【例文】ビジネスメールの基本！書き方や返信の仕方を解説

ビジネスメールの送信や返信で「この文章は失礼にならないだろうか？」と不安に思うことはありませんか？ビジネスメールでは特有のマナーがあるので、基本的な書き方を覚えておくことが大切です。

本記事では、例文を交えてビジネスメールの基本的な書き方や注意点を解説します。シーン別の文例や、転職活動中のビジネスメールのポイントもまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

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1. ビジネスメールの基本的なマナー

ビジネスメールでは、ビジネスシーンに即した対応が求められます。言葉遣いはもちろん、相手とスムーズにやり取りができるように工夫が求められます。

ここでは、ビジネスメールを送る際におさえておくべき基本的な考え方について、主なポイントをまとめます。

1.1. 読みやすく簡潔に

ビジネスの現場では1日にたくさんのメールをチェックしなければならない場合もあり、1通1通にあまり長い時間をかけることはできません。そのため、さっと読んで用件が伝わるような、簡潔なメールが好まれます。

具体的には、適宜改行したり、ポイントをリスト化したりして、長文が続くのをできるだけ避けると良いでしょう。

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1.2. メールを送る時間を考える

受け手が都合のよいタイミングで読めるのがメールの利点ですが、最近はスマートフォンやタブレット端末から随時メールをチェックできるようにしている人も増えています。

メールを受信すると通知が届くようにしている場合も多いため、よほど重要な要件でない限りは相手の勤務時間中に送るようにして、プライベートの邪魔にならないようにしましょう。

1.3. メールと電話を使い分ける

メールは手軽ではありますが、相手がすぐに読めない可能性もあるので、急ぎの要件であれば電話を使うと良いでしょう。

ただし、電話は相手の仕事時間を急にさえぎってしまうものでもあります。また、電話のみでやり取りを済ませると、あとで話した内容と自分や相手の理解との間に齟齬が出て、トラブルにつながってしまう可能性もあります。

こういったことを防ぐために、メールで用件をまとめて先に送り、あとから電話してすぐにチェックしてほしい旨を伝えたり、先に電話で取り急ぎ概要を伝えて、メールで詳細を送ったりするのも良い方法です。

1.4. 返信はできるだけ早めに

届いたメールに対して返信が必要な場合、長時間放置するのは相手に失礼ですし、仕事が円滑に進まない原因になります。できるだけ1営業日以内に返信するようにしましょう。

すぐに回答するのが難しい内容であれば「確認次第、改めて連絡いたします」や「○月△日までに回答いたします」のように返信しておくのが良いでしょう。

また、休暇や海外出張などで頻繁にメールをチェックできない場合は、自動返信機能を使ってその旨が相手に分かるようにするのもおすすめです。

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2. ビジネスメールの基本的な書き方

基本的なマナーをおさえたところで、実際にどのようにビジネスメールの文章を書けば良いのか、基本の書き方をみていきましょう。

①件名

すぐに用件が伝わるような、分かりやすい件名が好まれます。「お久しぶりです」や「こんにちは」といった挨拶ではなく、何の用件でメールを送っているのかがわかる言葉にしましょう。また、文字数は20文字程度におさえると良いでしょう。

上の例のように、【】（隅付きかっこ）や｜（パイプ）などを使うことで単語が目に入りやすくなります。

②宛名

メールの本文では、はじめに宛名を書きます。宛名の基本的な書き方は以下の通りです。

具体的には以下のように書きます。

ただし、よくやりとりをする相手の場合は、社名や役職を入れないこともあります。また、社内に宛てたメールの場合は「〇〇課長」「〇〇さん」とする場合が一般的です。

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③書き出し

書き出しでは、定型的な挨拶とともに自分の名前を名乗ります。

具体的な例としては以下の通りです。

定型的な挨拶は、「お世話になっております」がもっとも広く使われています。

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④用件

続いて本題に入ります。ここで用件をできるだけ簡潔にまとめます。

余分な内容を省いて、読み始めですぐにどういう内容かすぐイメージできる書き方が好まれます。

また、本文に入る前のクッションとして、「掲題の件につきまして、」と書き出しに入れるケースなどもあります。

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⑤結び

相手を配慮した言葉でメールをしめます。一例として以下のような書き方があります。

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⑥署名

本文の最後には署名を入れます。署名に盛り込むべき内容は以下の通りです。

一例として以下のようにまとめます。この際、過度な装飾はビジネスメールでは避けるべきでしょう。

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3. ビジネスメールに返信する場合

ビジネスメールを受け取って返信をする場合も、基本的には上記の書き方に沿って書いていきます。ただし、返信ならではの以下のようなポイントがあります。

3.1. 件名は変更しない

受け取ったメールの画面で「返信」を選ぶと、送り主への返信メールを作成することができます。この時、一般的には元の件名に「Re:」が付いた形で件名が自動的に表示されますが、これは変更しない方が良いでしょう。

