【例文】引継ぎ挨拶メール（担当変更）の書き方とマナー｜を前任者・後任者別に紹介

異動や退職に伴う担当変更があった場合は、取引先へ引継ぎの挨拶メールを送るのが基本です。引継ぎの挨拶メールを送る目的は、スムーズな引継ぎを促すことであり、後任者と連携を取りながら適切なタイミングで送ることが大切です。

この記事では、引継ぎの挨拶メールの基本的な構成や例文を紹介します。また、挨拶メールを送る際に押さえておくべきマナーについても解説するので、ぜひ参考にしてください。

関連記事【20代】転職するか迷うときは？転職を検討したい5つのケース

関連記事転職前にボーナス（賞与）をもらうには？退職のタイミングやスケジュール

「もしかしたら仕事頑張りすぎ!? 」そんな方へ
＼無料・登録不要／
『仕事どうする!? 診断』を受ける ＞

1. 引継ぎの挨拶メールとは

引継ぎの挨拶メールとは、異動や退職、長期休暇などで後任者に業務を引継ぐ際、取引先へその旨を伝えるメールを指します。引継ぎの理由や時期、後任者の紹介、感謝の気持ちなどを記載するのが基本です。

引継ぎの挨拶メールで担当者の変更を事前に知らせることで、引継ぎ後の混乱を避けられます。また、丁寧に挨拶することで感謝の気持ちが伝わり、今後の良好な関係維持にもつながります。

1.1. 引継ぎの挨拶メールが必要なシーン

引継ぎの挨拶メールが必要になるのは、仕事の担当者が変わるときです。具体的には、以下のようなシーンで挨拶メールを送ります。

1.2. 引継ぎの挨拶メールは必ず送るべき？

引継ぎの挨拶メールはビジネスマナーの一つであり、必ず送るのが基本とされています。このメールを送ることで、取引先は新しい担当者を認識し、スムーズに業務を引継ぐことができます。

また、これまでお世話になった感謝の気持ちを伝え、引き続き良好な関係を保つためにも、しっかり挨拶をおこなうべきです。

なお、前任者が引継ぎの挨拶メールを送った後は、後任者が着任の挨拶メールを送るのが一般的です。関係性の深い取引先には、メールだけでなく対面での挨拶も必要な場合があるので、上司の指示を仰ぎましょう。

関連記事業務の引き継ぎをスムーズに！うまくいかない理由や基本、成功させるポイントを紹介

関連記事引継ぎ資料の役割とメリットは？記載すべき内容や作成のコツを解説

関連記事退職から転職までの手続きを必要書類と併せて解説【保存版】

2. 引継ぎ挨拶メールの書き方

ここでは、引継ぎ挨拶メールの基本構成を紹介します。

2.1. 件名

件名は、メールを開かなくても内容がわかるものにするのが基本です。そのため、「ありがとうございました」など曖昧な言葉ではなく、「異動のご挨拶」といったように具体的な記載を心掛けましょう。また、会社名や氏名も含めるとより丁寧です。

2.2. 文頭の挨拶

文頭には簡単な挨拶文を記載します。この挨拶には、メール本文を読み進めやすくする導入的な役割があります。一般的な挨拶の例は以下のとおりです。取引先との関係性を考慮し、適切な一文を選びましょう。

2.3. 引継ぎの理由

「退職のため」「異動のため」など、引継ぎをおこなう理由を記載します。理由を曖昧にしたままで担当者の変更だけを伝えると、相手に不信感を与えたり、不要な憶測を生んだりする恐れがあります。

詳しい経緯を説明する必要はありませんが、その後のやり取りをスムーズにするためにも、理由は明確に伝えることが適切です。

2.4. 引継ぎの時期

いつ担当者が変わるのかという、引継ぎの時期もしっかり明記します。退職や異動であれば「〇月〇日をもちまして」「〇月〇日付けで」などの日にちを、長期休暇であれば「〇月〇日～〇月〇日まで」などの期間を、わかりやすく伝えましょう。

