英語のビジネスメールを送る時のポイントや使える例文・フレーズをご紹介

英語のビジネスメールを送る時のポイントや使える例文・フレーズをご紹介

さまざまな業界でグローバル化が進む時代。仕事の中で予期せぬ英語でのやりとりが生じ、困った経験をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか?

また、ある程度の英語スキルをお持ちの方でも、ビジネスメールとなると英語でどう書いて良いのかわからなかったり、文化が違う外国の方に対して「これは失礼になるのでは」と不安に感じたりする場合があるかもしれません。

しかし、日本語のビジネスメールと同様、英語のビジネスメールにも基本的な形式があるため、慣れてしまえばそれほど苦労することもありません。

この記事では、英語のビジネスメールを送る際のポイントや、すぐに使える例文・フレーズなどを紹介していきます。

目次

1.英語のビジネスメールでも基本的な構成は日本語の場合と同じ

2.英語のビジネスメール:【件名】の書き方と例文

3.英語のビジネスメール:【宛名】の書き方と例文

4.英語のビジネスメール:【書き出し】の書き方と例文

5.英語のビジネスメール:【本文】の書き方と流れ

6.英語のビジネスメール:【締めの言葉】の書き方と例文

7.その他の時に使える例文・フレーズ紹介

8.まとめ

1.英語のビジネスメールでも基本的な構成は日本語の場合と同じ

英語のビジネスメールと聞くと、「どう書いたらいいんだろう」「難しいんじゃないか」と身構えてしまう方もいらっしゃるかもしれません。しかし、基本的な構成は日本語のビジネスメールと変わりませんので安心してください。

以下は、英語のビジネスメールにおける構成例です。

  • 挨拶
  • 話の結論
  • 依頼事項
  • 締めの言葉
  • 署名

これを見ると日本語のビジネスメールと大差ないことがわかります。
ただし、上記はあくまでも基本形のため、以下のようなイレギュラーがあることも頭に入れておきましょう。

  • 識がない相手や初めてメールを送る相手には、冒頭に自己紹介を盛り込む
  • 手際による謝罪の場合は、事の顛末を記載

基本形を意識しつつ状況に応じた柔軟な対応が必要となるのは、日本語のビジネスメールでも英語のビジネスメールでも同じです。

2.英語のビジネスメール:【件名】の書き方と例文

ビジネスメールにおける件名は、受取り側が最初に目にする重要な項目です。ここからは、英語のビジネスメールの件名の書き方や、応用できる例文を紹介していきます。

2.1.件名の単語の頭文字は大文字に

通常、英文では、各文章の先頭のアルファベットを大文字で表記します。しかし、ビジネスメールの件名の場合は、各文章の先頭だけでなく、各単語の頭文字を大文字で記載するのが一般的です。

ただし、すべてのアルファベットを大文字で記載してしまうと相手にあまり良い印象を与えないため避けましょう。また、以下に関しては頭文字を大文字にしないのがルールなので、覚えておきましょう。

  • 前置詞(at、by、in、for、from、of、on、to、upなど)
  • 接続詞(and、but、if、nor、or、so、that、yetなど)
  • 冠詞(a、an、the)

2.2.冠詞は省略する

英語のビジネスメールの件名では、冠詞(a、an、the)を必ずしも記載する必要はありません。省略すると件名が短くシンプルになるため、受取り側がメールの内容を把握しやすくなります。

2.3.抽象的な件名は避ける

日本語のビジネスメールと同様、英語のビジネスメールでも、抽象的な表現の件名は避けましょう。件名だけでメールの大まかな内容が把握できるよう心がけてください。

また、「Hello」や「Present for You」など、迷惑メールと間違われるような抽象的な件名は、開封してもらえない可能性があるため避けたほうがいいでしょう。

2.4.【パターン別】件名の例文・フレーズ紹介

ここからは、パターンに合わせて使える件名の一例を紹介していきます。

2.4.1.問い合わせメールの場合





日本文英文
貴社製品についてのお問い合わせInquiry about Your Product
〇〇〇の見積もりについての問い合わせInquiring about your estimation for the price of 〇〇〇

