メールで「御中」は使える？社外・社内メールでの使用例を紹介

「御中」は、会社や部署に対して用いられる敬称ですが、ビジネスメールで使う際のルールがよくわからないという方も多いのではないでしょうか。そこで、本記事では「御中」の基本的な使い方や注意点、また社外・社内メールでの具体的な使用例を紹介します。「御中」「様」「各位」など敬称の使い分けを理解し、ビジネスマナーを守った正しいメール作成を身につけましょう。

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1 メールで「御中」はおかしい？

手紙やハガキの宛名ではよく使用する「御中」ですが、使い方を守ればメールで使用しても問題ありません。そこで、まずは「御中」の正しい意味と使い方を解説します。

1.1 そもそも「御中」とは

「御中」は、団体・企業・部署など、個人ではなく組織全体に対して使用される敬称です。「中の人」という意味があり、「その組織に属する不特定な誰か」に宛てた内容を送る際に使用します。

また、「組織名はわかるが、担当者はわからない」という場合も、「御中」が活用されています。受け取った方も「御中」とあることで、個人的な内容ではないと容易に判断できます。

1.2 「御中」の正しい使い方

「御中」は組織に対する敬称のため、企業名や部署名に続けて使用します。正しい使い方の例は以下のとおりです。

組織名や会社名のみ記入し「御中」を続けます。個人名には使用できないので注意しましょう。

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2 「御中」以外の敬称の使い方

ここでは、ビジネスメールでよく使用する「御中」以外の敬称を紹介します。「御中」の使い方を把握するためにも、それぞれの意味を確認しておきましょう。

2.1 「様」の使い方

「様」は個人宛てに使用する敬称であり、「氏名+様」という形で使用します。

なお、「代表取締役」「課長」などの肩書や役職名に「様」を付けて、「代表取締役様」「部長様」とするのは間違いです。「様」はあくまでも個人名に使用するものなので、「代表取締役　社長　鈴木様」「営業部　部長　佐藤様」といった形で使用します。

2.2 「ご担当者様」の使い方

「ご担当者様」も「御中」と同じく、組織の中の誰かに宛てて送る際に使用できる敬称です。「御中」よりも丁寧な印象を与えるとともに、「人事部 採用ご担当者様」など、ある程度宛先を絞ることも可能です。

2.3 「各位」の使い方

「各位」は「御中」と同じく、団体や組織など複数人に宛てて送る際の敬称です。ただし、「御中」が「組織の中の誰かに読んでもらいたいもの」であるのに対し、「各位」は「組織の中の全員に読んでもらいたいもの」という違いがあります。

送る内容を、その組織に属する全ての人に目を通してもらいたいのであれば、「各位」を使うのが適切です。

また、より丁寧に表現したいときは「皆様」という敬称を使用し、「関係者の皆様」とするのも良いでしょう。

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3 ビジネスメールでの「御中」の使い分け

ビジネスメールにおいて、「御中」が適している場合とそうでない場合の使い分け方法を解説します。メールで「御中」を使うべきシーンと、「御中」以外の敬称を使うべきシーンをしっかりチェックしておきましょう。

3.1 「御中」が適している場合

先述したように、「御中」は個人宛ではなく、組織全体に向けたメールで使用します。具体的に、以下の条件を満たしている場合は「御中」が適しています。

3.2 「御中」が適さない場合

特定の担当者がいたり、全員に読んで欲しかったりする場合は、「御中」ではなく「ご担当者様」や「各位」が適しています。以下の条件に当てはまるメールは、「御中」以外の敬称を使用しましょう。

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4 ビジネスメールで「御中」を使用した例文

実際に、ビジネスメールで「御中」を使用する場合の例文を紹介します。「御中」は、文頭の宛名部分で使用するのが一般的です。

4.1 取引先に宛てた社外メール

新規の取引先へ挨拶メールを送る場合など、まだ担当者がわからないときは企業名に「御中」をつけて送ります。ただし、担当者が決まったら必ず「〇〇様」という形で、個人宛てに送るようにしましょう。

