【例文付き】体調不良で欠勤する際はメールで良い?書き方と注意点を解説

ビジネススキル・マナー

体調不良で仕事を休む場合は、上司や取引先へ迅速に報告しなければなりません。電話と迷う方もいるかもしれませんが、状況によってはメールを使える場合も多いです。

本記事では、体調不良時の欠勤連絡をメールで行う場合に焦点を当てて、マナーや記載事項を解説します。例文も併せて紹介しますので、急な欠勤でもスムーズに対応できるよう、ぜひ参考にしてください。


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1. 体調不良の欠勤連絡はメールで良い?

体調不良で仕事を休む場合、会社への連絡方法としてメールを使用しても良いのか迷う方も多いのではないでしょうか。欠勤連絡は、相手やその時の状況によって適切な手段を選ぶことが重要です。

ここでは、相手別の欠勤連絡の方法やメールでの連絡が可能であることが多いケースについて解説します。

1.1. 上司への連絡は電話、2日目以降はメールでも良い

体調不良で上司に欠勤連絡をする場合、初日は電話で伝えるのが適切です。直接話すことで、急な欠勤に対する職場での対応もスムーズに行えます。

もし、2日目以降も欠勤が続く場合は、メールでの連絡でも問題ありません。メールでは、欠勤の期間や回復の見込み、何か必要な対応があればその旨を簡潔に伝えることが大切です。

ただし、近年は全ての連絡をメールやチャットで行う企業もあるため、社内のルールに従うようにしましょう。

1.2. 取引先への連絡は電話とメールを併用する

取引先とアポイントメントがある場合は、まず電話で状況を伝えることが重要です。こちらの都合により相手の仕事に影響を与えることになるので、いち早く連絡して丁寧にお詫びしましょう。

その後、正式な記録としてメールを送り、欠勤の理由や担当者変更などの対応策を詳しく伝えます。口頭でまとめて伝えるよりも、文章にした方が誤解や行き違いなどを防止できます

1.3. 同僚や部下への連絡はメールでOKの場合も

同僚や部下への連絡は、メールで行っても構わないとされていることが多いようです。メールには、自分の体調や業務の進行状況、必要な対応を簡潔に記載します。やっておいて欲しい作業ついて具体的に記載すると、業務が円滑に進みます。

ただし、緊急性の高い仕事や代わりに出席してほしい会議などがある場合は、直接電話をして詳細を伝えましょう。

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2. 体調不良の欠勤メールを送る際の基本マナー

体調不良の欠勤メールを送る際は、守るべきマナーがあります。体調が悪い中の連絡であっても、ビジネスシーンであることを忘れてはいけません。

2.1. 必ず始業前に送る

欠勤メールは始業前に送るのが原則です。始業時間を過ぎると職場の仲間もメンバーがいないことに不安を覚えますし、早めに連絡することで、上司や同僚は業務の調整をしやすくなり、欠勤による混乱を避けることができます。

始業後はそれぞれの仕事が忙しく、対応が難しくなる可能性もあります。メンバーの欠勤を前提に始業できるよう、早めの連絡を心掛けましょう。

2.2. 件名で「体調不良による欠勤」とわかるようにする

メールの件名は、一目で内容が把握できるものにしなければなりません。曖昧(あいまい)な件名にしてしまうと、見落とされたり後回しにされたりする恐れがあります。

忙しい受信者がメールを開かなくても内容を把握できるように、「体調不良による欠勤連絡【〇〇部〇〇】」「【勤怠連絡】体調不良による欠勤(〇〇部〇〇)」など、わかりやすい件名をつけることが大切です。

2.3. 謝罪の気持ちを伝える

体調不良による欠勤は仕方のないことですが、欠勤することで業務に少なからず影響が出てしまうため、相手に対する配慮として謝罪の言葉を入れると良いでしょう。

例えば、「急な欠勤となり、ご迷惑をおかけして申し訳ありません」といった言葉を添えることで、相手に対する気遣いとお詫びの気持ちが伝わります。

2.4. スケジュールを確認し、連絡漏れのないようにする

体調不良で欠勤メールを送る際は、事前に自分のスケジュールを確認し、連絡漏れがないようにしなければなりません。

「アポイントメントはないか」「出席予定の会議はないか」「本日提出期限の書類はないか」など、メールを送る前にもう一度スケジュールを確認しましょう。

特に、取引先との約束を失念してしまうと、会社全体の信用が損なわれてしまう可能性があるため注意が必要です。

3. 体調不良の欠勤メールで書くべき内容

体調不良の欠勤メールでは、「体調について」「業務について」「復帰の目途について」の3点を記載する必要があります。それぞれの項目を詳しく説明します。

3.1. 体調不良の症状と現在の状況

単に「体調が優れないためお休みさせていただきます」ではなく、体調不良の具体的な症状を記載しておくと納得感が得られやすいです。

それほど詳細な説明は必要ありませんが、「頭痛が酷く、現在も38度の熱があります」「昨夜から喉の痛みがあり、倦怠感があります」など、現在どういった状況なのかを簡潔に伝えます。

