ビジネスメールの書き方とは？書き出しマナーや例文をパターン別に紹介

第二新卒や若手社会人の方の中には、「どのように書けばいいか分からない」「失礼な書き方をしていないか不安」など、ビジネスメールに苦手意識をもっていらっしゃる方も多いのではないでしょうか。
しかし、ビジネスメールにはある程度決まったルールやパターンがあるので、慣れてしまえば難しいことはありません。

今回は、ビジネスメール全般のルールや、ビジネスメールの印象を左右する書き出しのマナーについて紹介していきます。ポイントをおさえ、苦手意識を克服しましょう。

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【関連記事】「ビジネスメールはどう書けばいい？書き方や文例、返信の仕方を解説」

1. ビジネスメールを作成する時に覚えておきたいルールとは？

ビジネスメールでは、マナーとして守るべきルールがあります。どのようなシチュエーションのメールでも共通するマナーなので、ここを押さえるだけでもビジネスメールらしくなります。

ここでは、はじめに押さえておきたい3つのポイントを紹介していきます。

ポイント1．宛先・宛名を入れ忘れない

ビジネスメールでは、宛先を必ず入れましょう。メールを受取る相手に「間違いなく自分宛のメールだ」と認識してもらうために必要です。

メールアドレスの入力の際、Toは原則1名にし、複数名入れる場合は、誰に何をしてほしいのかを本文で示す必要があります。
CCには、「Toの人にメールを送ったので念のため見ておいてほしい」という人を入れます。
このとき、ToとCCを間違わないようにしましょう。

メール本文の先頭につける宛名は、社内と社外などによって書き方が変わってきます。 社内でのメールでは、基本的には「部署名＋役職＋氏名＋様」です。社内でのルールなどがある場合もあるため、最初に上司などに確認するといいでしょう。
社外でのメールでは、「会社名＋部署名＋役職＋氏名＋様」です。
もし、部署名と役職がわからない場合は、「会社名＋氏名＋様」でも問題ありません。

宛名が複数人になる場合は、氏名を横並びもしくは縦並びで書きます。この時、順番は必ず上位職の人から書かなければならないため、注意が必要です。

入力できたら、送信前に必ず確認しましょう。もしも宛先と宛名を間違えてしまった場合には、迅速に対応するようにしましょう。すぐにお詫びのメールを送り、誠意をもって謝罪する必要があります。

ポイント2．挨拶と名乗りが基本のマナー

宛名の後には、挨拶と名乗りを続けます。

挨拶は、社外メールで最も一般的なものは「いつもお世話になっております」、社内メールの場合は「お疲れ様です」などです。
名乗りについては、たとえあなたのメールアドレスをアドレス帳に登録していることが想定される相手だとしても、顔が見えないビジネスメールでのやり取りでは重要なマナーです。

ただし、短い時間の中でやり取りが続く場合は、初回のみ名乗り、その後は省略してもマナー違反ではありません。読みやすいように臨機応変に対応しましょう。

ポイント3．要点・結論から伝え、何を伝えたいのか明確にする

ビジネスメールでは、相手に伝えたい内容を明確化することが大切です。要点や結論から先に伝えることがマナーであり、相手に対して親切な対応だといえます。
相手に結論を把握してもらった上でメールを読み進めてもらえれば、より早く、正確に内容を理解してもらえます。

同時に、こちらが相手に求めるアクションを具体的に示すことも重要です。

上記のように、相手にしてほしいことを端的に伝えられれば、相手も対応に迷うことがなくなります。

【関連記事】「【貴社と御社とは】メールではどちらを使う? 例文も併せて紹介」

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2.【パターン別】書き出し例文

ビジネスメールの書き出しは、送付する相手や状況によって臨機応変に書き分けていく必要があります。
ここからは、パターン別の書き出し例文をいくつか紹介していきます。

2.1. 取引先にメールを送る場合

「大変」は、あってもなくても問題はありません。より丁寧な印象にしたい場合には添えるようにしましょう。
関係性が浅い相手の場合は、より丁寧な書き出しである「平素より大変お世話になっております」を活用しましょう。

