【例文付き】内定辞退はメールのみで大丈夫？ポイントを紹介！

就職活動では、多くの人が複数の企業にエントリーをするかと思います。その中でもし複数の企業から内定を受けた場合、より優先度の高い企業に入社するために、内定の辞退をしなければならない企業が出てきます。しかし、いざ断ろうと思ってもどう伝えればいいのか、その方法に悩む方も多いことでしょう。

そこで今回は、内定辞退の際のマナーやポイント、メール例文について紹介していきます。

新卒、転職で内定を辞退しようと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

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1.メールのみでいい？内定辞退の基本マナー

内定を辞退する際には具体的にどのような点に気を付けるべきなのでしょうか？

メールのみでもいいのかという点を含めて、まずは内定辞退の基本的なマナーについて紹介していきます。

1.1.まずは電話、不在の場合はメールが一般的

内定辞退の連絡は、基本的に電話でおこなうようにしましょう。メールよりも早く、かつ確実に担当者に結果を伝えられますし、文字よりも直接会話をした方が、お詫びの気持ちがより伝わりやすくなります。

もし電話をした際に担当者が不在であればメールでも問題ありませんが、その際はメールの文面に

「〇時ごろお電話いたしましたがご不在のようでしたので、メールでのご連絡となりますことをご了承いただきたくお願い申し上げます。」

など一文を添えると、相手に失礼な印象を与えずにすみます。

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1.2.内定辞退はいつまで？なるべく早くがマナー

内定辞退を決めたら、なるべく早く内定先企業の担当者へ連絡をしましょう。あなたが辞退することによって、企業は代わりの人材を確保しなければならなくなる可能性が高いです。場合によっては再度採用活動をおこなう必要もあるため、できる限り早く連絡することが内定先企業に対しての誠実な対応といえます。

1.3.企業の営業時間を考慮する

内定辞退の連絡は、企業の営業時間内に連絡するようにしましょう。特に電話連絡の場合は、始業直後や終業直前、お昼時など担当者の負担になりそうな時間帯はできる限り避けるべきです。

1.4.内定辞退の理由は細かく伝えなくてもいい

内定辞退の理由に関して、詳細まで伝える必要はありません。「検討を重ねた結果」など、一般的な文言にとどめておけば問題ないでしょう。ただし、まれに詳細まで説明を求められるケースもあるため、失礼な印象を与えない回答を準備しておくと安心です。

1.5.回答を待ってもらいたい場合は理由を伝える

内定承諾の回答期限は決まっているものの、「他社の結果が出てから、辞退か承諾かの判断をしたい」ということもあるでしょう。

その際は、

「現在、他社の選考が進んでおり、全ての結果が出てから改めて判断したいと考えております。大変恐れ入りますが、〇月〇日までお時間を頂くことは可能でしょうか」

など、明確な理由と期限を示して回答期限の延長を依頼するのがマナーです。

理由を告げず期限を過ぎ、いきなり辞退を申し出るといったことのないように注意しましょう。

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2.内定辞退をメールのみで伝えても問題ないケース

先述したように、基本的には内定辞退は電話で連絡するのがいいとされています。

しかし、近年は「メールのみで内定辞退をおこなっても失礼にはあたらない」という声もあります。

一般的に、内定辞退をメールのみで伝えても問題ないとされるのは以下のようなケースです。

・企業から「内定辞退の連絡はメールで」という指示があった場合

・オンライン上で応募し、全てのやり取りをメールでおこなっていた場合

・企業がリモートワークを取り入れており、人事担当者の不在が明確な場合

企業によって対応は異なるため、不安な場合はあらかじめ確認しておきましょう。

3.内定辞退をメールで送るメリット

先述したように、基本的には内定辞退は電話で連絡するのが良いとされています。

しかし、内定辞退をメールのみで送る場合にはメリットもあります。

ここでは、内定辞退をメールのみで送る場合の、自分と企業にとってのメリットをそれぞれ紹介していきます。

3.1. 自分にとってのメリット

内定辞退をメールのみで行うことの主なメリットは「電話や訪問などで直接内定辞退を伝えなくても良い」という点です。

個人差はありますが、直接内定辞退を伝えることが苦痛と感じる人には、大きな利点となります。

また、メールの場合は送信前に文章の内容や誤字をチェックできたり、記録として残せたりすることで、トラブルが起こりにくくなるのもメリットです。

3.2. 企業側のメリット

企業側にとって、電話や訪問で内定辞退の報告を受ける場合、少なからず採用担当者の時間が割かれます。

採用担当者など企業側とすれば、内定辞退の連絡を受けた場合、すぐに次の人材を探す必要がある場合も多いため、メールのみの対応で済ませられれば、次の対応がスムーズに行えるというメリットがあります。

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4.内定辞退メールの流れとポイント

次に、内定辞退の際に送るメールの流れとポイントを紹介します。ポイントは、主に以下の6つです。

4.1. 内定辞退メールの件名は簡潔に

内定辞退メールの件名は簡潔にしましょう。企業担当者のメールボックスには日々たくさんのメールが届いていますので、あなたのメールがその中に埋もれてしまう可能性もあります。「内定辞退のご連絡（名前）」のように一目で要件がわかる簡潔な件名が望ましいです。

4.2. 初めに内定のお礼と結論（内定辞退）を述べる

まずは、選考・内定に対してのお礼を伝えましょう。企業の採用活動では、説明会や面接を行う人事部の担当者以外にも、見えない部分で多くの人が関わっています。時間をかけて選考を進め、たくさんの応募者の中からあなたが自社の社員にふさわしいという判断を下し、内定を出しています。そして、一緒に働くことを心待ちにしていたはずです。その企業側の思いに対して、まずは丁寧にお礼を伝えましょう。

