電話で内定辞退をする時に気を付けるべきポイントとは?<br> 例文を使って解説!

電話で内定辞退をする時に気を付けるべきポイントとは?<br> 例文を使って解説!

転職活動で複数の会社の面接を受けると、一社だけでなく複数の会社から内定を得ることがあります。そこで避けて通れないのが「内定辞退の連絡」です。ここでは、電話連絡で内定を辞退する場合のポイントとマナーを解説します。

1.内定辞退の連絡はメールより電話がベスト

転職活動によって複数の会社から内定を得た場合は、入社を決意した会社以外の内定を辞退しなければなりません。では、どうやって内定辞退を伝えるのがベストなのでしょうか。メールとか電話どちらがいいのか、どのように伝えればればいいのか、悩むところですよね。

メールはいつでも手軽に送信できるのがメリットですが、担当者が見落としてしまったり、目を通すまでにタイムラグが起きたりする可能性があります。このような理由から、内定辞退は誠意をもって電話で伝えることが最も良い手段となります。

2.電話で内定辞退する時に気を付けたいこと

2-1.内定辞退の電話を後回しにしない

企業は、事業の成長や欠員などの状況に応じて採用を計画します。しかし内定辞退者が出てしまったら、あらためてスケジュール調整を行い、追加募集を行わなくてはなりません。通常、内定辞退のタイミングは入社予定日の2週間前までとされています。応募した企業に迷惑をかけないためにも、内定辞退を決めたら速やかに連絡を行ってください。

2-2.出勤直後、退勤直前、昼休憩の時間帯の電話は避ける

企業に電話連絡をする場合、業務開始直後や業務終了直前は、1日の準備や総括などで忙しい時間帯となります。事前に営業時間が確認できるようであれば確認し、始業後30分、終業前30分の時間帯や休憩時間中の連絡は避けるのがマナーです。

3.電話で内定辞退する時の例文

電話で内定を辞退する場合に想定される一般的なやりとりは以下の通りです。例文を参考にしながら事前にシミュレーションした上で電話をかけると良いでしょう。

「お忙しいところ恐れ入ります。私、先日内定の通知を頂きました(○○社の)○○と申します。採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか?」

―少々お待ちくださいー

―「お電話変わりました。〇〇です。」―

「お世話になります。内定の通知を頂きました(○○社の)〇〇です。ただいまお時間よろしいでしょうか?」

―「はい、大丈夫ですよ。」―

「ありがとうございます。実は、内定の通知を頂きながら誠に心苦しいのですが、この度、御社よりいただきました内定を辞退させて頂きたいと思い、連絡いたしました。」

―「差し支えなければ内定辞退のご理由をお伺いしてもよろしいでしょうか?」―

「実は御社の面接と並行して応募していた会社より内定を頂きました。御社にも大変魅力を感じており、非常に悩みましたが、自分自身の適性や将来をあらためて見つめ直しました。慎重に検討したのですが、その会社に御縁を感じこのような結果となりました。御社より内定を頂いたにも関わらず、このようなご連絡となり申し訳ございません。」

―「大変残念ですが、承知いたしました。そちらの会社でのご活躍をお祈りいたします。」―

「この度は、採用に関して貴重なお時間を頂きありがとうございました。本来であれば直接お伺いしてお伝えすべきところを電話での連絡となり、誠に申し訳ございませんでした。それでは失礼いたします。」

4.担当者の方が不在の時はどうしたらいい?

電話連絡の際に採用担当者が外出していたり、席を外したりしていることもあるでしょう。担当者が不在の場合は「あらためてこちらからお電話させて頂きます。何時ごろお戻りでしょうか?」と確認の上、自分からかけ直しましょう。

電話に出た方に用件を問われた場合、また先方から折り返す旨を伝えられた場合も、丁重にお断りし、またかけ直す旨を伝えます。内定辞退という用件の特性上、自分から連絡し、採用担当者へ直接伝えるのがマナーです。

5.電話で話す時のポイント

あらためて、電話で辞退を伝える場合のポイントを以下にまとめてみます。

5-1.まず最初に相手の都合を確認する

担当者に取り次いでもらったら、用件を話す前に「ただいまお時間よろしいでしょうか?」と先方の都合を確認しましょう。

5-2.辞退したいという結論から伝える

せっかく頂いた内定を辞退するのはなかなか言いづらいものですが、採用担当者は様々なスケジュールを組んで忙しく業務を進めています。まずは結論から伝えましょう。

5-3.内定辞退の理由をしっかりと伝える

採用担当者より内定辞退の理由を聞かれなければ必ずしも伝える必要はありませんが、多くの場合は辞退の理由を聞かれるかと思います。聞かれた場合には、企業側に納得していただける答えをしっかりと伝えられるよう、あらかじめ辞退の理由を考えておきましょう。

5-4.電話での辞退について謝罪する

本来であれば直接出向いて内定辞退の意思を挨拶すべきところを電話でお伝えすることについて、一言お詫びの気持ちを伝えましょう。

6.電話とメールで内定辞退の旨を伝えるとベスト

内定辞退の意志とお詫びを担当者へ直接連絡することで、あなたの誠意は企業側に伝わるはずです。しかし、電話の場合は通話の履歴が残らない可能性もあります。そうしたトラブル防止の観点から、またビジネスマナーとしても、電話でしっかりと辞退を伝えたうえ、さらにメールを送信しておくと良いでしょう。

7.まとめ

転職活動では複数の企業を受ける場合がほとんどです。そのため、内定辞退を避けることはなかなかできません。しかし、内定辞退によって企業側には再度人材募集を行うなどの負担が生じる可能性があります。

そうしたことを理解しつつやむを得ず内定辞退をする場合は、できるだけ早めに、遅くとも入社予定日の2週間前までには採用担当者へ直接電話連絡をすると良いでしょう。