2.4.2.依頼・要求メールの場合





日本文英文
支払いのお願いRequest for Payment
見積もりの依頼Request for Quotation
至急下記の商品が必要ですWe need the following goods urgently

2.4.3.確認メールの場合





日本文英文
9月17日のスケジュールの確認Schedule Confirmation for September 17th
12月15日の会議の確認Confirmation of Meeting on December 15th

2.4.4.お礼・感謝メールの場合





日本文英文
お問い合わせありがとうございますThank you for the inquiry
メールのご返信ありがとうございますThank You for Your Reply
アドバイスありがとうございますThanks for Advice

2.4.5.謝罪・お詫びメールの場合





日本文英文
不良品に関するお詫びApology for Defective Product
混乱についてのお詫びSincere Apologies for Confusion
ご返信が遅れたことについてのお詫びApology for My Late Reply

2.4.6.緊急を要するメールの場合

緊急を要する場合のメールでは、件名の頭に「Urgent」を記入します。この際、対応してほしい期日が明確にある場合はそれも併せて記載しておくと、受取り側にも伝わりやすいでしょう。





日本文英文
2020年8月28日までに請求書に関して緊急のお願いUrgent Request Concerning Your Invoice before August 28, 2020

3.英語のビジネスメール:【宛名】の書き方と例文

続いては、英語のビジネスメールの宛名の書き方と例文を紹介していきます。

3.1.職業や性別によって敬称が変わる

英語のビジネスメールの場合、受取り側の職業や性別によって敬称を変える必要がある点に注意しましょう。

男性の敬称は「Mr.」、女性の敬称は「Ms.」です。女性の場合は、「Miss.」や「Mrs.」を利用する場合もあると思われがちですが、ビジネスシーンでの使用には適していません。

3.2.【パターン別】宛名の例文・フレーズ紹介

ここからは、それぞれのパターン別に宛名の書き方を紹介していきます。

3.2.1.担当者の名前がわかる場合

担当者の名前がわかる場合は、性別によって以下のように記載しましょう。





男性女性
Dear Mr. (ファーストネーム)(ラストネーム Dear Ms. (ファーストネーム)(ラストネーム)

相手と親しい間柄の場合は、「Dear (ファーストネーム)」のみでも問題ありません。

3.2.2.担当部署のみわかる場合

担当者の個人名がわからない場合は、部署名を宛名に記載しましょう。これは日本語のビジネスメールでも同様です。





部署名英語
人事部スタッフ御中Dear Human Resources Department staff,
カスタマーサービス御中Dear Customer Service

3.2.3.部署も名前もわからない場合

場合によっては、部署も担当者の名前もわからないことがあるかもしれません。
その場合は、以下のように記載しましょう。

■担当者の性別がわかる場合

  • 男性:Dear Sir,
  • 女性:Dear Madam,

■担当者の性別がわからない場合

  • Dear Sir or Madam,
  • Dear Sirs or Madams, / Dear all, (担当者が複数人いる場合)
  • To Whom It May Concern:

4.英語のビジネスメール:【書き出し】の書き方と例文

ビジネスメールの書き出しは、受取り側が送信者やメールの内容に抱く印象を左右する重要な部分です。

ここからは、英語のビジネスメールにおける書き出し方と例文を紹介していきます。

4.1.挨拶よりもメールの用件を先に書く場合もある

日本語のビジネスメールでは、本題に入る前に挨拶や感謝の一文を添えるのが一般的です。しかし、英語のビジネスメールにおいては、そのような前置きよりも用件を単刀直入に伝える場合があることを覚えておきましょう。

日本語のビジネスメールで冒頭に挨拶がない場合、受取り側から「マナーがなっていない」という印象を抱かれる可能性がありますが、英語のビジネスメールの場合はその心配は不要です。

もちろん、面識がない場合や初めてメールを送る際には簡単な自己紹介は必要ですが、そうでない場合は「Hello」や「Hi」など簡単な挨拶のみにとどめ、すぐに本題に入っても良いでしょう。

4.2.【パターン別】本文の書き出しの例文・フレーズ紹介

ここからは、パターン別で本文の書き出しの方法について紹介していきます。

4.2.1.初めての相手にメールする場合





日本文英文
突然のメールとなり大変申し訳ございません。I truly apologize for this sudden e-mail.
私はこのプロジェクト担当の〇〇と申します。I am ◯◯, a person in charge of this project.