Re:の付いた返信が届くことで相手もそれが返信メールだとすぐにわかり、また元の件名がわかることで用件も把握できます。

また、「返信」のボタンから作成することで元のメールもすぐに表示できるようになっていることが多いので、新規メールで返信をするのも避けた方が良いでしょう。

3.2. 必要に応じて相手のメールを引用

メールを返信する際は、相手からのメールの内容を引用すると手間が省ける上に、相手にも意図が伝わりやすくなるメリットがあります。特に内容ごとにいくつか回答をしたい場合などは、引用が便利です。

その際には、引用であることがすぐに分かるように、行の先頭に「>」や「>>」といった記号をつけるのが一般的です。メールソフトによっては、テキストのコピー&ペースト機能を使って引用すると自動的にこれらの記号が挿入されるものもあります。

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4. 複数人でメールのやり取りをする場合

メールを送る際、宛先は「To」で表されますが、複数人でやり取りしている場合は「Cc」「Bcc」という表記も使われます。また、メールを転送する際のマナーなどについても覚えておきましょう。

4.1. 「To」「Cc」「Bcc」を使い分ける

「Cc」とは、「カーボン・コピー」の略で「複写」という意味があります。Toはメインの送信先ですが、Ccは複写を送りたい相手ということになります。

つまり、宛先以外の人にも知らせたい、複数の人に同時に報告したい場合などに使用します。基本的にToでメールがきた人が返信対応をするため、Ccでメールを受信した人は返信しなくても問題ありませんが、必ず内容を確認するようにしましょう。

Ccの宛先が付いたメールに返信する場合、「返信」を選べば送り主だけに、「全員に返信」を選べばCcの宛先にもメールが届きます。

「Bcc」は、「ブラインド・カーボン・コピー」の略です。Bccに入力されたメールアドレスは、ToやCc、他のBccの受信者には表示されないため、面識のない複数人に一斉送信する際などに使用します。受信者側は返信の必要は基本的にありません。

4.2. 転送時は転送の目的を添える

メールを作成したときや受信したときは、転送の機能も使えます。転送とは、そのメールを受信していない人に、メールをまるごとコピーして送ることです。転送をする際は、件名に「Fw:」や「Fwd:」が付きます。

「Fw:」や「Fwd:」が付いていることで転送メールだとわかりますが、なぜ転送するのか、その理由を本文に明記するのがマナーです。なお、コピーされた元のメールの内容は編集しないようにしましょう。

5. 英語でビジネスメールを送る場合

英語でビジネスメールを送りたい場合も、書き方は日本語と同様、件名・宛名・書き出し・用件・結び・署名です。以下に簡単な文例を紹介します。

ただし、面識のある人に送る時は、上記のような名乗りは基本的に必要ないとされています。宛名のあとすぐに、簡単な挨拶やメールを送る目的を添えて書き出しとし、本題に入りましょう。

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6. ビジネスメールを送る際の注意点

ビジネスメールは相手との重要なやり取りを担うものでもあり、マナー違反やミスをしないよう特に気をつける必要があります。ここでは、気をつけたい注意点をご紹介します。

6.1. 送り先や名前に間違いはないか

メールを送る際は必ず、送り先や名前に間違いがないかを確認しましょう。送り先を間違えると大きなトラブルになりかねません。また、名前の間違いは相手に対して失礼にあたります。

送信前に必ず入念にチェックをして、できれば上司や同じチームの同僚などメール第三者に確認してもらうと安心です。

とりわけ、「To」「Cc」「Bcc」の間違いには気をつけなければなりません。メールを一斉送信する際に、Bccで送るべきメールのアドレスをTo（宛先）に入力して送信してしまい、メールアドレスの漏洩が起きた事案もあるため、送信前の確認を徹底的に行うなど、しっかりとした対策をすることが大切です。

6.2. 本文の誤字脱字はないか

送り先や名前の間違いと同じように、メール本文の誤字脱字にも気をつけましょう。メールは手軽に使えてしまう分、誤字脱字や言葉遣いのチェックなどはおろそかになりがちです。

