【例文付き】内定後のお礼状の書き方は？基本の構成や注意点を解説

就職・転職活動において、「内定をもらったのでお礼状を書きたいけれど、どう書いていいかわからない」と悩む方もいるでしょう。お礼状の送付は必須ではありませんが、入職先に好印象を与えられます。

お礼状には文面の構成などがある程度決まっていて、そのルールに沿って書きます。今回は、例文も交えて、「手紙・メールでのお礼状の基本的な書き方」、「お礼状を書く際のポイントと注意点」などを解説します。

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1. 内定後のお礼状とは？

内定後のお礼状とは、就職や転職の際に内定を出してくれた企業などへお礼を伝えるための手紙やメールのことをいいます。

必ず出さなければいけないものではありませんが、お礼状を出すことで企業や採用担当者に良い印象をもってもらえる可能性が高いです。

感謝の気持ちや今後の意気込みなどを伝えられますし、きちんとしたお礼状を書くことで社会人としてのマナーが備わっていることも印象付けられます。

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2. お礼状の基本的な書き方

お礼状には、以下のようにある程度決まった構成がありますので、それに従って書いていきましょう。

それぞれの項目の意味や書き方、注意点について解説します。

2.1. 頭語（謹啓）

頭語（とうご）とは、手紙やはがきの最初に書く「拝啓」や「謹啓」のことを言います。お礼状などのかしこまった手紙を書くときは、本文から急に入るのではなく、「謹啓　〇〇」のように書き出します。

内定のお礼状の場合は、敬意の度合いが高い「謹啓」を使用すると良いでしょう。

2.2. 季節・安否確認の挨拶

頭語の次に書くのは、季節・安否確認の挨拶です。

季節の挨拶は「時候の挨拶」とも言われ、手紙やはがきを出す時期によって言い回しが決まっています。ビジネスシーンで使える各月の時候の挨拶の例を紹介します。

季節の挨拶のあとに書くのが、安否確認の挨拶です。安否確認の挨拶は、相手の健康と安否、または相手側の繁栄を願う言葉のことで、内定のお礼状の場合はその企業の繁栄を願う内容にしましょう。

2.3. お礼の文

次に、内定通知に対する感謝の気持ちを書いていきます。お礼の文を書く際は、丁寧な文面できちんと感謝を伝えることを意識しましょう。

ただし、できるだけ簡潔に気持ちが伝わる文章になるよう注意する必要もあります。長々とした文章は要点がつかみにくく、読み手側にも時間をとらせてしまう可能性があるからです。

また、特に新卒の場合、両親や恩師らからの反対で結果的に内定を辞退せざるをえないといったケースも見受けられます。そのため、自分だけではなく両親や恩師も喜んでいるという内容を添えると企業側も安心するでしょう。

2.4. 今の心情や今後の抱負について

お礼の次に書くのは、今の心情や今後の抱負についてです。内定をもらって今どんな気持ちでいるか、今後はどのような社会人を目指していくかを書きましょう。

自分がその企業の一社員として働くことになることを想像し、入社後に自分が何を目指して働き、そのためにどう努力をするかを書けると良いでしょう。

2.5. 結語（敬白、謹言）

結語（けつご）とは、手紙やはがきなどの結びに書く言葉です。先ほど説明した頭語と結語はペアになりますので、結語も忘れないようにしましょう。

頭語に謹啓を使用した場合は、結語として「敬白」または「謹言」を使います。

2.6. 日付

結語のあとには、お礼状を書いた日を書きます。

なお、文書によっては「〇月吉日」のような記載をする場合もありますが、主にお祝いごとに関する文書や招待状などで使われる書き方ですので、お礼状の場合は避けます。

2.7. 名前

名前を書く際は、フルネームで記入し、電話番号やメールアドレスも添えておくと良いでしょう。

新卒の方は、出身大学や学部名まで記入しましょう。

2.8. 企業名などの宛名

宛名には、基本的に採用担当の方の名前を書きます。

個人に宛てる場合は「部署名　〇〇様」、部署の場合は「部署名　御中」とします。

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3. 内定のお礼状の例文

内定のお礼状の例文を、手紙の場合とメールの場合に分けて紹介します。また、内定を保留したい場合の例文も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

3.1. 手紙の場合

お礼状は手紙のほうがより丁寧さが伝わりますので、便箋を使って書くのが一般的です。書き方は、縦書き・横書きどちらでも大丈夫です。

例文(1) 縦書き、新卒採用の場合

例文(2) 横書き、中途採用の場合

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3.2. メールの場合

お礼状は手紙で出すと丁寧ですが、選考において担当者とのやり取りをメールで行っていた場合や内定通知をメールでもらった場合などは、メールで書いても問題ありません。

メールの場合は手紙よりも文面が簡易的になり、構成も異なる箇所があるので注意しましょう。

例文(1) 新卒採用の場合

例文(2) 中途採用の場合

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3.3. 内定を保留したい場合

内定をもらえたものの、まだ他の企業の選考結果が出ていないなどの理由で一旦保留にしたいというケースもあるでしょう。

内定保留は企業側の採用スケジュールにも関わるため、電話かメールで迅速に連絡するようにします。

ここでは、メールで内定の保留をお願いする場合の例文を紹介します。

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4. 内定のお礼状を書く際のポイントや注意点

内定のお礼状を書く際は、構成や文面のほかにも以下のようなポイント・注意点を意識しましょう。

4.1. できれば手書きのお礼状を

手書きのお礼状は、手間と時間をかけて書くことになります。そのため、丁寧な印象を与えやすく、感謝の気持ちや喜びが伝わりやすくなります。

電話でお礼を伝える方法もありますが、電話では採用担当者の仕事を中断させてしまう可能性もあります。また、メールは手紙よりも簡便な連絡手段であるため、丁寧さに欠ける印象を与える可能性があります。

