【メール返信時の引用マナー】注意点や全文引用・部分引用のやり方を紹介

メールを返信する際、引用機能を活用すると相手が正確に理解しやすいメールを作成できます。しかし、引用のマナーを正しく理解していないと、逆にトラブルの元になりかねません。

そこで今回は、全文引用・部分引用の2つの引用（インライン）の詳細とそれぞれのメリット・デメリット、注意点、使用例などを解説・紹介します。

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1.メール返信時に引用を消すのはマナー違反？

相手から来たメールを返信する際に、受信したメールの内容を引用して返信する方法があります。初期設定で返信時に自動的に引用されるようになっている場合がありますが、引用部分を消して返信するのはビジネスマナーとしてNGになるのでしょうか。

また、どういった場合に引用を活用すればいいのでしょうか。

ここでは、メール返信時における引用の必要性やマナーについて解説します。

1.1.メールの引用（インライン）とは

メールの引用は別名「インライン」と呼ばれ、過去受信したメール文を活用して自分の返信内容の中に差し込む形で新たなメールを作成する手法です。

引用の使い方は使用するメールソフトによって異なり、返信ボタンを押すと引用形式が初期設定されているケースもあれば、別途引用ボタンを押すケースもあります。

メールソフト上で引用扱いになると、各文頭に不等号の「>」や「>>」などが追加されることが多いです。

1.2.引用は状況によって使用する

メールの引用は全てのメールに活用するのではなく、必要に応じて使い分けなければなりません。

例えば、自社製品に対する問い合わせのメールの場合は、返信時に相手へどういった内容に対する返信なのかを明確化するためにも引用の活用がおすすめです。

簡素な情報をまとめただけのメールや、会話形式でやりとりが続いているようなメールの場合は引用の必要性は低いでしょう。

かえって冗長的なメールになりやすいため、引用の必要がない内容の場合は引用部分を消して返信するのがスッキリとした印象になります。

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2.メール返信の引用は2種類

メール返信の引用には全文引用と部分引用の2種類があります。それぞれを使い分けると、より相手に伝わりやすいメールが作成できます。

2.1.全文引用

全文引用は、一通分のメールをすべて引用して返信する方法です。

全文引用のメリットは、自分の返信メール1通で話の流れが理解できる点です。通常、過去のメールを確認したい場合は別途受信メールを開かなければなりません。

しかし、全文引用することで、メールを受信した人はそのメール画面のみで事態を把握できます。途中から宛先に追加された人がいる場合も全文引用が便利でしょう。

ただし、全文引用には1通のメールが長くなってしまうデメリットがあります。相手から受信したメールを丸々引用した上で自分の返信内容を記載するとなると、ものによってはかなりボリュームのある文章になってしまうでしょう。

そのため、全文返信は多用しすぎず、必要な場面を見極めて使用するのがおすすめです。

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2.2.部分引用

対する部分引用は、必要な箇所のみ抜粋して引用する方法です。部分引用する際には、誤解のないよう「以下、引用（インライン）にて失礼いたします。」という一文を添えておくと相手に親切でしょう。

部分引用のメリットは、必要な部分だけを抜き出すことで簡潔でわかりやすい返信メールが作成できる点です。

例えば、相手から質問を受けた場合に質問文のみ引用し直下に回答を記載すると、ぱっと見て内容を把握しやすくなります。

デメリットは、引用の仕方によっては相手との間に誤解が生じるリスクがある点です。必要な部分の引用が抜け漏れてしまうと話の前後関係がずれてしまうので、話の道筋がわかるように引用しなければなりません。

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3.引用を使用する際のマナーや注意点

引用を使用してメールを返信する際には、守りたいマナーや注意点があります。返信で誤解を生まないためにも、以下の2点には注意しましょう。

3.1.不等号をつけてわかりやすく

引用でメール返信する際は文頭に不等号「>」や「>>」などを追記し、引用部分をわかりやすくしましょう。特に部分引用の場合は自分で必要な箇所をコピー＆ペーストする形となるため、文頭への挿入を忘れずに行いましょう。

3.2.「Re」は必ず残す

返信の際、件名の頭に自動的に追加される「Re」は消さずに残したまま返信しましょう。「Re」がついていることにより、メールの受け手が「自分のメールに対する返信がきた」ということがわかりやすくなります。

ただし、メールソフトやその設定によっては、やりとりが何往復も続くとその「Re」の数が増えてしまい、肝心のタイトル部分が埋もれてしまいます。あまりにも長くなるようであれば、ぱっと見てタイトルが理解できる範囲に「Re」をいくつか削除しましょう。

3.3.「Cc」「Bcc」メールでの返信の場合

受信したメールの宛先に「Cc」や「Bcc」が記載されている場合があります。

Ccとはカーボンコピーの略であり、自分以外にもCcにある宛先の人たちにもメールが送信されています。

Bccとは自分以外の他の人にも一斉送信されており、宛先はこちらからは見えず、誰に送信しているかはわからない仕様のことです。

こういった「Cc」や「Bcc」があるメールに返信する場合は、Ccに含まれる人は外さずに返信し、Bccは一斉送信のケースが多いため基本的に返信する必要はありません。むしろBccメールに返信するのはマナー違反となるため、注意しましょう。

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4.メール返信の際の引用例

ここで、全文引用、部分引用、それぞれの使用例を紹介します。実際のメール返信の際の参考にしてください。

4.1.全文引用の例

4.2.部分引用の例

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5.まとめ

引用（インライン）を活用することで、読みやすく内容を把握しやすいビジネスメールが作成できます。

しかしその際は、内容によって全文引用と部分引用を適宜使い分け、誤解を生まない工夫が必要です。

お互いの表情や声がわからないテキストでのやりとりだからこそ、読み手の視点に立った丁寧なメール作成を心がけましょう。

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