4.2 チームや部署に宛てた社内メール

社内メールでも「御中」は使用可能です。「チームや部署に宛ててメールを送りたいけれど、担当者が誰かわからない」「とりあえず、その部署の誰かに目を通してもらいたい」という場合は「御中」で送りましょう。

4.3 事務局やサポートへの問い合わせメール

事務局やサポートに問い合わせをする際も、「御中」の使用が適しています。担当者が分からない場合は、「どなたか確認してください」という意味の「御中」で送りましょう。

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5 ビジネスメールで「御中」を使う際の注意点

ビジネスメールで「御中」を使用する際は、いくつかの注意点があります。間違った使い方をすると相手に悪い印象を与えかねないので、予めNGポイントを確認しておきましょう。

5.1 個人名には使用しない

ここまで説明しているとおり、個人名に「御中」は使用できません。「御中」はフォーマルな印象を与える敬称なので、ビジネスシーンではつい多用しがちですが、組織宛ての限られたメールでしか使用できないため注意しましょう。

5.2 「様」と併用しない

「株式会社〇〇　△△様御中」「株式会社〇〇御中様」など、2つの敬称を併用するのは誤りです。そもそも、「様」は個人宛、「御中」は組織宛の敬称であり、両者を同時に使用することはできません。

5.3 件名では使用しない

メールの件名は、受け取った相手がメールを開かなくても一目で内容がわかるよう記載するのが望ましいとされています。「株式会社〇〇御中」は宛名であり、件名に入れても意味がないので、本文冒頭の宛名部分に記載するようにしましょう。

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6 ビジネスメールの宛名に関するQ＆A

そのほか、ビジネスメールの宛名についてよくある質問をまとめました。メールを送る際に迷いがちな点と対応策を解説しているので、ぜひ参考にご覧ください。

6.1 担当者の名前がわからない場合はどうする？

担当者名が分からない場合は、「〇〇部　ご担当者様」として送れば問題ありません。ただし、「名前をお聞きしたのに忘れてしまった」「相手は個人名でメールを送ってくれている」と言った場合、「ご担当者様」で送るのは失礼にあたります。

そのため、上司や先輩に尋ねたり、過去の資料やメールをチェックしたりして、担当者名を確認するよう努めましょう。もし、それでもわからない場合は、電話や受付で「担当者様のお名前をお伺いできますでしょうか」と尋ねる、直接会った際に謝罪してもう一度尋ねる、などの方法があります。

6.2 複数人に宛てて送る場合はどうする？

複数人に宛てて送る場合は、宛名も連名で記入します。

【3名の場合】

【4名以上の場合】

個人宛てのメールでは、役職の高い順から記載し、4名を超える場合は横書きにするのが一般的です。ただし、あまり多い場合は「営業部各位」「関係者各位」など、「各位」を使用することをおすすめします。

また、以下のように複数の企業宛に連名で送ることも可能です。

連名にすることで、全ての企業に同じ内容が送られていることを共有できます。記入の順番は、業務の関連度を考慮するのが基本ですが、はっきりしない場合は50音にして、最後に「（50音順）」と記載すると良いでしょう。

6.3 同僚や部下の敬称は「さん」でもいい？

社内メールにおいて、「部長」や「課長」などの肩書がない方の敬称はどうすれば良いのでしょうか。ビジネスメールでは「様」を使うのが一般的であり、「氏名+様」と記載しておけば問題ありません。

ただし、社内の雰囲気や関係性によっては「さん」を使用する場合もあります。目下の人や親しい間柄であれば、「氏名+さん」でもマナー違反には当たらないため、臨機応変に対応しましょう。

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7 まとめ

「御中」は、会社宛や部署宛など組織に対する敬称であり、メールでも使用できます。具体的には、送信相手が特定の個人でない場合、担当者が分からない場合、組織の誰かに確認してほしい場合に活用されています。

ただし、メールの内容によっては、「各位」や「ご担当者様」といった敬称を使用した方が良い場合もあります。用途に応じた使い方を実践し、相手に配慮のあるコミュニケーションを心掛けましょう。

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