【例文付き】ビジネスで使えるお礼メールのマナーや書き方(打ち合わせ後など)

友人や家族との普段のやりとりはLINEが中心だったり、社内での連絡はChatworkやSlackなどのチャットツールで行っていたりしているというケースが多いかと思います。

しかし、取引先など外部の方とやりとりをするようになると、メールを使って連絡をする機会も増えてきます。そんな場合のために、ここでは、外部の方との打ち合わせ後などに使えるビジネスメールのマナーやお礼メールの書き方を例文付きで解説していきます。ぜひ参考にしてみてください。

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1. お礼メールの書き方のマナーやポイント

お礼メールを送る際には押さえておくと良いマナーがいくつかあります。詳しくみていきましょう。

1-1. お礼メールは早いタイミングで送ろう

お礼メールのタイミングですが、なるべく早く送るのがポイントです。スピード感を重視する社風の会社の場合はもちろん、そうでない場合でも、お礼をすべき事があったら、その日の先方の営業時間内にメールを送るようにしましょう。

1-2. 件名は長くならないように簡潔に

お礼メールでは件名を簡潔にしましょう。受信ボックスを見た時に「どんな内容なのか」「誰からのメールなのか」がすぐわかると、先方もストレスを感じることはありません。

1-3.「取り急ぎ」の使用は原則NG

ビジネスメールではよく使われる「取り急ぎ」ですが、急いで感謝の気持ちを伝えたいからと文章内に使うのは原則NGです。関係性ができている親しい間柄の場合は構いませんが、そうでない場合には失礼にあたる可能性があります。

特にお礼メールは感謝の気持ちを伝えるために丁寧に言葉を選びたいもの。ぶっきらぼうな印象を与えてしまいがちな「取り急ぎ」は使わないようにしましょう。

1-4. 定型文をそのまま使わない

「ビジネスメール お礼」や「お礼メール　文例」などとインターネットで調べると、たくさんの文例がでてきます。しかし、それをそのまま貼り付けてメールを送るのはおすすめできません。

文例を参考にするのは、あくまで相手に失礼ではない最低限のマナーを知るためです。文例を参考にしながら自分の言葉で書くようにしましょう。自分の言葉で書くからこそ、感謝の気持ちが相手に伝わるのです。

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2.【社外編】ビジネスメールの「お礼」書き方文例

ここでは、社外の方に向けたお礼メールの文例を紹介します。シチュエーション別に5パターンにまとめましたので、参考にしてみてください。

(1)アポイントをいただいた時のお礼メール

■書き方のマナーやポイント

アポイントをいただいた場合には、感謝の気持ちとともに、確認のためにアポイントの日程を書き添えましょう。また、訪問人数を知らせておくことも大切です。訪問の目的は簡潔に伝えればOKです。

(2)訪問後のお礼メール

■書き方のマナーやポイント

訪問後には、お礼と今後の流れについて簡単に伝えると良いでしょう。先方から出た疑問などについても触れるのがおすすめです。

(3)打ち合わせ後のお礼メール

■書き方のマナーやポイント

打ち合わせのあとのお礼メールでは、課題や成果などが共有できる文面が良いでしょう。特に、課題がある場合にはいつまでに解決できるのか見通しを伝えるのが大切です。

(4)来社後のお礼メール

■書き方のマナーやポイント

来社していただいた場合には「ご来社」を、会社近くのカフェなどに出向いていただいた場合には「ご来訪」という言葉を使います。こちらが対応すべきことがある場合には、いつまでにできるのかを具体的に示しましょう。

(5)商談後のお礼メール

■書き方のマナーやポイント

商談の中で出た検討事項などを共有するとよいでしょう。その際には期日を決め、先方が見通しをたてられるよう配慮をするのが大切です。

(6)資料請求のお礼メール

■書き方のマナーやポイント

資料請求に対するお礼メールはなるべく早く対応し、24時間以内には送るようにします。
また、その際に資料の到着予定日を記載するとよりいいでしょう。

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3.【社内編】ビジネスメールの「お礼」書き方文例

続いては、社内でのお礼メールです。社外ほどかしこまる必要はありませんが、マナーに気を配りつつ感謝の気持ちを伝えましょう。

(1)上司へのお礼メール

■書き方のマナーやポイント

上司へのお礼は、感謝の具体的な内容と、今後自分が取り組むことを中心に書くと良いでしょう。また、次の面談などがある場合にはそのことについても触れるのがおすすめです。

(2)会食のお礼メール

■書き方のマナーやポイント

会食のお礼のメールは当日または翌日の朝にするのが良いでしょう。具体的なエピソードや今後取り組みたいことなどについて書くのがおすすめです。

(3)協力してくれた人へのお礼メール

■書き方のマナーやポイント

感謝の気持ちを簡潔に伝えると良いでしょう。個人宛の場合にはエピソードを盛り込むと感謝の気持ちが伝わりやすいです。なお、部署全体に送る場合には、宛先が序列順になるようにするのがマナーです。

(4)退職する際のお礼・挨拶メール

■書き方のマナーやポイント

メールの件名は「退職の挨拶」などシンプルにまとめ、退職理由もはっきりとは書かずに「一身上の都合」のみにしましょう。
また、退職後の連絡先は書いても問題ないです。

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4. お礼メールの締めに使える文章

ビジネスメールは締め方が大切ですが、難しく考える必要はありません。

ここではお礼メールの締めに使える文章を例文付きで紹介します。

(1)お礼メールの基本の締め

お礼メールの締めの文章は、感謝の気持ちの度合いによって使い分けることができます。

軽いお礼や親しい間柄の関係を相手にする場合は「まずはお礼まで」など。

くどくならないように締めくくるのがおすすめです。

また、深い感謝の意を伝える場合は下記の文章を参考にして、感謝の気持ちを伝えましょう。

(2)返信不要の場合の締め

お礼メールにも、返信が不要な場合もあります。

その場合は、締めの言葉で返信が不要なことを知らせておくと親切です。

また、無理に「返信不要」という言葉を入れる必要はなく、その意図を含んだ言葉で締めくくれば返信が必要ないことが相手に伝わります。

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5. 感謝を伝える基本フレーズ

最後に、ビジネスメールで感謝を伝える際に使える基本フレーズと例文を紹介します。言葉が出てこない、という時は参考にしてください。

(1)上司や取引先に感謝を伝える際のフレーズ

(2)いつものお礼を伝えるフレーズ

(3)謝罪を入れたお礼フレーズ

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6. まとめ

今回は、ビジネスメールのマナーやお礼メールの文例を紹介しました。文例を知ったら、あとはあなた自身の言葉で書くことが大切です。形式的なお礼にならないよう具体的なエピソードを交えて書くと、より気持ちが伝わりやすくなります。「心に届くお礼文を書きたい」、ぜひそんな時の参考にしてください。