2.2. 久しぶりにメールを送る場合

「お久しぶりです」はカジュアルな印象を与え、「ご無沙汰しております」は丁寧な印象を与えます。相手との関係性によって使い分けるようにしましょう。

2.3. 続けてメールを送る場合

一度に用件が伝えられなかったことに対するお詫びや、先行して送付したメールに関連する要件である旨を伝えると良いでしょう。

【関連記事】「たったこれだけ！読みやすいメールになる10のポイント」

2.4. 上司にメールを送る場合

上司の場合は、社外の相手に送るようなかしこまった挨拶は必要ありません。
状況や時間帯によって上記のような挨拶を使い分けるのが望ましいです。

【関連記事】「上司へのメール例文・テクニックを紹介！目上の人に送るマナーと4つのポイント」

2.5. 謝罪メールを送る場合

謝罪メールの送付はスピーディーさが求められます。
送付の際には、宛先・名乗りの後、冒頭で謝罪の旨を伝えましょう。先に理由や経緯を長々と述べると言い訳のように見えてしまうため、最初に謝罪するのがポイントです。

【関連記事】「【例文付き】お詫び・謝罪メールの基本や文章構成のポイントを幅広く紹介」

2.6. 依頼やお願いのメールを送る場合

ビジネスメールでは、対応してほしい依頼をはじめに明示することがマナーです。そのため、書き出しでそのメールの大まかな概要を伝えましょう。

【関連記事】「「依頼・お願いメール」のポイントやコツは? 役立つフレーズ・すぐに使える例文を紹介」

2.7. 電話でやり取りをした後にメールを送る場合

相手と電話でやりとりした後にメールを送る場合は、電話に対するお礼や、関連する内容のメールである旨を伝えましょう。また、相手が離席していた場合はその旨も添えましょう。

【関連記事】「打ち合わせの後などビジネスで使えるお礼メールのマナーや書き方【例文付き】」

2.8. 会ったことのない人・初めてメールを送る場合

初めてメールを送る相手には、すでに関係性があることを印象付ける「お世話になっております」は使用しません。はじめてのコンタクトであることを認識してもらえるような書き出しが望ましいでしょう。

また、面識のない相手からのメールは、相手に疑問や警戒心を与えてしまう可能性があります。突然のメールに対するお詫びや、「名乗り+経緯」を伝えるようにし、何がきっかけで連絡しているかを伝えましょう。

【関連記事】「ビジネスで初めての相手に送る挨拶メールの書き方やマナーを解説【例文付き】」

2.9. 季節に絡めた挨拶を送る場合

久しぶりにメールを送る相手には、季節の挨拶で書き出す方法もあります。気温や気候など、その時の季節が感じられる言葉を添えましょう。

2.10. 年末・新年の挨拶を送る場合

仕事納めの直前や仕事始めの直後には、年末年始の挨拶を送るのが一般的です。1年間の感謝や今後の発展を願う内容を添えましょう。

【関連記事】「【例文付き】1月の時候の挨拶を月内全般・上旬・中旬・下旬の別に紹介」

2.11. 届いたメールに返信をする場合

相手から受け取ったメールに返信する場合は、書き出しで返信に対するお礼を述べましょう。

【関連記事】「【メールの返信での引用マナー】注意すべき点や全文引用・部分引用のやり方を紹介」

2.12. 英語でメールを送る場合

取引先が海外の会社、担当者が外国人の場合は、英語でビジネスメールをやりとりする機会もあるかもしれません。

英語の場合でも、日本語と同様に、冒頭に結論を伝えましょう。以下に一例を紹介します。

【関連記事】「英語のビジネスメールの書き方を徹底解説！コツや例文も紹介」

3. ビジネスメールを作成する時の注意点とは？

ビジネスメールを作成する際には、上記で紹介した内容を踏まえつつ、以下のポイントを押さえておく必要があります。実際にメールを送信する前に、落ち着いて確認するようにしましょう。

3.1. 正しい敬語を使う

ビジネスメールのマナーとして、正しい敬語を使用することは大前提です。相手に違和感や不信感を与えないよう注意しましょう。

【関連記事】「【正しいビジネス敬語の使い方】間違いやすい言い回しや実例を紹介」

3.2. 口語を使用しない

ビジネスメールでは、話し言葉である口語を使用しないようにしましょう。相手の顔が見えないからこそ、丁寧な対応が必要です。

3.3. クッション言葉を入れる

クッション言葉とは、以下のようなものです。

このようなクッション言葉を添えると、依頼や断りの文章に対する印象をやわらかくすることができます。

3.4. ネガティブワードは使用しない

ビジネスメールでは、「～できません」「～は無理です」などのネガティブな言葉を使用しないようにしましょう。必要のない卑下も印象を損ねる可能性があります。
ネガティブな内容を伝えなければならない場合には、否定的な言葉ではなく、「～であれば可能です」のように肯定的な言い方に置き換えることが大切です。