その後、内定辞退の旨を伝えます。お礼の直後で心苦しさを感じるかもしれませんが、結論部分を先延ばしすると、回りくどいメールになってしまいます。内定を辞退するという結論を始めに伝え、その後に経緯や理由を説明すると、読みやすい文章になるでしょう。

4.3. 内定辞退の理由を述べる

先述したように、内定辞退の理由を詳細に伝える必要はありません。ただし、相手を不快にさせる言葉を使ったり嘘をついたりするのはやめましょう。理由は伝えづらいかもしれませんが、単なる感覚的なものではなく真剣に自分の将来と向き合った合理性のある結果であることが伝われば、担当者も理解してくれる可能性が高くなります。

4.4. 辞退とメールでの連絡に対する謝罪

辞退という結果について、その連絡がメールとなってしまった点についてのお詫びをしましょう。「内定辞退＝悪」ではありませんが、迷惑をかける行為であることを認識し、きちんとお詫びをしましょう。

企業は、採用活動に時間やコストと労力をかけています。選考過程でやり取りを重ね、顔を合わせる中で、担当者はあなたについて知り、人間性に興味をもったり入社後の活躍に期待をしていたはずです。それらを踏まえて、誠心誠意お詫びの気持ちを伝えることが大切です。

また、本来であれば対面や電話で伝えるのが本来すべき内定辞退の方法であるところ、メール連絡となってしまった点についても、併せてお詫びしましょう。

4.5. 就職活動のお礼

あなたの採用に関わった方たちへの感謝を伝えましょう。先述したように、採用活動には、窓口になっている担当者以外にも多くの人が関わっています。一人ずつ名前を出すことは難しいでしょうから、「〇〇様（主な担当者）をはじめ、今回の採用に関わってくださった皆様には心から感謝しております。」といった形で伝えるとよいでしょう。

4.6. 文末で会社の発展をお祈りする

文末では、会社の発展をお祈りする内容として「末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。」という一文を加え、締めくくりましょう。

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5.内定辞退メールの返信に対して返信する必要はある？

内定辞退メールに担当者からの返信がきたら、さらに返信する必要はあるのでしょうか？3つのシーン別に対応を紹介します。

5.1. 了承の返信だった場合

内定辞退を受け入れ了承してくれた場合は、基本的に返信する必要はありません。やり取りが続くことで担当者の負担となってしまうケースもあるので、この時点でやり取りを終えてしまって問題ないでしょう。

5.2. 理由について詳しく聞かれた場合

内定辞退の理由について詳しく説明を求められた場合は、誤魔化したり嘘をついたりせず、正直に伝えるのがベストです。企業の採用担当者としては、内定の辞退理由を把握し、今後行う採用活動の参考にしたいという思いがあります。理由を伝えることは心苦く感じるかもしれませんが、合理性のある理由を可能な範囲で答えると、担当者もきっと納得してくれるはずです。

一方で、企業側があなたの内定辞退を覆す糸口を探している可能性もあります。説得されたり新たな条件を提示されたりするケースもあり得るため、自分の気持ちを正直に話すことがお互いのためでもあります。ただし、正直にといっても、もちろん失礼のないような言葉選びは必要です。

5.3. 電話がかかってきた場合

まれに、担当者から電話がかかってくるケースもあります。電話がかかってくるまでにメール上で辞退理由を詳しく聞かれるなどのやりとりがあった場合は、先述したように説得されたり内定辞退を覆すような新しい条件を提示されたりすることも考えらえます。できる限り対応し、自分の気持ちや考えを冷静に伝えましょう。

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6.内定辞退メールに企業から返信がない場合は？

数日経っても企業担当者から内定辞退メールへの返信がない場合は、何らかの理由でメールを確認してもらえていないケースが考えられます。いずれかの対応を検討しましょう。

6.1. 電話をしてみる

直接担当者宛に電話をしてみましょう。担当者と電話がつながれば、「先日メールをお送りしたのですが、ご確認いただけておりますでしょうか？」と尋ねてみます。担当者が不在の場合は再度あらためるか、電話先の社員の方に伝言が頼めるようであれば、「先日メールをお送りしているので、ご確認いただけますと幸いです」と伝えましょう。

6.2. 確認のメールをする

ほかのメールに埋もれてしまっている可能性もあるため、同じ内容のメールを再送する方法もあります。その際は、「先日もお送りしたものを、念のため再度ご送付させていただきます」など、ひと言付け加えておきましょう。

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7.エージェントを利用している場合の内定辞退メールについて

エージェントを利用している場合は、まず内定辞退したい旨をエージェント担当者へなるべく早めに連絡し、その後の対応について判断を仰ぎましょう。多くの場合はエージェント経由で内定先企業へ連絡する流れとなるため、独断で内定先担当者へ連絡することは避けるべきです。

8.これでOK！内定辞退メールの例文

先述のポイントを踏まえたメール文の一例を紹介します。ぜひ下記を参考に、自分なりの誠意をこめたメールを作成してみてください。

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9.まとめ

内定辞退はできる限り避けたいものですが、入社できるのは1社しかないので、自分の将来を考え辞退をするのは決して悪いことではありません。心苦しく感じてしまうことはあるかもしれませんが、内定辞退をする場合には、1日も早く内定先企業へ伝えることが大切です。「迷惑をかけてしまう」と悩む時間が長引くとかえって迷惑となってしまうので、決断したらすぐに連絡しましょう。

また、今回内定辞退をしたとしても、その後の社会人生活で別の接点が生まれる可能性もゼロではありません。その点からも、企業側に悪印象を残さないよう、丁寧な対応を心がけましょう。

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