【例文】依頼・お願いメールの書き方！社内・社外別のポイントと注意点を解説

ビジネスにおいて「依頼・お願い」をするメールは、要望を伝えつつ相手の状況にも配慮が必要なため、文章作成に悩む方も少なくありません。大切なのは、相手への配慮と、簡潔・明確・誠実な文章を心がけることです。

立場や状況を踏まえた文面で、円滑なやり取りを目指しましょう。社内・社外別に気を付けたいポイントと注意点、例文も紹介します。

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1. 依頼メールはマナーと気遣いで印象が決まる

ビジネスで依頼・お願いのメールを送る際には、マナーや気遣いが重要です。相手が理解しやすいようなメールの書き方や工夫が求められ、それと同時に、相手との関係性や立場、状況を踏まえた文面にすることも欠かせません。

こうしたポイントを押さえた依頼メールは、好印象を与え、円滑なコミュニケーションにつながります。

1.1. ビジネスメールの基本をおさらい

依頼メールの作成ポイントを知る前に、まずはビジネスメールの基本を押さえておきましょう。ビジネスメールは、以下のような構成で成り立っています。

後述する「依頼・お願いのビジネスメールの例文」の項目で紹介する例文は上記を当てはめて作成したものなので、ぜひ覚えておきましょう。

また、ビジネスメールで重要なのは「簡潔にわかりやすく用件を伝える」ことです。ビジネスメールの基本的なマナーや具体的な書き方については下記の記事でも紹介していますので、参考にしてみてください。

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2. メールで「依頼」していい場合とダメな場合

メールは電話のように相手が意図しないタイミングで相手の時間を拘束してしまうことがないため、さまざまな場面で便利に活用されています。しかし、すべてのシーンにおいてメールでの依頼が適している訳ではありません。

以下、依頼メールに適しているケース、適さないケースの一例を挙げてみます。

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3. 依頼メール作成のポイントやコツ

上記を踏まえた上で、依頼メールを作成する際のポイントやコツを解説します。重要となるのは以下の5点です。

3.1. 件名は簡潔に分かりやすく書く

依頼メールの件名は、相手が一目で内容を把握できるよう簡潔かつ具体的に書くことが重要です。件名が曖昧だったり長すぎたりすると、メールの優先度が下がり、見落とされる原因にもなります。

例えば、「〇〇プロジェクト資料のご確認依頼」や「5月10日会議の日程調整のお願い」など、内容がすぐにわかる表現を心がけましょう。

また、件名に期限や重要度を含めると、相手も対応の優先順位をつけやすくなります。

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3.2. 依頼の理由・内容を明確に

依頼メールでは、依頼する理由と内容を明確に記載するのが大前提です。メールを読んだ相手が「自分はこれから何をいつまでにすれば良いのか」という結論がすぐにわかるよう、簡潔な文章で伝えるようにしましょう。

例えば提出物を修正してほしい場合、ただ「修正後に再提出してください」と伝えるだけでなく、具体的な修正箇所を指摘する必要があります。さらにその修正を提出してもらう日時まで記載すれば、スムーズに事が運びます。

3.3. 相手を気遣う誠実な姿勢を示す

「簡潔な文章で」といっても、それは「必要最低限の言葉で」という意味ではありません。「依頼メールで使えるフレーズ」の項目で後述しますが、相手の状況を気遣う言葉を添えることがマナーであり、それが相手に気持ち良く対応してもらえる秘訣となります。

相手に対する思いやりの気持ちを持っていれば、こちらの誠実な姿勢が伝わり、少々面倒な依頼でも「この人からの依頼ならきちんとやろう」と思ってもらえる可能性が高まります。

3.4. いつまでに回答が欲しいか期限を伝える

依頼メールで送るのは相手に対応してもらいたい内容ですので、いつまでに回答が欲しいかという期限も伝える必要があります。

「〇日後ぐらい」といった曖昧な期日設定をすると相手の感覚や都合で判断されてしまい、後々トラブルになる可能性もあります。そのため、「〇月〇日〇時頃までに」とできる限り具体的に伝えるようにしましょう。

なお緊急の場合は、「お忙しい所、急なご依頼となり恐れ入りますが」といった文言を加えるとより丁寧な印象となります。

3.5. やり取りは最小限にとどめる

依頼メールでは、相手の負担を減らすために、できるだけやり取りを最小限にとどめることが大切です。質問や確認が多くなると、相手の手間が増え、返信に遅れが生じ、誤解が生まれやすくなります。

