【内定のお礼状】手紙・メールでの正しい書き方やポイントを解説(例文付き)

「内定をもらったのでお礼状を書きたいけれど、どう書いていいかわからない」と悩む声をよく聞きます。ただ、書く機会の少ないお礼状をいきなり書こうとしても、どう書いていいか分からず困る方も多いと思います。

そこで今回は、内定をもらった企業への「お礼状の必要性」や「手紙・メールでのお礼状の正しい書き方」、「お礼状を書く際のポイントと注意点」を例文を交えて解説します。きちんとしたお礼状を書き、内定をくれた企業に感謝の気持ちを伝えましょう。

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1.内定後のお礼状とは？その必要性について

内定後のお礼状とは、内定者が、内定をくれた企業などへお礼を伝えるための手紙やメールのことをいいます。内定後のお礼状は、必ずしも必須というわけではありません。

しかし、出すことにメリットはあってもデメリットはなく、お礼状を出すことで、企業や採用担当者に良い印象をもってもらえる可能性が高いです。

書類選考からはじまり面接や筆記試験などに至るまで、採用活動は企業も大変な労力を必要とします。その労力を理解し、きちんと感謝を伝えてくれる内定者へは、企業も悪い印象は持たないでしょう。

今後、会社の中でうまく過ごしていくためにも、お礼状は社会人になるための最初の大切なマナーととらえ、できれば出すことをおすすめします。

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2.お礼状の正しい書き方

まず、お礼状の正しい書き方について解説していきます。

お礼状は、ある程度決まった書き方がありますので、それに従って書いていきましょう。

お礼状は、下記の順番で書くことが一般的です。

1. 頭語
2. 季節・安否確認の挨拶
3. お礼の文
4. 今の心情や今後の抱負について
5. 結語
6. 日付
7. 名前
8. 企業名

それぞれの項目の意味や書き方、注意点について説明します。

2.1.頭語（拝啓、謹啓）

頭語（とうご）とは、手紙やはがきの最初に書く「拝啓」や「謹啓」のことを言います。

お礼状の場合は、相手への敬意を示す必要があるため、拝啓ではなく「謹啓」を使用するといいでしょう。

お礼状を書くときは、本文から急に入るのではなく、必ず「謹啓　〇〇」のように書き出します。

また、頭語を使う際は最後に結語（けつご）と言われる結びの言葉、「敬具」「敬白」を使うことを忘れてはいけません。

2.2.季節・安否確認の挨拶

「謹啓」の次に書くのは、季節・安否確認の挨拶になります。

季節の挨拶は、「時候の挨拶」とも言われ、お礼状を書く時期によって言い回しが決まっています。お礼状を書く時期に合わせた季節の挨拶を選ぶようにしましょう。

各月の例文を抜粋して以下で紹介します。

季節の挨拶のあとに書くのが、安否確認の挨拶です。安否確認の挨拶は、相手の健康と安否、または相手側の繁栄を願う文のことを言います。企業へ送るお礼状の場合、その企業の繁栄を願う内容にするといいでしょう。

具体的には下記のような文面になります。

• ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
• ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
• ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。

これらを参考にしながら、季節の挨拶の後ろに安否確認の挨拶を記載してください。

2.3.お礼の文

次に、内定通知に対する感謝の気持ちを書いていきます。お礼の文を書く際は、丁寧な文面できちんと感謝を伝えることを意識しましょう。

ただし、注意しなければいけないポイントとして、お礼の気持ちを伝えたいあまり、長文になりがちな事が挙げられます。長々とした文章になってしまうと、読み手側である人事・採用担当者の時間をとらせてしまう可能性があるからです。

したがって、お礼の文はなるべく簡潔に気持ちが伝わるような文面にします。

また、両親や恩師らからの反対で結果的に内定を辞退せざるをえない、といったケースもあるため、自分だけではなく両親や恩師も喜び感謝しているという内容の文面を添えると企業側も安心するでしょう。

