体調不良や家庭の事情など、仕事を休まなければならない場面は誰にでも起こり得ます。休む際は、必要以上に詳しい事情を説明する必要はありません。ただし、当日欠勤などでは、理由や状況を簡潔に伝えることで職場も業務の調整を進めやすくなる可能性があります。
本記事では、仕事を休む際の適切な伝え方や理由別の例文、休暇を取得する際に気を付けたいポイントについて分かりやすく解説します。急な欠勤や事前申請の方法に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
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1. 仕事を休む理由はどう伝えればいい？
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私用や体調不良など、仕事を休む理由はさまざまですが、基本的にはその詳細まで踏み込んで伝える必要はありません。特に年次有給休暇の取得に関しては、原則として具体的な理由は不要です。
しかし、一方、年次有給休暇以外の欠勤や急な休みの場合は、やむを得ない事情や業務への配慮が伝わるように伝えると、職場も状況を把握しやすくなります。「疲れが溜まっている」「リフレッシュしたい」など、急病や冠婚葬祭のような事情ではなくても、休みを取りたいと思うことはあります。そのような場合も、伝え方を工夫することで休暇を申し出やすくなるでしょう。
「休みづらい」と感じることもあるかもしれませんが、適切な伝え方で上司や同僚と上手にコミュニケーションを図りながら、必要な時にはきちんと休みを取ることが大切です。
ひとことコメント
【監修】社会保険労務士法人岡佳伸事務所代表 特定社会保険労務士：岡佳伸
仕事を休む際は、会社が指定する連絡手段を使い、「いつ休むのか」「どの程度休む見込みか」「業務への影響や引き継ぎの有無」を分かる範囲で簡潔に伝えると、職場が業務を調整しやすくなります。
労働基準法で定められた年次有給休暇は、利用目的を問わず取得でき、原則として具体的な理由を説明する必要はありません。業務調整のために休暇の日程や引き継ぎの見通しを共有する場合も、理由については本人が差し支えない範囲にとどめてよいでしょう。なお、事業の正常な運営を妨げる場合には、使用者が時季変更権を行使することがありますが、単に繁忙期であることだけで当然に認められるわけではありません。
2. 【当日の急な欠勤】理由別の伝え方と例文
急な体調不良などで当日に休む場合は、可能であれば始業時間前までに、電話、メール、チャット、勤怠システムなど、会社が指定する方法で連絡しましょう。本人からの連絡が難しい状況では、家族などから連絡してもらう方法もあります。連絡先や連絡方法は職場によって異なるため、あらかじめ就業規則や社内ルールを確認しておくと安心です。
当日欠勤の連絡で伝えるべき項目と汎用的に使用できる基本テンプレートは次のとおりです。
【当日欠勤の連絡で伝えるべき項目】
- 欠勤する理由（ある程度具体的な内容を簡潔に）
- 出勤できる見込みや受診予定など（分かる範囲で）
- 引き継ぎが必要な業務の有無
【当日欠勤の連絡で使える基本のテンプレート】
本日、【理由】のため欠勤させていただきます。
現在のところ【受診予定・回復の見込みなど】です。
【担当業務】については【同僚に依頼・出社後に対応など】を予定しております。明日は出勤できる見込みです。 ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
2.1. 体調不良（自宅療養・病院受診・心の不調など）
体調不良で欠勤する場合は、「体調が優れず出勤が難しいこと」を簡潔に伝えましょう。詳しい症状まで説明する必要はありません。ただし、欠勤が長引く可能性がある場合は、現時点で分かる休養期間や次回の連絡予定を共有すると、職場が業務を調整しやすくなります。
感染症への対応について報告事項が定められている場合は、就業規則や社内ルール、医療機関などの案内に沿って、必要な範囲の情報を伝えましょう。
また、病院を受診する予定や今後の出勤見込みが立っている場合は、その時点で分かる範囲の情報を伝えておくと安心です。回復の度合いによって予定が左右されそうな状況であれば、「受診後に改めて連絡します」などと伝えると、職場も業務の調整をスムーズに進められます。
