メール署名の正しい書き方は？コピペで使えるテンプレート20選を紹介

メールの署名は、相手に自分の情報を簡潔に伝える重要なツールです。しかし、フォーマルなビジネスの場では、署名の内容やデザインに悩むことも多いのではないでしょうか。そこで、本記事ではメール署名が必要な理由や基本的な項目を解説し、すぐに使えるコピペ可能なテンプレート20選をご紹介します。ビジネスの場にふさわしい署名を簡単に作成したい方は、ぜひ参考にしてください。

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1 メールの署名とは

ビジネスメールを作成する際に、メールの文末に名前や連絡先などの「署名」が必ず記載されています。メールには送信相手のアドレスが表示されるため不要に思えますが、署名はなぜ必要なのでしょうか。

1.1 メールに署名を入れる目的

ビジネスメールの署名は「名刺」のような役割を持ち、「このメールは私が作成したものです」ということを示す目的があります。会社名・名前・連絡先を明記することで、どこの誰が送ったものなのかが一目で分かります。

1.2 メールの署名は毎回入れるのがマナー

メールに署名を入れることで、「すぐに連絡先がわかる」「メールの終わりが分かりやすい」「記載されているメールアドレスをクリックするだけで新規メールが作成できる」などのメリットが挙げられます。

これらは全て相手のために行うものであり、このような気遣いとも言える行為は、円滑なコミュニケーションを行う上で必要なビジネスマナーの1つです。

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2 ビジネスメールの署名に必要な項目

ビジネスメールにおける署名の書き方は企業・個人によってさまざまですが、記載する項目は次の3つが共通しています。

2.1 氏名

氏名はメールの冒頭で名乗ることがほとんどですが、文末にも記載しましょう。理由としては、メールの署名は名刺代わりになり、氏名に振り仮名を振ることで、当て字や読み方が難しい名前などの場合にも伝わりやすくなるからです。

また、氏名を記載する際は苗字と名前の間に半角スペースを設けて区切りを入れることで、相手に理解してもらいやすくなります。

2.2 所属

名刺には所属している企業や部署名を記載するので、署名にも記載しましょう。相手が急ぎで電話をかけたい場合などに、部署名が入っていることで、取次がスムーズになります。また、役職があれば合わせて記載してもいいでしょう。

2.3 連絡先

最後にメールアドレスや電話番号など、連絡手段を明記します。営業時間なども合わせて記載しておくことで、連絡の取りやすい時間帯を把握しやすくなります。住所は記載しても構いませんが、個人情報となる自宅住所の記載は避け、会社の所在地に限定しましょう。

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3 ビジネスメールの署名デザインに関する注意点

ビジネスメールの署名は、氏名・所属・連絡先の3つは最低限押さえておくべき項目ですが、具体的にはどういった書き方をすればいいのでしょうか。ここでは、署名のデザインに関するコツや注意点をまとめました。

3.1 どのデバイスで見てもレイアウトが崩れないようにする

記号などを駆使して署名のデザインを作成しても、デバイスによって見え方が異なるため、レイアウトが崩れてしまうことがあります。例えば、スマホとPC間では見え方が大きく変わるケースがあります。

これを防ぐには凝ったデザインはなるべく避け、デバイス間の違いでもレイアウト崩れが起きにくいデザインにする必要があります。また、OutlookやGmail、Webブラウザなどの複数のツールでも表示の確認を行いましょう。

3.2 文字化けしていないかをチェックする

特殊な記号を使用すると、他のデバイスで文字化けが起きてしまうことがあります。特に機種特有の互換性のない環境依存文字の使用は文字化けが起きやすく、例えばローマ数字や単位（kg、パーセント等）、（株）などを1文字に集約した記号などが挙げられます。

また、半角のカタカナなどは正しく表示できないことがあるため、全角を使用するのが無難です。まずは署名のデザインが完了したら、自分のアドレスにメールを送信して文字化けが起きていないかを確認しましょう。

