【例文付き】体調不良で欠勤する際はメールで良い？書き方と注意点を解説

体調不良で仕事を休む場合は、上司や取引先へ迅速に報告しなければなりません。電話と迷う方もいるかもしれませんが、状況によってはメールを使える場合も多いです。

本記事では、体調不良時の欠勤連絡をメールで行う場合に焦点を当てて、マナーや記載事項を解説します。例文も併せて紹介しますので、急な欠勤でもスムーズに対応できるよう、ぜひ参考にしてください。

関連記事【例文】仕事を休む理由はどう伝える？私用・体調不良など理由別の例文と注意点を解説

関連記事面接日程メール返信の基本｜ケース別例文10選とNG行為

「もしかしたら仕事頑張りすぎ!? 」そんな方へ
＼無料・登録不要／
『仕事どうする!? 診断』を受ける ＞

1. 体調不良の欠勤連絡はメールで良い？

体調不良で仕事を休む場合、会社への連絡方法としてメールを使用しても良いのか迷う方も多いのではないでしょうか。欠勤連絡は、相手やその時の状況によって適切な手段を選ぶことが重要です。

ここでは、相手別の欠勤連絡の方法やメールでの連絡が可能であることが多いケースについて解説します。

1.1. 上司への連絡は電話、2日目以降はメールでも良い

体調不良で上司に欠勤連絡をする場合、初日は電話で伝えるのが適切です。直接話すことで、急な欠勤に対する職場での対応もスムーズに行えます。

もし、2日目以降も欠勤が続く場合は、メールでの連絡でも問題ありません。メールでは、欠勤の期間や回復の見込み、何か必要な対応があればその旨を簡潔に伝えることが大切です。

ただし、近年は全ての連絡をメールやチャットで行う企業もあるため、社内のルールに従うようにしましょう。

1.2. 取引先への連絡は電話とメールを併用する

取引先とアポイントメントがある場合は、まず電話で状況を伝えることが重要です。こちらの都合により相手の仕事に影響を与えることになるので、いち早く連絡して丁寧にお詫びしましょう。

その後、正式な記録としてメールを送り、欠勤の理由や担当者変更などの対応策を詳しく伝えます。口頭でまとめて伝えるよりも、文章にした方が誤解や行き違いなどを防止できます。

1.3. 同僚や部下への連絡はメールでOKの場合も

同僚や部下への連絡は、メールで行っても構わないとされていることが多いようです。メールには、自分の体調や業務の進行状況、必要な対応を簡潔に記載します。やっておいて欲しい作業ついて具体的に記載すると、業務が円滑に進みます。

ただし、緊急性の高い仕事や代わりに出席してほしい会議などがある場合は、直接電話をして詳細を伝えましょう。

関連記事求人について問い合わせメールを送るのはNG？マナーを紹介

関連記事【異動の挨拶の基本】メールやスピーチのポイントや実際に使える例文をパターン別に紹介

「一人で転職活動をするのは不安...」という方は、無料で相談できる転職エージェント『マイナビエージェント』にご相談ください。

【マイナビエージェントのご利用方法はこちら】

2. 体調不良の欠勤メールを送る際の基本マナー

体調不良の欠勤メールを送る際は、守るべきマナーがあります。体調が悪い中の連絡であっても、ビジネスシーンであることを忘れてはいけません。

2.1. 必ず始業前に送る

欠勤メールは始業前に送るのが原則です。始業時間を過ぎると職場の仲間もメンバーがいないことに不安を覚えますし、早めに連絡することで、上司や同僚は業務の調整をしやすくなり、欠勤による混乱を避けることができます。

始業後はそれぞれの仕事が忙しく、対応が難しくなる可能性もあります。メンバーの欠勤を前提に始業できるよう、早めの連絡を心掛けましょう。

2.2. 件名で「体調不良による欠勤」とわかるようにする

メールの件名は、一目で内容が把握できるものにしなければなりません。曖昧(あいまい)な件名にしてしまうと、見落とされたり後回しにされたりする恐れがあります。

忙しい受信者がメールを開かなくても内容を把握できるように、「体調不良による欠勤連絡【〇〇部〇〇】」「【勤怠連絡】体調不良による欠勤（〇〇部〇〇）」など、わかりやすい件名をつけることが大切です。

