【例文付き】体調不良で欠勤する際のメール作成方法と注意点を解説

体調不良で会社を欠勤する場合は、上司や取引先へ迅速に報告しなければなりません。本記事では、体調不良時の欠勤連絡をメールで行う場合に焦点を当てて、必須の記載事項や注意点を詳しく解説します。また、状況に応じて使える例文も紹介するので、急な欠勤でもスムーズに対応できるよう、ぜひ参考にしてください。

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1 体調不良の欠勤連絡はメールで良い？

体調不良で欠勤する場合、会社への連絡方法としてメールを使用しても良いのか迷う方も多いのではないでしょうか。特に、急な欠勤では迅速な対応が求められるため、適切な手段を選ぶことが重要です。ここでは、メールでの欠勤連絡が可能なケースや、メール連絡の注意点について解説します。

1.1 上司への連絡は電話、2日目以降はメールでも良い

体調不良で上司に欠勤連絡をする場合、初日は電話で伝えるのが適切です。直接話すことで、上司が状況をすぐに把握でき、急な欠勤に対する対応もスムーズに行えます。声の調子から、体調を把握してもらうこともできるでしょう。

もし、2日目以降も欠勤が続く場合は、メールでの連絡でも問題ありません。メールでは、欠勤の期間や回復の見込み、何か必要な対応があればその旨を簡潔に伝えることが大切です。

ただし、近年は全ての連絡をメールやチャットで行うのが規定となっている企業もあるため、社内の規則を今一度確認しておきましょう。

1.2 取引先への連絡は電話とメールを併用する

取引先とアポイントメントがある場合は、まず電話で状況を伝えることが重要です。こちらの都合により相手のスケジュールを変更させることになるので、いち早く連絡して丁寧にお詫びしましょう。

その後、正式な記録としてメールを送り、欠勤の理由や担当者変更などの対応策を詳しく伝えます。メールでは謝意を表し、取引先に与える影響を最小限に抑えるための対策を説明する必要があります。

1.3 同僚や部下への連絡はメールでOK

同僚や部下への連絡は、メールで行っても構いません。メールでは、自分の体調や業務の進行状況、必要な対応を簡潔に記載します。やっておいて欲しい作業ついて具体的に記載すると、業務が円滑に進みます。

ただし、緊急性の高い仕事や代わりに出席してほしい会議などがある場合は、直接電話をして詳細を伝えましょう。

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2 体調不良の欠勤メールで書くべき内容

体調不良の欠勤メールでは、「体調について」「業務について」「復帰の目途について」という3点を記載する必要があります。それぞれの項目を詳しく説明します。

2.1 体調不良の症状と現在の状況

まず、欠勤の理由となる体調不良の症状を記載します。あまり詳細な説明は必要ありませんが、「頭痛が酷く、現在も38度の熱があります」「昨夜から喉の痛みがあり、倦怠感があります」など、現在どういった状況なのかをわかりやすく伝えます。

2.2 当日の予定、連絡事項、引継ぎ内容

業務に影響が出そうな場合は、当日の予定や連絡事項、引継ぎ内容を記載して、代わりに対応してもらうよう依頼します。

もし、自分で依頼したのであれば、重複による混乱が起きないよう「本日の会議は〇〇さんに代わりをお願いしました」「〇〇の件については△△さんに引き継ぎました」など、明確に伝えましょう。

2.3 復帰の目途

例えば、「現在、回復に向かっており、来週中には復帰する予定です」「熱も下がりましたので、明日には復帰する見込みです」など、復帰の目途を伝えることで相手に安心感を与えられます。

しかし、まだ体調が悪いのに、無理して復帰の目途を記載する必要はありません。いつ回復しそうか明確でない場合は、「回復次第、再度ご連絡いたします」「引き続き経過を見ながらご報告します」といった言葉を添えましょう。

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3 体調不良の欠勤メールを送る際の注意点

体調不良の欠勤メールを送る際は、いくつかの注意点があります。体調が悪い中の連絡であっても、基本的なビジネスマナーはしっかり守ることが大切です。

3.1 必ず始業前に送る

突然の体調不良を除き、欠勤メールは始業前に送るのが原則です。早めに連絡することで、上司や同僚は業務の調整をしやすくなり、欠勤による混乱を避けることができます。

特に、重要な会議や予定がある場合は代替案を講じる必要がありますが、始業後はそれぞれの仕事が忙しく十分な対応ができません。そのため、比較的余裕のある始業前にメールを確認してもらえるよう、早めの準備を心掛けましょう。

3.2 件名は一目で「体調不良による欠勤」とわかるようにする

メールの件名は、一目で内容が把握できるものにしなければなりません。もし、曖昧な件名にしてしまうと、見落とされたり後回しにされたりする恐れがあります。

忙しい受信者がメールを開かなくても内容を確認できるように、「体調不良による欠勤連絡【〇〇部〇〇】」「【勤怠連絡】体調不良による欠勤（〇〇部〇〇）」など、わかりやすい件名をつけることが大切です。