2.4.今の心情や今後の抱負について

お礼の次に書くのは、今の心情や今後の抱負についてです。

内定をもらって今どんな気持ちでいるか、今後はどのような社会人を目指していくかを書きましょう。

自分がその企業の一社員として働くことになることを想像し、入社後に自分が何を目指して働き、そのためにどう努力をするかを書けるといいでしょう。

2.5.結語（敬具）

結語（けつご）とは、手紙やはがきなどの結びに書く言葉になります。先ほど説明した頭語と結語はペアになりますので、結語も忘れないようにしましょう。

結語は、頭語に謹啓を使用した場合は、「敬白」または「謹言」を使うようにします。

また、結語は最後の文章から一文字から二文字下げて書く決まりがありますので気を付けましょう。

2.6.日付

結語のあとは日付を書きます。日付は、お礼状を書いた日を書くようにします。

ビジネス文書では、「〇月吉日」のような記載をする場合もありますが、お礼状ではこのような書き方をしてはいけません。

「〇月吉日」の書き方は、重要書類ではない場合の書き方になりますので、お礼状の場合は避けます。

2.7.名前

名前を書く際は、フルネームで記入し、電話番号やメールアドレスも添えておくとよいでしょう。

新卒の方は、出身大学や学部名まで記入するようにしましょう。

2.8.企業名などの宛名

宛名には、基本的に採用担当の方の名前を書きます。

個人に宛てる場合は「部署名　〇〇様」と書き、複数人の場合は「部署名　御中」とします。

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3.お礼状の例文

お礼状の例文を、手紙の場合とメールの場合に分けて紹介します。

また、内定を保留したい場合の例文も紹介します。

お礼状を書く際の参考にしてください。

3.1.手紙の場合

基本的に、お礼状は手紙のほうがより丁寧さが伝わりますので、便箋を使って書きます。

書き方は、縦書き・横書きどちらでも大丈夫です。それぞれ紹介いたします。

例文(1) 縦書き、新卒入社の場合

例文(2) 横書き、中途入社の場合

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3.2.メールの場合

お礼状はできれば手書きで書きたいところですが、どうしても時間がとれない場合などは、感謝を伝えることが一番大切なことなので、メールでお礼を伝えるようにしましょう。

メールの場合は手紙よりも文面が簡易的になり、頭語や結語を記載する必要はありません。

以下でメールによるお礼状の例文を紹介します。

例文(1) 新卒入社の場合

例文(2) 中途入社の場合

3.3.内定を保留したい場合

内定をもらえたものの、まだ他の企業の選考結果が出ていないなどの理由で一旦保留にしたい、というケースもあるでしょう。

内定保留は企業側の採用スケジュールにも関わるため、電話かメールで迅速に連絡するようにします。

ここでは、メールで内定の保留をお願いする場合の例文を紹介します。

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4.内定のお礼状のポイントや注意点

つぎに、内定のお礼状を書く際のポイントや注意点について解説していきます。

4.1.できれば手書きのお礼状を

手書きのお礼状は、手間と時間をかけて書くことになります。そのため、受け取る側も内定者が丁寧な人であるという印象をうけやすく、内定をもらいどれだけ感謝しているか、喜んでいるかが伝わりやすくなります。

電話でお礼を伝える方法もありますが、電話では採用担当者の仕事を中断させてしまう可能性もあり、結果として迷惑をかけてしまうことがあります。

メールの場合は、手紙に比べると労力のかからない簡便さを想起させる方法であるため、丁寧さに欠ける印象を与える可能性があります。

また、手書きの文字に自信がないなどの場合はパソコンで文面を作成するという方法もありますが、やや冷淡な印象になってしまうこともありえます。

以上の理由から、手書きでお礼状を書くことにデメリットはなく、むしろ好印象を与えることができるため、手書きで書くことがベストといえます。

4.2.手書きの際にはシンプルな便箋を選択する

手書きでお礼状を書く際のポイントになりますが、使用する便箋はシンプルなデザインのものを選びましょう。

カジュアルなものは使用せず、白い無地のものがおすすめです。色がついているものや派手な柄が入っているものは避けましょう。

また、封筒も便箋と同じようにシンプルなものを選びます。縦書きの場合は和封筒を、横書きの場合は洋封筒を用意します。

4.3.誤字脱字に気をつける

これは、お礼状に限らず言えることですが、誤字脱字には気を付けなければいけません。誤字脱字のような小さなミスをしないことは、社会人として最低限のマナーになります。お礼状を出す前には、誤字脱字がないかしっかりと確認しましょう。

