秘書は、役員や社長など、企業の経営陣や管理職の仕事をサポートする大切な役割を担います。秘書の具体的な仕事内容や、秘書に向いているのはどのような人なのか、特徴をまとめました。
秘書になるための方法もご説明しますので、秘書の仕事を目指す方は、自分に向いているのか、どうやったらなれるのか、参考にしてみてください。

秘書とは？

秘書の仕事は、企業の経営陣や管理職の業務の総合的なサポートを行うことです。多くの場合、特定の個人の業務をサポートします。

秘書業務が発生するかどうかは、企業によって異なります。社長職であっても秘書のサポートを必要としない企業もあれば、専務職や部長などの管理職にも秘書がついてサポートする企業もあります。

秘書の具体的な仕事内容

秘書の仕事は多岐にわたり、ついた上司によって求められる仕事内容も変わってきます。基本的に、上司の仕事のサポート業務全般を行うことになります。
秘書は、上司の業務内容やルーティン、嗜好などを十分に理解した上で、スピーディーで的確なサポートを行うことが大切です。

具体的に秘書が何をどこまでするべきであるのかは上司によって異なりますが、上司の希望や好みに合わせて、働きやすい環境を整えるという役割は共通しています。
ここでは、秘書のメインとなる仕事内容を、5つピックアップしてご紹介していきましょう。

1.スケジュール調整・管理

上司のスケジュール調整や管理は、秘書の大切な仕事のひとつです。
いつ、どこで会議があるのか、誰と打ち合わせをするのか、予定を把握し、上司に伝えたり、調整を行ったりします。また、新しいアポイントが入った際に、対応できる日時や時間帯を確認したり、打ち合わせの会議室を手配したりすることもあります。

万が一予定が重なってしまったり、重要なアポイントの日程を間違えていたりすると、上司の信頼が損なわれてしまうことになりかねません。このようなことが起こらないよう、秘書がスケジュールの管理とリマインドを行います。

2.来客・電話・メール対応

上司に来客があった際は、秘書が応接室に案内をしたり、必要な書類を用意したりします。また、上司が不在の際に電話があったら、代わりに対応するのも秘書の役割です。
経営陣や管理職は、様々な業務を抱えているもの。一本のクライアントからの電話に対応することさえ、困難な場合もあるでしょう。
上司の仕事を効率化するため秘書が一次対応を行い、自分のみで対応できるものであるか、上司の判断を仰ぐべきものか、判断して振り分けておくことが大切です。

また、上司に届いたメールの内容をチェックしておくことも、秘書の大切な仕事です。簡単なメールの返信であれば、上司に代わって秘書が行うこともあります。
具体的にどこまでを秘書が担当するのかは、それぞれの上司の考え方や企業のスタンスによって異なるもの。上司の意向や企業としての優先順位を把握して適宜判断し、対応すべき業務の幅を決めることが大切です。

3.文書作成・管理

上司の業務に関連する社内文書や社外文書の作成、管理も秘書が行います。
経費の精算書類や報告書類、取引先等に書類を送る際のカバーレター、打ち合わせに使用する資料など、作成する書類の種類は様々です。

また、作成した書類の管理や保管、ファイリングといった仕事もあります。
必要となったときに適切な書類をすぐ取り出せるよう、日頃からルールに従ったファイリングを行っておくことが大切です。

4.上司の社内業務のサポート

上司が快適に、効率よく仕事ができるように社内環境を整え、上司の仕事に関わる業務をサポートすることも秘書の大切な役割です。
執務室の清掃や会議室・応接室の予約、郵便物の管理、備品の調達・管理など、総務や庶務の管轄である仕事も、上司の業務効率化を図るため、秘書が行うことがあります。

また、企業の経営陣や管理職を担う上司には、社外からだけでなく、社内からの問い合わせや書類確認依頼等も数多く回ってくるものです。
秘書は、これらの受付けを行い、整理してから上司に渡します。上司が担う社内対応の負担が軽減されるように、細かい調整を心掛けることが大切です。

5.各種手配業務

上司が出張する際の新幹線や飛行機予約、ホテル予約の他、取引先訪問時の手土産や会食時のレストラン予約といった手配も秘書が行います。
その他、宅配便、タクシー、年賀状、お礼状など、幅広い手配業務に対応するのも秘書の仕事です。

