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DAY 2019.05.31 スキル・ノウハウ

ビジネスメールでもう迷わない!
シーン別基本の書き方&例文を紹介

ビジネスメールの送信や返信で「これって失礼にならないかな?」と不安に思うことが多いあなた!基本的な書き方やさまざまなシチュエーションで使える例文を分かりやすくご紹介します。社内・社外問わず使える内容や、転職活動中のビジネスメールのポイントもご紹介します。

ビジネスメールの基本的なマナー

メールは都合のよい時間を選んで読めるのが特徴とはいえ、相手の時間をいただくことに変わりはありません。そのため、相手に失礼がなく、何を伝えたいかわかりやすい内容や様式であることが重要です。

ここでは、ビジネスメールを送る際に、おさえておくべき基本的な考え方について、主なポイントをまとめて紹介します。

送信先や言葉遣いは正確に、誤字脱字はないように

メールは手軽に使えてしまう分、送信先や言葉遣いのチェックなどはおろそかになりがちです。送信先の間違いは相手にとって失礼なだけではなく、送る情報によっては自社や送り先の会社にとって、重大な損失になってしまうこともあります。また言葉遣いを誤ったり、誤字脱字が多かったりすれば、相手に対して失礼で印象はよくありません。

読みやすく簡潔に

ビジネスの現場では1日にたくさんのメールをチェックする必要があり、1通1通にあまり長い時間をかけることはできません。そのためさっと読んで用件が伝わるような、簡潔なメールが好まれます。具体的には、適宜改行したり、ポイントをリスト化したりして、長文が続くのをできるだけ避けるとよいでしょう。

※相手に失礼のないメールの書き方は、次項以降で解説します。

メールを送る時間を考える

受け手が都合のよいタイミンクで読めるのがメールの利点ですが、最近はスマートフォンやタブレット端末から随時メールをチェックしている人も増えています。そのため、よほど重要な要件でない限りは相手の勤務時間中に送るようにして、プライベートの邪魔にならないようにしましょう。

メールと電話を使い分ける

メールは手軽ではありますが、相手がすぐに読めない可能性もあるので、急ぎの要件であれば電話やチャットも併用できると良いでしょう。メールで要件をまとめて先に送り、あとから電話してすぐにチェックしてほしい旨を伝えるのも良い方法です。電話より相手に正確かつ効率的に情報を伝えられるメリットもあります。

ただし、電話は相手の仕事時間を急にさえぎってしまうものでもあります。また、電話で多くの用件を済ませていると、あとで話した内容と自分や相手の理解との間に齟齬が出てしまう可能性もあります。電話を使う際にはこの点を留意しておきましょう。

返信はできるだけ早めに

届いたメールに対して返信が必要な場合、長時間放置するのは相手に失礼です。遅くとも1営業日以内に返信するようにしましょう。すぐに回答するのが難しい内容であれば「確認次第、改めて連絡いたします」や「○月△日までに回答いたします」のように返信するだけでも印象が変わります。

また、休暇や海外出張などで頻繁にメールをチェックできない場合は、自動返信機能を使ってその旨が相手にわかるようにするのもおすすめです。

ビジネスメールの基本的な書き方

基本的なマナーをおさえたところで、次に実際にどのように書けばよいかの基本をみていきましょう。

①件名

すぐに用件が伝わるような、分かりやすい件名が好まれます。文字数は20文字程度におさえましょう。ただし、いくら短くても「お久しぶりです」とか「こんにちは」といった件名は、相手によい印象を与えません。

例)

【○月△日の◇◇会議】準備いただきたい内容

○月△日の◇◇会議|準備いただきたい内容

上の例のように、【】(隅付きかっこ)や|(パイプ)などを使うことで単語が目に入りやすくなります。

②宛名

メールの本文では、はじめに宛名を書きます。宛名の基本的な書き方は以下の通りです。

会社名

部署名 役職名 名前+様

具体的には以下のように書きます。

例)

