【例文付き】内定後のお礼状の書き方は？基本の構成や注意点を解説

就職・転職活動において、内定へのお礼状の送付は必須ではありませんが、入職先に好印象を与えられる手段でもあります。しかし、「内定をもらったのでお礼状を書きたいけれど、どう書いていいかわからない」と悩む方もいるでしょう。

お礼状には文面の構成などがある程度決まっていて、そのルールに沿って書くのが基本です。今回は、例文も交えて、「手紙・メールでのお礼状の基本的な書き方」、「お礼状を書く際のポイントと注意点」などを解説します。

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1. 内定後のお礼状とは？

内定後のお礼状とは、就職や転職の際に内定を出してくれた企業などへお礼を伝えるための手紙やメールのことをいいます。

お礼状は必須ではありませんが、感謝の気持ちを丁寧に伝える方法のひとつです。送ることで、誠実で丁寧な印象につながる場合があります。

感謝の気持ちや今後の意気込みなどを伝えられますし、きちんとしたお礼状を書くことで社会人としてのマナーが備わっていることも印象付けられます。

まずは内定を承諾するのか、保留や辞退をするのかの返答が優先であることを前提に、あわせてお礼状も書くのであれば、できるだけ早めに書いて送りましょう。

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2. お礼状の基本的な書き方

お礼状は手紙で出すとより丁寧ですが、メールでも問題ない場合が多いです。それぞれある程度決まった構成がありますので、それに従って書いていきましょう。

2.1. 手紙の場合

お礼状などの挨拶状は、頭語から始まり、結語で終わる構成で書くのが基本です。内定のお礼状では、日付や宛名なども含めると以下のような構成になります。

それぞれの項目の意味や書き方、注意点について解説します。

① 頭語（謹啓）

頭語（とうご）とは、手紙やはがきの最初に書く「拝啓」や「謹啓」のことです。お礼状などのかしこまった手紙を書くときは、いきなり本文から入るのではなく、「謹啓　〇〇」のように書き出します。

内定のお礼状の場合は、敬意の度合いが高い「謹啓」を使用すると良いでしょう。

② 季節・安否確認の挨拶

頭語の次に書くのは、季節・安否確認の挨拶です。

季節の挨拶は「時候の挨拶」とも言われ、手紙やはがきを出す時期によって言い回しが決まっています。ビジネスシーンで使える各月の時候の挨拶の例を見ていきましょう。

季節の挨拶のあとに書くのが、安否確認の挨拶です。安否確認の挨拶は、相手の健康と安否、または相手側の繁栄を願う言葉のことで、内定のお礼状の場合はその企業の繁栄を願う内容にしましょう。

③ お礼の文

次に、内定通知に対する感謝の気持ちを書いていきます。お礼の文を書く際は、丁寧な文面できちんと感謝を伝えることを意識しましょう。

ただし、できるだけ簡潔に気持ちが伝わる文章になるよう注意する必要もあります。長々とした文章は要点がつかみにくく、読み手側にも時間をとらせてしまう可能性があるからです。

④ 今の心情や今後の抱負について

お礼の次に書くのは、今の心情や今後の抱負についてです。内定をもらって今どんな気持ちでいるか、今後はどのような活躍を目指していくかを書きましょう。

自分がその企業の一社員として働くことになることを想像し、入社後に自分が何を目指して働き、そのためにどう努力をするかを書けると良いでしょう。

⑤ 結語（謹白、謹言など）

結語（けつご）とは、手紙やはがきなどの結びに書く言葉です。先ほど説明した頭語と結語はペアになりますので、結語も忘れないようにしましょう。

頭語に「謹啓」を使用した場合は、結語として「謹白」や「謹言」、または「敬白」を使うのが一般的です。

⑥ 日付

結語のあとには、お礼状を書いた日を書きましょう。

なお、文書によっては「〇月吉日」のような記載をする場合もありますが、主にお祝いごとに関する文書や招待状などで使われる書き方ですので、お礼状の場合は避けます。

⑦ 名前

名前を書く際はフルネームで記入し、住所や電話番号、メールアドレスといった連絡先も添えるとより丁寧です。
新卒の方は、出身大学や学部名まで記入しましょう。

⑧ 企業名などの宛名
宛名には、基本的には採用担当の方の名前を書きます。
企業名から書き、個人に宛てる場合は「部署名　〇〇様」、部署宛ての場合は「部署名　御中」とするのが決まりです。