4.2.2.何度かメールしたことがある相手の場合





日本文英文
ご愛顧いただきありがとうございます。Thank you for your patronage.
いつもありがとうございます。hank you always for your ongoing support.

4.2.3.問い合わせメールの場合





日本文英文
〇〇についてさらに知りたいです。I would be interested in finding out more about 〇〇.
〇〇について伺いたくメールしております。I am writing to ask about 〇〇.
貴社の新サービスについていくつか質問させていただきます。I would like to ask some question about your new service.

4.2.4.依頼・要求メールの場合





日本文英文
〇〇していただけませんか?Could you please 〇〇?
このメールは〇〇のためにお送りしています。The purpose of this e-mail is to 〇〇.
これについて詳しく教えていただけませんか?Do you mind explaining this in more detail?

4.2.5.確認メールの場合





日本文英文
プロジェクトの進捗状況はいかがでしょうか?What is the current situation with the project?
7月15日のスケジュールはいかがでしょうか?Let us know the schedule on July 15th?
予定日時を確認させていただけますか?Could I confirm the date and time of our appointment?

4.2.6.お礼・感謝メールの場合





日本文英文
先日のミーティングでは、お時間をいただきありがとうございました。Thank you for your time at the last meeting.
弊社を訪問いただきありがとうございます。Thank you very much for visiting our company.
お忙しい中、ご連絡をいただきありがとうございます。Thank you for taking time out of your busy schedule to email me.

4.2.7.謝罪・お詫びメールの場合





日本文英文
〇〇について謝罪しなければなりません。I must apologize for 〇〇.
不便をおかけしてしまい申し訳ございません。I apologize for any inconvenience that this may cause.
すぐにメールに返信できなかったことをお詫びいたします。I really apologize that I was not able to reply your message soon.

4.2.8.状況・ニュースを伝えるメールの場合





日本文英文
貴社の提案を採用することをお知らせいたします。We are pleased to inform you that we will accept your offer.
残念ながら予定変更がありました。Unfortunately, there has been a change of plans.

5.英語のビジネスメール:【本文】の書き方と流れ

ビジネスメールで最も重要なのは、本文の構成です。あくまでも受取り側の目線を大切に、内容のシンプルさを念頭に置き、結論から伝えることを忘れないようにしましょう。

伝えるべき用件が複数ある場合は、無理に文章をつなげようとせず、箇条書きにすると良いでしょう。

5.1.視覚的に見やすいメールにする

ビジネスメールでは、視覚のバランス、美しさも重要です。文章が全てつながって画面一面が文字だらけになるようなメールでは、受取り側が読みにくいと感じてしまいます。
そこで注意すべきポイントは、主に以下の3点です。

5.1.1.文字フォント

英語のビジネスメールで一般的に利用されるフォントは、「Arial」「Times New Roman」「Calibri」などです。いずれのフォントもシンプルな作りで読みやすく、長文のビジネスメール向きといえます。
なお、日本語で利用されるゴシック体や明朝体は、英文では見慣れない書体となり、受取り側に読みにくさを感じさせてしまうため、利用しないようにしましょう。

5.1.2.文字サイズ

文字サイズは、大きすぎず小さすぎず、受取り側に見やすいサイズを心がけます。10ポイント前後が望ましいでしょう。

5.1.3.改行や段落

視覚のバランスを整えるために、うまく改行を利用しましょう。一段落にはひとつの内容のみ、一段落あたりは2~3文程度にまとめると、メール画面に余白が生まれ、受取り側に圧迫感を与えずに済みます。

