【内定のお礼状】正しい書き方やポイント・注意点について解説(例文付き)

【内定のお礼状】正しい書き方やポイント・注意点について解説(例文付き)

「内定をもらったので、お礼状を書きたいけれど、どう書いていいかわからない」と悩む声をよく聞きます。ただ、書く機会の少ないお礼状をいきなり書こうとしても、どう書いていいか分からず困る方も多いと思います。

そこで今回は、内定をもらった企業への「お礼状の必要性」や「お礼状の正しい書き方」「お礼状を書く際のポイントと注意点」について詳しく解説していきます。きちんとしたお礼状を書き、内定をくれた企業に感謝の気持ちを伝えましょう。

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1.内定後のお礼状とは?その必要性について

内定後のお礼状とは、内定者が、内定をくれた企業などへお礼を伝えるための手紙やメールのことをいいます。内定後のお礼状は、必ずしも必須というわけではありません。

しかし、出すことにメリットはあってもデメリットはなく、お礼状を出すことで、企業や採用担当者に良い印象をもってもらえる可能性が高いです。

書類選考からはじまり面接や筆記試験などに至るまで、採用活動は企業も大変な労力を必要とします。その労力を理解し、きちんと感謝を伝えてくれる内定者へは、企業も悪い印象は持たないでしょう。

今後、会社の中でうまく過ごしていくためにも、お礼状は社会人になるための最初の大切なマナーととらえ、できれば出すことをおすすめします。

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2.お礼状の正しい書き方

まず、お礼状の正しい書き方について解説していきたいと思います。

お礼状は、ある程度決まった書き方がありますので、それに従って書いていきましょう。

お礼状は、下記の順番で書くことが一般的です。

  1. 頭語
  2. 季節・安否確認の挨拶
  3. お礼の文
  4. 今の心情や今後の抱負について
  5. 結語
  6. 日付
  7. 名前
  8. 企業名

それぞれの項目の意味や書き方や注意点について説明します。

2.1.頭語(拝啓、謹啓)

頭語(とうご)とは、手紙やはがきの最初に書く「拝啓」や「謹啓」のことを言います。

お礼状を書くときは、本文から急に入るのではなく、必ず「拝啓 〇〇」のように書き出します。

また、頭語を使う際は最後に結語(けつご)と言われる結びの言葉、「敬具」「敬白」を使うことを忘れてはいけません。お礼状の場合は、相手への敬意を示す必要があるため、拝啓ではなく「謹啓」を使用するといいでしょう。

2.2.季節・安否確認の挨拶

「謹啓」の次に書くのは、季節・安否確認の挨拶になります。

季節の挨拶は、時候の挨拶とも言われ、お礼状を書く時期によって言い回しが決まっています。お礼状を書く時期に合わせた季節の挨拶を選ぶようにしましょう。

各月の例文を抜粋して以下で紹介します。

1月 初春の候、新春の候、厳寒の候、厳冬の候
2月 余寒の候、立春の候、春寒の候、向春の候
3月 早春の候、春暖の候、浅春の候、春分の候
4月 陽春の候、桜花の候、春暖の候、惜春の候
5月 新緑の候、薫風の候、立夏の候、晩春の候
6月 初夏の候、梅雨の候、入梅の候、青葉の候
7月 盛夏の候、猛暑の候、大暑の候、暑中お見舞い申し上げます
8月 残暑の候、秋暑の候、晩夏の候、立秋の候
9月 初秋の候、秋涼の候、涼風の候、秋分の候
10月 秋冷の候、菊花の候、錦秋の候、紅葉の候
11月 晩秋の候、向寒の候、落葉の候、深秋の候
12月 初冬の候、師走の候、寒冷の候、寒気の候


季節の挨拶のあとに書くのが、安否確認の挨拶です。安否確認の挨拶は、相手の健康と安否、または相手側の繁栄を願う文のことを言います。企業へ送るお礼状の場合、その企業の繁栄を願う内容にするといいでしょう。

具体的には下記のような文面になります。

  • ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
  • ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
  • ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。

