催促メールの書き方と送るタイミングはいつ? 行き違いも考慮したビジネスメールの例文も紹介

仕事をする上では多くの取引先があり、取引先や社内の関係部署からの納品やこちらからの確認事項に対しての回答が遅れ、思うようなスケジュールで仕事を進められないというようなケースが少なからず起こります。

そういった際は、催促のメールを送る必要がでてきます。では、社外や社内に催促のメールを送る場合、送るタイミングや注意するべきポイントにはどういったことがあるのでしょうか？

今回は、催促メールを送る際の注意点やポイント、実際に使える例文などを紹介していきます。こちらの意図を的確に伝え、波風立たないようなメールを送れるように、ぜひ参考にしてください。

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1.催促メールに細心の注意を払わなければならない理由

催促メールを出さなければいけない状況であったとしても、一方的に相手を責め立てるようなメールを送ってはいけません。勢いにまかせて送ってしまったメールは相手に不信感を与えるだけでなく、その後の関係性に悪影響を及ぼす場合もあります。

特に取引先などの社外の場合は、身近な仲間や同僚に確認するのとは訳が違うので、送るかどうかを慎重に判断し、文面にもしっかり配慮した上で送るようにしてください。

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2.催促メールを送る前は必ず確認を

催促メールは、相手の最新の対応状況をしっかり確認した上で送るようにしましょう。また、決して安易な気持ちで送ってはいけません。

実際には相手がすでに返信をしてくれていたり、対応を終えているにも関わらず、それを見落としたりし催促メールを送ってしまうと、相手に不快感を与え、大きな問題に発展してしまう恐れがあります。

受け取ったメールが迷惑メールフォルダに振り分けられていないか、別の担当者や従業員に連絡が入っていないかといったことも含め、あらゆる可能性を考慮して催促確認をしましょう。

また、相手のアクションばかりではなく、そもそも自らがやるべきことをやっているかやメールの送り忘れがないか、相手にこちら側の要望がきちんと伝わっている状態なのか、などについても振り返っておく必要があります。

催促メールは、これらの確認がすべて済んだ上で送るのがマナーです。

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3.催促メールを送るケースとは？

では、催促メールはどのような場合送るものなのでしょうか、具体的に紹介していきます。

3.1.納品や書類の送付が遅れている場合

相手からの納品や書類の送付が期日までにない場合は、催促のメールを送付する必要があります。こちら側の仕事が立ち行かなくなってから相手を急かしても、すぐに対応してくれる保証はありません。限界まで待たずに、期日を超えたら早い段階で催促メールを送りましょう。また、ただ遅れていることをメールするのではなく、期日を再設定した上で相手に伝えるのがよいでしょう。

3.2.メールの返信が来ない場合

返信期日を設けているメールの場合は、その期日を超えたら催促メールを送っても構いません。しかし、メールの返信スピードは相手の状況によって左右される面があるため、催促するタイミングも一概には言えないのが現実です。

そのため、通常の場合は2、3日程度様子をみてから催促メールを送るのが一般的です。週初めや週末、終業前など、相手が忙しいと思われるタイミングは避けるようにしましょう。

催促メールをしてしまう事態に陥るのをできる限り避けるためには、1通目のメールを送付する際に「お忙しいところ恐れ入りますが、金曜日の15時までにご返信いただきますようお願いいたします。」といった形で期日を設けると、返信をもらえやすくなります。

3.3.入金の確認がとれていない場合

相手から入金が行われていないという状況が確実に分かり次第、催促メールを送りましょう。入金されているにもかかわらず催促メールを送付してしまうと相手に不快感や悪印象を与えてしまう可能性があるので、自社側の請求漏れがないか、行き違いによる確認ミスがないかをしっかりと確認しておきましょう。

請求先が少人数の会社や立ち上げ間もない会社、ひとり社長、フリーランスの場合などは、単に処理に時間がかかっている、忘れてしまっているというケースも考えられますが、いずれのケースにおいても、あまり責め立てるようなメールにならないように文章作成の際には気をつけましょう。

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4.催促メールのポイント

催促メールを送る際にはいくつか重要なポイントがありますが、以下の５つをしっかりとおさえておくと安心です。

4.1.メール内容が分かる件名にする

催促メールを送る際には、一目見て内容がわかるような件名にするのが理想です。文言をわかりやすくするのはもちろん、隅付き括弧【】などをうまく活用すると相手に重要度や緊急度が伝わりやすく、スピーディーに対応してもらえる可能性も高まります。

