現代はペーパーレスが主流ですが、退職届に関しては用紙に書いて提出するのが一般的です。使用する紙は会社によって異なり、自由に決めてOKというところもあれば、会社指定の用紙を使わなければならないところもあります。

自由な場合でも、最低限のマナーを守らないと常識のない人とみなされてしまうため、用紙選びには十分な注意を払いましょう。

本記事では、退職届に適した用紙とサイズ、用紙の入手場所、封筒の選び方、退職届を出す前に知っておきたいポイントについて詳しく解説します。

退職届に適した用紙5選

退職届を書く用紙を選ぶときは、まず会社の就業規則に目を通しましょう。会社によっては指定の用紙を使用するよう定めている場合もあり、ほかの用紙を使うと受理してもらえないことがあるためです。任意で紙を選べる場合は、退職届にふさわしい用紙を準備しましょう。

ここでは退職届に適した用紙を5つ厳選してご紹介します。

退職届用の用紙

退職届用の用紙は、その名のとおり、退職届に特化した作りになっている専用用紙です。退職届用の用紙は無難なB5サイズの便箋で、けい線が入っているものと無地のものの2タイプがあります。

多くのものは封筒とセットになっており、封筒にはあらかじめ「退職届」という表書きが印字されているほか、退職届の文例や書き方が記載された下敷きやテンプレートが同梱されているものもあります。

専用用紙のため、余ってもほかの用途には使えませんが、書き方が分からない場合や表書きの手間を省略したい場合に便利です。

白無地の用紙

退職届にはけい線などが入っていない白無地の用紙も利用されます。用紙によって厚みは異なりますが、あまり薄いと書きにくくシワも寄りやすいため、裏に文字が透けないくらいの適度な厚みのある用紙を選ぶのがおすすめです。

なお、白無地の用紙はけい線が入っていないため、文字を真っ直ぐ書くのが難しい傾向にあります。文字が曲がってしまうのが不安な場合は、定規などを当てて位置を調整しながら記入するとよいでしょう。

けい線入りの用紙

けい線が入った用紙を使うと、文字を真っ直ぐ書くことができるため、見た目がきれいに仕上がります。文字を真っ直ぐ書くのが苦手な方や、定規を当てながら書くのは面倒という方は、けい線入りの用紙を選ぶのがおすすめです。

なお、けい線入りの用紙の中には、薄く色がついていたり、ワンポイントイラストがついたりしているものもありますが、いずれもカジュアルな印象を与えてしまうため退職届には不向きです。

退職届はビジネス文書の一つであるため、白色に黒またはグレーのけい線が入ったシンプルなものを選びましょう。

コピー用紙

白地で適度な厚みのあるコピー用紙を退職届に使用することもできます。自宅にプリンターや複合機がある方は常備しているコピー用紙を使えばよいため、わざわざ用紙を買いに行かなくて済むのが利点です。

ただ、白無地の用紙と同じくコピー用紙にはけい線が入っていないため、真っ直ぐ文字を書くのが苦手な方は注意が必要です。また、コピー用紙にはクリーム色や水色などカラーつきのものもありますが、退職届に使用できるのは白色のみとなります。

再生紙やわら半紙もビジネス文書には向いていないため避けたほうが無難です。

会社指定の用紙

会社によっては、独自のフォーマットを採用した専用の用紙を備えつけているところもあります。指定の用紙でなければ受理してもらえないのか、それ以外の紙を使ってもOKなのかは会社ごとにルールが異なるため、あらかじめ就業規則をチェックするか、人事部に問い合わせておくとよいでしょう。

なお、その際に退職届の書き方や提出の方法なども併せて質問しておくと二度手間を省けます。

退職届に適した用紙サイズ

退職届のサイズは、会社によって決められている場合と、明確なルールを定めていない場合があります。前者の場合は規定に従ってサイズを決めればOKですが、後者の場合は無難にA4サイズまたはB5サイズの用紙を使うのが一般的です。

ここではサイズごとの特徴や、封筒に入れるときの折り方について説明します。

A4

A4用紙は国際規格に基づくサイズで、寸法は210mm×297mmです。同じAシリーズの用紙の中でもポピュラーなサイズで、オフィスはもちろん、学校から家庭まで幅広い用途に用いられます。