なお、心の不調など理由によっては「詳しい状況を話しづらい」「どのように伝えたらよいか迷う」というケースも少なくありません。そのような時は無理に詳しい事情を説明せず、「体調不良のため、本日は出勤が難しい状況です」と伝えるだけでも構いません。実際に身体症状がある場合は、本人が差し支えないと判断した範囲で伝えることもできますが、休むために事実と異なる症状や理由を申し出ることは避けましょう。
・自宅で療養する場合
【例文】
昨夜から発熱があり今朝も体調が優れないため、本日はお休みをいただきたいと思います。本日対応予定だった〇〇の件ですが、急ぎの対応が必要であれば△△さんに引き継ぎをお願いできますでしょうか。何卒よろしくお願いいたします。
・病院を受診する場合
【例文】
昨夜から39℃の発熱が続いているため、本日はお休みをいただきたいと思います。このあと病院を受診する予定ですので、明日以降の出勤については昼過ぎに改めてご連絡いたします。本日予定していた〇〇の資料は共有フォルダに保存していますので、必要に応じてご確認お願いいたします。
・心の不調が原因の場合
【例文】
昨夜から体調が優れず、本日は一日お休みをいただきたいと思います。なお、本日の業務の中で至急対応が必要なタスクはありません。明日の出勤については、体調を確認のうえ改めてご連絡いたします。
2.2. 家族の体調不良（子どもの発熱・親の病院付き添いなど）
家族の体調不良を理由に欠勤する場合は、「誰にどのような事情が起きているのか」を簡潔に伝えると、その後の業務調整がスムーズに進む可能性があります。
病名や詳しい経緯などを説明する必要はなく、「子どもが発熱して看病が必要です」「親の体調が悪化したため病院に付き添います」といった内容を伝えれば良いでしょう。
なお、一定の要件を満たす場合は、育児・介護休業法に基づく子の看護等休暇や介護休暇を取得できます。対象者、取得できる日数、申請方法などを確認するとともに、有給か無給かは会社の就業規則によって異なるため、社内制度も併せて確認しましょう。
出典・子どもが発熱した場合
【例文】
子どもが今朝から発熱しており、病院を受診するため、本日は欠勤させていただきます。受診後の結果を確認し、明日以降の出勤については改めてご連絡いたします。本日予定していた〇〇の件は共有フォルダに資料を保存していますので、ご対応いただけますと幸いです。
・親の病院に付き添う場合
【例文】
家族の体調不良により病院への付き添いが必要になったため、本日はお休みをいただきたく、ご連絡しました。明日以降の出勤については、状況が分かり次第、改めてご連絡します。本日対応予定だった〇〇については、△△さんに内容を共有しています。
2.3. 予期せぬ事情や突然のトラブル（身内の不幸・交通機関の運休・住宅設備の不具合など）
身内の不幸や交通機関の運休、住宅設備の不具合など予期せぬ事情で出勤が難しくなることもあります。このような場合は、何が起きたのかを簡潔に伝えたうえで、出勤できないことや今後の見込みを分かる範囲で伝えましょう。
なお、親族の葬儀や法要で欠勤する場合は、会社によって慶弔（けいちょう）休暇などの特別休暇制度を利用できる可能性がありますので、落ち着いたタイミングで就業規則を確認したり、人事担当者や上司へ相談したりすると良いでしょう。
・身内に不幸があった場合
【例文】
突然のご連絡で恐縮ですが、本日未明、祖父が永眠いたしました。つきましては葬儀や諸手続きのため、〇月〇日までお休みをいただきたく存じます。本日予定していた〇〇の件は、共有フォルダに資料を保存しています。
・電車が運休している場合
【例文】
利用している路線が運転を見合わせており、現時点では通常どおりの出勤が難しいため、ご連絡しました。運転再開や迂回経路を確認していますが、出勤時刻の見込みが立っていません。在宅勤務への切り替えや休暇の取得を含め、本日の対応についてご相談させてください。状況が分かり次第、改めてご連絡します。
・ライフラインに不具合があった場合
【例文】
自宅で水道（または電気・ガス）のトラブルが発生し、立ち会いが必要となりました。復旧作業の終了時刻が未定のため、本日は欠勤させていただきます。本日対応予定だった〇〇については、△△さんに対応を依頼しました。
3. 【事前申請による休暇】理由別の伝え方と例文
