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DAY 2017.01.27 スキル・ノウハウ

ここで差がつくモテ気づかい<ビジネスメール編>

さまざまなビジネスメールがあるなか、相手に依頼する時やお礼をいう時、あるいはお詫びをする時など使い分けは必至。ちょっとした工夫で印象度をアップしたり、信頼関係を強めたりできるメールテクニックを大公開!モテメールの書き方をマスターしましょう!

依頼のメールでグッとせまる!

<ポイント>
依頼メールは相手へ真剣にお願いをしていることが伝わらないと意味がありません。そのためには、どうしてその人にお願いをするのか、理由をはっきりと書くことが必要です。自分がどんな現状にいて、それを解決するのになぜその人の力が必要なのかということが説得材料になってきます。
さらに5W2H(なぜ・何を・いつ・どこで・誰に・どんな方法で・金額または数量)を別で箇条書きにすることで、依頼内容や条件を正確に伝えることができます。

<NG>
願いを聞き入れてほしいことだけを強調するのみで、依頼の理由がわかりにくいと、依頼された本人は不安になります。誰でもいいのかもしれないと思われてしまうと、気を悪くさせることも。また、依頼内容を曖昧にしたり間違ったりすることにも気をつけましょう。

<メールを送るタイミング>
依頼する内容に応じて、時間の余裕を見て早めに送りましょう。

<例文>
■打ち合わせの依頼メールの場合
いつ・どこで・誰と・なにをテーマに打ち合わせるのか以下のように箇条書きにし、明確に伝わるようにしましょう。
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・日程/時間(候補があれば複数記載)
・場所
・参加メンバー
・会議アジェンダ(議題を伝える)
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お礼のメールで好印象に!

<ポイント>
感謝の気持ちは自分の言葉で素直に伝えることが大切。たとえ定型文でも「あなたのお話はとても勉強になりました」など、具体的な一文をつけ加えることで、より感謝の気持ちを表現できます。
さらに好印象を与えたいなら、「あなたに出会えてプラスになった」→「とくに○○に関するお話に感動した」→「この感動を今後、このように生かします」という三段論法が相手の心を動かすでしょう。

<NG>
他の用件に便乗して、「なお先日はありがとうございました」と書くのは、付け足しのような印象を与えかねず、かえってマイナスイメージ。感謝の気持ちをしっかりと伝えたいなら、お礼のみのメールが良いでしょう。

<メールを送るタイミング>
時間が経ったお礼ほど間抜けなものはありません。相手に会った、または物をもらうなどした当日か、遅くとも翌日にはメールを送りましょう。

<例文>
■会食に招かれたときのお礼メール
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昨晩は、食事の席にお招きいただき誠にありがとうございました。
美味しい食事とともに、△△様をはじめ○○部の皆様と
貴重なお時間を過ごせたことに心からお礼申し上げます。

また、△△様には□□(仕事)についてのお考えも伺うことができ、
弊社にとっても大変勉強になりました。

△△様の業務のお役に立てるよう全力で取り組む所存です。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
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お詫びのメールで信頼関係を強化!

<ポイント>
ビジネスメールの中でもっとも難しいのが、詫び状です。まずは冒頭できちんと謝ること。そのうえで、何に対して謝っているのかを具体的に述べます。ただ「申し訳ございません」と謝るだけで、言葉が足りず謝罪内容が漠然としていれば、誤解が生じることもありますし、相手も困惑してしまいます。
次に、なぜそうなったのかという説明が必要ですが、あまり長々と書くと言い訳がましくなってしまうので注意しましょう。
さらに今後の対策について触れて決意のほどを書き添えれば、相手に安心感を与えることができるでしょう。

<NG>
言い訳がましくならないように、事情説明は簡潔に。また誤字、脱字があれば余計に信用を失ってしまうので要注意。

<メールを送るタイミング>
早いに越したことはありませんが、口頭で謝罪した後の相手の出方を見てからメールを送るかどうかを決めたほうがいいでしょう。なぜなら、口頭で謝罪しただけで相手が十分に納得したようであれば、そこからさらにメールを送ってしまうと、くどい印象を与えてしまうからです。

<例文>
■トラブルへの謝罪メール
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今回発生いたしました○○の件について、
多大なるご迷惑をおかけいたしまして大変申し訳ございませんでした。
再発防止のため、今後は以下のように対策いたします。

<今後の対策>
・○○○
・○○○
・○○○

今後このようなことがないよう、十分留意してまいります。
このたびの件につきまして、重ねてお詫び申し上げます。
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文:ライター 田谷 信子