【例文付き】ビジネスにおけるお礼メールの書き方やマナーを解説

友人や家族との普段のやりとりはLINEが中心だったり、社内での連絡はChatworkやSlackなどのチャットツールで行っていたりするというケースも最近では多いかと思います。

しかし、取引先など外部の方とのやりとりとなると、メールを使って連絡をする機会も多いです。本記事では、外部の方との打ち合わせ後などに使えるお礼メールの書き方を例文付きで解説していきます。ぜひ参考にしてみてください。

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1. お礼メールでビジネス関係を強化しよう

お礼メールは、ビジネスにおいても重要なコミュニケーション方法の1つです。感謝の気持ちを伝えることで、相手としても仕事に対する誠意や丁寧な姿勢が見て取れ、信頼関係を深めやすくなります。

好印象なお礼メールを送ることができれば、自分自身のビジネスパーソンとしての評価を高めるだけでなく、自分が属する企業に対する評価も上がって将来にわたる円滑な協力や取引につながるでしょう。

訪問のお礼、会食のお礼、贈り物のお礼など、相手が何かしてくれたり、こちらのお願いに応えてくれたりしたときには、忘れずにお礼メールを送るようにしましょう。

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2. お礼メールの書き方のマナーやポイント

お礼メールを送る際には押さえておくと良いマナーがいくつかあります。詳しくみていきましょう。

2-1. お礼メールは早いタイミングで送ろう

お礼メールのタイミングは、なるべく早く送るのがポイントです。スピード感を重視する社風の会社の場合はもちろん、そうでない場合でも、お礼をすべき事があったら、その日の先方の営業時間内にメールを送るようにしましょう。

2-2. 件名は長くならないように簡潔に

お礼メールでは件名を簡潔にしましょう。受信ボックスを見た時に「どんな内容なのか」「誰からのメールなのか」がすぐわかると、先方もストレスを感じることはありません。

2-3.「取り急ぎ」の使用は原則NG

ビジネスメールではよく使われる「取り急ぎ」ですが、急いで感謝の気持ちを伝えたいからと文章内に使うのは原則NGです。関係性ができている親しい間柄の場合は構いませんが、そうでない場合には失礼にあたる可能性があります。

特にお礼メールは感謝の気持ちを伝えるために丁寧に言葉を選びたいもの。ぶっきらぼうな印象を与えがちな「取り急ぎ」は使わないようにしましょう。

2-4. 定型文をそのまま使わない

「ビジネスメール お礼」や「お礼メール　文例」などとインターネットで調べると、たくさんの文例がでてきます。しかし、それをそのまま貼り付けてメールを送るのはおすすめできません。

文例を参考にするのは、あくまで相手に失礼ではない最低限のマナーを知るためです。文例を参考にしながら自分の言葉で書くようにしましょう。自分の言葉で書くからこそ、感謝の気持ちが相手に伝わるのです。

2-5. 相手との関係性を意識して書く

お礼メールに限りませんが、ビジネスメールでは相手との関係性や距離感を踏まえた文面を意識することが大切です。例えば、取引先の人、上司、部下では適切な表現も変わってきます。

また、まだ付き合いが浅い人なのか、長く付き合っている人なのかでも距離感が変わってきます。特に初めてメールを送る場合には、「突然のメール失礼いたします」「初めてメールを送らせていただきます」といった言葉を最初に加えると良いでしょう。

3.ビジネスにおけるお礼メールの基本構成

ビジネス上の相手に送るお礼メールの基本構成は以下の通りです。

感謝の気持ちを書く際は、例えば会食後ならお会いしたときの感想や印象に残った会話など、具体的な記述を含めると良いでしょう。また、今後に期待する言葉を添えると好印象です。

4.【社外編】ビジネスでのお礼メールの例文

ここでは、社外の方に向けたお礼メールの文例を紹介します。シチュエーション別に5パターンにまとめましたので、参考にしてみてください。

(1)アポイントをいただいた時のお礼メール

■書き方のマナーやポイント

アポイントをいただいた場合には、感謝の気持ちとともに、確認のためにアポイントの日程を書き添えましょう。また、訪問人数を知らせておくことも大切です。訪問の目的は簡潔に伝えればOKです。