旅行や冠婚葬祭など、あらかじめ休む日が分かっている場合は、予定が決まり次第、就業規則や社内ルールに沿って早めに年次有給休暇などを申請しましょう。
申請時の理由は、社内書式への記入が必要な場合でも、「私用のため」「家庭の都合により」といった簡潔な表現で差し支えないでしょう。また、休暇当日の業務状況に応じて、可能な範囲で引き継ぎの方法や対応予定を共有しておくと、業務を調整しやすくなります。
事前に休暇を申請する際に伝えたい項目と、汎用的に使える基本テンプレートは次のとおりです。
【事前に休暇を申請する際に伝えたい項目】
- 休暇を取得する日程
- 社内ルール上必要な場合は、「私用のため」などの簡潔な申請理由
- 引き継ぎが必要な業務の有無
【事前の休暇申請に使える基本テンプレート】
〇月〇日から〇日までの3日間、私用のためお休みをいただきます。
当日予定している【担当業務】については、【同僚へ引き継ぐ・事前に対応を済ませる】予定です。
3.1. 私用（旅行・リフレッシュ・趣味の予定など）
旅行やリフレッシュなどで休む場合の理由は、「私用のため」で問題ありません。そのうえで、いつからいつまで休むのかを分かりやすく伝えておくと、職場でも予定を共有しやすくなるでしょう。
また、休暇中も業務が円滑に進むよう、可能な範囲でタスクの引き継ぎやスケジュールの調整を行っておくと安心です。
・私用で休む場合
【例文】
私用のため、〇月〇日から〇月〇日までの3日間、有給休暇をいただきたく存じます。担当業務につきましては事前に調整いたしますので、どうぞよろしくお願いいたします。
3.2. 結婚式への参列
知人や親族の結婚式に参列する場合も、日程が決まり次第できるだけ早めに休みを申請しましょう。
なお、親族の結婚式は、葬儀と同様、会社によって慶弔休暇の対象となる場合があります。制度の有無や利用条件、申請方法は会社ごとに異なるため、会社の就業規則などで確認しておきましょう。
・親族の結婚式に参列する場合
【例文】
私事で恐縮ですが、〇月〇日に姉の結婚式があり、終日お休みをいただきます。業務に支障のないよう、事前に対応と引き継ぎを行ってまいります。
3.3. 家庭の事情（子どもの学校行事・自宅の修理・金融機関の手続きなど）
子どもの学校行事や金融機関の手続きなど、家庭の事情で有給休暇を取得する際も、「私用のため」「家庭の都合により」と伝えれば問題ありません。
・家庭の事情で休む場合
【例文】
お疲れさまです。家庭の都合により、〇月〇日は1日お休みをいただきます。当日予定している〇〇の業務は事前に対応を進め、引き継ぎが必要なものについては△△さんへ共有いたします。
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ひとことコメント
【監修】社会保険労務士法人岡佳伸事務所代表 特定社会保険労務士：岡佳伸
仕事を休む理由については、体調不良や家庭事情では、無理に詳しい個人情報を開示せず、受診予定や対応の必要性など「業務調整に必要な範囲」を伝えるのがコツです。
制度面では、子の看護等休暇や介護休暇など法定の休暇が使える場合もあるため、就業規則や社内ルールも確認しましょう。
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4. 仕事を休む際に気を付けたいポイント
体調不良や家庭の事情などによる欠勤は誰にでも起こり得ることですが、休む際の伝え方や事前・事後の対応によっては、職場との連携が取りにくくなったり、状況が十分に伝わらなかったりする場合もあります。
ここでは、当日の急な欠勤や事前申請による休暇のいずれにも共通する、仕事を休む際に意識しておきたいポイントを紹介します。
4.1. 会社の就業規則に沿って申請する
休暇の申請ルールは職場によって異なり、電話報告を基本とする組織もあれば、メールやチャット、勤怠システムでの入力を指定している場合もあります。
また、連絡先についても直属の上司へ直接伝えるのか、あるいは人事担当者や専用の窓口へ申請するのかなどさまざまです。
連絡の行き違いや報告漏れといったトラブルを未然に防ぐためにも、あらかじめ就業規則などを通じて社内の規定を確認しておくようにしましょう。
4.2. 急な休みでも可能な範囲で業務調整を行う
仕事を休む際は、心身の状態や緊急性を優先したうえで、対応できる場合に限り、担当業務の進捗や期限、保存場所などを簡潔に共有すると、職場が業務を調整しやすくなります。本人による連絡や引き継ぎが難しい場合は、上司やチーム内で対応を調整してもらいましょう。