これらを参考にし、安否確認の挨拶を記載してください。

2.3.お礼の文

次に、内定通知をもらい感謝している気持ちを書いていきます。お礼の文を書く際は、丁寧な文面できちんと感謝を伝えることを意識しましょう。

ただし、注意しなければいけないポイントとして、お礼の気持ちを伝えたいあまり、長文になりがちな事が挙げられます。長々とした文章になってしまうと、読み手側である人事・採用担当者の時間をとらせてしまう可能性があるからです。

したがって、お礼の文はなるべく簡潔に気持ちが伝わるような文面にします。また、両親や恩師からの反対で内定を辞退するといったケースもあるため、自分だけではなく両親や恩師も喜び感謝しているという内容の文面を添えると企業側も安心するでしょう。

2.4.今の心情や今後の抱負について

お礼の次に書くのは、今の心情や今後の抱負についてです。内定をもらって今どんな気持ちでいるか、今後はどのような社会人を目指していくかを書きましょう。

自分がその企業の一社員として働くことになることを想像し、入社後に、自分が何を目指していき、そのためにどう努力をするかを書けるといいでしょう。

2.5.結語(敬具)

結語(けつご)とは、手紙やはがきなどの結びに書く言葉になります。先ほど説明した頭語と結語はペアになりますので、結語も忘れないようにしましょう。

結語は、頭語に謹啓を使用した場合は、敬白または謹言を使うようにします。また、結語は最後の文章から一文字から二文字下げて書く決まりがありますので気を付けましょう。

2.6.日付

結語のあとは日付を書きます。日付は、お礼状を書いた日を書くようにします。

ビジネス文書では、〇月吉日のような記載をする場合もありますが、お礼状ではこのような書き方をしてはいけません。

〇月吉日の書き方は、重要書類ではない場合の書き方になりますので、お礼状の場合は避けます。

2.7.名前

名前を書く際、フルネームで記入し、電話番号やメールアドレスも添えておくとよいでしょう。

新卒の方は、出身大学や学部名まで記入するようにしましょう。

2.8.企業名などの宛名

宛名には基本的には、採用担当の方の名前を書きます。個人に宛てた場合は「部署名 〇〇様」と書き、複数人の場合は「部署名 御中」とします。

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3.お礼状の例文

お礼状の例文を、下記で紹介します。お礼状を書く際の参考にしてください。

3.1.手書きの場合

基本的に、お礼状は手書きのほうがより丁寧さが伝わりますので、手書きで書きます。

書き方は、縦書き・横書き、両方どちらでもいいので、それぞれ紹介いたします。

例文(1)(縦書き、新卒者の場合)

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例文(2)(横書き、中途入社の場合)

謹啓 初秋の候 

貴社におかれましては、益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。

この度は、内定のご通知をいただきまして誠にありがとうございます。
新年度より貴社で、働くことができることに喜びを感じております。
両親にも貴社より内定をいただいたことを伝えたところ、とても喜んでくれました。

入社後は、貴社の発展のために努力していく所存であります。
至らぬところもありますが、ご指導とご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

まずは書中をもちまして、内定のお礼を申しあげます。


                                  敬具
                          令和〇年〇〇月〇〇日
                    
                    〇〇 〇〇子
                    〇〇県〇〇市〇〇0-0-0(自宅住所)
                    電話:080-0000-0000
                    メールアドレス:aaa@××.ne.jp

3.2.メールの場合

手書きでお礼状をだすことが一番なのですが、どうしても時間がとれない場合などは、感謝を伝えることが一番大切なことなので、メールでお礼を伝えるようにしましょう。

メールでお礼状を出す場合の例文を、紹介いたします。

例文(1)(新卒者の場合)

件名:内定のお礼 〇〇大学 〇〇〇〇男

ーーーーーーーーー

株式会社〇〇 人事担当 〇〇様

先日は面接の時間をとっていただき誠にありがとうございました。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇〇〇男です。

このたびは、内定の連絡を頂き、本当にありがとうございました。
非常に嬉しく、両親や恩師にも伝えたところ、とても喜んでくれました。

今は、貴社へ入社ができる喜びに包まれております。

入社後は、期待に添えるよう全身全霊で努力していきますので、ご指導のほどよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーー
〇〇〇〇男
〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年
携帯電話:000-0000-0000
メール:〇〇〇〇@〇〇.com
ーーーーーーーーー

