけましょう。

具体的には、次のような例が挙げられます。

添付資料がある場合は、「PDF添付」や「添付資料あり」などと明記すると、受信者に内容がより伝わりやすくなります。

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3.4. クッション言葉を入れる

ビジネスメールでは、クッション言葉を添えることで、依頼や断りの文章に対する印象をやわらかくすることができます。

クッション言葉とは、以下のようなものです。

こういった言葉が一言あるだけで、相手への配慮が伝わり、やりとりを円滑に進めやすくなります。依頼や断りなど言いづらい内容も、柔らかく伝える工夫をおこないましょう。

3.5. ネガティブワードは使用しない

ビジネスメールでは、「～できません」「～は無理です」などのネガティブな言葉を使用しないようにしましょう。必要のない卑下も印象を損ねる可能性があります。

ネガティブな内容を伝えなければならない場合には、否定的な言葉ではなく、「～であれば可能です」のように肯定的な言い方に置き換えることが大切です。

3.6. 返信が欲しい時は事前に期限を伝える

「〇日までに返信が欲しい」と明確な期日がある場合には、あらかじめ相手に期限を伝えておくことでトラブルを避けられます。

文末に「大変恐縮ではございますが、〇月〇日までにご返信をいただけますと幸いです。」などと添えておきましょう。

3.7. 誤字脱字・敬称ミスに注意する

メールを送信する前には、誤字脱字がないか必ず確認しましょう。特に、相手の名前や会社名の間違いは失礼にあたるため、十分な注意が必要です。

また、「御社」「貴社」など、敬称の使い分けが正しくできているかどうかも見直しましょう。小声でも構わないので、一度声に出して読むことで、文中のミスや違和感に気づける場合があります。

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3.8. 結びの挨拶も忘れずに書く

ビジネスメールでは、用件を伝えた上で、最後に結びの挨拶を添えます。一般的には、以下のような挨拶が挙げられます。

用件にふさわしい結びの挨拶で締めくくりましょう。

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4. まとめ

ビジネスメールの書き出しは、相手の立場や関係性に応じてある程度パターンが決まっているため、あまり難しく考える必要はありません。

大切なのは、相手の状況を気遣い、わかりやすく簡潔に伝える工夫をすることです。対面であれば、表情・しぐさ・声色・話し方などから情報が得られ、臨機応変なコミュニケーションが可能ですが、ビジネスメールでは文字だけのやり取りになります。

常に相手の立場に立ち、まるで目の前にいるかのような心遣いやコミュニケーションを大切にしましょう。

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