ビジネスメールはどう書けばいい？書き方や文例、返信の仕方を解説

ビジネスメールの送信や返信で「これって失礼にならないかな？」と不安に思うことがありませんか？基本的な書き方やさまざまなシチュエーションで使える文例を分かりやすくご紹介します。また、社内・社外問わず使える内容や、転職活動中のビジネスメールのポイントもまとめました。

(※もしかしたら仕事頑張りすぎ!? ... そんな方におすすめ『仕事どうする!? 診断』)

1.ビジネスメールの基本的なマナー

メールは都合の良い時間を選んで読めるのが特徴とはいえ、相手の時間をいただくことに変わりはありません。そのため、相手に失礼がなく、何を伝えたいのか分かりやすい内容や様式であることが重要です。

ここでは、ビジネスメールを送る際に、おさえておくべき基本的な考え方について、主なポイントをまとめて紹介します。

1.1.読みやすく簡潔に

ビジネスの現場では1日にたくさんのメールをチェックする必要があり、1通1通にあまり長い時間をかけることはできません。そのためさっと読んで用件が伝わるような、簡潔なメールが好まれます。具体的には、適宜改行したり、ポイントをリスト化したりして、長文が続くのをできるだけ避けると良いでしょう。

※相手に失礼のないメールの書き方は、次項以降で解説します。

【関連記事】「たったこれだけ！読みやすいメールになる10のポイント」

1.2.メールを送る時間を考える

受け手が都合のよいタイミングで読めるのがメールの利点ですが、最近はスマートフォンやタブレット端末から随時メールをチェックしている人も増えています。そのため、よほど重要な要件でない限りは相手の勤務時間中に送るようにして、プライベートの邪魔にならないようにしましょう。

1.3.メールと電話を使い分ける

メールは手軽ではありますが、相手がすぐに読めない可能性もあるので、急ぎの要件であれば電話やチャットも併用できると良いでしょう。メールで要件をまとめて先に送り、あとから電話してすぐにチェックしてほしい旨を伝えるのも良い方法です。電話より相手に正確かつ効率的に情報を伝えられるメリットもあります。

ただし、電話は相手の仕事時間を急にさえぎってしまうものでもあります。また、電話で多くの用件を済ませていると、あとで話した内容と自分や相手の理解との間に齟齬が出てしまう可能性もあります。電話を使う際にはこの点を留意しておきましょう。

1.4.返信はできるだけ早めに

届いたメールに対して返信が必要な場合、長時間放置するのは相手に失礼です。遅くとも1営業日以内に返信するようにしましょう。すぐに回答するのが難しい内容であれば「確認次第、改めて連絡いたします」や「○月△日までに回答いたします」のように返信するだけでも印象が変わります。

また、休暇や海外出張などで頻繁にメールをチェックできない場合は、自動返信機能を使ってその旨が相手に分かるようにするのもおすすめです。

【関連記事】「「仕事ができない人」と思われないようにするためのスキル第1回 「メール」編」

今の仕事、会社がつらい...無料で相談できる転職エージェント「マイナビエージェント」に相談してみる。

2.ビジネスメールの基本的な書き方

基本的なマナーをおさえたところで、次に実際にどのように書けば良いかの基本をみていきましょう。

①件名

すぐに用件が伝わるような、分かりやすい件名が好まれます。文字数は20文字程度におさえましょう。ただし、いくら短くても「お久しぶりです」や「こんにちは」といった件名は、相手に良い印象を与えません。

