内定辞退はメールだけでもいい？基本マナーや例文、返信への対応も解説！

内定辞退は基本的に電話で直接伝えるのがマナーですが、場合によってはメールのみでも問題ないこともあります。たとえば、担当者と連絡がつかない場合や、もともとやり取りをメール中心で行っていたケースなどです。

そこで今回は、内定辞退をメールで行う際のマナーやポイントを、例文を交えて紹介していきます。新卒、転職で内定を辞退しようと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

関連記事内定承諾後でも辞退はできる？基本ルールと伝え方を例文とともに解説

【在宅勤務可の求人はこちら】

「もしかしたら仕事頑張りすぎ!? 」... そんな方へ
＼無料・登録不要／
『仕事どうする!? 診断』を受ける＞

1. 内定辞退はメールのみでいい？

基本的に、内定辞退の連絡は電話で行うのが望ましいとされています。なぜなら、メールよりも迅速かつ確実に担当者へ伝えられるうえ、直接電話でお詫びの気持ちを伝えることで、誠意がより伝わりやすくなるからです。

ただし、電話の際に担当者が不在であればメールで行っても良いという認識が一般的であり、さらに近年は、メールのみで内定辞退を伝えても失礼にはあたらないケースが増えています。

メールで伝えても問題のないケース、またメールで伝えるメリットについて見ていきましょう。

1.1. 内定辞退をメールのみで伝えても問題ないケース

一般的に、内定辞退をメールのみで伝えても問題ないとされるのは以下のようなケースです。

企業によって対応は異なるため、不安な場合はあらかじめ確認しておきましょう。

1.2. 内定辞退をメールで送るメリット

メールで辞退を伝えることには、求職者側と企業側の双方にとっていくつかのメリットがあります。

・求職者側のメリット

求職者側の主なメリットは、「言い出しにくい内容を電話や訪問などで直接伝えずに済む」という点です。個人差はありますが、内定辞退を直接伝えることに抵抗がある人にとって、相手の顔が見えないメールは適した手段と言えるでしょう。

また、メールの場合は送信前に文章の内容や誤字をチェックできたり、記録として残せたりすることで、トラブル防止にもつながります。

・企業側のメリット

企業側が電話や訪問で内定辞退の報告を受ける場合、少なからず採用担当者の時間が割かれます。人材確保が急務な企業では、辞退者とのやり取りはできるだけ簡潔に済ませ、速やかに次の採用活動へ移りたいと考えることが多いでしょう。

メールのみで内定辞退のやり取りが完了すれば、対応にかかる手間や負担を軽減できるため、次の採用活動にもスムーズに移行しやすくなります。

関連記事内定辞退の電話が怖い...電話で断わる際のマナーや注意点を紹介【例文付き】

関連記事【文例付き】転職エージェント経由の面接・内定辞退は可能？伝え方やポイントを解説

関連記事"転職活動に役立つメールの書き方"おすすめ記事6選! 活動フェーズごとに紹介

関連記事【例文】謝罪・お詫びメールとは？社内外別に書き出しから締めの言葉まで解説

2. 内定辞退メールに必要な6つの基本項目

ここからは、内定辞退メールに必要な6つの基本項目と、それぞれのポイントを紹介します。

2.1. ①内定辞退メールの件名は簡潔に

内定辞退メールの件名は簡潔にしましょう。企業担当者のメールボックスには日々多くのメールが届いていますので、あなたのメールがその中に埋もれてしまう可能性もあります。

「内定辞退のご連絡（名前）」のように一目で要件がわかる簡潔な件名が望ましいです。

2.2. ②初めに内定のお礼を述べる

まずは、選考・内定に対するお礼を伝えましょう。企業の採用活動では、説明会や面接を行う人事部の担当者以外にも、見えない部分で多くの人が関わっています。

時間をかけて選考を行い、多くの応募者の中から内定を出してくれたことに対して、丁寧に感謝の気持ちを伝えることが大切です。

2.3. ③理由と結論（内定辞退）を述べる

お礼を伝えたら、次に内定辞退の旨を記載します。お礼の直後に辞退の話をするのは心苦しく感じるかもしれませんが、結論を後回しにすると回りくどい印象になります。

内定辞退の理由を詳細に伝える必要はないものの、他社の内定を受けるのであれば「他社の内定を承諾することにいたしました」、家庭の事情であれば「一身上の都合により」といった表現で、しっかりと内定辞退の意思を伝えることが大切です。

