引継ぎ資料は、業務を後任者へスムーズに引き継ぐための重要なツールです。担当業務の内容やノウハウ、進行状況などを記載して、自身が担当者ではなくなった後も問題なく業務が進められるようにします。
この記事では、引継ぎ資料の役割とメリットに加えて、どのような内容を記載すべきかを詳しく解説します。また、わかりやすい引継ぎ資料を作成するためのコツも紹介しますので、後任者へ確実に業務を引き継ぐための参考にしてください。
関連記事退職から転職までの手続きを必要書類と併せて解説【保存版】
関連記事【仕事の辞め方】基本の流れから事前準備や注意点、転職活動まで解説
「もしかしたら仕事頑張りすぎ!? 」そんな方へ
＼無料・登録不要／
『仕事どうする!? 診断』を受ける ＞
1 引継ぎ資料とは
退職や異動、長期休暇などで担当者が変更になる場合は、前任者と後任者の間で業務の引き継ぎが必要になります。その際、業務をスムーズかつ正確に引き継ぐために用いられるのが引継ぎ資料です。
引き継ぐ内容を資料としてまとめることで、口頭だけでは伝えきれない情報を補完したり、引き継ぎ後に発生するミスや混乱を最小限に抑えたりすることができます。
1.1 引継ぎ資料とマニュアルの違い
引継ぎ資料とマニュアルは似ていますが、目的や内容に違いがあります。引継ぎ資料は一時的・個別的な性質が強いのに対し、マニュアルは長期的・汎用的な性質を持つのが特徴です。
引継ぎ資料は、特定の担当者から後任者へ業務を引き継ぐ際に使用されるもので、個別の業務内容や手順、担当者独自のノウハウ、注意点などを具体的に記載します。
一方でマニュアルは、特定の担当者に限らず誰でも業務を遂行できるよう、標準的な手順やルールを記載した文書です。
1.2 引継ぎ資料は何で作る？
引継ぎ資料の作成では、一般的には、Word（ワード）やExcel（エクセル）など、テキストや表、図を組み合わせて情報を整理できるソフトが使用されます。PowerPoint（パワーポイント）でビジュアル重視の資料を作成することもあります。
また、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなど、クラウド上で複数人が同時編集・共有できるツールを使うのも良いでしょう。いずれにしても、作成者が編集がしやすく、閲覧者にとってわかりやすい形式でまとめられるツールで作成することが重要です。
関連記事業務の引き継ぎをスムーズに！うまくいかない理由や基本、成功させるポイントを紹介
関連記事【例文】引継ぎ挨拶メール（担当変更）の書き方とマナー｜を前任者・後任者別に紹介
関連記事【例文付き】新入社員へのメッセージを紹介！簡単な一言から名言まで
【関連記事】「転職エージェントに相談だけはOK？相談の流れや内容・注意点を解説」
「一人で転職活動をするのは不安...」という方は、無料で相談できる転職エージェント『マイナビ転職エージェント』にご相談ください。
2 引継ぎ資料を作成するメリット
引継ぎ資料がなくても業務の引き継ぎ自体は可能ですが、資料を作成することでさまざまなメリットが得られます。ここでは、引継ぎ資料を作成する主なメリットを3つ紹介します。
2.1 効率的な引き継ぎができる
引き継ぐべき内容が資料に体系的にまとめられていれば、後任者は業務内容を理解・把握しやすくなります。情報が整理されていることで、引き継ぎの作業にかかる時間を短縮できるでしょう。
退職や異動の際は、業務の引き継ぎ以外にもやるべきことが多くあります。その中で、手間のかかりやすい引き継ぎを効率的に行えるのは大きなメリットです。
2.2 引き継ぎの漏れやミスを防げる
視覚的に整理された情報は理解しやすく、口頭の説明で起こりがちな聞き漏れや、細かい指示の抜け落ち、言った言わないの問題も回避できます。
資料があることで曖昧な部分が減り、必要な情報を確実に後任者へ伝えることができるので、後任者が誤った解釈で業務を進めてしまうリスクも軽減できます。複数人へ同時に引き継ぐ場合も、人による解釈のずれを防ぐことができるでしょう。
