卒業証明書とは、教育機関で必要な課程を修了し、学校を卒業したことを証明する書類のことです。卒業時に一度だけもらえる卒業証書とは違って、必要に応じて発行できるもので、就職や転職、資格試験の受験などで提出する場合があります。
この記事では、卒業証明書の概要や、卒業証書・成績証明書との違い、発行してもらう方法についてわかりやすく解説します。
【関連記事】「【見本あり】履歴書の学歴・職歴欄の書き方｜間違えやすい9つのケース」
【関連記事】「職務経歴書の添削を転職エージェントで受けるべき理由とは？準備や注意点も紹介」
「仕事辞めたい、会社がつらい」...悩んでいる方へ
＼無料・登録不要／
『仕事どうする!? 診断』を受ける ＞
1. 卒業証明書とは
卒業証明書とは、教育機関において全課程を修了し、学校を卒業したことを証明する書類のことです。卒業証書を授与されたことを証明する書類でもあり、卒業後は手続きを行えば何度でも発行できるのが一般的です。
卒業証明書には氏名や学校名、学部・学科名、卒業年月日と、学校印や校長（学長）の署名などが記載されており、信頼できる公式な書類となっています。大学や専門学校への進学、資格試験の受験、就職・転職活動などで提出を求められることが多いです。
【関連記事】「離職票とは？退職証明書との違いや発行方法、書き方などについて解説」
【関連記事】「退職願と退職届の違いは？退職願・退職届の封筒の書き方と提出の仕方とは」
「一人で転職活動をするのは不安...」という方は、無料で相談できる転職エージェント『マイナビ転職エージェント』にご相談ください。
2. 「卒業証書」や「成績証明書」との違い
「卒業証明書」と混同されやすいものとして「卒業証書」や「成績証明書」がありますが、それぞれ内容や役割が異なるので注意しましょう。
卒業証書は、卒業証書授与式（卒業式）で渡されるもので、1人につき1枚、一度だけもらえるものです。卒業証明書と同じように卒業したことを証明するものではありますが、原則として再発行はできません。
成績証明書は、学校での成績を証明するための書類ですので、卒業したことを証明する書類ではありませんが、卒業・成績証明書として卒業証明書とセットとなって1枚にまとめて発行できる学校もあり、その場合は、卒業したことを証明できます。成績証明書には、取得した単位や年度、評価などが記録されています。
【関連記事】「有給をもらって4月に辞めるのが得！？ 間違えたくない退職のタイミング」
【関連記事】「【仕事の辞め方】基本の流れから事前準備や注意点、転職活動まで解説」
【関連記事】「円満退社とは？退社までの8ステップと意識すべきポイント」
【関連記事】「転職エージェントに相談だけはOK？相談の流れや内容・注意点を解説」
3. 卒業証明書が必要になるのはどんな時？
卒業証明書は、以下のようなタイミングで提出を求められることが多いです。
- 大学や専門学校、大学院への進学
- 転職や就職
- 資格試験の受験
例えば就職・転職をする際に提出する履歴書には、学歴を記載する項目がありますが、ここで記載した学校を本当に卒業しているのかを確認するために、卒業証明書が求められます。また、学歴で受験資格が定められている資格試験などでは、卒業証明書が受験資格があることを証明する手段となります。
特に学歴詐称を防ぐ目的が強く、確かにその学校を卒業したと証明してもらうことで、トラブルなどを回避しているといえるでしょう。
【関連記事】「履歴書の学歴・職歴書き方の見本｜正しい書き方とケース別の例文」
【関連記事】「未経験からIT業界への転職を成功させる方法｜役立つスキルや注意点も解説」
4. 卒業証明書を発行してもらうには
提出が求められる卒業証明書は、義務教育以降の高校や大学、専門学校、大学院などが対象となります。学校（教育機関）によって具体的な発行方法は異なりますが、ここでは「卒業証明書のもらい方がわからない」という方に向けて、一般的な方法を紹介します。
4.1. 窓口で発行してもらう
学校の事務所の窓口に出向いて、発行依頼を申し出る方法です。早い場合は20〜30分ほどで受け取れることもあり、急ぎで必要なときなどにおすすめです。
発行にあたり、身分証明書や印鑑、発行手数料が必要になるケースもあるので、事前に電話などで問い合わせをして、準備するものを確認しておきましょう。
4.2. 郵送で発行してもらう
遠方に住んでいて、学校に足を運べない場合などは、郵送で卒業証明書を送ってもらうのも良いでしょう。
本人確認書類や証明書交付申請書、発行手数料、返信用の封筒などをこちらから送り、発行してもらった証明書を返信してもらう方法です。この場合も、発行の申請に必要な書類や手数料についてあらかじめ学校側に確認しておきましょう。
4.3. Web申請で発行してもらう
近年は、オンラインで卒業証明書の発行を申請できる場合も多いです。申請フォームには、学校の公式ホームページからアクセスできます。申請フォームの指示に従って本人確認などを済ませ、発行申請を行いましょう。
一般的にWeb申請の場合、受け取り方法はコンビニや郵送、学校の窓口など複数用意されていて、自分の都合に合わせて選択することが可能です。
【関連記事】「退職時の有給消化について！消化方法や有給の買取りまで徹底解説」
【関連記事】「【例文】印象に残る退職の挨拶（メール・スピーチ）！注意点やポイントを解説」
【関連記事】「転職エージェントの電話面談｜流れと準備・活用のコツ」
5. 卒業証明書を提出する際の注意点
卒業証明書の提出先によっては、より信頼性を高めるために「発行後〇カ月以内」といった条件が設けられることがあります。卒業証明書自体に有効期限はありませんが、証明書には発行日も記載されるため、提出先の条件に従いましょう。
また、「卒業したことの証明なら卒業証書でもいいのではないか？」と考える方もいるかもしれませんが、実務で扱いやすいのは卒業証明書です。
卒業証書は再発行ができず、自身で大切に保管しておくべき書類ですので、原本の提出が難しいのが理由の一つです。卒業を証明する場合は、卒業証書ではなく卒業証明書が必要となるケースがほとんどであることを覚えておきましょう。
【関連記事】「面接日程メール返信の基本｜ケース別例文10選とNG行為」
【関連記事】「面接結果の連絡が遅いのは不合格のサイン？遅くなる理由と対処法を紹介」
【関連記事】「マイナビ転職エージェントだからできる面接対策」
はじめての転職には、
「マイナビ転職エージェント」がおすすめです。
マイナビ転職エージェントについて詳しく知る ＞
6. まとめ
「卒業証明書」は、学校を卒業した事実を正式に証明することができる書類です。特に就職や転職の際には、企業側が学歴詐称を防止するために、求職者に対して卒業証明書の提出を求めることが多い傾向にあります。
卒業証明書は、学校を卒業する際に必ずもらえるものではなく、自ら申請しなければならないので、学校へ申請して受け取りましょう。
申請後、手元に届くまでに時間がかかる場合もあります。卒業証明書が必要だと分かった段階で早めに手続きを行うことをおすすめします。
＼書類添削・面接対策も／
マイナビ転職エージェントに無料登録して
転職サポートを受ける