関連記事【ビジネスメールの件名】基本マナーと正しい書き方は？具体例も紹介

2.3. 謝罪の気持ちを伝える

体調不良による欠勤は仕方のないことですが、欠勤することで業務に少なからず影響が出てしまうため、相手に対する配慮として謝罪の言葉を入れると良いでしょう。

例えば、「急な欠勤となり、ご迷惑をおかけして申し訳ありません」といった言葉を添えることで、相手に対する気遣いとお詫びの気持ちが伝わります。

関連記事【例文】謝罪・お詫びメールとは？社内外別に書き出しから締めの言葉まで解説

2.4. スケジュールを確認し、連絡漏れのないようにする

体調不良で欠勤メールを送る際は、事前に自分のスケジュールを確認し、連絡漏れがないようにしなければなりません。

「アポイントメントはないか」「出席予定の会議はないか」「本日提出期限の書類はないか」など、メールを送る前にもう一度スケジュールを確認しましょう。

特に、取引先との約束を失念してしまうと、会社全体の信用が損なわれてしまう可能性があるため注意が必要です。

関連記事メールで「御中」は使える？社外・社内メールでの使用例を紹介

関連記事「仕事が合わない」と感じるのはなぜ？理由・対処法・転職活動のコツを解説

関連記事仕事を辞めるのにベストなタイミングはいつ？失敗しないためのポイントや流れについて解説

関連記事新卒で会社を辞めたいと思ったら-転職のメリット・デメリットや注意点について解説

関連記事【仕事辞めたい】よくある理由と会社を辞めたくなったらやるべきこと

【在宅勤務可の求人はこちら】

3. 体調不良の欠勤メールで書くべき内容

体調不良の欠勤メールでは、「体調について」「業務について」「復帰の目途について」の3点を記載する必要があります。それぞれの項目を詳しく説明します。

3.1. 体調不良の症状と現在の状況

単に「体調が優れないためお休みさせていただきます」ではなく、体調不良の具体的な症状を記載しておくと納得感が得られやすいです。

それほど詳細な説明は必要ありませんが、「頭痛が酷く、現在も38度の熱があります」「昨夜から喉の痛みがあり、倦怠感があります」など、現在どういった状況なのかを簡潔に伝えます。

3.2. 当日の予定、連絡事項、引継ぎ内容

その日に行う予定だった業務についても伝え、必要に応じて連絡事項、引継ぎ内容を記載して代わりに対応してもらうよう依頼します。

複数人に連絡する場合、重複による混乱が起きないよう「本日の会議は〇〇さんに代わりをお願いしました」「〇〇の件については△△さんに引き継ぎました」など、明確に伝えましょう。

3.3. 復帰の目途

「現在、回復に向かっており、来週中には復帰する予定です」「熱も下がりましたので、明日には復帰する見込みです」など、復帰の目途を伝えることで相手に安心感を与えられます。

いつ回復しそうか明確でない場合は、「回復次第、再度ご連絡いたします」「引き続き経過を見ながらご報告します」といった言葉を添えましょう。

関連記事【例文】ビジネスメールの基本！書き方や返信の仕方を解説

関連記事メールの「CC」とは？使い方や「BCC」との違いをわかりやすく解説

関連記事メール署名の書き方！コピペで使えるテンプレート20選

関連記事転職のタイミングは何月がベスト？年齢・状況別の見極めポイントも解説

関連記事転職で年収アップの相場は？交渉の相場と年収アップの交渉をするコツをご紹介

関連記事転職前にボーナス（賞与）をもらうには？退職のタイミングやスケジュール

【テーマ別】平均年収ランキング

4. 体調不良の欠勤メール例文

「上司宛」「取引先宛」「同僚・部下宛」「リモートワーク中」という4つのケースごとに例文を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

4.1. 【上司宛】体調不良の欠勤メール例文

前日に続いて欠勤する場合の例文です。上司に宛てたメールでは、現在の体調と業務に関する連絡をしっかり行いましょう。

関連記事【例文付き】上司へのメールの書き方は？目上の人にメールを書く際のコツ

4.2. 【取引先宛】体調不良の欠勤メール例文

体調不良により取引先との会議に欠席し、日時変更を依頼するメール例文です。謝罪の気持ちを伝えたうえで、日時を変更してもらうよう求めます。

4.3. 【同僚・部下宛】体調不良の欠勤メール例文

同僚や部下に連絡する場合、それほど改まった形式は必要ないものの、迷惑をかけることへの謝罪や仕事に関する連絡はしっかり記載しましょう。

4.4. 【リモートワーク中】体調不良の欠勤メール例文

リモートワーク中でも、欠勤の連絡は必要です。他の人たちもリモートワークをしている場合、メンバー同士で直接やり取りができない分、仕事内容についてより丁寧に説明するなど配慮をすると良いでしょう。

