転職活動や就職活動で選考が進み、晴れて内定を獲得すると、企業から「内定通知書」が送付されることがあります。後々トラブルを招かないためにも、内定通知書の役割をきちんと理解しておきましょう。
ここでは、内定通知書の目的や採用通知書との違い、法的な位置づけ、書面の記載事項、受け取った後にすべきこと、注意点などについて解説します。今まさに就職・転職活動中の方も、今後活動予定の方も、スムーズに活動するためにぜひ参考にしてみてください。
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1.内定通知書とは
内定通知書とは、選考の結果採用が決まった応募者に対して、企業側が発行する書面です。
ただし、内定通知書の発行は法律で定められているものではないので、発行の有無や手段は企業側の裁量に任されています。
内定通知書は労働契約法の「労働契約の成立」に該当します。そのため、内定通知書の発行＝労働契約の締結を意味します。
つまり、内定通知書を発行する段階とは、応募者の入社意思をすでに確認している状態であり、よほどの事態が発生しない限り企業は内定通知書の発行後に内定取り消しをすることはできません。
1.1.採用通知書との違い
採用通知書も内定通知書と同様、採用に至ったことを応募者へ知らせる書面となります。双方の違いは、書面の発行により採用の法的効力が発生するかどうかという点です。
前述の通り、内定通知書は法的な効力を有する書面ですが、採用通知書はあくまでも企業側が応募者の採用を一方的に知らせるための書面です。
そのため、実際の入社に至るか否かは、応募者が採用通知書を受け取った後に判断する形となります。
1.2.内定承諾書との違い
内定承諾書とは、応募者が入社を決断した後、入社の意思を企業側に伝えるための書面です。
まず企業側が応募者へ採用通知書を送付し、その回答として応募者が内定承諾書を提出します。
その後、企業側の受け取りをもって入社にむけた正式な準備が進められていきます。
1.3.労働条件通知書との違い
勤務時間や契約期間、給与などの労働条件をまとめて企業側から労働者に提示する書類が、労働条件通知書です。
労働条件通知書の発行は義務づけられていますが、入社後に生じる労働条件の変更については任意となっています。近年では書面だけでなく、メールやメッセージツールを利用したデータ形式で送付されるケースもあります。
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2.内定・内々定について理解しておく
転職活動や就職活動でよく耳にする「内定」や「内々定」という言葉ですが、意味を正しく理解していないと大きな誤解が生じる可能性があります。
内定、内々定が何を指すのか、今一度理解を深めておきましょう。
2.1.内定とは
内定とは、対外に公表したり実際の手続きを進めたりする前段階で新規人材の採用や既存社員の昇格などが決定されていることです。
転職活動や就職活動においては、企業側・応募者側の双方で入社の意思が確認されており、労働契約が成立している状態となります。
法的な効力も生じますが、応募者が入社日までに卒業・退職できない場合や経歴詐称していた場合などの特別な事情がない限り、企業側から内定を取り消されることはありません。
なお、内定後でも入社を辞退する事は可能ですが、入社日直前になると企業側に迷惑をかけてしまうことになります。
そのため、内定辞退の決断に至ったらなるべく早めに申し出るようにしましょう。
2.2.内々定とは
内々定とは、内定よりもさらに前の段階を指し、内定ほどの効力をもちません。「あなたを採用したいので、この後内定を出します」という予告通知のようなものです。
現在の新卒採用では採用選考の解禁が6月1日以降となっており、内定は10月1日以降でなければ出せないルールになっています。
そのため、正式な内定を出す前に内々定を通知する企業が多くあります。ただし、内々定に法的な効力は生じないため、確実に内定をもらえる保証とはなりません。
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3.内定通知書に記載されている内容とは
内定通知書は法的に義務づけられたものではないため、記載内容や書式は各企業が自由に設定できます。
多くの企業で盛り込まれる項目の例としては以下のものが挙げられます。
- 発行日：企業側が内定通知書を作成した日付
- 宛名：あなたの名前
- 差出人：企業名と担当者名（代表取締役や人事担当者）
- 書面のタイトル：「内定通知書」の記載
- 挨拶やお礼：ビジネス文書の挨拶文や、求人への応募・選考への参加に対するお礼
- 内定した旨の通知：選考の結果、内定が決定したという文言
- 勤務地：複数の拠点がある場合は所属を記載
- 労働条件：給与や休日などの労働条件（労働条件通知書が同封されている場合はそちらに記載）
- 入社予定日：事前に話し合っている日付や企業側の希望日（場合によっては「応相談」と記載）
- 同封書類：内定承諾書・労働条件通知書・誓約書・身元保証書など
- 入社日までに用意するもの：身元保証書・本人確認書類・雇用保険被保険者証・年金手帳など
