Management
今日は部下の案件の打ち合わせに同行。気をつけるべき４つのポイントとは？
「今日の商談に同行してほしい」と頼まれたら...。上司を連れていくことで、相手からのさらなる信頼を得て、商談成功につなげたい、失態をしてしまい上司同行で謝罪が必要で助けてほしいなど、部下のそんな気持ちから出た頼み事、上司ならぜひ協力したいところです。では実際に同行する際にどんなことに気をつけたらよいのか４つのポイントで解説します。
出しゃばり過ぎは禁物！事前に自分の役割をしっかり確認しておく
まずなぜこの商談に自分の同行が必要なのか、部下の意図を確認しておきましょう。例えば上司が同行することで、「相手先の現担当者よりさらに上の役職の相手と会うことができる」、「商談成立をするための大事な局面を迎えた打ち合わせで、上司を同行することで、相手の信頼感が増す」、「または大失態をしてしまい、上司同行で謝罪が必要」など、「何となく同行してほしい」ではなく、はっきりとした理由を部下から聞いておきましょう。その上で自分がこの商談でどのくらいのサポートに入ればよいのか明確になります。これは同行は必要ない、と判断したら、行かない理由をきちんと説明をして断ることも大切です
ただどんな商談内容とはいえ、メインの担当者が部下である限り、仕切りは部下に完全に任せること。間違っても部下を差し置いて、説明をしたり、クライアントからの質問に答えたりせず、基本的には部下に進行を任せ、見守る姿勢でいましょう。部下が判断に困った時や答えに窮した時などに限り、速やかにさり気なくフォローをするようにしましょう。
クライアントの前で部下の批判はNG。部下の立場を考慮したフォローの仕方とは？
商談中、部下がクライアントの質問に対し答えに窮してしまったり、持参した資料にミスが発覚した時など、どのように対応すればよいでしょう。
クライアントの前で、部下をきつく叱ったり、「本当にいつもこんな調子でダメな部下で～」など批判するのはあまりよくない行為です。クライアントも「この担当者で大丈夫？」と不安になりますし、部下も嫌な気持ちになり、やる気を削がれることにつながりかねません。
まずは上司として、「指導不足」を謝罪し、部下のフォローにまわりましょう。例えば「●●（部下の名前）は御社の担当になってから、張り切っていて～」と、部下がクライアントのためにいかに時間を割いて尽力しているかをアピールしてみるのも有効です。クライアントは「そんなに一生懸命やってくれているのなら～」と多少のミスや頼りなさも許容し、怒りも納めてくれる可能性があります。
謝罪に同行する時は自分が仕切って上司としての責任を押し出す
商談の成功のためや打ち合わせを円滑に進めるための同行ならば、進行役は部下がメインで、自分はフォロー役や見守り役に徹することが重要ですが、謝罪の場に同行する場合は、自分が先頭に立って、対峙することが求められます。まずは部下の失態は自分の指導不足、監督不行き届きを謝罪すること。上司としての責任を明確にし、真摯な態度で、接することが何より大切です。失敗を犯した部下への注意はあくまで社内で事前に済ませておき、クライアントの前で叱責はしないこと。注意をする時は、自分の失敗談なども交えて、部下にはしっかり挽回のチャンスを与えることが、次への自信につながります。
服装で女性ならではの気遣いもしてみましょう
同行の意図によって、服装でイメージが変えて、気遣いができるのも女性ならではの強みです。
自信のない部下との同行には、ベージュやグレーなどソフトなトーンのジャケットで、柔らかく穏やかな雰囲気でまとめ、部下の緊張を解きましょう。スーツの場合、インナーのブラウスに柔らかい素材のものをあわせると、顔周りまで優しい雰囲気になるのでおすすめです。
反対に謝罪の時には、黒に近い濃紺のスーツとシンプルなブラウスがベスト。きちんとしたスタイルでお詫びの気持ちを全身からアピールできます。
女性は結構服装によって印象は変わるもの。オフィスウエアもちょっとしたディテールや色使いで、周囲に与える印象は変わります。相手先の雰囲気にも合わせてアレンジしてみるのも良いでしょう。
まとめ
意外と気を遣う部下の同行。部下のキャラクターによって接し方も様々ですが、大切なのは何といっても日ごろのコミュニケーションではないでしょうか。「こんな時あの子ならこうなってしまうかも...」など部下のことをよく知っていれば、ピンチの時の対処方法も明確になることでしょう。
人は役割を与えられるとやる気になるもの。「これからも頼りにしてるね！」など一言添えると、部下のその後のモチベーションにもつながります。
▶︎ プロフィール
株式会社回遊舎
“金融”を専門とする編集・制作プロダクション。 お金に関する記事を企画・取材から執筆、制作まで一手に引き受ける。マネー誌以外にも、育児雑誌や女性誌健康関連記事などのライフスタイル分野も幅広く手掛ける。近著に「貯められない人のための手取り『10分の1』貯金術、」「J－REIT金メダル投資術」（株式会社秀和システム 著者酒井富士子）、「NISA120％活用術」（日本経済出版社）、「めちゃくちゃ売れてるマネー誌ZAiが作った世界で一番わかりやすいニッポンの論点10」（株式会社ダイヤモンド社）、「子育てで破産しないためのお金の本」（株式会社廣済堂出版）など。