3.3 シンプルかつ読みやすい装飾を心掛ける

署名は名刺の役割も持つため、署名のデザインは企業のイメージにも影響します。星や音符などの記号を使用したデザインはポップな印象になり過ぎてしまい、企業イメージと離れてしまうこともあります。

また、凝ったデザインで装飾を多めにしてしまうと煩雑な印象を与えてしまうため、なるべくシンプルかつ読みやすいデザインを心掛けましょう。

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4 シンプルなビジネスメールの署名テンプレート10選

ここでは、署名デザインのテンプレートを10種類紹介します。好みに合ったものを選択し、カスタマイズして活用しましょう。

4.1 シンプルな署名テンプレート①

よくある直線を使用したベーシックなテンプレートです。無駄のないシンプルなデザインが特徴で、ビジネスメールや就活などを行う際のメールでも使用できます。

4.2 シンプルな署名テンプレート②

装飾にドット（.）を使用したテンプレートです。シンプルなデザインなので、どのようなシーンでも活用できます。

4.3 シンプルな署名テンプレート③

装飾に波線（~）を使用したテンプレートです。シンプルかつ柔らかい印象があります。

4.4 シンプルな署名テンプレート④

装飾にハイフン（-）を使用したテンプレートです。また、会社の営業時間を記載することで、連絡可能な時間帯が分かりやすくなります。

4.5 シンプルな署名テンプレート⑤

装飾にアスタリスク（*）を使用したテンプレートです。シンプルですが、ポップな印象もあります。

4.6 シンプルな署名テンプレート⑥

装飾にイコール（＝）を使用したテンプレートです。デザイン性の高い署名は文字化けのリスクがありますが、＝を使用すればシンプルでスタイリッシュなデザインになります。

4.7 シンプルな署名テンプレート⑦

縦のラインと横のラインを組み合わせたデザインです。情報はシンプルにまとめ、余白を取って見やすく整理しました。

4.8 シンプルな署名テンプレート⑧

名前と連絡先の間に区切りを入れたデザインのテンプレートです。社名と名前が強調されています。

4.9 シンプルな署名テンプレート⑨

シンプル過ぎずデザイン性も感じられるテンプレートです。余白感もあり、見た目もスッキリして見えます。文字のフォントサイズなどに変化を加えてもいいかもしれません。

4.10 シンプルな署名テンプレート⑩

社名を強調したデザインです。シンプルで落ち着いた印象があり、ビジネスシーンでの活用にピッタリです。好みでラインの太さを変更してもいいでしょう。

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5 おしゃれなビジネスメールの署名テンプレート5選

もう少しデザイン性をプラスして個性を感じられるようなおしゃれなテンプレートを5つまとめました。おしゃれで洗練された署名を記載したい方におすすめです。

5.1 おしゃれな署名テンプレート①

■を使用した、シンプルですがスタイリッシュな印象の装飾のテンプレートです。

5.2 おしゃれな署名テンプレート②

アンダーバー（_）、スラッシュ（/）を組み合わせたデザインです。かっこいい雰囲気を演出できます。

5.3 おしゃれな署名テンプレート③

まるで名刺のように囲まれたデザインのテンプレートです。コンパクトに情報がまとまって見え、デザイン性もあり、おしゃれな印象があります。

5.4 おしゃれな署名テンプレート④

記号などを組み合わせたテンプレートです。左右に記号を入れることでデザイン性がアップし、おしゃれさとかわいい印象を感じます。

5.5 おしゃれな署名テンプレート⑤

複数の線を組み合わせたデザインです。シンプルですが、洗練されたような印象があります。また、ローマ字で振り仮名を振ることで読み方も一目でわかります。

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6 お知らせ入りビジネスメールの署名テンプレート3選

お知らせ付きのテンプレートを活用すれば、新商品リリースやシーズンごとのキャンペーンもさりげなくPRできます。ここでは、お知らせ入りのビジネスメールの署名テンプレートを3つ紹介します。