例文(2)(中途入社の場合)

件名:採用内定へのお礼 〇〇〇〇子

ーーーーーーーーー

株式会社〇〇 人事部〇〇様

先日は、大変お世話になりました。
今回貴社求人に応募させていただいた〇〇〇〇子です。

このたびは、内定の通知をいただき誠に感謝申し上げます。
貴社を目指し今まで努力してきましたので、内定の通知を見たときは、とても感動いたしました。

〇月から貴社の一員として、力になれるよう入社の日まで、自己研鑽に励んでいきたいと考えています。

まだまだ至らない点もあり、ご迷惑をおかけしますが、ご指導よろしくお願いします。

まずは、取り急ぎお礼を申し上げます。

ーーーーーーーーー
〇〇〇〇子
TEL: 000-000-0000 (携帯)
E-mail:xxxx@xxx.xx.xx
ーーーーーーーーー

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4.内定のお礼状のポイントや注意点

つぎに内定のお礼状を書く際のポイントや注意点について解説していきたいと思います。

4.1.できれば手書きのお礼状を

手書きのお礼状は、手間と時間をかけて書くことになります。そのため、受け取る側も内定者が丁寧な人であるという印象をうけやすく、内定をもらいどれだけ感謝しているか、喜んでいるかが伝わりやすくなります。

電話でお礼を伝える方法もありますが、電話では採用担当者の仕事を中断させてしまう可能性もあり、結果として迷惑をかけてしまうことがあります。メールの場合は、手紙に比べると労力のかからない簡便さを想起させる方法であるため、丁寧さに欠ける印象を与える可能性があります。

以上の理由から、手書きでお礼状を書くことにデメリットはなく、むしろ好印象を与えることができるため、手書きで書くことがベストといえます。

4.2.手書きの際にはシンプルな便箋を選択する

手書きでお礼状を書く際のポイントになりますが、お礼状は、シンプルなデザインのものを選びましょう。

カジュアルなものは使用せず、白い無地のものがおすすめです。色がついているものや派手な柄が入っているものは避けましょう。

また、封筒も便箋と同じようにシンプルなものを選びます。縦書きの場合は、封筒も和封筒を、横書きの場合は洋封筒を用意します。

ただし、和封筒と洋封筒では宛名書きの方法が変わるため注意が必要です。和封筒の場合は、数字は漢数字にし、切手は左上、洋封筒の場合は、算用数字で書き、切手は右上に貼ります。

細かいところまで気を配れることが、好印象にもつながります。そのため、出来る限り丁寧に仕上げるよう意識しましょう。

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4.3.誤字脱字に気をつける

これは、お礼状に限らず言えることですが、誤字脱字には気を付けなければいけません。誤字脱字のような小さなミスをしないことは、社会人として最低限のマナーになります。お礼状を出す前には、誤字脱字がないかしっかりと確認をしましょう。

4.4.縦書き横書きどちらでも問題はない

一般的にいえば、日本では縦書きが主流ですが、近年のビジネス文書では横書きも多くみられます。そのため、お礼状は縦書きと横書き、どちらでもよいといえます。

5.お礼状はいつまでに出せばいい?

お礼状は内定をいただいたら、できるだけ早いうちに出しましょう。

手書きのものを送る場合、郵送になりますので投函してから企業に届くまで数日かかってしまいます。そのため、意中の企業から内定の通知がきたら、出来るなら当日、遅くても1週間以内に送付するのが望ましいです。

ここまで、たくさんの努力をした結果手にした内定通知です。最後まで気を抜かずに、お礼状はスピーディーに送付できるようにしましょう。

6.まとめ

今回は、内定後のお礼状の正しい書き方やポイント、注意点について解説しました。

感謝の気持ちを伝えるお礼状ですが、正しいマナーで書かなければ、逆にマイナスの印象を与えてしまいます。

そのため、マナーが守られた正しいお礼状で、感謝の気持ちを伝えられるといいですね。

今回の記事が、転職を通して新しい世界で挑戦しようとしている方の力になれると幸いです。

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