最終面接を辞退したい!メールや電話でスムーズに意思を伝える方法|求人・転職エージェント

更新日:2020/07/30

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最終面接を辞退したい!メールや電話でスムーズに意思を伝える方法

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面接は、企業と応募者のお見合いのようなものです。企業側からだけでなく、応募者側から「お断りしたい」と思うこともあるでしょう。しかし、応募者から辞退を申し出るハードルは、面接が進むにつれてどんどん高くなっていきます。特に、最終面接に進んでしまった後の辞退は、気が引けてしまう方もいるのではないでしょうか。
しかし、入社する気持ちがないのに面接を受けるのは、面接を辞退するよりも企業に迷惑をかける行為です。最終面接が決まっていたとしても、辞退を希望するのであれば企業担当者にきちんと意向を伝える必要があります。ここでは、最終面接を辞退するときのマナーやポイントをご紹介します。

目次

最終面接を辞退する際に守るべき3つのマナー

最終面接を辞退する場合でも、企業に対する最低限のマナーは守らなければいけません。ここでは、最終面接を辞退する際の3つのマナーをご紹介します。
どれも当たり前のことですが、辞退をしてもいいか悩むあまり、うっかりマナーに反してしまったということもあります。社会人として恥ずかしくないよう、基本的なマナーをおさらいしておきましょう。

1.早急に連絡をする

面接の辞退を意識したとき、「失礼ではないか」「本当に辞退していいのか」など、様々な思いにかられることがあるかもしれません。
しかし、面接辞退の連絡が長引けば長引いただけ、企業側が被る迷惑の度合いも大きくなっていきます。また、悩んでいるうちに最終面接の日にちが近づいてきてしまうと、ますます連絡しづらくなってしまうでしょう。入社する気持ちがないのであれば、一刻も早く連絡をするようにしてください。

2.謝罪の気持ちを伝える

最終面接を辞退することは、企業がこれまで選考にかけてきた時間や労力を、無駄にしてしまうことでもあります。
「最終面接の機会をもらったにもかかわらず辞退する」ことについて、真摯に謝罪の気持ちを伝えましょう。

3.メールもしくは電話で伝える

最終面接の辞退を決めたら、メール、もしくは電話で企業側に意向を伝えます。

電話であれば、直接採用担当者と話すことができるため、その場で連絡を完了させることができます。相手からの了承をもらって早くスッキリしたいという場合や、直接謝罪の気持ちを伝えたい場合などは、電話を利用するのがいいでしょう。また、最終面接日までの日数が少ない場合も、連絡の行き違いを避けるために電話で連絡をします。
一方、メールは落ち着いて書くことができますし、電話をするのは気まずいという方にも適した連絡方法です。ただし、相手からの返信が来ない場合など、確認してもらえているかわからないときは、再度電話で連絡を入れる必要があります。

なお、面接辞退の連絡を手紙で行うことは、基本的にありません。手紙は一番丁寧な連絡手段だといわれることもありますが、到着までに時間がかかってしまいますし、担当者が確認したかどうか確かめることも困難なため、最終面接の辞退に利用するには不向きです。

メールで最終面接の辞退を連絡する際の3つのポイント

続いて、メールで最終面接の辞退を申し出る場合に、覚えておきたいポイントを3つご紹介します。

1.件名に面接辞退の連絡という旨を明記する

企業の人事担当者の元には、毎日たくさんのメールが届きます。他のメールに埋もれてしまうことがないよう、件名を見ただけで内容を把握できるようにしましょう。
「最終面接辞退のご連絡【氏名】」といった件名にするのがおすすめです。

2.何月何日の何時から面接の約束をしているのかを明記する

企業は多くの場合、複数の応募者との面談を並行して行っています。そのため、「最終面接のお約束をしている【氏名】です」と書いただけでは、該当の人物が誰なのか、応募書類を見返して捜さなければいけなくなってしまいます。
採用担当者にできるだけ手間をかけさせないためにも、「何月何日の何時から」「(わかるようであれば)誰と」面接の約束をしていると、詳細の情報を明記しましょう。

3.文末に署名をする

辞退のメールでは、文末に必ず署名を入れます。最初に名乗っていたとしても、文末の署名は必須です。
住所、電話番号、メールアドレスを添えて、氏名を書いてください。

電話で最終面接の辞退を連絡する際の3つのポイント

電話で最終面接辞退をする際には、次の3つのポイントに注意しましょう。

1.静かな場所を選ぶ

電車の音が聞こえるホームや、雑踏の中で電話をするのは避けましょう。大切な連絡ですから、できるだけ自宅の静かな部屋で行うようにしてください。やむをえず外から電話をかける場合も、周囲に人が少なく落ち着いた場所を選びます。