3.2. 当日の予定、連絡事項、引継ぎ内容

その日に行う予定だった業務についても伝え、必要に応じて連絡事項、引継ぎ内容を記載して代わりに対応してもらうよう依頼します。

複数人に連絡する場合、重複による混乱が起きないよう「本日の会議は〇〇さんに代わりをお願いしました」「〇〇の件については△△さんに引き継ぎました」など、明確に伝えましょう。

3.3. 復帰の目途

「現在、回復に向かっており、来週中には復帰する予定です」「熱も下がりましたので、明日には復帰する見込みです」など、復帰の目途を伝えることで相手に安心感を与えられます

いつ回復しそうか明確でない場合は、「回復次第、再度ご連絡いたします」「引き続き経過を見ながらご報告します」といった言葉を添えましょう。

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4. 体調不良の欠勤メール例文

「上司宛」「取引先宛」「同僚・部下宛」「リモートワーク中」という4つのケースごとに例文を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

4.1. 【上司宛】体調不良の欠勤メール例文

前日に続いて欠勤する場合の例文です。上司に宛てたメールでは、現在の体調と業務に関する連絡をしっかり行いましょう。

【件名】:体調不良による欠勤のご連絡|〇〇(氏名)

〇〇部長

お疲れ様です、〇〇(氏名)です。

昨日に引き続き咳が激しく、出勤が難しい状況です。ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、本日も欠勤させていただきます。

この後、病院へ行って参りますので、診察結果と復帰の目途につきましては、改めてご連絡いたします。

なお、本日の会議は〇〇さんに代わりをお願いしました。

恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

4.2. 【取引先宛】体調不良の欠勤メール例文

体調不良により取引先との会議に欠席し、日時変更を依頼するメール例文です。謝罪の気持ちを伝えたうえで、日時を変更してもらうよう求めます。

【件名】:〇〇会議欠席のご連絡

株式会社〇〇
□□様

お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇(氏名)です。

突然のご連絡となり申し訳ございません。
本日体調不良のため、予定しておりました〇〇会議に出席することができなくなりました。
大変ご迷惑をおかけしますが、〇〇会議の日程を別の日に変更していただくことは可能でしょうか。
具体的な日程につきましては、改めてご連絡させていただきます。

ご無理をお願いする形となり大変申し訳ございませんが、ご検討いただけますよう、よろしくお願い申し上げます。


4.3. 【同僚・部下宛】体調不良の欠勤メール例文

同僚や部下に連絡する場合、それほど改まった形式は必要ないものの、迷惑をかけることへの謝罪や仕事に関する連絡はしっかり記載しましょう。

【件名】:体調不良による欠勤のご連絡|〇〇(氏名)

〇〇さん

お疲れ様です、〇〇(氏名)です。

昨夜から頭痛と発熱が続いているため、本日はお休みをいただきます。

特に急ぎの仕事はありませんが、もし不明な点があれば△△さんに確認しながら進めてください。

この後、病院で診察を受ける予定ですので、結果と復帰の目途は改めてご連絡します。

ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。


4.4. 【リモートワーク中】体調不良の欠勤メール例文

リモートワーク中でも、欠勤の連絡は必要です。他の人たちもリモートワークをしている場合、メンバー同士で直接やり取りができない分、仕事内容についてより丁寧に説明するなど配慮をすると良いでしょう。

【件名】:体調不良による欠勤のご連絡|〇〇(氏名)

〇〇部長

お疲れ様です、〇〇(氏名)です。

昨夜より発熱し、頭痛もあるため出勤が難しい状況です。申し訳ありませんが、本日はお休みをいただきたく存じます。

なお、〇〇の資料に関しましては、昨日の午前中に提出が完了しております。また、〇〇に必要なデータはクラウド上にまとめておりますので、アクセスのうえ作業を進めて頂ければ幸いです。

この後、病院へ行って参りますので、診察結果と復帰の目途につきましては、改めてご連絡いたします。

ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

5. 体調不良からの復帰メールも送ると好印象

1~2日の欠勤では不要ですが、体調不良で1週間以上欠勤した場合は、復帰する旨を事前にメールで連絡しておくと良いでしょう。

【件名】:復帰のご連絡|〇〇(氏名)