2.5. 後任者の紹介

後任者の名前や役職、簡単な経歴を伝えることで、取引先に安心感を与え、引継ぎがスムーズに進みます。紹介文は長文になりすぎないよう、ポイントを押さえた内容を心がけましょう。

取引先には後任者から着任の挨拶メールを送るのが一般的ですが、その前に後任者の情報を共有しておくことで、どんな人物かをイメージしやすくなり、より円滑なコミュニケーションにつながります。

2.6. 感謝の言葉

退職や異動が理由の挨拶メールでは、これまでの支援や協力に対する感謝を伝えましょう。担当者変更で迷惑をかけることへの謝罪や、後任者との円滑な関係を願う姿勢を示すことも大切です。

また、「本来なら対面で挨拶すべきところ、メールでの挨拶になり申し訳ありません」という一文を添えると、より配慮が伝わります。このような内容を記載することで、相手への配慮が感じられる挨拶メールとなり、ビジネスマナーとしても評価されます。

関連記事有給とは？もらえる条件や日数、取る時のルールなどよくある疑問を解説！

関連記事退職時の有給消化について！消化方法や有給の買取りまで徹底解説

関連記事有給をもらって4月に辞めるのが得！？ 間違えたくない退職のタイミング

3. 【前任者から取引先へ】引継ぎの挨拶メール例文

ここからは、前任者が取引先へ送る引継ぎ挨拶メールの例文を、理由別に紹介します。

3.1. 異動による引継ぎの挨拶メール例文

人事異動であること、異動になる日付をしっかり明記しましょう。

3.2. 退職による引継ぎの挨拶メール例文

詳しい理由は不要ですが、退職することはしっかりと明記し、これまでの感謝を丁寧に伝えましょう。

3.3. 長期休暇による引継ぎの挨拶メール例文

長期休暇の挨拶メールで最も大切なのは、不在期間と不在中の連絡先を明確に伝えることです。取引先に不安を与えないよう、しっかり引継ぎが完了していることを伝えましょう。

関連記事「お世話になりました」の意味や正しい使い方、例文も合わせて紹介

関連記事【例文】印象に残る退職の挨拶（メール・スピーチ）！注意点やポイントを解説

関連記事離職票が届かない原因とは？具体的な対処法や留意点もまとめて解説

4. 【後任者から取引先へ】引継ぎの挨拶メール例文

前任者が引継ぎの挨拶メールを送った後は、後任者も速やかに挨拶メールを送りましょう。取引先の業務に支障をきたさないよう、前任者のメールからあまり間を空けずに送るのが望ましいです。

関連記事転職しないのに転職エージェントに登録するのはあり？利用のメリットも解説

5. 【社内向け】引継ぎの挨拶メール例文

社内のメンバーに向けて、担当業務の引継ぎにあたり感謝と後任者の紹介を兼ねて送ります。これまでの協力への感謝を伝え、後任者への引継ぎを円滑に進めることが目的です。

6. 【引継ぎの挨拶メールを受け取った場合】返信メールの例文

取引先から引継ぎの挨拶メールを受け取ったら、できるだけ早く返信メールを送りましょう。

7. 引継ぎの挨拶メールを送る際のマナー

ここからは、引継ぎの挨拶メールを送る際の基本的なマナーを4つ紹介します。メールを送るタイミングや内容によっては、相手に失礼な印象を与えかねないため注意が必要です。

7.1. 引継ぎが決まり次第なるべく早く送る

担当者の変更は取引先の業務に影響を及ぼす可能性があるため、引継ぎが決まり次第できるだけ早く送ることが大切です。早めにメールを送ることで後任者との引継ぎ期間が十分に確保でき、スムーズな業務移行が目指せます。

