宛名の正しい書き方とは?敬称の使い分けや上手く書くためのコツも

宛名の正しい書き方とは?敬称の使い分けや上手く書くためのコツも

手紙の宛名は、相手の方が手紙を受け取ったとき最初に目にする文字です。印象を左右する大事な部分であるため、正しい書き方を覚えておく必要があります。特に、敬称を間違えるのは失礼にあたるので、十分注意しなければなりません。この記事では、敬称の使用例を含めた宛名の正しい書き方を詳しく解説します。

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1 基本的な宛名の書き方

宛名とは、はがきや封筒の表面に書く受信者の名前です。手紙の印象を左右するとも言える大切な部分なので、マナーを守って正しく書かなければなりません。まずは、宛名書きの基本を解説します。

1.1 宛名は中央に大きく書く

はがきや封筒の宛名は、中央に大きく書くのが基本です。住所より一文字下げた位置から書き始め、左右どちらかに寄ったり、住所より文字が小さくなったりすることのないよう注意します。

取引先企業の担当者宛てに手紙を出す場合は、会社名や肩書きも記載します。氏名の右側に会社名を記載し、肩書きは氏名の上に少し小さめの文字で書くといいでしょう。

横書きの場合は、右側に切手や郵便番号がくるように封筒を使います。住所を上段に記入したら、一段下の封筒中央に、住所より一文字右側から宛名を書き始めます。

1.2 正しい敬称を使う

宛名を書く際は、氏名の下に「様」「御中」といった敬称を必ず記載します。敬称にはさまざまな種類があり、それぞれ用途が異なるため、正しい敬称を使用することが大切です。敬称の種類については以下の項目で説明します。

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2 「敬称」の種類と使用例

ここからは、手紙や文書で使用される代表的な敬称を紹介します。どのような場面で使用するのかを、しっかり確認しておきましょう。

2.1 「様」

「様」は、個人宛の手紙でもっとも使用頻度の高い敬称です。性別、年齢、役職などに関係なく、個人であれば誰にでも使用できます。ビジネスシーンはもちろん、親しい友人や親族に宛てた手紙でも使用可能です。

【「様」の使用例】

・山田 一郎様

・株式会社〇〇
代表取締役 鈴木 恵子様

2.2 「御中」

「御中」は会社や組織に使う敬称です。御中の「御」は相手に敬意を表す語句であり、「中」は団体に属する中の人という意味があります。会社宛や組織全体に宛てた手紙では「御中」を使用し、会社の担当者個人に宛てた手紙では「様」を使用します。2つの敬称は併用できません。

【「御中」の使用例】

・株式会社〇〇 御中

・株式会社 〇〇
総務部人事課 御中


【関連記事】「「御中」に書き換える際の「行」の消し方--御中と様・各位との使い分けも解説」

2.3 「各位」

「各位」には「皆様方」といった意味があり、複数人に宛てたメールや文書の中で使用します。本来は「○○様 □□様 △△様」と記載するところ、「関係者各位」とすれば全員に宛てたことになります。ただし、「各位」は案内の文書やメールで使用される敬称であり、はがきや封筒の宛名書きでは使用しません。

【「各位」の使用例】

・関係者各位

・お客様各位

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2.4 「殿」

「殿」は目上の人が目下の人に使う敬称です。個人であれば、性別に関係なく使用できます。ただし、やや堅苦しく古い印象の敬称であるため、現在は「様」で代用する人が増えています。

【「殿」の使用例】

・山田 一郎殿

・企画室 鈴木 恵子殿 

2.5 「宛」「行」

「宛」「行」は返信用のはがきや封筒でよく使われる敬称です。「宛」は組織や団体、「行」は個人に使用するという違いがあります。

例えば、面接の結果や資料の送付など、自分宛てに返信してもらうための返信封筒を準備する場合は、宛名に会社名や自分の氏名を記入し、「宛」もしくは「行」を記入します。

逆に、企業や取引先担当者から「宛」「行」が記載された返信用封筒が届いた場合は、敬称を二重線で消した上で、「宛」→様、「行」→御中、に書き換えてから投函するのがマナーです。

【「宛」「行」の使用例】

<返信用封筒を準備する場合>

・山田 一郎行(自分の名前)

・株式会社 〇〇宛(自分の会社名)

2.6 「様方」

「様方」は手紙を送る相手の苗字が、世帯主とは異なる場合に使用する敬称です。郵便物を配達する配達員が迷うのを防ぐため、世帯主の氏名を「様方」で記入し、その後に相手の指名を「様」で記入します。