6.1 お知らせ入り署名テンプレート①

サーバーメンテナンスのお知らせを追加したテンプレートです。メンテナンスの開始日時と終了日時、詳細が分かるリンクも貼りましょう。

6.2 お知らせ入り署名テンプレート②

新商品やキャンペーンの部分に星型を並べて視覚的に強調しています。

6.3 お知らせ入り署名テンプレート③

アンダースコア（_）と斜線（/）を使用して、商品リリース情報とキャンペーン情報を視覚的に分けたテンプレートです。シンプルですが、お知らせに目がいくデザインです。

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7 英語版ビジネスメールの署名テンプレート2選

英語でのビジネスメールにも署名は必要です。グローバルに対応するためにも英語版のルールを覚えておきましょう。記載する項目などは日本版と同様です。

7.1 英語版署名テンプレート①

英語では氏名を下の名前→苗字の順で記載します。また、氏名の後ろに（Mr.）や（Ms.）を加えることで、相手がメールを作成する際に「Dear Mr.～」と敬称を書きやすくなります。

役職名については、部長は「General Manager / Manager」、課長は「Section Chief / Section Manager / Manager」、主任は「Supervisor / Chief / Head」と記載します。電話番号は、日本の国際番号である「81」から始まり、市外局番の「0」は省きます。

7.2 英語版署名テンプレート②

続いて、住所を記載する例を見ていきましょう。住所の書き方は日本と順番が逆であり、「番地→市区町村→都道府県→郵便番号→国」の順に記載します。

例えば、「郵便番号000-0000、東京都新宿区123」という住所の場合は、「123 Shinjuku-ku, Tokyo 000-0000, Japan」と記載します。署名のテンプレートでは以下のように記載します。

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8 Gmail・Outlookで署名を自動入力する方法

メールを作成するにあたって、その都度署名をコピー・貼り付けするのは手間がかかります。そこで、ここではメールの署名を自動入力する方法を紹介します。今回はGmail・Outlookの場合における署名の自動入力方法をまとめました。

8.1 Gmailの署名設定

まずはGmailにログインしましょう。ログインしたら画面右上にある歯車アイコン（設定）をクリックし、「すべての設定を表示」を選択します。少し下にスクロールすると「署名：」が表示されます。

次に「＋新規作成」をクリックし、「署名の名前」であるタイトルのような名前を入力します。署名タイトルの入力後、右側に署名入力枠が出てくるので、ここに名前・役職・会社名・電話番号・リンクなどを入力します。

署名の作成が完了したら、1番下までスクロールして「変更を保存」ボタンをクリックして設定を保存しましょう。これでメールを新規作成する際に、設定した署名が自動入力されます。

8.2 Outlookの署名設定

Gmailと同様に、まずはOutlookにログインしましょう。ログイン後、画面右上の歯車アイコン（設定）をクリックし、「アカウント」→「署名」の順にクリックすると「メールの署名」と出てきます。署名のタイトルを付けるために「署名の編集」に記載します。

署名自体は「署名の編集」の下にある枠の中に記述します。「保存」をクリックすると署名の作成は完了です。署名は作りたい分だけ作成できるので、ビジネス用・プライベート用など、シーンに合わせた署名を用意できます。

「既定の署名を選択」では、「新規メッセージ用」と「返信/転送 用」があり、それぞれ「∨」を押すとこれまで作成した署名を選択できるため、ここで自動入力したい署名を選択しましょう。「（署名なし）」の場合は、自動入力されません。

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9 まとめ

この記事では、ビジネスメールにおける署名の目的や記載に必要な項目、注意点について解説しました。メールの署名は名刺の役割を持つため、仕事を円滑に行う上で重要です。デザインも豊富にあるため、シーンにあったテンプレートを用意しておくと便利です。

また、メール作成時に署名を自動入力できるようにあらかじめ設定しておくことで、メールを新規で作成する度に署名を貼り付けする手間が省けるため、業務効率アップにつながります。

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