上の例のように、【】（隅付きかっこ）や｜（パイプ）などを使うことで単語が目に入りやすくなります。

②宛名

メールの本文では、はじめに宛名を書きます。宛名の基本的な書き方は以下の通りです。

会社名

部署名 役職名 名前＋様

具体的には以下のように書きます。

よくやりとりをする相手の場合は、社名や役職を入れないこともあります。また、社内に宛てたメールの場合は「〇〇課長」「〇〇さん」とする場合が一般的です。

【関連記事】「上司へのメール例文・テクニックを紹介！マナーと4つのポイント」

【関連記事】「ビジネスメール「各位」の意味と正しい使い方を例文付きで解説」

③書き出し

書き出しでは、定型的な挨拶と共に自分の名前を書きます。
具体的には以下の通りです。

定型的な挨拶は、「お世話になっております」がもっとも広く使われています。

【関連記事】「ビジネスメールの書き方とは？書き出しマナーや例文をパターン別に紹介」

④本文（内容）

続いて本題に入ります。ここで用件をできるだけ簡潔にまとめます。
余分な内容を省いて、読み始めですぐにどういう内容かすぐイメージできる書き方が好まれます。

また、本文に入る前のクッションとして、「掲題の件につきまして、」と書き出しに入れるケースなどもあります。

⑤締め

相手を配慮した言葉でメールをしめます。一例として以下のような書き方があります。

【関連記事】「【保存版】ビジネスメールの結び・締め言葉の基本は? マナーと例文集を紹介」

⑥署名

本文の最後には署名を入れます。署名に盛り込むべき内容は以下の通りです。

• 会社名
• 郵便番号・住所・電話番号・ある場合はFAX番号
• 部署名
• 氏名
• メールアドレス
• 自社サイトなどのURL※ある場合

その際、過度な装飾はビジネスには向いていません。一例として以下のようにまとめます。

⑦返信で相手のメールを引用

メールを返信する際は、相手からのメールの内容を引用すると手間が省ける上に、相手にも意図が伝わりやすくなるメリットがあります。その際には、引用であることがすぐに分かるように、行の先頭に「>」や「>>」といった記号をつけるのが一般的です。メールソフトによっては、テキストのコピー&ペースト機能を使って引用すると自動的にこれらの記号が挿入されるものもあります。

【関連記事】「【メールの返信での引用マナー】注意すべき点や全文引用・部分引用の使用例を紹介」

⑧英語でのビジネスメールも手順は同じ

英語でビジネスメールを送りたい場合は、書き方は日本語と同様、件名・宛名・書き出し・本文・結び・締め・署名です。以下に簡単な文例を紹介します。

【関連記事】「英語のビジネスメールの書き方を徹底解説！コツや例文も紹介」

3.メールを送る時の「Cc」や「Bcc」とは？

メールを送る際のToは「宛先」のことです。メールを送る相手を指しており、目にする機会も多いと思いますが、To以外にも「Cc」「Bcc」という文字もよく目にするかと思います。

「Cc」とは、「カーボン・コピー」の略で「複写」という意味があります。Toはメインの送信先ですが、Ccは複写を送りたい相手ということになります。

つまり、宛先以外の人にも知らせたい、複数の人に同時に報告したい場合などに使用します。基本的にToでメールがきた人が返信対応をするため、Ccでメールを受信した人は返信しなくても問題ありませんが、必ず内容を確認するようにしましょう。

また、Toの相手が不在など、メールの返信が難しい場合は、Ccに追加された人が代わりに返信を行う場合があります。

「Bcc」は、「ブラインド・カーボン・コピー」の略です。Bccに入力されたメールアドレスは、ToやCc、他のBccの受信者には表示されないため、面識のない複数人に一斉送信する際などに使用します。その場合は「一斉送信のためBccで失礼します」と一言入れておくと良いでしょう。

4.メールを送る際の注意点

ここでは、ビジネスメールを送る際の注意点をご紹介します。

4.1.送り先や名前に間違いはないか

メールを送る際は必ず、送り先や名前に間違いがないかを確認しましょう。送り先を間違えると大きなトラブルになりかねません。また、名前の間違いは相手に対して失礼にあたります。メールを送る前に第三者に確認してもらうと安心です。

4.2.本文の誤字脱字はないか

前述の送り先や名前の間違いと同じように、メール本文の誤字脱字にも気をつけましょう。メールは手軽に使えてしまう分、誤字脱字や言葉遣いのチェックなどはおろそかになりがちです。

誤字脱字が多いと相手に対して失礼であり、印象も良くありませんので、しっかりチェックしましょう。

4.3.二重敬語や誤った敬語になっていないか

相手に失礼な言葉を使わないよう意識するあまり間違った敬語を使用していないか確認しましょう。代表的なものとしては「社長様」「部長様」などが挙げられます。役職はそれだけで敬称の意味を持っています。

また、「伺わせていただきます」や「おっしゃられる」も二重敬語であり、使い方として間違っています。「伺わせていただきます」は「伺います」、「おっしゃられる」は「おっしゃる」「話される」「お話になる」が正しい敬語です。

また、過剰に敬語を使用するのも良くありません。

例えば、「後ほどメールで送らせていただきます。」という言葉は一見ちゃんとした敬語を使用しているように思えますが、「送らせて」と「いただく」の謙譲語が一つの文に入ってしまっています。

この場合は「お送りいたします」というシンプルな言い回しにしましょう。

【関連記事】「【正しいビジネス敬語の使い方】間違いやすい言い回しや実例を紹介」

4.4.メールの使いまわしはせずにテンプレートを使う

メールの使いまわしはせずに、テンプレートを使うようにしましょう。テンプレートはビジネスマナーに沿ったものになっているため、その形を覚えてしまえば失礼のない文章をスムーズに作成することができます。