2.2. メールの場合

お礼状をメールで送る場合は、以下のように手紙よりも簡素な構成になるのが特徴で、頭語や結語の記載も必要ありません。

それぞれのポイントについて解説していきます。

① 件名

メールでは、そのメールの内容や目的を端的に表す件名を付ける必要があります。特にビジネスシーンでは、受け取った側がひと目で用件を把握できることが重要です。

「内定のお礼」「採用内定へのお礼」など内定のお礼状であることがわかる言葉と、その後ろに自身の名前も添えましょう。新卒の場合は大学名も付けると相手にも伝わりやすいです。

② 宛名

本文を書き始める前に、まず宛名を書きます。ビジネスシーンでは、「会社名＋部署名＋氏名＋様」とするのが基本です。

内定のお礼状の場合、手紙での宛名と同じように採用担当者宛てにするのが一般的ですが、「人事部採用担当 〇〇様」「人事担当 〇〇様」などとすることもあります。

③ 挨拶と名乗り

本文の始めには、挨拶の一言を添えて自身の名前を名乗りましょう。ビジネスシーンでは「お世話になります」「お忙しいところ失礼いたします」などが一般的な挨拶です。ただし、内定のお礼状の場合は選考でお世話になったことを踏まえ、「先日は大変お世話になりました」といった挨拶でも良いでしょう。

④ お礼の文、今の心情や今後の抱負について

本文となるお礼の文や今後の抱負などについては、手紙の場合と同じ要領で書くことができます。まずは内定を頂けたことへのお礼を述べ、心境や抱負に触れましょう。手紙と同様、丁寧かつ簡潔に感謝の気持ちを伝えることが重要です。

⑤ 署名

本文を書き終えたら、最後に署名をします。自分の氏名や所属、連絡先などを記したものが署名です。

新卒の場合は氏名と大学名・学部学科名、電話番号やメールアドレスを、中途の場合は氏名と電話番号、メールアドレスを記すと良いでしょう。

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3. 内定のお礼状の例文

内定のお礼状の例文を、手紙の場合とメールの場合に分けて紹介します。また、内定を保留したい場合の例文も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

3.1. 手紙の場合

まずは、便箋を使って手紙でお礼状を出す場合の例文を紹介します。書き方は、縦書き・横書きどちらでも大丈夫です。

例文(1) 縦書き、新卒採用の場合

例文(2) 横書き、中途採用の場合

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3.2. メールの場合

続いて、メールでお礼状を送る際の例文を紹介します。上記で解説したようにメールの場合は手紙よりも文面が簡易的になり、構成も異なる箇所があるので注意しましょう。

例文(1) 新卒採用の場合

例文(2) 中途採用の場合

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3.3. 内定を保留したい場合

内定をもらえたものの、まだ他の企業の選考結果が出ていないなどの理由で一旦保留にしたいというケースもあるでしょう。

内定保留は企業側の採用スケジュールにも関わるため、電話かメールで迅速に連絡するようにします。以下は、メールで内定の保留をお願いする場合の例文です。

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4. 内定のお礼状を書く際のポイントや注意点

内定のお礼状を書く際は、構成や文面のほかにも以下のようなポイント・注意点を意識しましょう。

4.1. 手紙とメールは柔軟に使い分ける

内定のお礼状は、手紙でもメールでも出すことができます。どちらが良いとは一概に言い切れないので、柔軟に使い分けましょう。

手紙のお礼状は、特に手書きの場合、手間と時間をかけて書くことになります。そのため、丁寧な印象を与えやすく、感謝の気持ちや喜びが伝わりやすいです。

一方で近年は、選考において担当者とのやり取りをメールで行ったり、内定通知をメールで受け取ったりすることも多く、そういった場合はメールで書いても問題ありません。企業ごとの雰囲気や連絡手段に合わせて選ぶと良いでしょう。