(2)訪問後のお礼メール

■書き方のマナーやポイント

訪問後には、お礼と今後の流れについて簡単に伝えると良いでしょう。先方から出た疑問などについても触れるのがおすすめです。

(3)打ち合わせ後のお礼メール

■書き方のマナーやポイント

打ち合わせのあとのお礼メールでは、課題や成果などが共有できる文面が良いでしょう。特に、課題がある場合にはいつまでに解決できるのか見通しを伝えるのが大切です。

(4)来社後のお礼メール

■書き方のマナーやポイント

来社していただいた場合には「ご来社」を、会社近くのカフェなどに出向いていただいた場合には「ご来訪」という言葉を使います。こちらが対応すべきことがある場合には、いつまでにできるのかを具体的に示しましょう。

(5)商談後のお礼メール

■書き方のマナーやポイント

商談の中で出た検討事項などを共有すると良いでしょう。その際には期日を決め、先方が見通しをたてられるよう配慮をするのが大切です。

(6)資料請求のお礼メール

■書き方のマナーやポイント

資料請求に対するお礼メールはなるべく早く対応し、24時間以内には送るようにします。また、その際に資料の到着予定日を記載するとより良いでしょう。

(7)お歳暮など贈答品のお礼メール

■書き方のマナーやポイント

贈答品を受け取った際には、日頃お世話になっているにも関わらず、さらに気遣いをいただいたことへの感謝を述べましょう。また、贈答品の内容に触れながらお礼をすることで、より丁寧な印象になります。

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5.【社内編】ビジネスでのお礼メールの例文

続いては、社内でのお礼メールです。社外ほどかしこまる必要はありませんが、マナーに気を配りつつ感謝の気持ちを伝えましょう。

(1)上司へのお礼メール

■書き方のマナーやポイント

上司へのお礼は、感謝の具体的な内容と、今後自分が取り組むことを中心に書くと良いでしょう。また、次の面談などがある場合にはそのことについても触れるのがおすすめです。

(2)会食のお礼メール

■書き方のマナーやポイント

会食のお礼のメールは当日または翌日の朝にするのが良いでしょう。具体的なエピソードや今後取り組みたいことなどについて書くのがおすすめです。

(3)協力してくれた人へのお礼メール

■書き方のマナーやポイント

感謝の気持ちを簡潔に伝えると良いでしょう。個人宛の場合にはエピソードを盛り込むと感謝の気持ちが伝わりやすいです。なお、部署全体に送る場合には、宛先が序列順になるようにするのがマナーです。

(4)退職する際のお礼・挨拶メール

■書き方のマナーやポイント

メールの件名は「退職の挨拶」などシンプルにまとめ、退職理由もはっきりとは書かずに「一身上の都合」のみにしましょう。また、退職後の連絡先は書いても問題ないです。

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6. お礼メールの締めに使える文章

ビジネスメールは締め方が大切ですが、難しく考える必要はありません。ここではお礼メールの締めに使える文章を例文付きで紹介します。

(1)お礼メールの基本の締め

お礼メールの締めの文章は、感謝の気持ちの度合いによって使い分けることができます。

軽いお礼や親しい間柄の関係を相手にする場合は「まずはお礼まで」など、くどくならないように締めくくるのがおすすめです。

また、深い感謝の意を伝える場合は下記の文章を参考にして、感謝の気持ちを伝えましょう。

(2)返信不要の場合の締め

お礼メールにも、返信が不要な場合もあります。その場合は、締めの言葉で返信が不要なことを知らせておくと親切です。

また、無理に「返信不要」という言葉を入れる必要はなく、その意図を含んだ言葉で締めくくれば返信が必要ないことが相手に伝わります。

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7. ビジネスメールで使える感謝を伝えるフレーズ

最後に、ビジネスメールで感謝を伝える際に使える基本フレーズと例文を紹介します。言葉が出てこない、という時は参考にしてください。

(1)上司や取引先に感謝を伝える際のフレーズ

(2)いつものお礼を伝えるフレーズ

(3)謝罪を入れたお礼フレーズ

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8.その他メールの書き方

その他のメールの書き方については、下記の記事でもご紹介しています。ぜひ併せてご覧ください。

9. まとめ

今回は、ビジネスメールのマナーやお礼メールの文例を紹介しました。文例を知ったら、あとはあなた自身の言葉で書くことが大切です。形式的なお礼にならないよう具体的なエピソードを交えて書くと、より気持ちが伝わりやすくなります。「心に届くお礼文を書きたい」、ぜひそんな時の参考にしてください。

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