その際は、「大変申し上げにくいのですが」「大変光栄なご連絡をいただきながら誠に恐縮ですが」などの前置きを記載してから、理由と結論を述べると良いでしょう。

2.4. ④「内定辞退」と「メールでの連絡」に対する謝罪

せっかくもらった内定を辞退することになり、その連絡をメールで済ませてしまうことへのお詫びを入れましょう。

企業は採用活動に多くの時間やコスト、労力をかけており、入社後の活躍を期待して内定を出してくれたはずです。メールを作成する際は、それらを踏まえて誠心誠意お詫びの気持ちを伝える必要があります。

2.5. ⑤転職・就職活動のお礼

あらためて、採用担当者や関係者の方々への感謝を伝えましょう。先述したように、採用活動には窓口になっている担当者以外にも多くの人が関わっています。

一人ずつ名前を出すことは難しいため、「〇〇様（主な担当者）をはじめ、今回の採用に関わってくださった皆様には心から感謝しております。」といった形で伝えると良いでしょう。

2.6. ⑥文末で会社の発展をお祈りする

文末では、会社の発展をお祈りする内容として「末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。」という一文を加え、締めくくりましょう。

関連記事たったこれだけ！読みやすいメールになる10のポイント

関連記事【例文】ビジネスシーン別お礼メールの書き方や使えるフレーズ集を紹介

関連記事面接日程メール返信の基本｜ケース別例文10選とNG行為

「一人で転職活動をするのは不安...」という方は、
無料で相談できる転職エージェント『マイナビ転職エージェント』にご相談ください。

3. 【理由別】内定辞退メールの例文

先述のポイントを踏まえた内定辞退のメールの例文を紹介します。「一身上の都合」「他社の内定承諾」という理由別にまとめたので、ぜひ下記のテンプレを参考に、誠意を込めたメールを作成してみましょう。

3.1. 「一身上の都合」で内定辞退する場合のメール例文

内定辞退の理由が「一身上の都合」である場合のメール例文です。誠意が伝わるよう、ていねいな文章を心がけましょう。

3.2. 「他社の内定承諾」で内定辞退する場合のメール例文

内定辞退の理由が「他社の内定承諾」である場合のメール例文です。詳細を記載する必要がありませんが、嘘をつくことなく簡潔に理由を示して、ていねいにお詫びを伝えましょう。

関連記事【例文付き】内定後のお礼状の書き方は？基本の構成や注意点を解説

関連記事【例文付き】月ごとの時候の挨拶・結びの挨拶一覧！注意点やコツも解説

4. メールで内定辞退をする際の基本マナー

メールで内定辞退を行う際には、具体的にどのような点に気を付けるべきなのでしょうか？「いつまでに送るのか」「細かい理由を記載するのか」など、内定辞退の基本的なマナーについて紹介していきます。

4.1. 内定辞退を決めたらなるべく早く送る

民法627条1項では、「入社の2週間前までに申し入れれば辞退が可能」といった旨が記されています。しかし、内定辞退を決めたら、なるべく早く連絡するのがマナーです。

あなたが辞退することで、企業は代わりの人材を確保しなければならなくなる可能性が高く、場合によっては再度採用活動を行う必要もあるため、できる限り早く連絡することが内定先企業に対しての誠実な対応と言えます。

なお、辞退の連絡をしないというのは絶対にNGです。企業側とのトラブルに発展してしまう可能性もあるため、辞退を決めたら必ず連絡を入れるようにしましょう。

出典e-GOV「民法　第六百二十七条」

4.2. 回答を待ってもらいたい場合は理由を伝える

内定承諾の回答期限は決まっているものの、「他社の結果が出てから、辞退か承諾かの判断をしたい」ということもあるでしょう。

その際は、「現在、他社の選考が進んでおり、全ての結果が出てから改めて判断したいと考えております。大変恐れ入りますが、〇月〇日までお時間を頂くことは可能でしょうか。」など、明確な理由と期限を示して回答期限の延長を依頼するのがマナーです。

理由を告げずに、期限を過ぎてから突然辞退するようなことがないよう注意しましょう。

4.3. 内定承諾後の辞退はできるだけ避ける

法的には、入社の2週間前までであれば内定承諾後でも辞退することは可能です。

ただし、企業側には承諾前の辞退よりもさらに大きな負担をかけてしまうことになります。迷惑をかけないためにも、極力避けた方が良いと言えるでしょう。

やむを得ず内定承諾後に辞退をする場合は、できるだけ早く連絡し、その理由と謝罪の意思をはっきりと伝えることが大切です。

関連記事【例文】ビジネスメールの書き出しはどう書く？パターン別にポイントを解説

関連記事【正しいビジネス敬語の使い方】間違いやすい言い回しや実例を紹介

5. 内定辞退メールに返信がきた場合の対応

内定辞退メールに担当者からの返信がきたら、さらに返信する必要はあるのでしょうか？3つのシーン別に対応を紹介します。

5.1. 了承の返信だった場合

内定辞退を受け入れ了承してくれた場合は、基本的に返信する必要はありません。やり取りが続くことで担当者の負担となってしまうケースもあるので、この時点でやり取りを終えてしまって問題ないでしょう。