例えば、取引先との打ち合わせや納期が近い業務など、当日中の対応が必要なものについては、欠勤連絡の際に引き継ぎを依頼したり、必要な情報を共有したりすると業務を進めやすくなるでしょう。
一方で、急な体調不良や親族の不幸などの場合は、細かい調整が難しいこともあります。そのようなときは無理せず、まずは自身の体調や安全、家族への対応を優先しましょう。本人から詳しい連絡や引き継ぎができない場合は、その旨だけを伝え、上司やチームに業務の調整を依頼することも大切です。
4.3. SNS投稿には注意する
休暇中にSNSを利用する場合は、職場の人や取引先に関する情報、業務上の機密情報、第三者の個人情報などを投稿しないよう注意しましょう。
また、公開範囲によっては、投稿の一部だけを見た人に休暇の状況を誤解される可能性もあります。SNSを利用すること自体が問題になるわけではありませんが、プライバシー設定や投稿内容を確認しておくと安心です。
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5. 仕事がつらい、しんどくて休みたい場合はどうする？
明確な用事や急な事情がなくても、「今日は仕事に行くのがつらい」「少し休みたい」と感じることがあるかもしれません。そんな時は、どうすれば良いのでしょうか。
5.1. 無理せず休むことが大切
仕事がつらいと感じていても、「周囲に迷惑をかけてしまう」「もう少し頑張らなければ」と無理をしてしまう人も少なくありません。しかし、心身に負担を感じたまま働き続けると、疲れが抜けにくくなったり、仕事に集中しづらくなったりすることがあります。
心身の不調が理由で有給休暇を取得する場合も、詳細な理由まで申告する必要はないため、まずは十分に休養を取り、体調を整えることを優先しましょう。
5.2. 社内外への相談や医療機関の受診を検討する
「仕事内容に関して不安がある」「人間関係に悩んでいる」など、休養を取るだけでは解決できない問題を抱えている方もいるかもしれません。そのような時は、自分の力だけで対処しようとするのではなく、周囲の人や専門家への相談を検討しましょう。
先輩、上司、社内の相談窓口、公的相談窓口、産業医、医療機関などへ相談してみることで、異動や配置転換、休職など自分に合った対処法が見えてくることもあります。
また、自分の状況を整理する一助として診断コンテンツを利用し、自分の状況を客観的に整理してみるのも良い方法です。『仕事どうする?!診断』では、30秒、8問の設問に答えることで、今の仕事への向き合い方や対処法のヒントを簡易的にチェックできます。ぜひ気軽に診断してみましょう。
5.3. 環境を見直すことも選択肢の一つ
十分な休養を取り、社内外の相談窓口や医療機関へ相談しても改善が難しい問題を抱えている場合は、環境を見直すことも選択肢の一つです。その際は、転職エージェントを利用して客観的な視点を取り入れるのも良いでしょう。
マイナビ転職エージェントでは、現在の職場で改善できる点があるのか、それとも状況によっては別の働き方を検討したほうがよいのかなどを、キャリアアドバイザーに相談することができます。
仕事内容や人間関係、働き方などについて負担を感じやすい点を整理し、自分に合った職場条件を考えるきっかけにもなるでしょう。
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6. まとめ
仕事を休む際は、必要以上に詳しい理由を伝える必要はありませんが、急な欠勤の場合は、差し支えのない範囲で事情を伝えると状況を理解してもらいやすくなることがあります。また、可能な範囲で引き継ぎや情報共有を行うと安心です。
なお、明確な理由がなく「仕事を休みたい」という気持ちが続く場合は、しっかり休養を取り、状況に応じて上司や社内外の相談窓口、医療機関などへの相談を検討しましょう。
今後の働き方について整理したい時は、株式会社マイナビが運営するマイナビ転職エージェントに相談する方法もあります。現在の職場で働き続ける選択肢も含めて状況や希望を整理しながら、自分に合った働き方について考えるきっかけとなるでしょう。
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