ビジネスメールのチェックから、1日が始まるという人も多いでしょう。コロナウィルスの影響で、メールのやり取りで済ます仕事も増え、改めてそのスキルが求められています。だからこそ、管理職として正しい言葉遣いや言い回しなど、ビジネスメールの基本を改めて確認しておきたいもの。

今回は、とくに誤用が目立つ言葉をピックアップ。マイナスの印象を与える前に覚えておきましょう。

御社、貴社の違いは？相手の会社やメールの相手を指す言葉

ビジネスメールに登場する相手の会社を指す「御社」「貴社」、または自分の会社を表す「弊社」「当社」などの言葉。使い分けはどうすれば良いのでしょう？
電話や対面とメールではルールが異なる場合もあるので、改めておさらいします。

1.御社・貴社

どちらも相手の会社に対しての敬意を表しますが、メールや手紙などの文書で使用する場合は「貴社」が正解です。電話や対面しての会話では「御社」を使用します。
「貴社」は書き言葉、「御社」は話し言葉、と覚えておきましょう。

2.各位様・～様各位

ビジネスメールで多く使われる宛名に「各位」があります。「皆様」という意味で、大勢の人に宛て、その一人ひとりを敬う表現です。

多く見られる誤用としては、「各位様」「～様各位」と、様を入れてしまうこと。それだと敬称が重なり、二重敬語となってしまいます。正しい例としては「関係者各位」「担当者各位」「取引先各位」など。様を入れる例外として「お客様各位」がありますが、これは「お客各位」という表現に抵抗感があることから、様を入れるのが一般的になっています。

3.社長様・部長様

2の「各位」と同じく、役職名も敬語となるため「様」をつけるのは誤用。◯◯部長、◯◯課長、という宛名で問題ありません。

4.当社・弊社

この2つの使い分け方は伝える相手との関係性で決まります。「当社」は丁寧語、「弊社」は謙譲語という扱いなので、へりくだる必要性の有無で判断できます。

会社案内や公式サイトなど、自社を説明・アピールする場面では「当社」を使います。対して「弊社」は取引先などの先方に対して、へりくだった表現として使います。社内向け資料や、会議など身内の場での「弊社」は誤用。「当社」を使いましょう。なので、取引先などのメールのやりとりの中では「弊社」が正解です。

「お世話様です」「よろしくお願い致します」は間違い？

何気なくメールの冒頭と最後に使っている「お世話になっております」「よろしくお願い致します」。初めてメールを出す相手なのか、何度かやりとりをしている相手なのか、また立場によっても変える必要があるので、要注意です。

1.平素よりお世話になっております

ビジネスメールでは定番の挨拶文ですが、誤用も多く見られます。「平素」とは「日頃」「普段」という意味なので「常日頃からお世話になっております」という関係性があって初めて使えます。

初対面の相手や、ほとんど付き合いのない相手に使うのはかえって失礼に受け取られることも。
初めてメールを送る場合は、「初めてご連絡を差し上げます」「突然のメールで失礼いたします」などと挨拶文を書き、自己紹介を続けましょう。

2.お世話様です

「お世話様です」はカジュアルな話し言葉なので、ビジネスメールや文書では避けましょう。上の立場からねぎらう「ご苦労様」という意味合いもあるため、会話で使用するにも注意が必要です。

初対面以外の相手には「お世話になっております」を使うように意識しましょう。

3.よろしくお願い致します

どこが誤用かわからない、という人が多いでしょう。正解は「よろしくお願いいたします」。
「お願い」に対して「致します（致す）」が補助動詞となっており、その場合はひらがな表記にするという原則があるのです。

そのほかの例に「見て・みる」「行って・くる」「そのままにして・おく」「教えて・ください」など、よく使う表現がたくさん。書き言葉のルールとして、元々の動詞の意味が薄れている補助動詞＝ひらがなで表す、と覚えておきましょう。

何でも「ご」をつければOK？気を使いすぎて間違いがちな表現

相手に気を使うあまりに、何でも「ご」を付ければ丁寧に聞こえる、と思っていませんか？
使い方によっては、間違っていることもあるので、ビジネスメールで頻繁に登場する言葉については、改めて正しい使い方をマスターしておきましょう。

1.ご拝読・ご拝受・ご拝見

「拝」」という文字は「謹んで」という意味があり、「拝読」「拝受」「拝見」は謙譲語。自分の行動を表すので「ご」をつけた言葉はありません。「拝読しました」「拝受しました」「拝見しました」などと自分の動作だけに使います。

2.ご教示・ご教授

「教示」は手順や方法を示すこと、「教授」は専門的な技術や学問を教えること。
具体的な例や進め方を指示して欲しい時には「ご教示」、専門分野などを比較的長期間にわたって教えてほしい場合は「ご教授」、というのが使い分けのヒントです。

3.了解・了承・承知

承諾の意味としてよく使われる言葉ですが、使い分けができていない代表格。
ビジネスシーンでは迷わず「承知」を選びましょう。「了解しました」は丁寧に聞こえますが、相手を敬う意味はありません。「了承しました」は主に上司が部下に対して使用する言葉とされています。会話でもメールでも「承知しました」「承知いたしました」を使う習慣をつけましょう。

4.参考になりました

「参考」という言葉には、他人の意見や行動を自分の考えの足しにするという意味があります。取り入れるかどうかは自分次第、という意味合いが出てしまうので、ビジネスメールでは使わない方が良いでしょう。

言い換えとしては「勉強になりました」「学ばせていただきました」などが有効です。自分の意見に添えて「参考になれば幸いです」とへりくだって使うことは問題ありません。

5.ご持参ください

注意書きやアナウンスなどによく使われ、誤用が多い言葉です。「持参」＝持って参る、は自分の行動を表す謙譲語なので、「ご」をつけることはできません。
正しくは「お持ちください」「お持ちくださいますようお願いいたします」。

6.お身体ご自愛ください

「自愛」という言葉は「自分の身体を大事にする」という意味。そこに「お身体」を付けることで、二重表現となってしまいます。「どうぞご自愛ください」「～なので、くれぐれもご自愛ください」などと使うのが正解です。

相手の年齢、立場を気にせずに使えますが、健康な人に使うという点に注意を。「体調を崩さないようにしてください」という意味で使うのが一般的です。すでに体調不良がわかっている相手には「お大事になさってください」「回復をお祈りしております」など、気持ちを伝えましょう。

7.ご静聴・ご清聴

「静聴」とは「静かに聴くこと」、「清聴」は「他人が自分の話を聴いてくれることを敬う表現」という違いがあります。静かに聴くことをお願いする場合は「ご静聴願います」となり、自分の発表やプレゼンテーションの締めとして使う場合は「ご清聴ありがとうございました」となります。
音としては同じですが、書き表す場合は注意が必要です。

8.琴線に触れる

物事に深く感動したり共鳴することを、「琴線」に触れて美しい音が鳴る様子に例えた表現。この美しい比喩に、悪い意味はありません。怒りを感じたときに使用するのはまったくの誤用です。
「逆鱗に触れる」と混同していると思われますが、表現の成り立ちを覚えて正しく使いましょう。

まとめ

音としてすぐに消える会話と違い、ビジネスメールや文書における言葉の誤用は、目に留まる率も高くなります。笑われたり、ガッカリされるだけならまだしも、相手に失礼があっては社会人としては大問題。

曖昧な言葉については、しっかりと理解を深めることが大切です。一度覚えてしまえば、すぐに迷いなく使えるようになります。心が伝わる、スマートなビジネスメールを目指しましょう。