5.2. 理由について詳しく聞かれた場合

内定辞退の理由について詳しく説明を求められた場合は、誤魔化したり嘘をついたりせず、正直に伝えるのがベストです。

企業の採用担当者としては、内定の辞退理由を把握し、今後行う採用活動に役立てたいと考えています。そのため、理由を伝えることは心苦しいかもしれませんが、納得のいく理由を伝えることで、理解を得られるはずです。

一方で、企業側が辞退を覆すために説得を試みたり、新たな条件を提示したりすることも考えられるため、自分の気持ちを正直に伝えることが双方のためでもあります。ただし、正直に伝える際には、失礼のない言葉遣いに十分配慮することが大切です。

5.3. 電話がかかってきた場合

内定辞退のメールを送った後、まれに担当者から電話がかかってくることがあります。メールで辞退理由に関するやり取りがあった場合は、内定辞退の撤回や新たな条件の提示などの交渉が行われる可能性があります。

その場合は、可能な限り対応し、自分の気持ちや考えをしっかり伝えましょう。

関連記事メールの引用返信のやり方｜マナー・引用符の付け方・注意点を例文で解説

関連記事【例文】初めての相手に送る挨拶メールの書き方！マナーや注意点、言い換え例

6. 内定辞退メールに返信がない場合の対応

数日経っても企業担当者から内定辞退メールへの返信がない場合は、何らかの理由でメールを読んでいない可能性が考えられます。その場合は、以下のいずれかの対応を検討しましょう。

6.1. 電話をしてみる

直接担当者宛に電話をしてみましょう。担当者と電話がつながれば、「先日メールをお送りしたのですが、ご確認いただけておりますでしょうか？」と尋ねてみます。

担当者が不在の場合は再度あらためるか、電話先の社員の方に伝言が頼めるようであれば、「先日メールをお送りしているので、ご確認いただけますと幸いです」と伝えましょう。

6.2. 確認のメールをする

ほかのメールに埋もれてしまっている可能性もあるため、同じ内容のメールを再送する方法もあります。その際は、「先日もお送りしたものを、念のため再度ご送付させていただきます」など、ひと言付け加えておきましょう。

関連記事【例文】依頼・お願いメールの書き方！社内・社外別のポイントと注意点を解説

関連記事【例文】催促メールはどう書く？伝え方や行き違いに注意しよう

7. エージェントを利用している場合の内定辞退について

エージェントを利用している場合は、まず内定辞退したい旨をエージェント担当者へなるべく早めに連絡し、その後の対応について判断を仰ぎましょう。

多くの場合はエージェント経由で内定先企業へ連絡する流れとなるため、独断で内定先担当者へ連絡することは避けるべきです。

-----------------------------------------------------------------------------
※ これから転職エージェントのご利用をお考えの方はこちら

○「転職の相談は電話でもできる！行き詰まったときに相談すべき相手とは」

○「転職エージェントとは」

○「マイナビ転職との違い」

○「サービスの流れ」
-----------------------------------------------------------------------------

転職を考え始めたら、
まずはプロにご相談ください
マイナビ転職エージェントについて詳しく知る ＞

【卒業年早見表はこちら】

8. まとめ

企業からの内定を辞退する際、一般的には電話で伝えるのが望ましいですが、メールでの連絡が適している場合もあります。その際、まずは内定に対する感謝を伝え、その後に内定辞退の旨と理由を述べましょう。

内定辞退は心苦しく感じてしまいますが、企業側のためにもなるべく早く伝えることが大切です。また、今後、内定辞退した企業と再び接点を持つ可能性もあるため、内定辞退の連絡を入れる際は、悪印象を残さないように丁寧な対応を心がけましょう。

関連記事「取り急ぎ」の意味とは？メールで使う際の3つの注意点・言い換えを例文で解説

関連記事【例文付き】質問・問い合わせメールの書き方は？気をつけたいポイント

関連記事面接結果の連絡が遅いのは不合格のサイン？遅くなる理由と対処法を紹介

＼転職するか迷っていてもOK／
マイナビ転職エージェントに無料登録して
転職サポートを受ける

【求人をお探しの方はこちら】

【IT職種への転職をご希望の方はこちら】