5.2.できるだけシンプルでわかりやすい内容に

英語のビジネスメールでは、用件をシンプルにわかりやすく伝えるのがポイントです。ダラダラとした長文は用件が伝わりにくくなるだけでなく、受取り側の時間を奪うことにもなってしまいます。

また、使用する英単語も無理に難しいものを使用せず、相手に伝わるわかりやすいものを選びましょう。

5.3.書き出し後のメールの流れについて

書き出しを記載した後は、簡潔に結論を伝えましょう。

日本語の場合も同様ですが、経緯を事細かに説明し結論を後回しにするメールの流れでは、受取り側が話の意図を理解するまでに時間を要してしまいます。このメールは何のために送るのか、何を伝えたいのか、という目的が簡単に受取り側に伝わるメールの構成を意識しましょう。

6.英語のビジネスメール:【締めの言葉】の書き方と例文

日本語のビジネスメールと同様、英語のビジネスメールでも締めの言葉が必要です。以下のポイントを押さえておきましょう。

6.1.相手との関係性によって使い分ける

日本語のビジネスメールの場合、相手の関係性やメールの内容によって締めの言葉が変わってきますが、英語のビジネスメールの場合でも、受取り側との関係性によって締めの言葉はフォーマルとカジュアルを使い分けましょう。

6.2.締めの言葉の例文・フレーズ紹介

6.2.1.フォーマル

こちらは一般的に利用される締めの言葉の一例です。通常はフルネームをあわせて記載しますが、相手と親しい間柄の場合はファーストネームのみで問題ありません。

  • Yours sincerely,
  • Sincerely,

6.2.2.ビジネスカジュアル

先程のものよりもカジュアルな表現です。面識のある間柄であれば、シーンを問わず利用できます。

  • Regards,
  • Best regards,
  • Kind regards,

6.2.3.カジュアル

こちらは非常にカジュアルな印象のため、親しい間柄の場合のみ利用可能です。面識がない方には失礼にあたるため、注意しましょう。

  • Best,
  • Best wishes,

7.その他の時に使える例文・フレーズ紹介

これまで紹介したもの以外にも、英語のビジネスメールで知っていると役立つ例文・フレーズはいくつかあります。

7.1.添付ファイルについて説明する場合

ビジネスメールでは画像や書類を添付する機会も多いかと思います。その場合は以下のような一文を添えましょう。





日本文英文
会議の議事録を添付いたします。Attached are the minutes from our meeting.
参考までに、〇〇の写真を添付いたします。I'm attaching the photo of the 〇〇 for your reference.
添付は〇〇のコピーです。Attached is a copy of the 〇〇.

7.2.メールを返信する場合

メールを返信する場合は以下の一文を盛り込むと好印象です。





日本文英文
ご返信ありがとうございます。Thank you very much for your e-mail.
昨日のメールに返信いたします。I'm replying to your email dated yesterday.

また、メールの返信が遅れてしまった場合は以下のようにお詫びの一文を添えましょう。その際は、理由もあわせて伝えると相手に誤解や不快感を与えずに済みます。





日本文英文
メールのご返信が遅くなり大変申し訳ございません。急な仕事が入ってしまい、すぐに返信ができませんでした。I apologize for the delay in responding to your email. I was not able to get back to you earlier, as I was occupied with some urgent business.
会議中のため、すぐに返信ができず申し訳ございませんでした。Please excuse my lack of a prompt reply as I was in a meeting.

8.まとめ

今回紹介したポイントを押さえておけば、今までよりもスムーズに英語のビジネスメールが作成できるはずです。

英語であっても基本的な考え方は日本語のビジネスメールと変わりませんので、あまり難しく考える必要はありません。使用する言語が違っても、社会人として、またひとりの人として、相手の状況や気持ちを気遣い、臨機応変な対応を心がけるようにしましょう。