もし誤字脱字が見つかった場合は、修正テープなどで修正するのではなく、新しい便箋に改めて書き直しましょう。

4.4.縦書き横書きどちらでも問題はない

一般的にいえば日本では縦書きが主流ですが、近年のビジネス文書では横書きも多くみられます。そのため、お礼状は縦書きと横書き、どちらでもよいといえます。

ただし、縦書きの和封筒と横書きの洋封筒では宛名書きの方法が変わるため注意が必要です。

和封筒の場合は、数字は漢数字で切手は左上、洋封筒の場合は、算用数字を用いて切手は右上に貼ります。

細かいところまで気を配れることが、好印象にもつながります。そのため、出来る限り丁寧に仕上げるよう意識しましょう。

4.5.OB・OG訪問をした場合は先輩にも連絡する

新卒の就職活動では、OB・OG訪問をする人も多いです。内定が出たら、その際にお世話になった先輩にもお礼の連絡をすると好印象です。

OB・OG訪問で貴重な時間を割いていただいたことへの感謝の気持ち、内定をもらえたこと、今後の抱負などを伝えましょう。

内定のお礼状ほどかしこまったものである必要はありませんが、最低限のマナーに沿って文面を作成します。

メールであればスムーズに連絡ができますし、相手にも手間取らせません。

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5.お礼状を出さないと評価が下がる？

内定のお礼を伝える「お礼状」ですが、冒頭でも説明した通り、必ずしも出す必要があるものではありません。

ただし、お礼状を出したからといって、評価が下がることもありません。

出すことによるデメリットはなく、むしろお礼状を出すことで、入社前から好印象を受ける可能性があるというメリットがあります。

そのため、少しでもお礼状を出すことに迷っている場合は思い切ってお礼状を出してみることをおすすめします。

6.お礼状はいつまでに出せばいい？

お礼状は内定をいただいたら、できるだけ早いうちに出しましょう。

手書きのものを送る場合、郵送になりますので投函してから企業に届くまで数日かかってしまいます。そのため、意中の企業から内定の通知がきたら、出来るなら当日、遅くても1週間以内に送付するのが望ましいです。

ここまで、たくさんの努力をした結果手にした内定通知です。最後まで気を抜かずに、お礼状はスピーディーに送付できるようにしましょう。

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7.お礼状が遅れた場合はどうする？

先述したように、内定のお礼状は内定通知が届いてから、1週間以内に送付するのが理想的です。

しかし、さまざまな理由から、すぐにはお礼状を出せない場合もあると思います。

そういった場合は、下記例文のように、お礼状に謝罪の言葉を添えておきましょう。

また、多少の出し遅れは問題になりませんが、1ヶ月以上遅れると送ることでかえって非常識だと捉えられかねないため、あまりに遅くなってしまった場合は送らないという判断も大切です。

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8.その他手紙の書き方

手紙の書き方については、以下の記事でもご紹介しています。併せてご覧ください。

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9.まとめ

今回は、内定後のお礼状の正しい書き方やポイント、注意点について解説しました。

感謝の気持ちを伝えるお礼状ですが、正しいマナーで書かなければ、逆にマイナスの印象を与えてしまいます。

そのため、お礼状の正しい書き方や出し方のマナーを守りながら、感謝の気持ちを伝えることを意識しましょう。

今回の記事が、転職を通して新しい世界で挑戦しようとしている方の力になれると幸いです。

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