関連記事【例文】ビジネスメールの書き出しはどう書く？マナーや例文をパターン別に紹介

関連記事【例文集】ビジネスメールの締めの言葉はどう書く？シーン別、季節別の例文を紹介！

関連記事業界研究まず何から始めればいい？やり方と見るべきポイント

関連記事転職に向けた業界研究の進め方は？各業界の特徴について解説します

関連記事業界を変える転職を成功させる3つのポイント！職種を変えるケースも解説

関連記事IT業界とは？5つの業界別に職種やメリット・向いている人を紹介

【IT・Web職種への転職をご希望の方はこちら】

5. 体調不良からの復帰メールも送ると好印象

1～2日の欠勤では不要ですが、体調不良で1週間以上欠勤した場合は、復帰する旨を事前にメールで連絡しておくと良いでしょう。

関連記事たったこれだけ！読みやすいメールになる10のポイント

【メーカーへの転職希望者はこちら】

6. 体調不良の欠勤メールには必ず返信する

職場の仲間や取引先から欠勤メールを受け取ったら、必ず返信をしましょう。相手の体調を気遣う言葉を入れて、できるだけ早めに返信することが大切です。

6.1. 【上司宛】体調不良の欠勤メールへの返信例文

上司から欠勤メールを受け取った場合は、体調を気遣う言葉と、仕事内容に触れましょう。ただし、体調が悪いときに長文のメールを読むのは辛いので、できるだけ簡潔な文章を心掛けてください。

6.2. 【取引先宛】体調不良の欠勤メールへの返信例文

取引先からメールが来た場合も、体調を気遣う言葉を使い、迅速に返信しましょう。日程の変更を依頼された場合などは、相手の負担を考慮したうえで対応を伝えます。

6.3. 【同僚・部下宛】体調不良の欠勤メールへの返信例文

部下から欠勤の連絡が来た場合は、体調を気遣い、「業務のことはこちらで対処するので心配ない」という内容を伝えて安心させましょう。

7. 体調を気遣うメールで便利なフレーズ

体調不良のメールを受け取った際、返信で使える便利なフレーズを紹介します。以下のようなフレーズを使えば、相手の体調を気遣うとともに回復を祈る気持ちを伝えられます。

8. 体調を気遣うメールに返信は必要？

欠勤メールへの返信に対する返信は、基本的に不要とされています。しかし、場合によっては簡単に返信をしておいた方が良いと思うこともあるでしょう。ここでは、体調を気遣うメールへの返信例を紹介します。

8.1. 【上司宛】体調を気遣うメールへの返信例文

欠勤メールに対し、上司から体調を気遣う返信メールが来た場合の返信例です。体調が悪い中の返信なので、簡潔な内容で問題ありません。

8.2. 【取引先宛】体調を気遣うメールへの返信例文

取引先から体調を気遣う返信メールが来た場合も、基本的に返信は不要ですが、一言返信しておいた方が良いと感じる場合は、以下のような文章を送ると良いでしょう。

スキルアップを目指すなら
まずはプロにご相談ください
マイナビエージェントについて詳しく知る ＞

9. まとめ

体調不良による欠勤連絡には、メールを使うこともできます。ただし、相手や状況によっては電話をかけたほうが良い場合もあるので、臨機応変に対応しましょう。

欠勤メールでは、体調不良で休む旨に加え、相手に迷惑をかけることへの謝罪と、業務に支障が出ないよう配慮する内容を記載します。体調不良の際はこの記事を参考にして、マナーを守ったメールを送りましょう。

10. 「メールの書き方」に関する関連記事

その他の「メールの書き方」に関して、以下の記事でもご紹介しています。
ぜひ併せてご覧いただければ幸いです。

ビジネスメールに関する記事一覧　＞

＼転職するか迷っていてもOK／
マイナビエージェントに無料登録して
転職サポートを受ける