そのため、依頼内容は具体的かつ明確に伝え、必要な情報はあらかじめ提示しておきましょう。また、メール本文で重要なポイントをまとめ、相手が迷わず対応できるよう配慮することが大切です。

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4.依頼メールで使えるフレーズ

依頼メールといっても、依頼したい内容だけを記載しただけでは失礼にあたります。ここでは、あらゆる依頼メールで万能に使えるフレーズを紹介します。

4.1. 依頼する時のフレーズ

依頼内容を伝える際には、以下のようなフレーズが活用できます。

4.2. 締めの時のフレーズ

以下は依頼内容をすべて記載し終わった後、メールの締めとして使えるフレーズです。

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5. 依頼メールで避けたほうがいいNGフレーズとは？

依頼メールでは相手に威圧感を与えない言葉遣いを意識する必要があります。特に文末の言い回しには注意しましょう。「～してください」「願います」といった断定的な表現は極力避けましょう。意味合い的に間違っていなくても、どことなく上から目線な印象を与えてしまいます。

必要以上にへりくだる必要はありませんが、「～していただけますでしょうか」「お願いできますでしょうか」といった、相手の状況を思いやる気持ちが伝わるような表現を心がけましょう。

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6. 【社外宛て】依頼・お願いのビジネスメールの例文

では、依頼やお願いをする際のビジネスメールの例文を紹介します。実際のビジネスシーンでも使える内容ですので、ポイントと共に理解しておきましょう。

6.1. アポイントの調整依頼の場合

6.1.1. メールのポイント

件名は、何についてのメールなのか一目でわかるように記載します。相手に届く大量のメールの中から見つけてもらい、早期に対応してもらいやすくするためです。

本文では、挨拶の後、最初に結論を簡潔に伝えます。この例文では相手側から日程候補を出してもらう流れですが、こちらのスケジュールに制限がある場合はその旨を伝え、「大変恐縮ですが、以下の中でお時間をいただける日程はございますか」と伺うようにしましょう。

そして、メールの締めには相手を気遣う文言を盛り込みましょう。

6.2. 見積依頼の場合

6.2.1. メールのポイント

見積依頼では、見積作成に必要な情報を事前に伝えることが大切です。不足情報があるとその分のやりとりが発生し、相手の手を煩わせてしまいます。

また、見積書の具体的な利用目的や期日を明記することで、こちら側の真剣度が伝わり、相手側もスムーズに対応してくれるはずです。こちらの要望を伝えることも重要ですが、「〇日までにご送付ください」といった断定的な言い方は避け、相手の状況を伺う形で記載しましょう。

6.3. 資料送付依頼の場合

6.3.1. メールのポイント

資料など書類の送付を依頼する場合は、宛先まできちんと明記することが大切です。また、見積もり依頼と同様、こちらの都合で期日を設定したい場合は、それが可能かどうかを確認しましょう。

6.4. 日程変更依頼の場合

6.4.1. メールのポイント

日程の変更は少なからず相手に迷惑をかけてしまう依頼内容です。そのため、変更せざるを得なくなってしまった理由・代替案・謝罪の言葉を交え、相手の心理的・物理的な負担を可能な限り軽減できるよう努めることが大切です。

こちらの都合で余計な手間をかけさせてしまっていることを忘れず、他の依頼メールと比べても特に相手への配慮が必要になることを覚えておきましょう。

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7. 【社内宛て】依頼・お願いのビジネスメールの例文

ここまで、社外宛ての依頼メールについて解説してきましたが、仕事の協力依頼をすることは社内でもよくあります。そこで、ここからは社内宛ての依頼メールの例文を紹介します。

前述した依頼メールを作成する際のポイントやコツなどは共通するため、ここでは割愛します。ただし、挨拶や名乗り方が異なるので参考にしてください。

7.1. 資料確認依頼の場合

7.2. 会議日程調整の場合

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8. その他メールの書き方

その他のメールの書き方については、下記の記事でもご紹介しています。ぜひ併せてご覧ください。

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9.まとめ

対面であってもメールであっても、基本的なコミュニケーションのあり方に違いはありません。相手に「誠実そうな人だな」「この人なら信用できそうだな」と感じてもらえるような丁寧な対応が必要です。

また、お互いの表情が見えない文字だけのやりとりだからこそ、より一層相手の状況に配慮し、誤解のない伝え方を意識しましょう。仕事をスムーズに遂行するためにも、ぜひ本記事を参考に、依頼メールの書き方をしっかりとマスターしてください。

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