内定辞退の電話をかける際のマナーや注意点は?--電話連絡に使える例文を紹介

転職活動で複数の会社の面接を受けると、一社だけでなく複数の会社から内定を得ることがあります。そこで避けて通れないのが「内定辞退の連絡」です。ここでは、電話連絡で内定を辞退する場合のポイントとマナー、例文を紹介します。

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1.内定辞退の連絡はメールより電話がベスト

転職活動によって複数の会社から内定を得た場合は、入社を決意した会社以外の内定を辞退しなければなりません。では、どうやって内定辞退を伝えるのがベストなのでしょうか。メールとか電話どちらがいいのか、どのように伝えればればいいのか、悩むところですよね。

メールはいつでも手軽に送信できるのがメリットですが、担当者が見落としてしまったり、目を通すまでにタイムラグが起きたりする可能性があります。このような理由から、内定辞退は誠意をもって電話で伝えることが最も良い手段となります。

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2.電話で内定辞退をするのは怖い？

自分に内定を出してくれた企業に対して、内定辞退の連絡をするのが「怖い」と感じる人もいるのではないでしょうか。

ここでは、内定辞退の電話をするが怖いと感じてしまう理由について紹介します。

2-1.担当者に怒られる？

内定辞退の電話を躊躇する方のほとんどは、「担当者から怒られるのではないか」という不安な気持ちが大きいのではないでしょうか。

確かに、企業側は大きなコストを掛けて人材の採用を行うため、内定を辞退しなければならないのはとても心苦しいものです。

しかし、企業からすると内定を出した一定数の人々から「内定を辞退される」という事態を予め想定できている場合もあるため、内定者がそこまで気にする必要はない場合も多いです。

状況によっては引き止められることもありますが、そういった場面に遭遇しても自分の意思を勇気を持って伝えてみましょう。

2-2.学校のイメージが悪くなる？

内定辞退することで、「学校のイメージが悪くなって今後迷惑をかけてしまうのではないか」という不安から怖くなってしまうケースもあるようです。

しかし、よほどマナーに違反した辞退の仕方をしない限りは、内定辞退の電話が学校のイメージにまで影響することはほとんどありません。

また、企業もブランドイメージを守るために、内定辞退をしてきた生徒のいる学校を拒絶するような採用方法は行わないと考えていいでしょう。

きちんとしたマナーに則って辞退をすれば、トラブルになる可能性は低い場合が多いです。

2-3.企業からの呼び出しには応じるべき？

ごく稀に、内定辞退の電話をした際に企業から呼び出しをされてしまうことがあります。

こういった場合には、呼び出しに応じて出向かなければならないのでしょうか？

結論から言うと、呼び出しに応じる必要はよほどの事がない限りありません。

理由としては、企業から内定をもらっているというだけで、そこに雇用関係はまだないからです。

正式な雇用契約は結ばれていないため、出向く必要がないケースが多いです。

呼び出しに応じないことで損害賠償が発生することもまず考えられないので、それを前提に対応しましょう。

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3.電話で内定辞退する時に気を付けたいこと

3-1.内定辞退の電話を後回しにしない

企業は、事業の成長や欠員などの状況に応じて採用を計画します。しかし内定辞退者が出てしまったら、あらためてスケジュール調整を行い、追加募集を行わなくてはなりません。通常、内定辞退のタイミングは入社予定日の2週間前までとされています。応募した企業に迷惑をかけないためにも、内定辞退を決めたら速やかに連絡を行ってください。

3-2.出勤直後、退勤直前、昼休憩の時間帯の電話は避ける

企業に電話連絡をする場合、業務開始直後や業務終了直前は、1日の準備や総括などで忙しい時間帯となります。事前に営業時間が確認できるようであれば確認し、始業後30分、終業前30分の時間帯や休憩時間中の連絡は避けるのがマナーです。

