内定辞退を電話で伝えるには？マナーや話し方のコツ、メールの例文を紹介

転職活動で複数の会社の面接を受けると、一社だけでなく複数の会社から内定を得ることがあります。そこで避けて通れないのが「内定辞退の連絡」です。ここでは、電話連絡で内定を辞退する場合のポイントとマナー、例文を紹介します。

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1.内定辞退は電話で伝えるのがベスト

転職活動で複数の会社から内定を得た場合は、入社を決めた会社以外の内定を辞退しなければなりません。この内定辞退の連絡は、メールよりも電話で伝えるほうが安心でしょう。

企業は新入社員を迎え入れる準備を進めているため、内定辞退の連絡はできるだけ早く伝える必要があります。

メールだと気づかれにくかったり、目を通すまでにタイムラグが生じたりする可能性があるため、まずは電話で誠意をもって伝えましょう。

1-1.電話のあとにメールを送るとより丁寧

内定辞退の意志とお詫びを担当者へ直接連絡することで誠意は伝わりますが、電話の場合は通話の履歴が残らない可能性もあります。

トラブル防止やビジネスマナーの面でも、電話で辞退を伝えた後は、さらにメールで感謝と内定辞退のお詫びを伝えることで、より丁寧な印象になります。

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2.内定辞退の電話が怖いと感じる理由

自分に内定を出してくれた企業に対して、内定辞退の連絡をするのが「怖い」と感じる人もいるでしょう。

ここでは、内定辞退の電話が怖いと感じやすい理由を紹介します。

2-1.担当者に怒られるのではないか

内定辞退の電話を躊躇してしまう理由の一つに、「担当者から怒られるのではないか」という不安が挙げられます。

確かに、企業側は大きなコストを掛けて人材採用をおこなうため、内定を辞退するのはとても心苦しいものです。

しかし、企業にとって「内定を辞退される」という事態をあらかじめ想定している場合も多いため、内定者がそこまで気にする必要はありません。

状況によっては引き止められることもありますが、そういった場面に遭遇しても自分の意思をしっかり伝えましょう。

2-2.学校のイメージが悪くならないか

内定辞退することで、「学校のイメージが悪くなって今後迷惑をかけてしまうのではないか」という不安から怖くなってしまうケースもあるようです。

しかし、よほどマナーに違反した辞退の仕方をしない限りは、内定辞退の電話が学校のイメージにまで影響することはありません。

また、企業もブランドイメージを守るために、内定辞退者が出た学校を拒むような方法は取らないと考えられます。

内定辞退の際は、マナーをきちんと守っていれば、トラブルになることは多くありません。

2-3.企業からの呼び出される可能性はあるのか

ごく稀に、内定辞退の電話をした際に企業から呼び出されることがありますが、よほどの事情がない限り、応じなくても問題ないケースがほとんどでしょう。

内定の段階では正式な雇用契約は結ばれていないため、出向く必要はあまりないでしょう。

また、呼び出しに応じないことで損害賠償を請求されることも、一般的には考えにくいでしょう。

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3.電話で内定辞退を伝える際のマナー

電話で内定辞退を伝える際は、企業への配慮を忘れず、適切なマナーを守ることが大切です。ここでは、電話をかける際に押さえておくべき3つのマナーについて解説します。

3-1.内定辞退の電話を後回しにしない

企業は、事業の成長や欠員などの状況に応じて採用を計画します。しかし、内定辞退者が出た場合、スケジュールを再調整し、追加募集をおこなわなければなりません。通常、内定辞退のタイミングは入社予定日の2週間前までとされています。応募した企業に迷惑をかけないためにも、内定辞退を決めたら速やかに連絡しましょう。

3-2.忙しい時間帯の電話は避ける

企業に電話連絡をする場合、業務開始直後や業務終了直前は、1日の準備や総括などで忙しい時間帯となります。事前に営業時間が確認できるようであれば確認し、始業後30分、終業前30分の時間帯や休憩時間中の連絡は避けるのがマナーです。