A4用紙を使う場合の折り方は、まず下の1/3を折り、次いで上の1/3を折って三つ折りにします。なお、A4用紙を使う場合は長形3号（120mm×235mm）の封筒を使用しましょう。

B5

B5用紙は日本独自のB判規格の一つで、寸法は182mm×257mmです。教科書や大学ノート、ルーズリーフなどに多用されるサイズで、A4用紙より一回り小さいことから、コンパクトで使いやすいところが特徴です。

B5用紙の折り方もA4と同じで、下の1/3を中央に向かって折り、次いで上の1/3を下に向かって折ります。なお、B5用紙を使う場合は長形4号（90mm×205mm）の封筒を使用しましょう。

退職届を作成するための用紙の入手場所

退職届に使える紙は、さまざまな場所で入手できます。入手場所はどこでもかまいませんが、用紙の種類によっては特定の場所でしか販売していない場合もあるため注意が必要です。

ここでは退職届を作成するための用紙の主な入手場所を4つご紹介します。

オンラインショップ

オンラインショップは、自宅にいながら用紙を入手できる便利な手段です。手に入る用紙の種類も豊富で、白無地の用紙から退職届用の専門用紙まで、あらゆるタイプを購入できるところが利点です。

ただ、店舗によっては送料がかかるほか、注文から到着まである程度の日数を要します。コストをなるべく抑えたい方や、今すぐに用紙が必要な方はほかの手段を検討したほうがよいでしょう。

文房具屋・本屋

文房具屋や、本屋に設置されている文房具コーナーなどには、一とおりの用紙がそろっています。

規模の大きな文房具屋なら退職届用の専門用紙のラインナップも豊富に容易されているため、デザインやサイズなどを見比べて購入できるのが利点です。また、封筒や退職届を書くための筆記具も取り扱っているため、セットで準備するのもおすすめです。

ただ、規模の小さい文房具屋や文具コーナーの場合、用紙のラインナップが少ないこともあるため注意しましょう。

コンビニ・100円ショップ

コンビニや100円ショップの多くは、コピー用紙や便箋、封筒などを取り扱っています。中でも100円ショップは、店舗によって退職届の専門用紙を販売しているところもあるようです。

一方、コンビニは24時間365日いつでも購入できるため、曜日や時間帯を問わず、好きなときに買いに行けるのが利点です。ただ、コピー用紙や白便箋の品ぞろえは店舗によって異なるため、目当ての商品を購入できない可能性もあります。

自宅

コピー用紙や便箋が自宅にある場合は、わざわざ新しいものを購入する必要はありません。手元にあるものを使用すれば、用紙を購入する手間やコストを省けます。

ただ、コピー用紙や便箋は湿気や紫外線に弱く、保存状態が悪いと表面が黄ばんだり、シワが寄ったりすることがあります。いかにも古びた用紙を使うのはマナー違反に当たるため、そのような場合は新しい用紙を購入しましょう。

退職届を入れるための封筒の選び方

退職届は裸のままではなく、封筒に入れて提出するのがマナーです。封筒も用紙と同じく、特に規定は設けられていない場合が多いですが、三つ折りにした用紙がぴったり収まるサイズの封筒を選ぶのがポイントです。

また、封筒を選ぶときは以下の2つのポイントを押さえておきましょう。

中が透けて見えないものを選ぶ

退職届を入れる封筒は、白地で中身が透けて見えないものを選ぶのが一般的です。同じ白地の封筒でも、紙が一重になっている一重封筒は中身が透けて見える可能性があるため、内側に紫色の封筒が重なっている二重封筒を使用しましょう。

なお、退職届を上司に直接手渡しする場合は、郵便番号枠のない封筒を使います。封筒に封をする（のりづけする）必要はありませんが、フラップの部分はしっかり折り目をつけましょう。