2.3 後任者が何度も見返せる
資料を残すことで、後任者は疑問点や忘れたことなどが出てきた際にも後から何度も見返すことができます。前任者がいなくなっても業務が滞るリスクを最小限に抑えられるでしょう。
引継ぎ資料を参考にすることで、前任者の経験やノウハウを活用しやすくなり、より早く前任者と同じレベルで成果を上げられるようになることに期待できます。
関連記事有給とは？もらえる条件や日数、取る時のルールなどよくある疑問を解説！
関連記事「有休」と「有給」はどちらが正しい？意味の違いや使い方を解説
関連記事退職時の有給消化は問題ない？消化できないと言われた場合の対処法も解説
【関連記事】「「仕事が合わない」と感じるのはなぜ？理由・対処法・転職活動のコツを解説」
【関連記事】「職務経歴書の添削を転職エージェントで受けるべき理由とは？準備や注意点も紹介」
3 引継ぎ資料に記載すべき内容
引継ぎ資料は業務内容に合わせて作成するため、その内容は業種や職種ごとに異なりますが、一般的には以下のような項目を記載します。
3.1 業務の概要
まずは、担当業務の具体的な内容を記載します。特に、経験の浅い後任者へ引継ぐ場合は、業務の背景や目的、社内での位置づけなど全体像まで示すことが重要です。
なぜその業務を行う必要があるのか、その業務は会社にどんな利益をもたらすのかを説明することで、より業務内容を理解しやすくなり、後任者も納得して業務を遂行できます。
3.2 業務のスケジュール
日ごと、あるいは一定期間ごとの業務のスケジュールも記載する必要があります。例えば、「9時までにメールチェック」「17時までに報告書の作成と提出」など、日々のルーチン作業を時間の区切りで把握できるようまとめておきます。
また、1カ月や1年といった単位での仕事内容を時系列で確認できれば、業務全体の流れを理解しやすくなり、重要な業務の遅延防止になります。
必要に応じて、タイムテーブル形式やカレンダー形式で記入できるテンプレートやフォーマットを活用すると便利です。
3.3 業務を実行する手順
業務を進める手順をステップごとに整理し、具体的な作業内容やポイントを明記します。必要なツールやシステムの使用方法、注意すべき事項なども含めましょう。
作業の概要やゴールはわかっていても、正しい手順がわからないと後任者は混乱してしまう恐れがあります。自分にとっては簡単な仕事でも、初めて担当する人は複雑に感じることもあるため、資料には初歩的な手順まで記載しましょう。
3.4 関係資料やデータの保存先
業務に関連する文書やデータが、どこに保存されているかを明確にしておくことも重要です。クラウドストレージにデータを保存している場合は、パスワードやアクセス方法の共有も必須です。
関連資料の所在がわからないと、後任者は必要な資料をすぐに閲覧できず、業務の遅延や効率の低下を招きかねません。引き継ぎ後の実務を想定して、必要な情報をもれなく共有するようにしましょう。
3.5 関係者リストと連絡先
引継ぎ資料には、どの部署や人物が関与しているかを明確にした関係者リストや関係図も記載するのがおすすめです。関係者の情報としては、各担当者の役職・責任範囲のほか、電話番号・メールアドレスなどの連絡先も記載します。
こうすることで、緊急時や不明点が出てきた時も、後任者は関係者へ素早く連絡や相談ができます。
3.6 現在の状況と今後の課題
長期間にわたるプロジェクトなどを担っている場合、きりの良いタイミングでの引き継ぎは難しいことがあります。そのため、現在の進捗状況や未完了のタスクを明確にし、後任者が業務の状態を把握できるようにすることが大切です。
また、今後の課題や優先すべき事項も記載することで、後任者は適切な対応が可能になります。業務の重複や遅延が発生しないよう、十分に注意しましょう。
3.7 イレギュラーな事態の対処方法
業務を進める中では、予期しないトラブルや問題が発生することがあります。これらに対する対処方法を明確にしておくことで、後任者は急な事態にも柔軟に対応でき、業務の中断を防止できます。