3-3.担当者が不在時の対応

電話連絡の際に採用担当者が席を外して不在の場合は、「あらためてこちらからお電話させていただきます。何時ごろお戻りでしょうか？」と確認の上、自分からかけ直しましょう。

用件を聞かれた場合や、先方から折り返すと言われた場合は、丁重にお断りし、あらためてかけ直す旨を伝えましょう。内定辞退という用件の特性上、自分から連絡し、採用担当者へ直接伝えるのがマナーです。

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4.電話での話し方と順番

あらためて、電話で辞退を伝える場合のポイントを以下にまとめます。

4-1.まず最初に相手の都合を確認する

担当者に取り次いでもらったら、用件を話す前に「ただいまお時間よろしいでしょうか？」と先方の都合を確認しましょう。内定辞退という重要な話をしっかり聞いてもらうためにも、相手が落ち着いて対応できる状況かを確認することが大切です。

4-2.辞退したいという結論から伝える

せっかくいただいた内定を辞退するのはなかなか言いづらいものですが、採用担当者はさまざまなスケジュールを組んで忙しく業務を進めています。まずは結論から伝えましょう。

4-3.内定辞退の理由をしっかりと伝える

内定辞退の理由は、質問されない限りは伝える必要はありません。

しかし、実際には尋ねられるケースが多いため、企業側に納得してもらえる答えをしっかりと伝えられるよう、あらかじめ辞退の理由を用意しておきましょう。

4-4.電話での辞退について謝罪する

本来であれば、直接出向いて内定辞退の意思を挨拶すべきところを電話で伝えることについて、一言お詫びの気持ちを伝えましょう。電話での連絡は企業側にとって誠意が伝わりにくいため、謝罪の言葉を添えることが大切です。

5.内定辞退を伝える際の例文

内定辞退を伝える際に、どういった伝え方をすればいいのか迷ってしまう方も多いでしょう。

ここでは、電話での具体的なやり取りと、電話後に送るメールの例文を紹介します。

5-1.電話で内定辞退を伝える場合の例文

電話で内定を辞退する場合に想定される一般的なやりとりは以下の通りです。例文を参考にしながら事前にシミュレーションした上で電話をかけると良いでしょう。

5-2.電話後に送るメールの例文

電話で内定辞退を伝えた後は、メールで改めて謝罪とお礼を伝えるとより丁寧な印象を与えます。以下のような例文を参考に、メールを送りましょう。

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6.内定承諾後に辞退はできる？

内定承諾とは、応募した企業からの内定に対し、求職者が入社する意思を表示することです。この際、「内定承諾書」の提出が求められます。

内定承諾後の辞退は可能ですが、「内定承諾書を提出した後でも辞退できるのか」「内定承諾後はどのように辞退する旨を伝えたらいいのか」と不安になる人もいるでしょう。

ここでは、内定承諾書の効力や辞退する方法を解説します。

6-1.「内定承諾書」の効力

内定承諾書とは、求職者が内定を出した企業に対し、内定を承諾し入社することを誓約する書類です。内定辞退を抑制するための内容が記載されている場合が多く、法的拘束力が生じます。

しかし、憲法で職業選択の自由が保証されているため、内定承諾書を提出した後で辞退しても違法にはなりません。

6-2.承諾後に辞退する方法

内定承諾後に辞退する方法は、承諾前に辞退するのと大きな違いはなく、電話で直接伝えるのがマナーです。記録として残すためにも、電話で伝えた後にメールや手紙を送りましょう。

一度承諾している以上、辞退の理由を尋ねられる可能性が高いため、正直に伝えて誠実に対応することが大切です。なお、企業が理由を確認するのは動向調査を意図している場合が多いです。

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7.まとめ

転職活動では複数の企業を受けることが多いため、内定辞退を避けることはなかなかできません。しかし、内定辞退によって企業側には再度人材募集をおこなうなどの負担が生じる可能性があります。

そうしたことを理解しつつ、やむを得ず内定辞退をする場合は、できるだけ早めに、遅くとも入社予定日の2週間前までには、採用担当者へ直接電話連絡を入れましょう。

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