株式会社○○
開発部長△△様

よくやりとりをする相手の場合は、社名や役職を入れないこともあります。また、社内に宛てたメールの場合は「〇〇課長」「〇〇さん」とする場合が一般的です。

③書き出し

書き出しでは、定型的な挨拶と共に自分の名前を書きます。
具体的には以下の通りです。

例)

お世話になっております。
株式会社○○ △△です。

定型的な挨拶は、「お世話になっております」がもっとも広く使われています。

④本文(内容)

次に本題が入ります。ここで用件をできるだけ簡潔にまとめます。
余分な内容を省いて、読み始めですぐにどういう内容かすぐイメージできる書き方が好まれます。

例)

○○の会議の詳細をまとめましたのでご確認ください。

日時:×月×日 13:00-14:00
場所:B会議室
議題:(...)

また、本文に入る前のクッションとして、「掲題の件につきまして、」と書き出しに入れるケースなどもあります。

⑤締め

相手を配慮した言葉でメールをしめます。一例として以下のような書き方があります。

例)

お忙しいところ恐縮ですが、今後ともよろしくお願いいたします。

⑥署名

本文の最後には署名を入れます。署名に盛り込むべき内容は以下の通りです。

  • 会社名
  • 郵便番号・住所・電話番号・ある場合はFAX番号
  • 部署名
  • 氏名
  • メールアドレス
  • 自社サイトなどのURL※ある場合

その際、過度な装飾はビジネスには向いていません。一例として以下のようにまとめます。

例)

*************************************
株式会社 ○○物産
営業部 山田 太郎
〒○○○ 東京都○○区○○町○-○-○
TEL:○○ FAX:○○
メールアドレス:○○
URL:http://○○○
*************************************

⑦返信で相手のメールを引用

メールを返信する際は、相手からのメールの内容を引用すると手間が省ける上に、相手にも意図が伝わりやすくなるメリットがあります。その際には、引用であることがすぐにわかるように、行の先頭に「>」や「>>」といった記号をつけるのが一般的です。メールソフトによっては、テキストのコピー&ペースト機能を使って引用すると自動的にこれらの記号が挿入されるものもあります。

例)

> 議題:(...)
→ 新商品〇〇の発表会スケジュールについても、議題に加えていただけませんでしょうか。

書く前に迷わない!シーン別ビジネスメール例文集

この項ではこれまで解説した内容をふまえて、シーン別にビジネスメールの例文をみていきましょう。

メールでは、話し言葉では使わない表現も出てきますが、これらの多くは一度覚えてしまえば使い回せる定型表現です。ビジネスメールにまだ慣れていない方は、ここで紹介する例をぜひ参考にして、ビジネスメール特有の文体に慣れてください。

お礼・感謝

お礼のメールでは、相手が時間をとってくれた意を伝えると共に、今後の意欲などを差しはさむと印象が良くなります。

例)

(件名)本日の○○に関する会議のお礼

○○株式会社 企画部
佐藤 様

いつもお世話になっております
株式会社○○物産 営業部の山田です。

本日はお忙しい中、貴重なお時間をとっていただき
誠にありがとうございました。

○○の件では大変前向きな回答をいただいたこと、感謝いたしております。
不明な点などありましたら、私○○まで遠慮なくお問い合わせ下さい。

貴社のお役に立てるよう、より一層の努力にはげむ所存です。
今後ともよろしくお願いいたします。

*************************************
株式会社 ○○物産
営業部 山田 太郎
〒○○○ 東京都○○区○○町○-○-○
TEL:○○ FAX:○○
メールアドレス:○○
URL:http://○○○
*************************************

初めての挨拶

人事異動などで担当が変わることを、相手方に知らせる際のメールです。意気込みを盛り込むと、相手へ好印象を与えます。

例)