また、使いまわしをすると、コピー元の宛先の名前や文面がそのまま残ってしまい大変失礼になってしまうばかりか、営業秘密の漏洩などにつながりかねません。

テンプレートを使えばこうしたミスが防げます。

5.メールでファイルを添付する時に確認すること

メールでは、本文にファイルを添付して送信することもあるかと思います。その際に確認しておくべきことを解説します。

5.1.ファイルを添付していることを必ず記載する

ビジネスメールで添付ファイル付きメールを送信する際は、どのようなファイルを添付しているのか必ず記載するようにしましょう。

これはメールを受け取った相手にどのようなファイルが届いたのかを一目でわかるようにするため、また添付漏れを防ぐためです。

どんな内容のファイルを添付したのか分かるようにしておけば、メールを受け取る側も安心してファイルを開くことができます。

また、事前に添付ファイルがあることを記載しておけば、ファイルを添付し忘れたりうまく受信されなかったりした時でも相手が気付きやすくなります。

さらに、使用するメールソフトによっては、ファイルを添付し忘れた場合、文中にこのような記載があると送信前にアラートを発してくれる機能もありますので、ぜひメール添付の旨を文中に記載するようにしてください。

5.2.容量や形式に注意する

メールにファイルを添付する際は、ファイルの容量は最大3MBまで、できれば2MBまでにおさえておくと良いでしょう。大容量のファイルをメールで送信してしまうと相手側のサーバーに負担をかけてしまう恐れがあります。

また、負荷を避けるために相手側のサーバー上で受信メールの容量制限がかけられている場合もあり、その制限を超えてしまうとメール自体が届かなくなってしまう可能性もあります。容量が大きいファイルを添付する際はファイルストレージサービスを利用しましょう。

添付するファイルのファイル名は半角英数文字を使用することをおすすめします。

これは、WindowsからMacなど異なるOSのパソコンでファイルをやりとりする際に日本語が文字化けしてしまう可能性があるためです。また、ファイルを圧縮する際はzip形式を使用しましょう。

5.3.パスワード付きのメールを送る場合は？

重要な資料を送る際、添付ファイルにパスワードを付けてロックした状態で送る場合があります。その際はパスワードも送る必要があります。

その場合は、パスワードは別メールで送るようにし、ファイルを添付したメールの文面に「パスワードは別メールでお送りします」などと一言入れておくようにしましょう。

しかし、テレワークが増えてきた現在ではセキュリティの観点からパスワードを別メールで送るといったやり方を廃止している会社もあります。

その代替え案として、S/MIMEという電子証明書を利用し、メール自体を暗号化し電子署名をつけるといったやり方もあります。

パスワード付きのメールを送る際は、どのようなやりとりをするのか事前に確認をしておきましょう。

6.メール送信の失敗事例

ここでは、メール送信の際に実際にあった失敗事例をご紹介します。

新型感染症が拡大した影響により、とある大学で合同企業説明会が中止になりました。説明会の中止を知らせるメールを送信する際に、Bccで送るべきメールのアドレスをTo（宛先）に入力して送信してしまい、約4,500名の学生のメールアドレスが漏洩してしまいました。

このような人的ミスによる事例は、SNSやニュースサイトなどで頻繁に取り上げられています。

とりわけBccを使用したメールの一斉送信は誤った使い方をすると大きなトラブルを招く恐れがあり、一度そうしたトラブルを起こしてしまうと信用を失うことになりかねません。

メールを送信する際は送信前の確認を徹底的に行うなど、しっかりとした対策をすることが大切です。

7.書く前に迷わない！シーン別ビジネスメールの文例

この項ではこれまで解説した内容をふまえて、シーン別にビジネスメールの文例をみていきましょう。

メールでは、話し言葉では使わない表現も出てきますが、これらの多くは一度覚えてしまえば使い回せる定型表現です。ビジネスメールにまだ慣れていない方は、ここで紹介する例をぜひ参考にして、ビジネスメール特有の文体に慣れてください。