4.電話で内定辞退する時の例文

電話で内定を辞退する場合に想定される一般的なやりとりは以下の通りです。例文を参考にしながら事前にシミュレーションした上で電話をかけると良いでしょう。

5.担当者の方が不在の時はどうしたらいい？

電話連絡の際に採用担当者が外出していたり、席を外したりしていることもあるでしょう。担当者が不在の場合は「あらためてこちらからお電話させて頂きます。何時ごろお戻りでしょうか？」と確認の上、自分からかけ直しましょう。

電話に出た方に用件を問われた場合、また先方から折り返す旨を伝えられた場合も、丁重にお断りし、またかけ直す旨を伝えます。内定辞退という用件の特性上、自分から連絡し、採用担当者へ直接伝えるのがマナーです。

6.電話で話す時のポイント

あらためて、電話で辞退を伝える場合のポイントを以下にまとめてみます。

6-1.まず最初に相手の都合を確認する

担当者に取り次いでもらったら、用件を話す前に「ただいまお時間よろしいでしょうか？」と先方の都合を確認しましょう。

6-2.辞退したいという結論から伝える

せっかく頂いた内定を辞退するのはなかなか言いづらいものですが、採用担当者は様々なスケジュールを組んで忙しく業務を進めています。まずは結論から伝えましょう。

6-3.内定辞退の理由をしっかりと伝える

採用担当者より内定辞退の理由を聞かれなければ必ずしも伝える必要はありませんが、多くの場合は辞退の理由を聞かれるかと思います。聞かれた場合には、企業側に納得していただける答えをしっかりと伝えられるよう、あらかじめ辞退の理由を考えておきましょう。

6-4.電話での辞退について謝罪する

本来であれば直接出向いて内定辞退の意思を挨拶すべきところを電話でお伝えすることについて、一言お詫びの気持ちを伝えましょう。

7.電話とメールで内定辞退の旨を伝えるとベスト

内定辞退の意志とお詫びを担当者へ直接連絡することで、あなたの誠意は企業側に伝わるはずです。しかし、電話の場合は通話の履歴が残らない可能性もあります。そうしたトラブル防止の観点から、またビジネスマナーとしても、電話でしっかりと辞退を伝えたうえ、さらにメールを送信しておくと良いでしょう。

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8.内定を承諾した後に辞退はできる？

結論から言うと、内定承諾後の辞退は可能です。しかし、内定を承諾する際に「内定承諾書」の提出を求められる場合があります。

そこで、「内定承諾書を提出した後でも辞退は可能なのか？」「どのように辞退する旨を伝えたらいいの？」と考える方のために、内定承諾書の効力や辞退する方法を解説します。

8-1.「内定承諾書」の効力

内定承諾書とは、求職者が内定を出した企業に対し、内定を承諾し入社することを誓約する書類です。内定辞退を抑制するための内容が記載されている場合が多く、法的拘束力が生じます。

しかし、憲法で職業選択の自由が保証されているため、内定承諾書を提出した後で辞退しても違法にはなりません。

8-2.承諾後に辞退する方法

内定承諾後に辞退する方法は、承諾前に辞退するのと大きな違いはなく、電話で直接伝えるのがマナーです。

また、記録として残すため、電話で伝えた後にメールや手紙を送りましょう。

一度承諾しているため、なぜ辞退するのか理由を聞かれる場合が多いです。

理由を聞かれたら正直に伝え、必ず誠実に対応をしましょう。

また、企業が理由を確認するのは動向調査を意図している場合が多いです。

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9.まとめ

転職活動では複数の企業を受ける場合がほとんどです。そのため、内定辞退を避けることはなかなかできません。しかし、内定辞退によって企業側には再度人材募集を行うなどの負担が生じる可能性があります。

そうしたことを理解しつつやむを得ず内定辞退をする場合は、できるだけ早めに、遅くとも入社予定日の2週間前までには採用担当者へ直接電話連絡をすると良いでしょう。

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