手書きの文字に自信がない場合などはパソコンで作成する方法もありますが、やや冷淡な印象になってしまうこともありえます。

4.2. デザインがシンプルな便箋・封筒を選択する

お礼状に使用する便箋や封筒はシンプルなデザインのものを選びましょう。カジュアルなものは使用せず、白い無地のものがおすすめです。色がついているものや派手な柄が入っているものは避けましょう。

なお、便箋が縦書きの場合は和封筒を、横書きの場合は洋封筒を用意します。

4.3. 誤字脱字に気をつける

お礼状に限らず言えることですが、ビジネスメールやビジネス文書で誤字脱字のようなミスをしないことは、社会人として最低限のマナーになります。

お礼状を出す前に、誤字脱字がないかしっかりと確認しましょう。もし間違いが見つかった場合は、修正テープなどで修正するのではなく、新しい便箋に改めて書き直しましょう。

4.4. 縦書き横書きどちらでも問題はない

一般的にいえば日本では縦書きが主流ですが、近年のビジネス文書では横書きも多くみられます。そのため、お礼状は縦書きと横書き、どちらでも良いといえます。

ただし、縦書きの和封筒と横書きの洋封筒では宛名書きの方法が変わるため注意が必要です。和封筒の場合は、数字は漢数字で切手は左上、洋封筒の場合は、算用数字を用いて切手は右上に貼ります。

4.5. OB・OG訪問をした場合は先輩にも連絡する

新卒の就職活動では、OB・OG訪問をする人も多いでしょう。内定が出たら、お世話になった先輩にもお礼の連絡をすると好印象です。

OB・OG訪問で貴重な時間を割いていただいたことへの感謝の気持ち、内定をもらえたこと、今後の抱負などを伝えましょう。

内定のお礼状ほどかしこまる必要はありませんが、最低限のマナーに沿って文面を作成します。メールであればスムーズに連絡ができますし、相手にも手間取らせません。

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5. 内定承諾書を提出する場合は同封して送る

採用通知書とともに「内定承諾書」も送られてくることがあります。入社する意思がある場合、内定承諾書に必要事項を記入して送付しなければいけません。その際、お礼状を内定承諾書の添え状として添付しましょう。

内定承諾書が三つ折りで送られてきた場合は返信するときもお礼状とともに三つ折りで、折らずに送られてきた場合は折れ曲がらないように両書をクリアファイルに入れて郵送します。

また、内定承諾書に返信用封筒が付いていたら、宛名を「〇〇 様」や「〇〇 御中」に直して使います。

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6. お礼状を出さないと評価が下がる？

内定のお礼を伝える「お礼状」ですが、冒頭でも説明した通り、必ずしも出す必要があるものではありません。出さないと評価が下がったり、印象が悪くなったりすることはないと言えるでしょう。

ただし、お礼状を出さないことはマイナスにはならないものの、より印象を良くしたいのなら出すことをおすすめします。

お礼状を出そうかどうか迷っている場合は、思い切って出してみると良いでしょう。

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7. お礼状はいつまでに出せばいい？

お礼状は内定をいただいたら、できるだけ早いうちに出しましょう。

手紙の場合は郵送になりますので、投函してから企業に届くまで数日かかってしまいます。そのため、意中の企業から内定の通知がきたら、出来るなら当日、遅くても1週間以内に送付するのが望ましいです。

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8. お礼状が遅れた場合はどうする？

先述したように、内定のお礼状は内定通知が届いてから1週間以内に送付するのが理想的です。しかし、万が一1週間を過ぎてしまった場合は、下記例文のようにお礼状に謝罪の言葉を添えておきましょう。

なお、多少の出し遅れは問題になりませんが、1ヶ月以上遅れると送ることでかえって非常識だと捉えられかねないため、あまりに遅くなってしまった場合は送らないという判断をすることも大切です。

9. その他手紙の書き方

手紙の書き方については、以下の記事でもご紹介しています。併せてご覧ください。

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10. まとめ

今回は、内定後のお礼状の基本的な書き方やポイント、注意点について解説しました。

感謝の気持ちを伝えるお礼状ですが、正しいマナーで書かなければ、逆にマイナスの印象を与えかねません。お礼状の正しい書き方や出し方のマナーを守りながら、感謝の気持ちを伝えることを意識しましょう。

今回の記事が、就職や転職を通して新しい世界で挑戦しようとしている方の力になれると幸いです。

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