3.5. 返信が欲しい時は事前に期限を伝える

「〇日までに返信が欲しい」と明確な期日がある場合には、あらかじめ相手に期限を伝えておくことでトラブルを避けられます。
文末に「大変恐縮ではございますが、〇月〇日までにご返信をいただけますと幸いです。」などと添えておきましょう。

3.6. 結びの挨拶も忘れずに書く

ビジネスメールでは、用件を伝えた上で、最後に結びの挨拶を添えます。一般的には、以下のような挨拶があげられます。

用件にふさわしい結びの挨拶で締めくくりましょう。

【関連記事】「【保存版】ビジネスメールの結び・締め言葉の基本は? マナーと例文集を紹介」

4.ビジネスメール本文全体の書き方手順と例文

ここからは、マナーを踏まえた上でビジネスメールの文頭から文末までの書き方手順をわかりやすく解説します。

また、文例も紹介するのでぜひ参考にしてください。

4.1. 書き方の手順

(1)冒頭に宛先を入れる

文頭は相手が社内・社外なのかによって宛名を使い分けます。前述したように複数人に送る場合は、氏名を横並びもしくは縦並びで書きましょう。

(2)冒頭の「挨拶文」と「名乗り」

社内メールの場合、相手が同じ部署の場合は氏名のみで構いません。

(3)要点、結論を伝える

本題に入る前に、どのような要件なのか簡潔に伝えることが大切です。

(4)本題、詳細を記載する

スケジュール調整の場合は候補日・所要時間・場所など、具体的な内容や詳細を伝えます。

(5)結の挨拶

具体的な内容や詳細のみメールを完結してしまうと、冷たい印象や素気なさが残ってしまいます。締めの挨拶を入れて好印象を与え、信頼関係を築きましょう。

(6)署名

冒頭に会社名や氏名を名乗っていたとしても、メールの文末には必ず会社名や連絡先を記載しましょう。テンプレートを作成して文末に自動で挿入されるように設定しておくと便利です。

4.2. ビジネスメール例文｜書き出しから文末まで

【社外宛メール】

To ◯○

□□□□株式会社　（会社名）

△△部　部長　（部署名　役職名）

◯○様　（相手の氏名 様）

いつもお世話になっております。

□□□□株式会社〇〇（自社名） △△部（部署名）の××（氏名）です。

○○についてお打ち合わせさせていただきたくご連絡いたしました。

つきましては、大変恐縮ではございますが、〇月〇日までにご返信をいただけますと幸いです。

取り急ぎのメールとなり恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

・会社名

・部署名

・役職

・氏名

・会社の住所

・会社の電話番号やFAX番号

・メールアドレス

5. 送り先を間違えてしまった場合の対応

ビジネスメールは資料を添付している場合もあるため、誤送信をしてしまうと情報漏洩に繋がる危険があります。

万が一宛先を間違えてしまった場合は迅速に電話やメールでの対応が必要です。

また、誤送信に気がついた時点ですぐに上長へ報告しましょう。会社によって対応は異なりますが主な対応を以下で説明します。

5.1. 電話で謝罪

誤送信は情報漏洩の恐れもあり得るため、迅速な対応が必要です。まずは誤って送ってしまった旨を伝えてお詫びします。相手がメールを開封していない場合は、そのまま削除してもらうことができるので、メールではなくまずは電話で伝えましょう。

5.2. メールを送る

電話が繋がらない場合は、以下の内容を伝えます。その後連絡が取れた場合も電話で改めて謝罪すると誠意が伝わりやすいです。

5.3. 誤送信を防ぐための対策

CCやBCCを使う場合など、複数人に送る場合は宛先を間違えてしまう可能性が高まります。

送信前に必ずメール全体を最初から最後までチェックしてから送ることで、少しでも誤送信のリスクを減らしましょう。

6. まとめ

今回紹介したように、ビジネスメールの書き出しはある程度のパターンが決まっています。そのため、あまり難しく考える必要はありません。
ビジネスメールで心がけたいのは、相手の状況を気遣うことと、わかりやすく簡潔に伝える工夫です。対面であれば、表情やしぐさ、声色、話し方などから情報が得られ、臨機応変なコミュニケーションが可能ですが、ビジネスメールでは画面上の文字だけが頼りです。

ビジネスメールのやりとりでは常に相手の立場に立ち、相手が目の前にいるかのような心遣いやコミュニケーションを大切にしましょう。