3.3 謝罪の気持ちを伝える

体調不良による欠勤は仕方のないことですが、欠勤することで業務に支障をきたす可能性があるため、相手に対する配慮として謝罪の言葉を入れると良いでしょう。

例えば、「急な欠勤となり、ご迷惑をおかけして申し訳ありません」といった表現を使うことで、相手に対する気遣いとお詫びの気持ちが伝わります。ただし、過度に謝罪する必要はなく、あくまで状況を理解してもらえるよう簡潔かつ丁寧に伝えることが大切です。

3.4 スケジュールを確認し、連絡漏れのないようにする

体調不良で欠勤メールを送る際は、事前に自分のスケジュールを確認し、連絡漏れがないようにしなければなりません。特に、取引先との約束を失念してしまうと、会社全体の信用が損なわれてしまう可能性があるため注意が必要です。

「アポイントメントはないか」「出席予定の会議はないか」「本日提出期限の書類はないか」など、メールを送る前にもう一度スケジュールを確認してみましょう。

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4 体調不良の欠勤メール例文

ここでは、具体的な体調不良の欠勤メールを紹介します。「上司宛」「取引先宛」「同僚・部下宛」「リモートワーク中」という4つのケースごとに例文を挙げるので、ぜひ参考にしてください。

4.1 【上司宛】体調不良の欠勤メール例文

上司に宛てたメールでは、現在の体調と業務に関する連絡をしっかり行いましょう。

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4.2 【取引先宛】体調不良の欠勤メール例文

体調不良により取引先との会議に欠席し、日時変更を依頼するメール例文です。謝罪の気持ちを伝えたうえで、日時を変更してもらうよう求めます。

4.3 【同僚・部下宛】体調不良の欠勤メール例文

同僚や部下に連絡する場合、それほど改まった形式は必要ないものの、迷惑をかけることへの謝罪や仕事に関する連絡はしっかり記載しましょう。

4.4 【リモートワーク中】体調不良の欠勤メール例文

リモートワーク中でも、欠勤の連絡は始業前に送るようにしましょう。引き継いで欲しい仕事がある場合は、内容をより丁寧に説明するなどの配慮が必要です。

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5 体調不良からの復帰メール例文

1～2日の欠勤では不要ですが、体調不良で1週間以上欠勤した場合は、復帰する旨を事前にメールで連絡しておくと良いでしょう。

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6 体調不良の欠勤メールへの返信例文

体調不良の欠勤メールを受け取った際の返信例文を紹介します。相手の体調を気遣う言葉を入れて、できるだけ早めに返信することが大切です。

6.1 【上司宛】体調不良の欠勤メールへの返信例文

上司から欠勤メールを受け取った場合は、体調を気遣う言葉と、仕事内容に触れましょう。ただし、体調が悪いときに長文のメールを読むのは辛いので、できるだけ簡潔な文章を心掛けてください。

6.2 【取引先宛】体調不良の欠勤メールへの返信例文

取引先からメールが来た場合も、体調を気遣う言葉を使い、迅速に返信します。日程の変更を依頼された場合は、復帰後の調整で問題ないと伝えましょう。

6.3 【同僚・部下宛】体調不良の欠勤メールへの返信例文

部下から欠勤の連絡が来た場合は、体調を気遣い、「業務のことはこちらで対処するので心配ない」という内容を伝えて安心させましょう。

7 体調を気遣うメールへの返信例文

欠勤メールへの返信に対する返信は、基本的に不要とされています。しかし、場合によっては簡単に返信をしておいた方が良いと思うこともあるでしょう。ここでは、体調を気遣うメールへの返信例を紹介します。

7.1 【上司宛】体調を気遣うメールへの返信例文

欠勤メールに対し、上司から体調を気遣う返信メールが来た場合の返信例です。体調が悪い中の返信なので、簡潔な内容で問題ありません。

7.2 【取引先宛】体調を気遣うメールへの返信例文

取引先から体調を気遣う返信メールが来た場合も、基本的に返信は不要ですが、一言返信しておいた方が良いと感じる場合は、以下のような文章を送ると良いでしょう。

8 体調を気遣うメールで便利なフレーズ

体調不良のメールを受け取った際、返信で使える便利なフレーズを紹介します。相手の体調を気遣うとともに、回復を祈る気持ちを伝えられます。ビジネスメールだけでなく、プライベートなメールでも使用できるので、ぜひ覚えておきましょう。

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9 まとめ

体調不良による欠勤連絡は、メールをうまく活用するのがおすすめです。メールでは、相手に迷惑をかけることへの謝罪と、業務に支障が出ないよう配慮する内容を記載します。

また、現状の体調を簡単に説明し、復帰の目途がわかれば伝えるようにします。送るタイミングや件名の付け方など、メールの受信者に負担をかけないような気遣いも大切です。体調不良の際はこの記事を参考にして、失礼のないメールを送りましょう。

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