「依頼メール」のポイントやコツ、役立つフレーズ【すぐに使える例文付き】

「依頼メール」のポイントやコツ、役立つフレーズ【すぐに使える例文付き】

仕事のあらゆる場面で活用されているビジネスメールですが、こちらの要望を伝えつつ相手の状況にも配慮しなければならない「依頼メール」においては文章の作成に手間取る方も多いかもしれません。

変に構えてしまったり難しく考えすぎたりしてしまうかもしれませんが、根本的な考え方やコツを知っておくだけで、相手に受け入れてもらいやすいメールが作成できます。今回は、上記のポイントに加えて実際に使える例文も紹介します。

1.まずはビジネスメールの基本を抑える

依頼メールについて知る前に、まずはビジネスメールの基本を押さえておきましょう。ビジネスメールは、以下のような構成で成り立っています。

1.宛名

2.挨拶

3.名乗り

4.用件の趣旨

5.用件の詳細

6.結び

後述する「依頼・お願いのビジネスメールの例文」の項目で紹介する例文は上記を当てはめて作成したものですので、ぜひ覚えておきましょう。

また、ビジネスメールで重要なのは「簡潔にわかりやすく用件を伝える」ことです。ビジネスメールの基本的なマナーや具体的な書き方については下記の記事でも紹介していますので、参考にしてみてください。

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2.メールで「依頼」していい場合とダメな場合

メールは電話のように相手が意図しないタイミングで相手の時間を拘束してしまうことがないため、さまざまな場面で便利に活用されています。しかし、すべてのシーンにおいてメールでの依頼が適している訳ではありません。

以下、メール依頼に適しているケース、適さないケースの一例を挙げてみます。

【メール依頼に適しているケース】

●相手が多忙な場合

●シンプルな内容の依頼の場合

●相手側で別途確認が必要な依頼の場合

●エビデンス(証拠)を残したい依頼の場合

●画像や資料が必要な依頼の場合

【メール依頼に適さないケース】

●緊急性の高い依頼の場合

●経緯や説明が詳細に必要な依頼の場合

●複数の人に同じ依頼をする場合

●こちらに落ち度のある依頼の場合

3.依頼メールのポイントやコツ

上記を踏まえた上で、依頼メールを書く際のポイントやコツを解説します。重要となるのは以下の3点です。

3.1.依頼の理由・内容を明確に

依頼メールでは、依頼する理由と内容を明確に記載するのが大前提です。メールを読んだ相手が「自分はこれから何をいつまでにすれば良いのか」という結論がすぐにわかるよう、簡潔な文章で伝えるようにしましょう。

例えば提出物を修正してほしい場合、ただ「修正後に再提出してください」と伝えるだけでなく、具体的な修正箇所を指摘する必要があります。さらにその修正を提出してもらう日時まで記載すれば、スムーズに事が運びます。

3.2.相手を気遣う誠実な姿勢で

「簡潔な文章で」といっても、それは「必要最低限の言葉で」という意味ではありません。「依頼メールで使えるフレーズ」の項目で後述しますが、相手の状況を気遣う言葉を添えることがマナーであり、それが相手に気持ち良く対応してもらえる秘訣となります。相手に対する思いやりの気持ちを持っていれば、こちらの誠実な姿勢が伝わり、少々面倒な依頼でも「この人からの依頼ならきちんとやろう」と思ってもらえる可能性が高まります。

3.3.いつまでに回答が欲しいか期限を伝える

依頼メールで送るのは相手に対応してもらいたい内容ですので、いつまでに回答が欲しいかという期限も伝える必要があります。「〇日後ぐらい」といった曖昧な期日設定をすると相手の感覚や都合で判断されてしまい、後々トラブルになる可能性もあります。そのため、「〇月〇日〇時頃までに」とできる限り具体的に伝えるようにしましょう。