4.2. デザインがシンプルな便箋・封筒を選択する

お礼状に使用する便箋や封筒はシンプルなデザインのものを選びましょう。カジュアルなものは使用せず、白い無地のものがおすすめです。色がついているものや派手な柄が入っているものは避けましょう。

なお、便箋が縦書きの場合は和封筒を、横書きの場合は洋封筒を用意します。

4.3. 誤字脱字に気をつける

お礼状に限らず言えることですが、ビジネス文書では、誤字脱字がないよう丁寧に確認することが大切です。

お礼状を出す前に、誤字脱字がないかしっかりと確認しましょう。手書きの場合、もし間違いが見つかったら修正テープなどで修正するのではなく、新しい便箋に改めて書き直します。

4.4. 手紙は縦書き横書きどちらでも良い

一般的にいえば日本では縦書きが主流ですが、近年のビジネス文書では横書きも多くみられます。そのため、お礼状は縦書きと横書き、どちらでも良いでしょう。

ただし、縦書きの和封筒と横書きの洋封筒では宛名書きの方法が変わるため注意が必要です。和封筒の場合は、数字は漢数字で切手は左上、洋封筒の場合は、算用数字を用いて切手は右上に貼ります。

4.5. OB・OG訪問をした場合は先輩にも連絡する

新卒の就職活動では、OB・OG訪問をする人も多いでしょう。内定が出たら、お世話になった先輩にもお礼の連絡をすると好印象です。

OB・OG訪問で貴重な時間を割いていただいたことへの感謝の気持ち、内定をもらえたこと、今後の抱負などを伝えましょう。

内定のお礼状ほどかしこまる必要はありませんが、最低限のマナーに沿って文面を作成します。メールであればスムーズに連絡ができますし、相手にも手間取らせません。

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5. 内定承諾書を提出する場合は同封して送る

採用通知書とともに「内定承諾書」も送られてくることがあります。入社する意思がある場合、内定承諾書に必要事項を記入して送付しなければいけません。その際は、書いたお礼状を内定承諾書の添え状として添付します。

内定承諾書が三つ折りで送られてきた場合は返信するときもお礼状とともに三つ折りで、折らずに送られてきた場合は折れ曲がらないように両書をクリアファイルに入れて郵送しましょう。

また、内定承諾書に返信用封筒が付いていたら、宛名を「〇〇 様」や「〇〇 御中」に直して使います。

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6. お礼状を出さないと評価が下がる？

内定のお礼を伝える「お礼状」ですが、冒頭でも説明した通り、必ずしも出す必要があるものではありません。出さないと評価が下がったり、印象が悪くなったりすることはないと言えるでしょう。

ただし、お礼状を出さないことはマイナスにはならないものの、より印象を良くしたいのなら出すことをおすすめします。

お礼状を出そうかどうか迷っている場合は、思い切って出してみると良いでしょう。

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7. お礼状はいつまでに出せばいい？

お礼の連絡は、内定への返答期限を優先したうえで、できるだけ早く行いましょう。メールであれば当日〜翌営業日、手紙であれば数日以内の投函が目安です。

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8. お礼状が遅れた場合はどうする？

先述したように、内定のお礼状は内定通知が届いてから1週間以内に送付するのが理想的です。しかし、万が一1週間を過ぎてしまった場合は、下記例文のようにお礼状に謝罪の言葉を添えておきましょう。

なお、多少の出し遅れは問題になりませんが、1カ月以上遅れるとかえって非常識だと捉えられかねないため、あまりに遅くなってしまった場合は送らないという判断をすることも大切です。

9. その他手紙の書き方

手紙の書き方については、以下の記事でもご紹介しています。併せてご覧ください。

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10. まとめ

今回は、内定後のお礼状の基本的な書き方やポイント、注意点について解説しました。

感謝の気持ちを伝えるお礼状ですが、基本的なマナーを押さえることで、より丁寧に感謝の気持ちを伝えられます。お礼状の正しい書き方や出し方のマナーを守りながら、感謝の気持ちを伝えることを意識しましょう。

今回の記事が、就職や転職を通して新しい世界で挑戦しようとしている方の力になれると幸いです。

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