秘書に向いているのはどんな人？特徴や適性を5つ紹介

秘書に向いているのはどのような人なのか、特徴や適性を5つご紹介します。秘書として活躍したいと考えるのであれば、自分に適性があるかどうかを判断する基準として役立ててください。

1.サポート役に徹することができる人

秘書は、自分自身が前に出て働く仕事ではありません。あくまでも上司を支える存在として、サポート役に徹する必要があります。
そのため、自分が業績を上げるのではなく、上司が良い仕事をするためのサポートを行うことに意義を見いだせる人は、秘書としての適性があるといえるでしょう。

2.細かい気遣いができる人

秘書に向いている人の特徴として、細かい気遣いができることは欠かせない条件となります。どうすれば上司が快適に働けるのかを、自然と考えられることが重要です。普段から他人に対し、細かい気遣いができる人でなければ、務まらないといえるでしょう。
上司がストレスや不便を感じることがないよう、先んじてサポートをしていくことが求められます。

3.優先順位をつけて無駄のない仕事をできる人

優先順位をつけて、無駄がない仕事をできる人も秘書に向いています。
秘書の仕事は多岐にわたります。そのため、単純に依頼された順番に片付けていくだけでは、必要なタイミングで上司のサポートができなくなってしまう可能性があるでしょう。

上司のスケジュールを確認した上で、いち早く片付けるべき仕事は何であるのか、常に優先順位を見据えて対処する必要があるでしょう。一つひとつの仕事に時間をかけすぎず、てきぱきと処理をしていける人は秘書としての適性があります。

4.管理能力に優れた人

秘書には、スケジュール管理能力や文書管理能力が必須です。
物事を几帳面に管理できる人でないと、上司の業務のサポートをするどころか、足を引っ張ってしまいかねません。

5.余計なおしゃべりをせず、胸の内にしまえる人

おしゃべり好きが高じて、胸の内にしまうべき情報の分別がつかない人は、秘書の仕事には向きません。
秘書が業務上サポートする上司は、企業の経営者や役員など、責任のある立場の人です。上役のすぐ近くで働き、スケジュール管理や文書管理をする秘書は、仕事をする中で、外部に漏らしてはいけない情報を知ることもあります。

社内だけでなく社外で余計なおしゃべりをして、このような秘密を口外してしまうようなことがあると、上司だけでなく、企業に損害を与えることになりかねません。
秘書は、重要な情報を知ってしまった場合でも、自分の胸の内に秘めておくことができる人でないと務まらない仕事です。

秘書検定の取得は必須？

秘書の資格としてメジャーなものに、秘書検定があります。しかし、秘書検定を保有していなければ秘書になれないというわけではありません。
とはいえ、秘書としての知識を総合的に学んでスキルアップしたいと考えている方や、未経験から秘書を目指したいと考えている方にとって、秘書検定取得のための勉強は、有意義なものとなるでしょう。

また、英語に関連する資格の取得、ならびに取得のための勉強は、いずれ秘書として働くのであれば大いに役立つはずです。特に、外資系企業や海外との取引が発生する企業の秘書を目指す場合は、語学力は必須スキルとなります。

未経験からでも秘書になれる？

秘書の求人の中には、未経験や資格を保有していない方でも応募できるものもあります。ただし、未経験であっても、基本的なビジネスマナーや社会人としてのスキルは必要です。
そのため、まったくデスクワークをしたことがない方の場合は、社会人としての基本的な能力から問われることとなり、アピールが難しい場合があるでしょう。

一方、一般事務や企業受付の経験がある場合は、未経験で転職を狙うことも可能です。
秘書といっても、一般事務と秘書の仕事を合わせて募集しているものや、社長付きのドライバーを兼ねて募集しているものなど、様々な種類の求人があります。
具体的な仕事内容については、求人内容を十分確認しておく必要があります。

秘書は上司の仕事をサポートする大切な役割

秘書は、経営者や役員等の総合的なサポートを行う仕事です。自分自身が直接売上を伸ばすということはありませんが、重要な職務を担う上司の仕事を支え、間接的に企業に貢献することができます。
未経験からでも応募できる求人もありますから、転職を希望している方はチェックしてみましょう。
ただし、具体的な仕事内容は企業によって異なります。応募する際は、あらかじめ業務範囲を確認しておくことが大切です。

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