その際、様方を付ける世帯主の名前は、手紙を送る相手よりも少し小さめに書くといいでしょう。

【「様方」の使用例】

・山田 一郎様方
 鈴木 恵子様

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3 宛名をバランスよく書く3つのコツ

「配置がうまく決まらない」「文字が詰まってしまう」など、宛名がうまく書けないという声は多く聞かれます。そこで、ここからは宛名をバランスよく書くためのコツを3つ紹介します。

3.1 まず始めに宛名を書く

宛名を書く際、まず住所から書き始めるという方も多いでしょう。もちろん間違いではありませんが、住所の文字数が多かったり、住所を大きく書き過ぎたりすると、宛名を封筒の中央に書くことが難しくなってしまいます。

そのため、まずは宛名を中央に大きめの文字で書き、それにあわせる形で住所を書くようにするといいでしょう。

3.2 文字と文字の間隔を均一にする

宛名をバランスよく見せるためには、文字を均一に配置する必要があります。宛名の文字数を数えて、文字の間隔を均一にした場合に、どれくらいの大きさで書けばいいのかを想定しながら書くことが大切です。

いきなり書き始めるのではなく、おおよその配置を決めてから書くことで、文字が詰まったり大きさがバラバラになったりするのを防げます。

3.3 曲がるのが心配な場合は鉛筆で補助線を引く

「まっすぐ書いているつもりなのに、どうしても曲がってしまう」という場合は、あらかじめ鉛筆で補助線を引いておくのがおすすめです。特に、会社名や肩書きが長い場合は、どうしてもバランスが崩れて宛名が曲がりやすくなってしまいます。

まっすぐ補助線を書くことで、曲がらずに書くことができます。書き終わったら、補助線はしっかり消しておきましょう。

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4 宛名書きでよくある疑問

ここからは、連名やメールについてなど、宛名書きでよくある疑問について解説します。

4.1 連名の宛名書きはどう書く?

2名以上の方に宛てて手紙を出す場合、宛名はそれぞれの名前を連名で記入します。縦書きであれば左側に、横書きであれば下側に、名前を追加していきます。その際、敬称は必ず一名ずつ記入してください。

【連名の記入例】

山田 一郎様
   和子様

4.2 メールの宛名書きも手紙と同じ敬称でいい?

基本的な敬称である「様」「御中」といった敬称は、手紙だけでなくメールでも使用可能です。手紙同様、個人宛では「様」、企業や団体宛では「御中」が一般的です。通常メールの場合、宛名は本文の冒頭に記載します。

また、団体全員に宛てた内容を一斉送信する場合などには、「各位」も使用できます。もしも、目上の方が多く、より丁寧な敬称にしたい場合は、「各位」の代わりに「皆様」を使用するといいでしょう。

4.3 担当者がわからない場合の宛名書きは?

「会社に手紙を送りたいけれど、誰宛てに出したらいいのかわからない」という場合は、「株式会社〇〇 ご担当者様」という形で記入します。担当者の名前がはっきりわからず、間違えてしまったりカタカナで表記したりするのは失礼にあたります。

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5 これはNG!宛名書きでやってはいけないこと

宛名を書く際に、やってはいけないNG例を紹介します。マナー違反にならないように、しっかりチェックしておきましょう。

5.1 修正ペンや二重線で訂正する

宛名を間違えてしまった場合、修正ペンや二重線で訂正するのはNGです。少しでも間違えてしまったら、新しい封筒で書き直すのがマナーです。

5.2 会社名や肩書を省略する

宛名を書く際、会社名や肩書は正式名称で記載します。例えば、株式会社を(株)としたり、肩書を書かなかったりするのはNGです。文字数が多い場合でも、バランスを見ながら正式名称で記入するようにしましょう。

5.3 水性ペンを使用する

水性ペンは水に溶けやすく、雨や湿気でインクが滲んでしまう可能性があるため、封筒の宛名書きには適しません。宛名書きは水性ペンや万年筆ではなく、油性のボールペンなどを使用しましょう。また、インクの色は黒や濃紺が適当です。

6 種類別|手紙の書き方

手紙の書き方については、以下の記事でも詳しくご紹介しています。併せてご覧ください。

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7 まとめ

宛名は手紙を送る際に欠かせない重要な部分です。特に、名前の下に付ける敬称にはいくつかの種類があり、誤った使い方をすると失礼にあたるため注意が必要です。

しかし、マナーを守ってきれいに宛名を書くことができれば、手紙の印象自体がグッと良くなります。ぜひ、敬称の使い方やバランスよく書くコツをマスターして、好印象を与えられる宛名書きを実践しましょう。

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