2.忙しい時間帯を避ける

企業の採用担当者に電話をかける際は、営業開始直後や終業間際、昼休みの直後など、忙しいと思われる時間帯は避けてください。
担当者が離席しているときは、戻る時間を確認し、折り返しまた連絡する旨を伝えます。何度か連絡してもタイミングが合わないときは、メールで辞退したい旨を伝えましょう。

3.会話の内容をあらかじめ考えておく

面接辞退の連絡は、少なからず緊張を伴うものです。慌ててしまって言葉に詰まったり、言うべきではないことを口にしてしまったりしないよう、会話の内容をあらかじめ考えておくと安心です。
伝えるべき内容をメモに書いて、見ながら電話をするとスムーズに気持ちを伝えられます。

こんなときどうする?3つのケース別対処法

最後に、最終面接を辞退したいと思ったときに直面する可能性がある、3つの「困った事態」への対処法をご説明します。 「最終面接を辞退したいけれど、こんなときはどうしたらいいかわからない」というときに、参考にしてみてください。

1.最終面接直前の辞退の場合

最終面接まで日数がない状態で辞退したいと申し出る場合、メールは避け、電話で担当者にお詫びを伝える必要があります。直前の連絡になってしまったことも併せて謝罪し、辞退をします。

連絡が遅くなってしまうと、より一層「辞退したい」という希望を伝えづらく感じてしまいます。しかし、実際には、辞退の決意を固めるまでに時間がかかってしまったり、最終面接の直前に他社から内定をもらってしまったりすることもあるでしょう。
このような場合でも、最終面接を受けてから辞退したり、わざと最終面接に落ちるようにしたりするのはマナー違反です。入社するつもりがない以上、最終面接のための時間と労力をかけるのは、企業にとっても自分にとってもマイナスにしかなりません。もちろん、当日の無断キャンセルは論外です。

2.辞退する理由を伝えづらい場合

最終面接を辞退する理由には、様々なものがあるかと思います。しかし、どのような場合であっても、最終面接の辞退は「その企業には入社したくない」という意思表示でもありますから、理由を伝えづらいと感じるのは当然のことです。
ましてや、「面接をしていく中で就業条件に不満が出てきた」「企業との相性が悪いと感じた」「第一希望の企業への就職が決まった」といった理由は、伝えづらいでしょう。

しかし、辞退の理由については、それほど悩む必要はありません。メールの場合も電話の場合も、「一身上の都合」と伝えればそれで問題ないからです。もし、電話口で詳しい内容を聞かれてしまった場合は、「他社への就職が決まったため」など、ある程度正直に話しても問題ありません。ただし、相手先の企業に対するネガティブな印象について話すのはやめましょう。

3.応募先企業の営業時間中に連絡ができない場合

面接辞退の連絡を電話で行いたい場合は、応募先企業の営業時間中にかける必要があります。また、メールで辞退をするときも、相手の担当者にすぐに確認してもらうために、営業時間中に送るのがベターです。

とはいえ、在職中に転職活動をしている場合などは、なかなか営業時間中の連絡ができないこともあるでしょう。このような場合、無理に日中に、人混みの中で電話をかける必要はありません。
帰宅後、落ち着いてからメールで辞退したいことを伝えます。「夜分のご連絡となり申し訳ありません」と、一言付け加えると丁寧です。

転職エージェントを利用した場合、直接連絡する必要はなし

転職エージェントを通さずに転職活動をしている場合は、どれだけ気が進まなくても必ず自分自身で辞退の連絡をしなければいけません。一方、転職エージェントを通して応募した場合は、転職エージェントから辞退の連絡を入れてもらうことになります。
企業との交渉や直接連絡が得意でないという方は、転職エージェントの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

執筆・編集

宇佐美 毅

株式会社マイナビ所属。エージェント歴15年。キャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザー双方を経験し、現在もプレイングマネジャーとして、15年間絶えずアドバイザー業務を続けており、IT/メーカー/商社/サービス/医療業界と多岐にわたる転職支援実績があります。常に先入観をもたずに面談し、その方にとって最適なキャリアプランをご提案しています。

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