〇〇課長

お疲れ様です、〇〇(氏名)です。

この度は体調不良により長期間お休みをいただき、大変ご迷惑をおかけしました。おかげさまで体調も回復し、明日〇月〇日から通常通り出勤させていただく予定です。

皆様のお心遣いには、心より感謝しております。明日からは業務に全力で取り組み、遅れを取り戻せるよう努めてまいります。

何かご指示や引き継ぎ事項がございましたら、いつでもお知らせください。
どうぞよろしくお願いいたします。

6. 体調不良の欠勤メールには必ず返信する

職場の仲間や取引先から欠勤メールを受け取ったら、必ず返信をしましょう。相手の体調を気遣う言葉を入れて、できるだけ早めに返信することが大切です。

6.1. 【上司宛】体調不良の欠勤メールへの返信例文

上司から欠勤メールを受け取った場合は、体調を気遣う言葉と、仕事内容に触れましょう。ただし、体調が悪いときに長文のメールを読むのは辛いので、できるだけ簡潔な文章を心掛けてください。

【件名】:Re:体調不良による欠勤のご連絡|〇〇(氏名)

〇〇部長

お疲れ様です、〇〇(氏名)です。

本日欠勤とのこと、承知いたしました。どうぞ無理をなさらず、ゆっくりお休みいただき、ご回復ください。

業務に関しては、〇〇さんと連携を取りながら進めます。

一日も早いご回復を心よりお祈りしております。
くれぐれもお大事になさってください。


6.2. 【取引先宛】体調不良の欠勤メールへの返信例文

取引先からメールが来た場合も、体調を気遣う言葉を使い、迅速に返信しましょう。日程の変更を依頼された場合などは、相手の負担を考慮したうえで対応を伝えます。

【件名】:Re:〇〇会議欠席のご連絡

株式会社〇〇
□□様

お世話になっております、〇〇株式会社の〇〇(氏名)です。

〇〇会議ご欠席の旨、承知いたしました。

どうぞ無理をなさらず、しっかりとご静養ください。

日程調整につきましては、ご回復後に改めて調整させていただければと存じます。

一日も早いご回復を心よりお祈り申し上げます。
どうぞお大事になさってください。


6.3. 【同僚・部下宛】体調不良の欠勤メールへの返信例文

部下から欠勤の連絡が来た場合は、体調を気遣い、「業務のことはこちらで対処するので心配ない」という内容を伝えて安心させましょう。

【件名】:Re:体調不良による欠勤のご連絡|〇〇(氏名)

〇〇さん

お疲れ様です、〇〇(氏名)です。

体調不良による欠勤の件、承知しました。無理をせず、しっかり休養を取って回復に努めてください。

今日の業務については、こちらで対応するので心配いりません。

一日も早い回復を祈っています。
くれぐれもお大事にしてください。

7. 体調を気遣うメールで便利なフレーズ

体調不良のメールを受け取った際、返信で使える便利なフレーズを紹介します。以下のようなフレーズを使えば、相手の体調を気遣うとともに回復を祈る気持ちを伝えられます

  • どうかお大事になさってください
  • くれぐれもご自愛ください
  • 一日も早いご回復をお祈り申し上げます
  • 一日も早いご復帰をお待ちしております
  • どうぞご無理をなさらず、ゆっくりとご静養ください
  • ご自身の体調を最優先に、しっかり休まれてください

8. 体調を気遣うメールに返信は必要?

欠勤メールへの返信に対する返信は、基本的に不要とされています。しかし、場合によっては簡単に返信をしておいた方が良いと思うこともあるでしょう。ここでは、体調を気遣うメールへの返信例を紹介します。

8.1. 【上司宛】体調を気遣うメールへの返信例文

欠勤メールに対し、上司から体調を気遣う返信メールが来た場合の返信例です。体調が悪い中の返信なので、簡潔な内容で問題ありません

【件名】:Re:Re:体調不良による欠勤のご連絡|〇〇(氏名)

〇〇部長

お疲れ様です、〇〇(氏名)です。

お気遣いいただきありがとうございます。
一日も早く復帰できますよう休養に努めます。

ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、どうぞよろしくお願いいたします。


8.2. 【取引先宛】体調を気遣うメールへの返信例文

取引先から体調を気遣う返信メールが来た場合も、基本的に返信は不要ですが、一言返信しておいた方が良いと感じる場合は、以下のような文章を送ると良いでしょう。

【件名】:Re:Re:〇〇会議欠席のご連絡

株式会社〇〇
□□様

お世話になっております、〇〇株式会社の〇〇(氏名)です。

お気遣いいただき、誠にありがとうございます。
この度は、ご心配とご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。

不在中は、弊社〇〇が対応させていただきます。
何卒よろしくお願いいたします。


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9. まとめ

体調不良による欠勤連絡には、メールを使うこともできます。ただし、相手や状況によっては電話をかけたほうが良い場合もあるので、臨機応変に対応しましょう。

欠勤メールでは、体調不良で休む旨に加え、相手に迷惑をかけることへの謝罪と、業務に支障が出ないよう配慮する内容を記載します。体調不良の際はこの記事を参考にして、マナーを守ったメールを送りましょう。

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