郵送する場合は2種類準備する

退職届を会社宛に郵送する場合は、退職届を入れる封筒と、それを入れる封筒をそれぞれ用意する必要があります。

外側の封筒は中に入れる封筒よりも一回り大きいサイズを選び、折り目やシワがつかないように気をつけます。また、外側の封筒には郵便番号枠のあるものを使ってもかまいません。

なお、郵送する際は退職届だけでなく、勤務先を退職することや退職届を郵送すること、お世話になったお礼の言葉などを記した添え状を同封するのがマナーです。

退職届の封筒の選び方については以下のページでも説明しています。

退職届の用紙や提出方法に関するポイント

退職届を提出する際は、事前に会社の規則や書き方のルールをチェックしておきましょう。特に会社の規則は一般的なルールよりも優先されるため、まずは就業規則を確認し、その会社ならではの規則の有無を調べることが大切です。

ここでは退職届の用紙や提出方法に関して知っておきたいポイントを5つご紹介します。

会社指定のフォーマットがないか確認する

会社によっては、指定のフォーマットや様式を用いて退職届を作成・提出しなければならない場合もあります。フォーマットどおりに作成しないと、書類不備で受理してもらえない可能性もあるため、必ず就業規則で退職手続きに関する項目の内容をチェックしましょう。

フォーマットの指定がない場合は任意の様式を使用してかまいませんが、基本的には以下の項目を記載します。

• タイトル（退職届）
• 書き出し（私儀）
• 退職理由
• 退職日
• 届出年月日
• 所属部署・氏名
• 宛名

手書きである必要はない

退職届は必ずしも手書きである必要はなく、パソコンで作成し、プリントアウトして提出しても問題ありません。

字を書くのが苦手な方や、真っ直ぐ書くのが難しいという場合は、無理に手書きせずにパソコンを使って作成しましょう。パソコンの場合、既存のテンプレートをダウンロードして使用すれば、文面を作成する手間も省けます。

一方で、手書きの方が丁寧で誠意が伝わりやすいと考える方もいるようです。これまでお世話になった気持ちを込めて退職届を書きたいという場合は、手書きで作成するとよいでしょう。

退職届と退職願の違いに注意する

退職願と退職届はしばしば混同されがちですが、前者は退職を願い出るためのもので、後者は退職することを通告するためのものです。

会社によっては、退職願を出して受理されてから、改めて退職届を提出することを義務づけているところもあります。その場合、いきなり退職届を提出しても受理されない恐れがあるため、就業規則でルールを確認しておきましょう。

なお、退職願の時点ではまだ退職することが決定していないため、「退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」など、退職を希望する旨を明記します。

会社都合の退職でも提出が必要な場合がある

退職届は自己都合で退職する際に必要な書類であるため、会社都合で退職する場合は基本的に提出する必要はありません。誤って退職届を提出すると、会社都合ではなく自己都合として処理され、トラブルに発展する可能性もあるため注意が必要です。

ただし、会社都合であっても、会社が従業員に退職を勧める退職勧奨の場合は、手続き上の理由で退職届の提出を求められることもあります。その場合はトラブル防止のために、会社都合退職の通知書を要求する、会社都合退職である旨を一筆したためてもらうなどの対策を講じると安心です。

退職届を提出するか慎重に検討する

退職届を提出し、会社側に受理された後は、原則として退職を取り下げることはできません。

例外として、会社側に無理やり退職を迫られたなど不当な行為によって退職に同意させられた場合は撤回も可能ですが、そうでない場合は取り下げが難しいため注意が必要です。そのため、退職届を提出する際は、本当に辞めてもよいか、後悔しないかじっくり考えて答えを出すようにしましょう。

なお、退職願の段階では、退職を希望している旨を伝えただけであり、後から撤回することも可能です。

まとめ

退職届を作成するときの紙は、退職届専用の紙のほか、白無地やけい線入り、コピー用紙、会社指定の用紙などを使用するのが一般的です。それぞれの特徴が異なるため、メリットやデメリットを考慮しながら適切な紙を選びましょう。

なお、会社によっては指定の用紙を使うことを義務づけているところもあります。その場合、ほかの用紙を使うと受理されない可能性があるため、あらかじめ就業規則を確認しておくことが大切です。

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