【例文つき】ビジネスシーンで使えるお礼状の書き方や注意点を解説

ビジネスシーンでのお礼状は、取引先や上司との関係を深めるための欠かせないツールです。しかし、正しい書き方やマナーを守らなければ、相手に誤解を与えることもあります。この記事では、ビジネスシーンで使えるお礼状の書き方や注意すべきポイントを解説します。すぐに使える具体的な例文も紹介するので、ビジネスで信頼関係を築くお礼状を作成したいという方は、ぜひ最後までご覧ください。

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1 ビジネスでお礼状を送る意味とは？

お礼状とは、何かをしてくれたり品物をくれたりした相手に対して感謝の気持ちを伝えるためのものです。特に、ビジネスシーンでは改まってお礼を伝えるべき場面が多いので、お礼状は必要不可欠なツールと言えます。

また、お礼状を送ることで相手企業からの信用度や好感度が高まり、その後の関係に良い影響を与えることでビジネスチャンスが広がる可能性もあります。

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2 ビジネスのお礼状の基本マナー

ビジネスシーンでお礼状を出す際の基本マナーを紹介します。いつ、どのような形式で送るのかといったポイントを押さえておきましょう。

2.1 できるだけ早く送る

お礼状は、できるだけ早く送るのが基本です。感謝の気持ちを伝えるためのものであるため、適切な時期を逃してしまうと相手に想いが伝わりづらくなってしまいます。例えば、お中元やお歳暮のお礼状は、当日か翌日、遅くとも3日以内に出すようにします。

万が一、やむを得ない事情で遅れる場合は、一旦電話やメールで受け取ったこととお礼状が遅れることを伝え、落ち着いた時点で改めてお礼状を出すのがおすすめです。その際は、お礼状が遅れてしまったことを詫びる文面を添えましょう。

2.2 縦書き・封書が最も丁寧

縦書きの便箋に手書きし、封書で送るのが最も丁寧な形式です。取引先や上司など、目上の方に出すお礼状は縦書き・封書で出すようにしましょう。

ただし、「相手との関係性が近い場合」「簡単なお礼の手紙を出したい場合」「全てのやり取りをメールで行っている場合」「海外の相手に送る場合」などは、横書き、ハガキ、メールで送っても問題ない可能性があります。

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3 ビジネスのお礼状の基本構成

封書やハガキでお歳暮のお礼状を送る場合は、基本構成に沿って書くことで、マナーを守った漏れのないお礼状に仕上げることができます。ビジネスのお礼状の基本構成は以下のとおりです。

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4 【シーン別】ビジネスのお礼状の例文

ここからは、それぞれのビジネスシーンに分けて、具体的なお礼状の例文を紹介します。お礼状を書く際のテンプレートとしても使えるので、ぜひ参考にしてください。

4.1 商談成立後、取引先に送るお礼状の例文

商談成立後のお礼状は、取引先との認識のズレを防ぎ、より強固な信頼関係を築くのに役立ちます。まずはメールで簡単にお礼をし、改めて手書きのお礼状を送るのも良いでしょう。

4.2 式典出席に対するお礼状の例文

自社で開催した式典に出席してもらった場合のお礼状例文です。忙しい中、時間を割いてくださったことに対する感謝の気持ちを伝えましょう。

4.3 祝辞に対するお礼状の例文

自社が開催した式典で、祝辞をしてもらった場合のお礼状の例文です。具体的な祝辞の内容に触れると、より感謝の気持ちが伝わりやすくなります。

4.4 お中元に対するお礼状の例文

お中元を受け取った際に送るお礼状の例文です。ここでは、企業から企業に贈られたお中元に対するお礼状の文例を紹介します。

4.5 お歳暮に対するお礼状の例文

お歳暮を受け取った際に送るお礼状の例文です。ここでは、上司からの個人的なお歳暮に対するお礼状の文例を紹介します。

4.6 異動する上司に送るお礼状の例文

お世話になった上司が異動する際には、感謝の気持ちを伝えるお礼状を送りましょう。ここでは異動する上司への、ややカジュアルなお礼状の例文を紹介します。

4.7 研修の講師に対するお礼状の例文

社内研修の講師として招いた方へのお礼状の例文です。具体的な指導の内容を例に挙げて感謝を述べると、相手に好印象を与えられます。

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5 ビジネスのお礼状を送る際の注意点

ビジネスシーンでお礼状を送る際は、いくつか注意しなければならない点があります。場合によってはマナー違反となり、相手に失礼な印象を与えてしまうこともあるので、あらかじめチェックしておきましょう。

5.1 お礼以外の用件を書かない

お礼状の目的は、感謝の気持ちをしっかりと伝えることです。もしも、お礼状に次の商談の話や担当が変わるお知らせなどを含めれば、お礼の意図が薄れてしまいます。そのため、お礼状でお礼以外の話題するのは避けましょう。

ただし、お礼状の最後に「今後ともよろしくお願い申し上げます」「何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください」といった文言を添えることは問題ありません。

5.2 何のお礼状かを明記する

お礼状では、何に対するお礼なのかをしっかり明記することも重要です。「先日はありがとうございました」「〇〇様のおかげで大変助かりました」といった曖昧な内容では、相手にお礼の意図が伝わりません。

例文でも紹介したように、祝辞のお礼では具体的な内容を挙げたり、お中元やお歳暮のお礼では頂き物の感想を述べたりするのがおすすめです。なお、メールでお礼をする際はメールを開かなくても内容がわかるよう、件名に「〇〇の御礼」などと明記します。

5.3 二重敬語に注意する

二重敬語とは、「おっしゃられる」「拝受させていただきました」など、本来一つしか使用してはいけない同じ種類の敬語を、二つ重ねて使用した言葉のことです。

二重敬語は過剰な敬語表現であり、相手に対しかえって失礼な印象を与えてしまいます。話し言葉ではもちろん、書き言葉としても不適切な言葉なので、使用しないよう注意しましょう。

5.4 便箋と封筒は白無地を選ぶ

ビジネスのお礼状には、色や柄のない白無地の便箋と封筒を使用します。白はフォーマルな場面にふさわしい色であり、お礼状には最も適しています。また、少し厚めの上質な紙を選ぶと、より誠実でていねいな印象を与えられるでしょう。

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6 ビジネスのお礼状で使える時候の挨拶

基本構成や例文で紹介したように、お礼状の始まりに時候の挨拶を添えることで、季節感を感じさせながらよりフォーマルな印象を与えられます。また、時候の挨拶は本文への導入をスムーズにする役割も担っています。

時候の挨拶は、月ごとに使用すべき言葉が決まっているため、お礼状を出す月に合わせて適切な言葉を選ばなければなりません。下記では1月から12月まで、それぞれの月で使用できる時候の挨拶を紹介しているので、ぜひ参考にご覧ください。

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7 まとめ

ビジネスシーンのお礼状で大切なのは、感謝の気持ちをより早く、ていねいに伝えることです。特に、契約や頂き物に対するお礼は、当日か翌日、遅くとも3日以内に投函するようにしましょう。

書き方のポイントとしては、時候の挨拶を含めつつ、具体的な感謝の内容を簡潔に述べることです。どのような内容にすべきか迷った場合は、本記事の例文を参考にして、心のこもったお礼状を送るようにしましょう。

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