例えば、システムの復旧方法や機器の修理方法、取引先や顧客からのクレーム対応方法などを盛り込めば、後任者の不安が軽減し、安心して業務にあたれるでしょう。
関連記事「お世話になりました」の意味や正しい使い方、例文も合わせて紹介
関連記事退職の挨拶マナーは？実際に使えるスピーチやメールの例文もご紹介
関連記事【例文あり】退職の挨拶メールはいつ送る？書き方の基本や注意点も解説
【関連記事】「転職におすすめの業界＆未経験OKの職種9選｜転職成功のコツも解説」
【関連記事】「マイナビ転職エージェントだからできる面接対策」
4 引継ぎ資料に記載すべきでない内容
引継ぎ資料には記載しない方が良い情報もあります。余計な内容を含めると、逆に混乱を招いたり業務の効率を下げたりする可能性があるため注意が必要です。
4.1 個人的な感想や見解
引継ぎ資料に個人的な感想や見解を記載するのは避けるべきです。例えば、「この業務は面倒くさい」「あの取引先はうちと合わない」などの主観的なコメントは、記載すべきではありません。
引継ぎの目的は業務を円滑に移行することであり、業務内容を事務的にまとめた情報を伝えることが重要です。後任者が冷静かつ客観的な視点を持って業務を引き継げるような資料作りを心がけましょう。
4.2 以前のやり方や情報
すでに廃止された手順や以前の情報を記載すると、後任者が混乱したり、誤ってそちらを採用してしまったりする可能性があります。現在の業務内容を正確に伝えるために、最新かつ有効な情報を記載しましょう。
もしも、過去の情報を引用する必要がある場合は、現在は使用されていない参考情報であることを明記しなければなりません。
4.3 根拠のない不確かな情報
正確性を担保できない取引先情報や根拠のない予測などは、誤解や混乱、トラブルのもとになりかねません。
例えば、「まだ決まっていない注文を確定事項として記載する」「取引先の経営状態に関する噂を真実のように伝える」といった行為は、大きなトラブルを招く可能性もあります。
引継ぎ資料は正確であることが重要なため、信頼できる情報のみを提供することを意識しましょう。もし情報が不確かである場合は、その旨を明記するか、記載を控えることが必要です。
関連記事有給をもらって4月に辞めるのが得！？ 間違えたくない退職のタイミング
関連記事離職票とは？退職証明書との違いや発行方法、書き方などについて解説
【関連記事(動画あり)】「【仕事辞めたい】よくある理由と会社を辞めたくなったらやるべきこと」
【関連記事】「転職エージェントの電話面談｜流れと準備・活用のコツ」
5 わかりやすい引継ぎ資料を作成するコツ
引継ぎ資料は、後任者にとってわかりやすいものでなければ意味がありません。ここでは、わかりやすい引継ぎ資料を作成するコツを5つ紹介します。
5.1 業務フローを明確にする
フロー図などを用いて業務フローを明確に示すことで作業手順を把握しやすくなり、後任者は何をどこから進めるべきかを視覚的に理解できます。
特に、後任者が仕事に慣れていない場合、自分が今どの段階にいるのか、次にどの作業をすればいいのかが曖昧になってしまうこともあるため、詳しい作業内容を説明する前に業務フローを示しておくと良いでしょう。
5.2 見出しや箇条書きでまとめる
各項目ごとに見出しを分けることで内容を整理しやすくなり、後任者は必要な情報を素早く見つけられます。また、ポイントを箇条書きにすれば、より情報が整理され、ひと目で必要な内容を理解できます。
わかりやすい資料を作るには、ただ情報を羅列するのではなく、こういった工夫で読みやすさを向上させることが大切です。
5.3 具体的な表現や具体例を使う
「いつも通りのやり方で」「大きめの数字を入力して」など抽象的な表現では、人によって解釈にずれが生じる可能性があります。また、後任者の混乱を招くこともあるでしょう。
そのため、誤解の余地がないようできるだけ具体的に説明することが重要です。実際の作業や対応方法を例に挙げると、よりイメージがしやすくなり、後任者は迷うことなく業務にあたれるでしょう。