①お礼・感謝

お礼のメールでは、相手が時間をとってくれた意を伝えると共に、今後の意欲などを差しはさむと印象が良くなります。

【関連記事】「【文例集付き】ビジネスで使えるお礼メールのマナーや書き方を紹介」

②初めての挨拶

人事異動などで担当が変わることを、相手方に知らせる際のメールです。意気込みを盛り込むと、相手へ好印象を与えます。

【関連記事】「【例文付き】初めての相手に送る挨拶メールの書き方やマナーを解説」

③依頼・お願い

なにかを依頼する際のメールでは、相手に手間をかけることについて感謝の意を伝えます。また、読んですぐに分かるように依頼の内容は簡潔にまとめましょう。

【関連記事】「「依頼メール」のポイントやコツは? 役立つフレーズ・すぐに使える例文を紹介」

④質問

依頼のメールと同様に、相手に手間をかけることに対して感謝の意を伝えます。質問内容も、箇条書きなどを使いながら簡潔に書くようにします。

【関連記事】「質問・問い合わせメールの書き方は？マナーや実際に使える例文を紹介」

⑤謝罪・お詫び

ミスなどで相手先に迷惑をかけた際は、速やかな対処が求められます。メールでは謝意を伝えると共に今後の対応・改善策を記載します。簡単な謝意だけでは、相手の印象をさらに悪くしてしまう可能性があるので注意しましょう。

【関連記事】「【例文付き】お詫びメールの基本や文章構成のポイントを幅広く紹介」

⑥催促

何らかの事情で相手に催促のメールを送る必要がある際は、相手を思いやる言葉を挿入するようにしましょう。相手には、すぐに対応できなかった事情があった可能性も高いです。高圧的と感じさせかねないメールでは、相手への印象を悪くしてしまいます。

【関連記事】「催促メールの書き方と送るタイミングはいつ？【例文と解説付き】」

⑦日程調整

クライアントとのミーティングなど、メールで日程調整を行う場合には、日程調整をする意図と希望日時・場所といった必要な情報を見やすくまとめます。なお、希望日時は相手の都合もあるので複数提示するとベターです。

その上で相手が、こちらで提示した日程の都合が悪い場合に、都合の良い日程をいくつかあげてもらうように記載します。

⑧返信

相手からメールを受け取った場合には、遅くとも翌営業日中には返信します。また件名は返信であることが分かりやすいように、受信メールの件名の頭に「Re：」という文字列をつけるのが一般的です。多くのメールソフトでは、メールの返信を選択すると自動的に件名がその状態となります。

8.【好感度アップ】転職活動時のビジネスメール

これまでビジネスメールの書き方や文例を紹介しましたが、転職活動時のビジネスメールではどのような点に気を付けるべきでしょうか。

8.1.一般的なビジネスメールの基本と同じ

簡単にいえば、読みやすく簡潔にまとめる点や返信を速やかに行う点など、おさえるべきポイントは一般的なビジネスメールと変わりません。きちんとしたビジネスメールが書けていれば、相手先の担当者から好感を持たれます。

逆にポイントがおさえられていないメールが転職活動中の方から送られてくると、「仕事ぶりはどうなのだろう」と不安視されてしまう可能性もあります。面接の日程調整・お礼・内定への返事なども、同様のポイントに気を付けていれば問題ありません。

一般的なビジネスメールとの違いをあげるとすれば、転職活動中ということですから意気込みが感じられる文章を、積極的に入れるようにするのも一つです。ただし、逆にあまりに長過ぎて相手の時間を浪費させすぎないよう、バランスも意識すると良いでしょう。

【関連記事】「【貴社と御社とは】メールではどちらを使う? 例文も併せて紹介」

【関連記事】「【内定のお礼状】正しい書き方やポイント・注意点を例文付きで解説」

【関連記事】「【例文付き】内定辞退はメールで大丈夫？ポイントを紹介！」

【関連記事】「退職の挨拶マナーは？実際に使えるスピーチやメールの例文もご紹介」

8.2.不安な場合は転職のプロに見てもらおう

転職時のビジネスメールが合っているのか不安な場合は、転職サポートのプロである転職エージェントを頼ってみるのもおすすめです。

求人の提案だけでなく、転職に伴うさまざまなサポートに対応してくれるため、ビジネスメールについて不安がある場合はプロに聞いてみましょう。

その際、希望の企業が自分に合っているかも併せてチェックしてもらうと、転職活動がスムーズに行えます。

【関連記事】「ここで差がつくモテ気づかい＜ビジネスメール編＞」

9.まとめ

はじめのうちはビジネスメール特有の書き方に戸惑うことも多いかもしれません。

ですが、この記事でまとめたポイントをおさえて何度か送っていると、すぐに慣れて迷うことが少なくなるでしょう。簡潔にまとめることやできるだけ早く返信することなど、忙しい社会人であれば「自分に届くビジネスメールがこうだったら確かに助かる」と実感できることが多いはずです。

【関連記事】「メールで「取り急ぎ」を使う際の3つの注意点｜言い換えを例文で解説」