(件名)○○についての担当者変更のお知らせ

○○株式会社 企画部
佐藤 様

いつもお世話になっております
株式会社○○物産 営業部の山田です。

このたび人事異動により、4月1日付で○○支店△△に着任いたしました。
今後は○○にかわり、私が貴社の○○の件を担当いたします。

より一層、貴社のお役に立てるよう精進いたしますので、気になることがあれば、
遠慮なくお申し付けください。

早速ではございますが、貴社へ挨拶をさせていただきたく存じます。
○月△日に伺えればと存じますが、ご都合はいかがでしょうか。

メールにて失礼ではございますが、まずは着任の挨拶を申し上げます。

*************************************
株式会社 ○○物産
営業部 山田 太郎
〒○○○ 東京都○○区○○町○-○-○
TEL:○○ FAX:○○
メールアドレス:○○
URL:http://○○○
*************************************

依頼・お願い

なにかを依頼する際のメールでは、相手に手間をかけることについて感謝の意を伝えます。また、読んですぐにわかるように依頼の内容は簡潔にまとめましょう。

例)

件名:○○の仕様書送付のお願い

○○株式会社 営業部
佐藤 様

いつもお世話になっております
株式会社○○物産 開発部の山田です。

先日のミーティングの際にご提案いただきました○○について、
前向きに導入を検討したいと考えております。

そこで社内での説明のために、○○の仕様書をメールにて
お送りいただくことは可能でしょうか。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

*************************************
株式会社 ○○物産
開発部 山田 太郎
〒○○○ 東京都○○区○○町○-○-○
TEL:○○ FAX:○○
メールアドレス:○○
URL:http://○○○
*************************************

質問

依頼のメールと同様に、相手に手間をかけることに対して感謝の意を伝えます。質問内容も、箇条書きなどを使いながら簡潔に書くようにします。

例)

件名:○○の仕様についてのお問い合わせ

○○株式会社 営業部
佐藤 様

いつもお世話になっております
株式会社○○物産 開発部の山田です。

先日のミーティングの際にご提案いただきました○○について、
前向きに導入を検討したいと考えております。

そこで社内での説明のために、○○の仕様について、以下2点を
確認させていただけますでしょうか。

1. ○○○
2. ○○○

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

*************************************
株式会社 ○○物産
開発部 山田 太郎
〒○○○ 東京都○○区○○町○-○-○
TEL:○○ FAX:○○
メールアドレス:○○
URL:http://○○○
*************************************

謝罪・お詫び

ミスなどで相手先に迷惑をかけた際は、速やかな対処が求められます。メールでは謝意を伝えると共に今後の対応・改善策を記載します。簡単な謝意だけでは、相手の印象をさらに悪くしてしまう可能性があるので注意しましょう。

例)

件名:○○の不具合のお詫びと再送について

○○株式会社 営業部
佐藤 様

いつもお世話になっております
株式会社○○物産 営業部の山田です。

この度は弊社の検品が至らず、
お送りいたしました○○に不具合がありましたこと、
心よりお詫び申し上げます。

交換品につきましては、明日の午前中にお届けできるように
手配いたしました。

今後は同じミスを繰り返さないように、
点検マニュアルを改善し、細心の注意を払います。

後日、改めて謝罪にうかがわせていただきます。
取り急ぎ、メールでのお詫びを申し上げます。

*************************************
株式会社 ○○物産
営業部 山田 太郎
〒○○○ 東京都○○区○○町○-○-○
TEL:○○ FAX:○○
メールアドレス:○○
URL:http://○○○
*************************************

催促

何らかの事情で相手に催促のメールを送る必要がある際は、相手を思いやる言葉を挿入するようにしましょう。相手には、すぐに対応できなかった事情があった可能性も高いです。高圧的と感じさせかねないメールでは、相手への印象を悪くしてしまいます。

例)

件名:○○に関する回答について

○○株式会社 営業部
佐藤 様

いつもお世話になっております
株式会社○○物産 営業部の山田です。

早速ではございますが、先日お問い合わせいたしました
○○の回答の状況はいかがでしょうか。

○○の導入についての社内会議を○月△日に行う予定ですので、
お忙しいところ恐縮ではございますが、
その前日までに回答いただけると幸いです。

何卒、よろしくお願いいたします。

*************************************
株式会社 ○○物産
営業部 山田 太郎
〒○○○ 東京都○○区○○町○-○-○
TEL:○○ FAX:○○
メールアドレス:○○
URL:http://○○○
*************************************