4.2.前回は「いつ」「何の件」で連絡をしたのかを明示する

日々多くのメールをやり取りしていると、いつ誰からどのようなメールが届いたかということをすべて覚えておくことは非常に難しいものです。また、返信が来ていない、対応してもらえていないという時点で、相手はこちらのメール内容を忘れている可能性もあります。

そのため、すぐに状況を確認してもらえるよう、催促メール本文に「前回いつどんな用件でメールを送付したのか」という詳細を添えるようにしましょう。それだけで相手の確認の手間が軽減されます。

4.3.相手に求めるアクションと期日を明示する

催促メールでは、具体的に相手に求めるアクションと、それを完了してほしい期日を明確に記載するようにしましょう。

この際に注意すべきポイントは、日にちだけではなく時間まで設定することです。時間設定がない場合、相手が忙しい方の場合だと、その日の営業時間後に対応する可能性も大いに考えられます。細かいと思うかもしれませんが、事前にきちんと決めておくことで後々のトラブルやわだかまりを回避することができます。

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4.4.行き違いになった場合の予防線を張る

連絡の行き違いには注意すべきですが、完全に防ぐことは難しい面もあります。そのため、行き違いが発生することも想定し予防線を張っておきましょう。

例えば、メールの締めくくりに「行き違いになった場合は何卒ご容赦いただけますと幸いです。」といった一文を添えると、万が一の場合も相手に不快感を与えずに済みます。

4.5.冷静で丁寧な言葉遣いを心掛ける

たとえ相手の不手際だとしても、責めるような強い文面は避けるべきです。対応できなかったやむを得ない事情があったのかもしれないという配慮を持ちながら、冷静で丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

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5.催促メールの例文

ここからは、現場で役立つ催促メールの例文を紹介していきます。催促メールを送る際には、以下を参考にしながら作成してみてください。

5.1.取引先への催促メールの例文

ここでは、常日頃からやり取りをしている取引先企業へのお詫びメールと、商品やサービスを利用いただいているお客様へのお詫びメールの一例を紹介していきます。

5.1.1.ポイント解説

こちらの主張を伝えることも重要ですが、「サンプル品が届いておりませんので、至急発送願います」といった表現は角が立ち、相手が不快に感じる可能性があります。

仕事が滞ることに対して焦りや憤りを感じるかもしれませんが、相手に対する思いやりを持った言い回しを心がけましょう。

5.2.社内の上司への催促メールの例文

ここでは、常日頃からやり取りをしている取引先企業へのお詫びメールと、商品やサービスを利用いただいているお客様へのお詫びメールの一例を紹介していきます。

5.2.1.ポイント解説

ある程度関係性が近い上司の場合はストレートに「〇〇部長、早く経費精算をご対応ください」と言いたくなるかもしれませんが、ビジネスマナーや上司に対する敬意は忘れてはいけません。相手が誰であっても丁寧な催促メールを心がけましょう。

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6.催促メールを再度送る時

期日を過ぎても送った催促メールに連絡がこない場合、こちらから再度催促メールを送らなければなりません。

しかし、書く内容や送る日程など、どのようにしたらいいのか分からない方も多いはずです。

このような場合、どういった催促メールを送るべきなのかあらかじめ確認しておきましょう。

6.1.2回目の催促メールを送る時

2回目の催促メールを送る場合は、件名に【再送】と付けてから内容を書くようにしましょう。

内容に関しては語尾に「～頂ければ幸いです」などと優しく一言添えるのが好ましいです。

催促している理由をしっかり伝えることも大切ですが、責めるように強めの言葉を使ってしまうと相手が不快感を感じてしまうので、書き方には気をつけましょう。

さらに、相手が対応しやすいように、期日をこちらから伝えることもポイントです。

その場合も丁寧に「お忙しいところ恐れ入りますが～」などと優しく一言添えることを意識してください。

6.2.何日後に送ればいいのか

再度催促メールを送る場合、3日後を目安に送りましょう。

急いで対応しなければいけない案件の場合は直接電話で確認することも視野に入れましょう。

また、送る前は1回目同様に、メールを見落としていないか迷惑フォルダなどに振り分けられていないかを忘れず確認をしてから送るよう気をつけましょう。

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7.まとめ

催促メールを送る上で忘れてはいけないのは、一時の感情に流されて相手を攻撃するような内容を送らないということです。相手も故意にやっているわけではない、相手なりの事情があるのだろうという気持ちを持ちながら、状況を冷静に判断し、相手に不快感を与えない、ビジネスパーソンにふさわしい催促メールを送れるようにしましょう。

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