内定辞退の理由を聞かれたら？メールや電話で伝える際のマナーや具体例をご紹介

転職活動の際には、最も入社したいと思う企業以外にも、複数の会社の面接を受ける方がほとんどだと思います。ただその場合、転職活動において複数社から内定を得る可能性があり、最も入社したいと思う企業以外からも内定を得た場合には、内定辞退を伝えなくてはいけません。

内定辞退はやむをえないことではありますが、大切なのは企業にどう内定辞退を伝えるかです。正しく伝えられないと、内定先企業へ大きな迷惑をかける可能性もあります。

今回は、内定辞退の理由を企業に正しく伝える方法やポイントについて具体的に解説していきます。

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1.内定辞退の理由を正しく伝える方法

内定辞退の理由を伝える際には、先方に誤解や悪印象を与えないよう明確に伝えることが大切です。まずは以下の3つのポイントを押さえておきましょう。

1.1.理由は具体的に

内定辞退に至った理由は、具体的にわかりやすく伝えましょう。辞退を伝えるのが気まずいからといって嘘や理由を曖昧に伝えることは逆効果です。万が一、先方企業に知られてしまった場合、相手方に不快感を与えてしまうだけでなく、場合によっては思いがけないトラブルに発展する危険性もあります。

必要以上に細かく説明する必要はありませんが、辞退理由の大筋は具体的に伝えるようにしましょう。

1.2.誠意をもって正直に

内定辞退の理由を伝える際には、内定をもらった感謝と辞退となることへの謝罪の気持ちを素直に伝えましょう。変に繕ったりせず正直な気持ちを伝えようとする姿勢は、きっとあなたの誠意として企業側に伝わります。

1.3.スピード感を持つ

内定辞退を決断したら早めに連絡をしましょう。会社説明会や面接の場で何度も顔を合わせ会話をしてきた担当者に内定辞退を伝えることは心苦しい、気まずいと思うかもしれません。しかし、企業側はあなたが入社する前提でさまざまな準備を進めているため、内定辞退となれば別の人材確保へ向けて早急に動き出さなければなりません。先方に大きな負担をかけることのないよう、辞退をする場合は内定後遅くても1週間以内には伝えるようにしましょう。

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2.内定辞退を伝える際のマナーとは

内定辞退の連絡はメールではなく電話でおこなうのがマナーであり、確実な伝達方法です。

メールの場合、送信時のトラブルや先方のフォルダの振り分け設定によっては読んでもらえない可能性も考えらえます。反対に、電話であれば担当者と直接会話ができるため確実に事態の意思を伝えることができます。採用活動にはさまざまな人が関り、お金や時間をかけて行っています。そのため、採用に関わった方々へのお礼とともに辞退に対する謝罪の気持ちを真摯に伝えましょう。

3.内定辞退の理由を伝える際の注意点

内定辞退の理由を伝える際には、いくつか注意する点があります。どのような注意点があるのか確認していきましょう。

3.1マイナスの理由を伝えない

内定辞退をする会社に対して、「会社の良くない一面を見てしまった」「他社の方が仕事内容が良かった」などのマイナスの理由は、相手に不快感を与えてしまうことになるので気をつけてください。

社会経験がまだ少ない場合は、生意気だと捉えられてしまう場合もあるかもしれません。

くれぐれも自分の本音をそのまま伝えてしまわないように、失礼のない内定辞退理由かどうか再度確認することが大切です。

3.2入社予定の会社名は伝えない

他社に入社する際、内定辞退する会社には入社する予定の会社名は伝えないようにしましょう。

もし仮に、その会社が取引先だった場合トラブルに繋がる可能性もあるため、入社予定の会社の名前は伝えないように気をつけましょう。

4.内定辞退を申し出る方法

では、内定辞退を申し出るには、電話の場合とメールの場合、どんなことに注意すべきなのでしょうか。それぞれの注意点を確認していきましょう。

4.1.電話の場合

電話連絡で最も注意すべき点は、連絡する時間帯です。始業直後や終業直前は内定先企業の担当者が忙しく動き回っている可能性が高いため、始業後・終業前の30分程度は避けて電話をかけるようにしましょう。

また、一般的に12時～13時辺りの時間帯は昼食休憩としている企業が多いため、その時間帯およびその前後の時間帯も避けた方が良いでしょう。

電話での内定辞退の申し出については、以下記事で詳細に解説しています。

4.2.メールの場合

メールでの内定辞退の申し出は、あくまでも担当者が不在などの理由により電話で話ができなかった場合に選択します。電話連絡なしに一方的にメールで内定辞退を伝える行為は誠実さに欠けるため、企業側に不快感を与えてしまいます。
より企業側に誠意を伝えたい場合は、電話連絡の後に改めてメールを送る方法もあります。

メールでの内定辞退の申し出については、以下記事で詳細に解説しています。

【関連記事】「【例文付き】内定辞退はメールで大丈夫？ポイントを紹介！」

5.内定辞退する際の理由の例を紹介

ここからは、内定辞退理由の具体例を紹介していきます。いずれのケースにおいても、先方に対するネガティブな内容は伝えないように注意しましょう。

5.1.他社からの内定を理由にする

あまり詳細を伝えたくない場合は、シンプルに他社から内定をもらえたということだけを伝えましょう。

御社から内定をいただいたのと同時期に他社からも内定を頂戴し、自分の将来について熟考した結果、誠に勝手ながら御社の内定は辞退させていただく結論となりました。
担当者様の貴重なお時間の中でご選考いただいたにもかかわらず、ご期待に沿えない結果となりましたことをお詫び申し上げます。

5.2.職種を理由にする

自身が希望していた職種での採用が叶わなかった場合、他社で希望職種での内定がもらえたことを理由として伝えましょう。

この度、別の会社より兼ねてから希望していた〇〇職での内定をいただきました。御社での業務も非常に興味深く魅力的に感じていたため最後まで悩みましたが、やはり以前より熱意を感じていた〇〇職を諦めきれず、御社の内定辞退を決断いたしました。
このような結果となりましたことを心よりお詫び申し上げます。

5.3.適性を理由にする

選考過程で自分の適性についてあらためて考え別の企業に就職を決める場合は、以下のように回答できます。

就職活動を行いながら自分を深く見つめ直した結果、自分の適性をより生かせる別の会社でお世話になることを決断いたしました。
多くの時間をかけて選考いただいたにもかかわらず、このような結果となってしまい誠に申し訳ございません。

5.4.業界を理由にする

業界を理由にする場合、希望する業界と異なると伝えてしまうと「なぜうちを受けたんだ」と思われる危険性もありますが、以下のような回答を用意すると納得してもらいやすいでしょう。

御社の〇〇事業に魅力を感じ志望させていただいておりました。
しかし、今回転職活動でさまざまな業界を見ていくうちに、自分は本当は〇〇業界に興味があり、その世界を突き詰めたいと思っていたことにはじめて気が付きました。
時間を割き選考いただいた御社には大変申し訳なく思っておりますが、今回の内定は辞退させていただく決断をいたました。