- 内定取り消し事由：内定取り消しに該当する事由
- 連絡先：書類の返送や問い合わせ窓口となる人事担当者などの連絡先
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4.内定通知書を受け取った後にすべきこと
応募先企業から内定通知書を受け取った後は、入社に向けた準備を進めていきましょう。
すべきことは、大きく分けて以下の3点です。
4.1.記載されている内容を確認する
まずは内定通知書の記載事項を確認します。
名前、入社日、給与などの労働条件、入社日までに準備するものなどの記載に誤りや疑問点がないかチェックしましょう。
忘れてはならないのが、内定取り消し事由の確認です。
内定取り消し事由とは、この先内定取り消しに至る可能性がある事柄をピックアップしたものです。念のため目を通しておきましょう。
4.2.転職の場合は現職の退職の手続きをする
転職する場合は現職の退職手続きや引き継ぎを進めていくことになります。これから退職の意向を伝える場合は、入社日からそう遠くない日程で退職日を設定したほうがいいでしょう。
退職から入社まで間が開いてしまうと、国民健康保険や国民年金の手続きを自分で行わなければなりません。
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5.内定通知書の注意点やポイント
最後に、内定通知書に関して覚えておきたい注意点やポイントをご紹介します。
5.1.メールで内定の連絡が来た場合の返信方法
メールで内定の連絡を受けた場合は、そのまま返信するか電話にてお礼の連絡をしましょう。すぐに入社の意思が固まれば承諾の意思を伝えます。
また、内定通知書と内定承諾書のデータがメールに添付されている場合はその内容を確認し、承諾書の提出方法は先方の指示に従うようにしましょう。
5.2.内定の連絡に対する返事を待ってもらうことはできる？
すぐに入社の意思を固められない場合は返事を待ってもらうことも可能です。
内定の連絡を受けた際にお礼を伝えつつ、いつまで返事を待ってもらえるかを相談しましょう。
企業側にも諸々の準備が必要なので、なるべく早い段階での回答が望ましいです。企業側から期限を指定されるケースもあるので、行き違いが生じないようにしっかりと確認を取りましょう。
5.3.入社日を変更したい場合の伝え方
内定通知書に記載されている日程での入社が難しい場合は、企業側に入社日の変更を相談しましょう。
その際には、
「現職の退職日が○月○日と正式に決定したため、貴社へ○月○日の入社が難しい状況となってしまいました。大変恐縮ではございますが、○月○日に入社日を調整いただくことは可能でしょうか」
といった形で具体的に申し出ることが大切です。中途採用の場合、多少のズレは企業側も容認してくれる場合が多いでしょう。
ただし、欠員に伴う採用の場合、企業側が想定していた入社日からあまりにも外れてしまうとトラブルに発展する可能性があります。応募先企業だけでなく現在所属する会社との調整も試みるようにしましょう。
5.4.内定通知書が届いていない場合の対処法
内定通知書が手元に届かない場合、企業側の事情で遅れているのか、または発行していないか、いずれかの理由が考えられます。
いずれにしても、誤解が生じないように状況は把握しておくべきなので、採用担当者へ電話やメールで確認をとっておきましょう。
5.5.内定通知書が届いた後に内定を辞退したい場合は？
内定通知書を受け取ったものの、熟考の末、「他社に入社したい」「もう少し転職活動を継続したい」といった結論に至った場合は、すみやかに内定辞退の連絡をしましょう。
内定辞退の連絡はメールのみで済ませず、電話で直接伝えると誠意が伝わりやすくなります。今まで選考にかけてくれた時間や労力、内定への感謝を伝え、後々トラブルとならないような対応を心がけましょう。
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6.内定通知書に法的効力はある？
内定通知書は労働契約の成立を意味し、法的効力が発生します。したがって、冒頭でも触れた通り、内定通知書発行後に企業の一方的な事情で内定取り消しをおこなうことは認められません。
後々招き得るトラブルを回避する役割を担うものとなるので、受け取った内定通知書は大切に保管しておきましょう。
なお、内定通知書を発行していない企業の場合でも、応募者の要望により対応してくれる場合もあります。不安を感じる方は採用担当者へ相談してみましょう。
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7.まとめ
内定通知書が発行されるかどうかは企業により異なります。内定通知書がなくても法的には問題ありませんが、内定通知書の発行をもって労働契約が成立する意味合いもあるため、送付された場合は内容をきちんと確認・保管しておきましょう。
そして、準備すべきものが指定されている場合は、早めに対応するようにしましょう。
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