また、相手に安心感を与え、信頼を損なわずに良好な関係を維持することにもつながります。引継ぎの挨拶メールは、誠意をもって早めに送りましょう。

7.2. まずは前任者から送る

引継ぎの挨拶メールは前任者が送るのが基本です。まず、前任者が担当者の交代を伝え、後任者の簡単な紹介を添えることでスムーズな業務の移行をサポートできます。

前任者の挨拶メールは、これまでの関係に対する感謝を伝える機会でもあるため、いち早く送るのが適切です。なお、前任者が送ったあとは、後任者もできるだけ速やかに挨拶メールを送りましょう。

7.3. やむを得ず一斉送信する場合は謝罪の一文を入れる

引継ぎの挨拶メールは、取引先ごと個別に送るのが基本的なマナーです。しかし、急な引継ぎで時間的余裕がなく、やむを得ず一斉送信することもあります。

一斉送信は個別対応に比べて形式的な印象を与えやすいため、受け取る相手への配慮として謝罪の一文を添えることが重要です。

例えば、「お一人ずつご挨拶すべきところを、一斉送信でのご連絡となり申し訳ございません」といった言葉を加えると、誠実さが伝わるでしょう。

7.4. 重要顧客には訪問でのフォローもおこなう

重要顧客には、引継ぎの挨拶メールに加えて、状況に応じて訪問によるフォローも検討しましょう。担当者が変わることで生じる不安や疑問は、対面で丁寧に解消することが大切です。

訪問時は、今後の対応や連絡先、スケジュールなどを具体的に説明することで安心感を与えます。これまでの感謝を伝えるとともに、後任者の名刺交換や連絡手段の確認も忘れずにおこないましょう。

また、訪問前にはアポイントを取り、相手の都合に配慮することも重要です。こうした誠意ある対応が、信頼関係の維持・強化につながります。

8. 急な異動でもスムーズに引継ぎをおこなうには

急な異動で社内が混乱すると、引継ぎがスムーズにおこなえず取引先にも迷惑をかけてしまう恐れがあります。急な異動時にも滞りなく業務を進めるため、以下の点を心がけましょう。

8.1. 日頃から社内で業務の共有をしておく

日頃から業務内容や進捗状況を記録しチームメンバー内で共有しておけば、引継ぎ時に必要な情報を全員がすぐに把握できます。

また、定期的なミーティングや報告を通じて他のメンバーが業務の全体像を理解しておくことも、突発的な異動や長期休暇による混乱を最小限に抑えるためには重要です。

8.2. 引継ぐ業務に優先順位をつける

全ての業務を一度に引継ぐのは困難なため、業務の中で最も重要かつ緊急性の高いものから順に整理します。こうすることで、時間が限られていても、必要不可欠な業務を確実に後任者へ伝えられます。

また、優先順位を明確にすることで、後任者は引継ぎ後スムーズに業務を始められるため、より効率的な業務運営が可能となります。

関連記事「昇進」とは？読み方や意味、昇格・昇給との違いや昇進決定までのプロセスを解説！

関連記事降格とは？違法性のあるケースから降格になった際の対処法まで

関連記事転勤とは？異動との違いや目的、メリット・デメリットを解説

関連記事辞令とは？意味や種類、内示から発令までの流れを詳しく解説

転職を考え始めたら、
まずはプロにご相談ください
マイナビエージェントについて詳しく知る ＞

9. まとめ

引継ぎの挨拶メールは、異動や退職、長期休暇などの際、取引先に担当者交代を伝えて円滑な業務の引継ぎをサポートする重要な手段です。一般的には、引継ぎ理由、スケジュール、後任者の紹介、感謝の言葉といった要素で構成されます。

メールを送る際は、ビジネスマナーを守り、感謝と配慮を忘れないことが大切です。ぜひ、本記事で紹介した例文やポイントを参考にして、取引先と良好な関係を保てるよう適切な挨拶メールを送りましょう。

＼転職するか迷っていてもOK／
マイナビエージェントに無料登録して
転職サポートを受ける