日程調整

クライアントとのミーティングなど、メールで日程調整を行う場合には、日程調整をする意図と希望日時・場所といった必要な情報を見やすくまとめます。なお、希望日時は相手の都合もあるので複数提示するとベターです。

その上で相手が、こちらで提示した日程の都合が悪い場合に、都合の良い日程をいくつかあげてもらうように記載します。

例)

件名:○○に関する打合せの日程に関して

○○株式会社 営業部
佐藤 様

いつもお世話になっております
株式会社○○物産 営業部の山田です。

先日お問い合わせいただきました〇〇のお取引の件で、
ご要望いただいた通り、私どもの担当者から導入効果や注意点に関して
説明させていただく機会をいただければと存じます。
私が担当者に同行し、2名で貴社へ伺います。

 4月10日(月)10:00~12:00
 4月11日(火)13:00~15:00
 4月13日(水)14:00~16:00

ご都合が悪い場合は調整をいたしますので、
ご希望の日時を複数お知らせいただけますでしょうか。

何卒、よろしくお願いいたします。

*************************************
株式会社 ○○物産
営業部 山田 太郎
〒○○○ 東京都○○区○○町○-○-○
TEL:○○ FAX:○○
メールアドレス:○○
URL:http://○○○
*************************************

返信

相手からメールを受け取った場合には、遅くとも翌営業日中には返信します。また件名は返信であることが分かりやすいように、受信メールの件名の頭に「Re:」という文字列をつけるのが一般的です。多くのメールソフトでは、メールの返信を選択すると自動的に件名がその状態となります。

例)

件名:Re:○○に関する打合せの日程に関して

○○株式会社 営業部
佐藤 様

いつもお世話になっております
株式会社○○物産 営業部の山田です。

日程調整のご連絡ありがとうございます。
提示いただきました日程のうち、以下の日時にお越しいただけますでしょうか。

 4月10日(月)10:00~12:00

こちらは私のほか、企画課の田中が同席させていただきます。

お忙しいところ恐縮ですが、
何卒、よろしくお願いいたします。

*************************************
株式会社 ○○物産
営業部 山田 太郎
〒○○○ 東京都○○区○○町○-○-○
TEL:○○ FAX:○○
メールアドレス:○○
URL:http://○○○
*************************************

【好感度アップ】転職活動時のビジネスメール

これまでビジネスメールの書き方や例文を紹介しましたが、転職活動時のビジネスメールではどのような点に気を付けるべきでしょうか。

簡単にいえば、読みやすく簡潔にまとめる点や返信を速やかに行う点など、おさえるべきポイントは一般的なビジネスメールと変わりません。きちんとしたビジネスメールが書けていれば、相手先の担当者から好感を持たれます。

逆にポイントがおさえられていないメールが転職活動中の方から送られてくると、「仕事ぶりはどうなのだろう」と不安視されてしまう可能性もあります。面接の日程調整・お礼・内定への返事なども、同様のポイントに気を付けていれば問題ありません。

一般的なビジネスメールとの違いをあげるとすれば、転職活動中ということですから意気込みが感じられる文章を、積極的に入れるようにするのも一つです。ただし、逆にあまりに長過ぎて相手の時間を浪費させすぎないよう、バランスも意識すると良いでしょう。

まとめ

はじめのうちはビジネスメール特有の書き方に戸惑うことも多いかもしれません。

ですが、この記事でまとめたポイントをおさえて何度か送っていると、すぐに慣れて迷うことが少なくなるでしょう。簡潔にまとめることやできるだけ早く返信することなど、忙しい社会人であれば「自分に届くビジネスメールがこうだったら確かに助かる」と実感できることが多いはずです。