5.4 図やスクリーンショットを活用する
図やスクリーンショットなど視覚的な要素を加えれば、より直感的に理解しやすい資料が作成可能です。
システムエンジニアの引継ぎ資料を例に挙げると、システムの概要図や相関図は、図解を用いた可視化が求められる箇所です。また、システム操作なども、スクリーンショットを活用することで実際の作業を説明しやすくなります。
5.5 専門用語や略語はできるだけ使用しない
引継ぎ資料は誰でも理解できるように、できるだけ簡潔かつ平易な言葉で記載することをおすすめします。特に経験の浅い後任者へ引き継ぐ場合は、専門用語や略語を使用しない方が良いでしょう。
ビジネスシーンでは、英語を使った専門用語や業界固有の略語が当たり前のように使用されています。しかし、後任者によっては言葉の意味を理解できず、確認に余計な時間がかかったり、間違った理解で思わぬ混乱を招いたりする恐れがあります。
関連記事「昇進」とは？読み方や意味、昇格・昇給との違いや昇進決定までのプロセスを解説！
関連記事降格とは？違法性のあるケースから降格になった際の対処法まで
関連記事転勤とは？異動との違いや目的、メリット・デメリットを解説
関連記事辞令とは？意味や種類、発令までの流れ、内容別のテンプレートを紹介
【関連記事】「マイナビ転職エージェントだからできる面接対策」
6 業務を引き継ぐ際の流れ
ここでは、業務を引き継ぐ際の基本的な流れを解説します。スムーズな引継ぎを行うためにチェックしておきましょう。
6.1 引き継ぐ業務をリストアップする
まずは、引き継ぐ業務内容をリストアップします。一度全ての担当業務を洗い出し、優先度を考慮しながら整理していくのがおすすめです。そうすることで漏れを防ぎ、より効率的な引継ぎが可能になります。
また、業務内容だけでなく、業務に関連する担当者や重要な連絡先、必要な資料の保管場所なども洗い出しておくとスムーズです。
6.2 引き継ぎのスケジュールを決める
引き継ぎが完了するまでの期間を明確にし、どの業務をどのタイミングで引き継ぐかを計画します。業務の優先順位を考慮して、重要度が高いタスクから引き継ぐようにすると良いでしょう。
退職や異動の前は、関係者への挨拶や荷物の整理、各種手続きなど引き継ぎ以外にもやるべきことが山積みです。「気付いたら引き継ぎの時間がなくなっていた」ということがないように、余裕をもったスケジュール調整を行いましょう。
6.3 引継ぎ資料を作成する
リストアップした業務内容をもとに、引継ぎ資料を作成します。一般的には、日々の業務をこなしながら資料を作成することになるため、業務の合間を見てまとめるなど効率的な時間管理が必要です。
漏れのない資料を作成し、引き継ぎに十分な時間を確保するためにも、引き継ぎが必要なことがわかったらできるだけ早く準備を開始しましょう。
6.4 引き継ぎを行う
引継ぎ資料を用いながら実際の引き継ぎを行います。資料を渡すだけでなく、後任者と一緒に業務の流れや対応方法を確認して、実践形式で伝えることが重要です。
後任者は実際の業務を直接体験することで、引継ぎ内容に関する理解を深められます。また、疑問点をその場で確認できるため、新しい業務への不安が減り、スムーズな業務の移行が実現するでしょう。
【関連記事】「未経験からIT業界への転職を成功させる方法｜役立つスキルや注意点も解説」
転職を考え始めたら、
まずはプロにご相談ください
マイナビ転職エージェントについて詳しく知る ＞
7 まとめ
引継ぎ資料は、業務を円滑に引き継ぐために重要なツールで、業務内容や作業手順、進行状況などを明確に伝えるのが主な役割です。引継ぎ資料を使用することで伝達漏れや伝達ミスが減り、後任者は迅速に業務を開始できます。
記載すべき内容には作業の詳細、業務スケジュール、トラブル時の対応法などが挙げられます。箇条書きや図解も活用しながら、わかりやすい引継ぎ資料を作成しましょう。
＼転職するか迷っていてもOK／
マイナビ転職エージェントに無料登録して
転職サポートを受ける