なお緊急の場合は、「お忙しい所、急なご依頼となり恐れ入りますが」といった文言を加えるとより丁寧な印象となります。

4.依頼メールで使えるフレーズ

依頼メールといっても、依頼したい内容だけを記載しただけでは失礼にあたります。ここでは、あらゆる依頼メールで万能に使えるフレーズを紹介します。

4.1.依頼する時のフレーズ

依頼内容を伝える際には以下のようなフレーズが使えます。

●お忙しい所大変恐縮ですが~

●お手数をおかけいたしますが~

●誠に急なご依頼とはなりますが~

●お願い申し上げます。

●お願いいたします。

●~いただければと存じます。

●~いただけますと幸いです。

4.2.締めの時のフレーズ

以下は依頼内容をすべて記載し終わった後、メールの締めとして使えるフレーズです。

●ご多忙の中恐縮ですが、ご返答いただけますと幸いです。

●お手すきの際にご回答いただけますと幸いです。

●お手数をおかけいたしますが、ご協力いただきますようお願い申し上げます。

●ご検討いただきますよう何卒よろしくお願いいたします。

●分かり次第ご教示いただけますと幸いに存じます。

●お忙しい所恐れ入りますが、ご連絡いただけますと幸いでございます。

●引き続き何卒よろしくお願いいたします。

5.避けたほうがいいNGフレーズとは?

依頼メールでは相手に威圧感を与えない言葉遣いを意識する必要があります。特に文末の言い回しには注意しましょう。「~してください」「願います」といった断定的な表現は極力避けましょう。意味合い的に間違っていなくても、どことなく上から目線な印象を与えてしまいます。

必要以上にへりくだる必要はありませんが、「~していただけますでしょうか」「お願いできますでしょうか」といった、相手の状況を思いやる気持ちが伝わるような表現を心がけましょう。

6.依頼・お願いのビジネスメールの例文

では、依頼やお願いをする際のビジネスメールの例文を紹介します。実際のビジネスシーンでも使える内容ですので、ポイントと共に理解しておきましょう。

6.1.アポイントの調整依頼の場合

■件名

〇〇のお打ち合わせ日程について

■本文

〇〇株式会社

〇〇部 〇〇様

いつも大変お世話になっております。

株式会社〇〇の田中です。

先日は、お忙しい所お電話を頂戴し

誠にありがとうございました。

本日は、〇〇の件で

お打ち合わせの日程を調整させていただきたく

ご連絡いたしました。

今月中に御社に伺えたらと存じますが

〇〇様のご都合はいかがでしょうか。

2、3程度、ご日程候補をいただけますと幸いです。

お手数をおかけし恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

6.1.1.メールのポイント

件名は、何についてのメールなのか一目でわかるように記載します。相手に届くたくさんのメールの中から見つけてもらい、早期に対応してもらいやすくするためです。

本文では、挨拶の後、最初に結論を簡潔に伝えます。この例文では相手側から日程候補を出してもらう流れですが、こちらのスケジュールに制限がある場合はその旨を伝え、「大変恐縮ですが、以下の中でお時間をいただける日程はございますか」と伺うようにしましょう。

そして、メールの締めには相手を気遣う文言を盛り込みましょう。

6.2.見積依頼の場合

■件名

「(商品名)」のお見積りの件

■本文

〇〇株式会社

ご担当者様

初めてご連絡いたします。

株式会社〇〇 〇〇部の田中と申します。

貴社ホームページに掲載されている

「(商品名)」の購入を検討しております。

つきましては、以下の内容でお見積りの作成を

お願いいたします。

【見積内容】

・商品名:〇〇

・個数:10個

・納期:〇月〇日

・支払方法:

・宛名:株式会社〇〇

弊社の都合となり大変恐縮ですが

〇月〇日(〇)の月次会議で稟議書を提出する予定のため

その前々日にあたる〇月〇日(〇)までに

見積書をご作成、ご送付いただくことは可能でしょうか。

突然のご依頼となり大変恐縮ですが

ご確認いただきますよう、お願い申し上げます。

6.2.1.メールのポイント

見積依頼では、見積作成に必要な情報を事前に伝えることが大切です。不足情報があるとその分のやりとりが発生し、相手の手を煩わせてしまいます。

また、見積書の具体的な利用目的や期日を明記することで、こちら側の真剣度が伝わり、相手側もスムーズに対応してくれるはずです。こちらの要望を伝えることも重要ですが、「〇日までにご送付ください」といった断定的な言い方は避け、相手の状況を伺う形で記載しましょう。

7.まとめ

対面であってもメールであっても、基本的なコミュニケーションのあり方に違いはありません。相手に「誠実そうな人だな」「この人なら信用できそうだな」と感じてもらえるような丁寧な対応が必要です。

また、お互いの表情が見えない文字だけのやりとりだからこそ、より一層相手の状況に配慮し、誤解のない伝え方を意識しましょう。仕事をスムーズに遂行するためにも、ぜひ本記事を参考に、依頼メールの書き方をしっかりとマスターしてください。

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