誤字脱字が多いと相手に対して失礼であり、印象も良くありません。また、理解に齟齬が生じる原因にもなりますので、しっかりチェックしましょう。

6.3. 二重敬語や誤った敬語になっていないか

丁寧な言葉を使うことは大切ですが、丁寧さを意識するあまり間違った敬語になっていないか確認しましょう。

よくある間違いとしては「社長様」「部長様」などが挙げられます。役職はそれだけで敬称の意味を持っているので、「様」などを付ける必要はありません。

また、「伺わせていただきます」や「おっしゃられる」も二重敬語であり、使い方として間違っています。「伺わせていただきます」は「伺います」、「おっしゃられる」は「おっしゃる」「話される」「お話になる」が正しい敬語です。

二重敬語以外にも、過剰に敬語が続くような文章は好ましくありません。例えば、「後ほどメールで送らせていただきます。」は一見正しい敬語を使用しているように思えますが、謙譲語である「送らせて」と「いただく」が続いてしまっています。この場合は「お送りいたします」というシンプルな言い回しにしましょう。

【関連記事】「【正しいビジネス敬語の使い方】間違いやすい言い回しや実例を紹介」

6.4. メールの使いまわしはせずにテンプレートを使う

ビジネスメールでは、相手や内容が変わっても、同じような文面でやり取りすることが多くあります。しかし、メールの使いまわしはしないようにしましょう。

使いまわしをすると、修正し忘れなどでコピー元の宛先の名前や重要な内容がそのまま残ってしまうリスクがあり、企業秘密の漏洩などにもつながりかねません。

定型的な文章を一から作るのが面倒だと感じる場合は、テンプレートを準備しておくのがおすすめです。基本的な型はテンプレートを使い、そこに肉付けしていけば文章をスムーズに作成することができます。

7. メールでファイルを添付する時に確認すること

メールでは、本文にファイルを添付して送信することもあるかと思います。その際に確認しておくべきことを解説します。

7.1. ファイルを添付していることを必ず記載する

ビジネスメールで添付ファイル付きメールを送信する際は、どのようなファイルを添付しているのか必ず記載するようにしましょう。

これはメールを受け取った相手にどのようなファイルが届いたのかを一目でわかるようにするため、また添付漏れを防ぐためです。どんな内容のファイルを添付したのか分かるようにしておけば、メールを受け取る側も安心してファイルを開くことができます。

また、事前に添付ファイルがあることを記載しておけば、ファイルを添付し忘れたりうまく受信されなかったりした時でも相手が気付きやすくなります。

使用するメールソフトによっては、ファイルを添付し忘れた場合、文中にこのような記載があると送信前にアラートを発してくれる機能もありますので、ぜひメール添付の旨を文中に記載するようにしてください。

7.2. 容量や形式に注意する

メールにファイルを添付する際は、ファイルの容量は最大3MBまで、できれば2MBまでにおさえておくと良いでしょう。大容量のファイルをメールで送信してしまうと相手側で上手く受信できない恐れがあります。

また、負荷を避けるために相手側のサーバー上で受信メールの容量制限がかけられている場合もあり、その制限を超えてしまうとメール自体が届かなくなってしまう可能性もあります。

容量が大きいファイルを共有したい場合は、メールに直接添付するのではなくファイルストレージサービスを利用するのがおすすめです。

また、添付するファイルのファイル名は半角英数文字を使用することをおすすめします。これは、WindowsからMacへの送信など、異なるOSのパソコンでファイルをやりとりする際に日本語が文字化けしてしまう可能性があるためです。併せて、ファイルを圧縮する際はzip形式を使用しましょう。

7.3. パスワード付きのファイルを送る場合は？

重要な資料を送る際、添付ファイルにパスワードを付けてロックした状態で送る場合があります。その際はパスワードも送る必要があります。

こういった場合は、パスワードは別メールで送るようにし、ファイルを添付したメールの文面に「パスワードは別メールでお送りします」などと一言入れておくようにしましょう。

なお、近年ではセキュリティ強化の観点からパスワードを別メールで送るのではなく、S/MIMEという電子証明書を利用してメール自体を暗号化し電子署名をつけるといったやり方も増えてます。

8. 書き方に迷わない！シーン別ビジネスメールの文例

この項ではこれまで解説した内容をふまえて、シーン別にビジネスメールの文例をみていきましょう。

メールでは、話し言葉では使わない表現も出てきますが、これらの多くは一度覚えてしまえば使い回せる定型表現です。ビジネスメールにまだ慣れていない方は、ここで紹介する例をぜひ参考にして、ビジネスメール特有の文体に慣れてください。

