卒業証明書とは？卒業証書との違いや転職の際に求められた時の対処法について
卒業証明書とは、教育機関で必要な課程を修了し、学校を卒業したことを証明する書類のことです。
就職や転職、大学などへの進学、資格試験の受験などで、提出を求められる傾向にあり、「卒業証明書のもらい方がわからない」「卒業証書とは違うの？」といった疑問を抱く人もいるでしょう。
この記事では、卒業証明書の概要や、卒業証書・成績証明書との違い、発行してもらう方法について解説します。併せて、卒業証明書が必要になる場面や提出を求められる理由もまとめました。
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1. 卒業証明書とは
卒業証明書とは、教育機関において全課程を修了し、学校を卒業したことを証明する書類のことです。卒業証書を授与されたことを証明する書類ですので、手続きを行えば何度でも発行できます。
卒業証明書の提出が必要な場面は、大学や専門学校への進学、資格試験の受験、就職・転職活動で必要になります。とくに就職・転職活動の際に求められるケースがもっとも多いでしょう。
就職・転職をする際に必要となる履歴書には、学歴を記載する項目がありますが、ここで記載した学校を本当に卒業しているのかを確認するために、卒業証明書の提出を求める企業も多いです。
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2. 「卒業証書」や「成績証明書」との違い
「卒業証明書」によく似た言葉に、「卒業証書」や「成績証明書」がありますが、意味合いが異なるので注意しましょう。
まず、「卒業証明書」と「卒業証書」は、どちらも学校を卒業したことを証明する重要な書類ですが、法律や再発行の可否などに違いがあります。
「卒業証書」は、学校教育法施行規則の第58条に「校長は、小学校の全課程を修了したと認めた者には、卒業証書を授与しなければならない。」という規定があります。
その一環として卒業証書の発行と授与式（卒業式）が行われ、原則として再発行はできません。一方、卒業証明書は申請すれば何度でも発行してもらえます。
そして「成績証明書」は、学校での成績を証明するための書類ですので、卒業をしたことを証明する「学校証明書」とは別物です。成績証明書には、取得した単位や年度、評価などが記録されています。
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3. 卒業証明書が必要になるのはどんな時？
卒業証明書は、大学や専門学校への進学、転職や就職、資格試験の受験などのシーンで提出を求められる傾向にあります。
なかでも、転職・就職時には必要となる場合が多いので、なぜ提出が必要なのかを詳しく解説します。
3.1. 転職や就職の時
転職や就職の時に、応募先の企業から卒業証明書の提出が求められることがあります。
とくに、第二新卒の場合や、学歴を重視する企業へ転職・就職する際には、卒業証明書の提出が必要になることが多いです。
また、事務的な「事実確認書類」として、全求職者に対して卒業証明書の提出を要求する企業もあります。
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3.2. 転職の際に卒業証明書を求められる理由
卒業したことを証明する「卒業証明書」は、学歴詐称を防ぐための書類として、提出が求められる傾向にあります。
例えば、過去の採用時に学歴詐称が発覚し、トラブルが生じた場合、採用に対して慎重になるでしょう。
こうした背景から、企業は求職者本人が記載した履歴書の内容と、卒業証明書に矛盾がないかを確認するのです。
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4. 卒業証明書を発行してもらうには
卒業証明書の発行方法は、学校（教育機関）によって異なります。ここでは一般的な流れを紹介します。
卒業証明書の発行が必要な方は、卒業した専門学校や大学などで具体的な手順を確認しておきましょう。
4.1. 発行の方法は窓口・郵送・Web申請の3通り
基本的に卒業証明書を発行してもらう方法は、窓口・郵送・Webのいずれかになります。
問い合わせ方法や、申請から手元に届くまでの日数などを紹介しますので、自分の都合にあう方法を選択しましょう。
4.2. 窓口で発行してもらう方法
学校の事務所の窓口に出向いて、発行依頼を申し出る場合は、最短20〜30分ほどで受け取れる可能性があります。
そのため、急ぎの場合は窓口での発行がおすすめです。
窓口で発行してもらう場合は、身分証明書や印鑑、発行手数料が必要になるケースもあるので、事前に問い合わせをして、準備するものを確認しておきましょう。
4.3. 郵送で発行してもらう方法
遠方に住んでいて、学校に足を運べない場合は、郵送で卒業証明書を送ってもらうのも1つの方法です。
基本的に卒業証明書を郵送で申し込む際には、本人確認書類や、証明書交付申請書、発行手数料、返信用の封筒などが必要になります。
4.4. Web申請で発行してもらう方法
学校によっては、オンラインで卒業証明書を発行できる場合があります。
学校の公式ホームページを開いて、申請専用ページへアクセスしましょう。本人確認などを済ませて、卒業証明書の発行申請を行います。
なお、一般的にWeb申請の場合、受け取り方法をコンビニや郵送、学校の窓口などと自由に選択できるので便利です。
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5. まとめ
「卒業証明書」は、学校を卒業した事実を正式に証明することができる書類です。とくに転職の際に応募先企業側が学歴詐称を防止するために、求職者に対して卒業証明書の提出を求める傾向にあります。
卒業証明書は、学校を卒業する際に必ずもらえるものではなく、自ら申請しなければならないので、学校へ申請して受け取りましょう。
申請後、手元に届くまでに時間がかかる場合もあります。卒業証明書が必要だと分かった段階で早めに手続きを行うことをおすすめします。
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