①お礼・感謝

お礼のメールでは、感謝の意を伝えると共に、今後の意欲などを差しはさむと印象が良くなります。

【関連記事】「【例文付き】ビジネスにおけるお礼メールの書き方やマナーを解説」

②初めての挨拶

人事異動などで担当が変わったりした際には、メールで挨拶をすることもあるでしょう。意気込みを盛り込むと、相手へ好印象を与えます。

【関連記事】「【例文】初めての相手に送るメールはどう書く？挨拶の書き方などを解説」

③依頼・お願い

なにかを依頼する際のメールでは、相手に手間をかけることについて感謝の意を伝えます。また、読んですぐに分かるように依頼の内容は簡潔にまとめましょう。

【関連記事】「【例文付き】依頼・お願いメールを書くポイントは？コツや注意点を解説社内・社外向けに役立つビジネスメールの例文を紹介」

④質問

依頼のメールと同様に、相手に手間をかけることに対して感謝の意を伝えます。質問内容も、箇条書きなどを使いながら簡潔に書くようにします。

【関連記事】「【例文付き】質問・問い合わせメールの書き方は？気をつけたいポイント」

⑤謝罪・お詫び

ミスなどで相手先に迷惑をかけた際は、速やかな対処が求められます。メールでは謝意を伝えるとともに今後の対応・改善策を記載します。相手の印象をさらに悪くしてしまうことのないよう、丁寧な謝罪を心がけましょう。

【関連記事】「【例文】謝罪メール・お詫びメールの書き方を締めの言葉まで解説！お客様から社内も対応」

⑥催促

何らかの事情で相手に催促のメールを送る必要がある際は、相手を思いやる言葉を挿入するようにしましょう。相手には、すぐに対応できなかった事情があった可能性も高いです。高圧的と感じさせかねないメールは、印象を悪くしてしまいます。

【関連記事】「【例文付き】催促メールの書き方とは？文面や行き違いに注意しよう」

⑦日程調整

クライアントとのミーティングなど、メールで日程調整を行う場合には、日程調整をする意図と希望日時・場所といった必要な情報を見やすくまとめます。なお、希望日時は相手の都合もあるので複数提示するとベターです。

その上で、相手にとって提示した日程の都合が悪い場合に、都合の良い日程をいくつかあげてもらうようにします。

⑧返信

相手からメールを受け取った場合には、前述したように翌営業日中までに返信できるようにします。また、「Re:」のついた件名は変えないようにします。

9. 【好感度アップ】転職活動時のビジネスメール

これまでビジネスメールの書き方や文例を紹介しましたが、転職活動時のビジネスメールではどのような点に気を付けるべきでしょうか。

9.1. 基本は一般的なビジネスメールと同じ

簡単にいえば、読みやすく簡潔にまとめる点や返信を速やかに行う点など、おさえるべきポイントは一般的なビジネスメールと変わりません。きちんとしたビジネスメールが書けていれば、相手先の担当者から好感を持たれます。

逆にポイントがおさえられていないメールが転職活動中の方から送られてくると、「仕事ぶりはどうなのだろう」と不安視されてしまう可能性もあります。面接の日程調整・お礼・内定への返事なども、同様のポイントに気を付けていれば問題ありません。

一般的なビジネスメールとの違いをあげるとすれば、転職活動中ということですから、意気込みが感じられる文章を積極的に入れるようにするのも一つです。ただし、文章は長くなりすぎないよう、バランスも意識すると良いでしょう。

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9.2. 不安な場合は転職のプロに見てもらおう

転職時のビジネスメールでのやり取りが不安な場合は、転職サポートのプロである転職エージェントを頼ってみるのもおすすめです。

求人の提案だけでなく、面接の日程調整や年収交渉などを代行してサポートしてくれます。メール返信のマナーなどに煩わされることが減りますので、忙しい中で効率よく転職活動を進めることができます。

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10. まとめ

ビジネスメールに慣れていない場合、はじめのうちはビジネスメール特有の書き方に戸惑うことも多いかもしれません。しかし、この記事でまとめたようなポイントをおさえて何度かやり取りを重ねれば、すぐに慣れて迷うことが少なくなるでしょう。

ここで紹介したポイントは、簡潔にまとめることやできるだけ早く返信することなど、忙しい社会人であれば「自分に届くビジネスメールがこうだったら確かに助かる」と実感できることが多いはずです。相手の立場を自分に置き換えて、お互いに気持ちの良いやり取りができるようにしましょう。

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