できているつもりが、じつは間違っていた！なんてことの多いビジネスマナー。

管理職になるとビジネスの相手はもちろん、身内の同僚も部下も言いづらくて指摘してくれません。「あの人は常識がない」と言われないためにも、いまいちどビジネスマナーをおさらいしてみましょう。

いまさら聞けない基本マナー3

その1：名刺交換

ビジネスの基本、名刺交換のおさらいです。

まず軽いお辞儀とともに名乗りながら差し出します。この時テーブル越しに渡すのはNG。受け取る時は「頂戴します」と言葉を添えながら、両手の指をそろえて伸ばした状態で受け取るときれいに見えます。目上の方や訪問先から先に名刺を出された場合は、相手より先に受け取るのは失礼にあたります。ですが自分の名刺を出しなおすのもぎこちないので、そこは臨機応変に。「頂戴します」とまずは受け取り、それから「申し遅れました」と一言添えて自分の名刺を渡しましょう。

受け取った名刺はすぐにしまわずに、名刺入れの上に乗せてテーブルに置きます。複数枚ある場合は最も役職の高い方を名刺入れの上に置き、役職の高い順にテーブルの上に一列に並べます。

初対面でうっかり名刺を忘れたとしても「忘れてしまい...」はNG。「ちょうど名刺を切らしており申し訳ございません」とお詫びします。帰社後改めて訪問のお礼状とともに郵送するか、資料の送付などの際に同封しましょう。

その2：訪問のマナー

訪問先の社屋に着き、受付がエントランスのすぐ目の前だからといって、コートを着たまま受付を済ませてはいませんか？コートや防寒具はエントランスに入る前にとるのがマナーです。脱いだコートは外の汚れを持ち込まないように、内側を表にたたんで腕にかけて持ち歩きましょう。

自分でドアを開ける場合のノックは3回以上が基本です。よく「トン、トン」と2回している人を見かけますが、じつはこれはトイレノック。欧米では3回は親しい相手で、ビジネスシーンでは4回とされています。外国籍の方と仕事をする機会もあるので、覚えておきたいマナーです。

応接室に通されたら自分の荷物は床に置きます。では紙袋に入れた持参の手土産は？これは差し上げるものですし、食品であることがほとんどなので床ではなく自分が座る椅子の上に置いてかまいません。名刺交換や挨拶がすんだら、紙袋から土産物を出し、相手に正面を向けて両手で渡します。紙袋はたたんで持ち帰ります。先方が複数の場合は地位の高い方へ渡します。

商談が終わったら訪問したこちらから席を立ちましょう。早く帰ってほしい気持ちの表れと捉えられるので、訪問を受けた側は先に席を立たないというマナーがあるからです。

その3：上座・下座

応接室／出入り口から最も遠い席が上座、出入り口からその次に遠い席が2番目。長椅子と一人掛けのソファーがある場合には、長椅子が上座になります。長椅子は基本的に来客席で上座とされており、長椅子⇒1人用の肘掛け椅子⇒背もたれのある椅子⇒背もたれのない椅子という格付けになります。

会議室／会社内で議長を立てて会議する場合は、議長席が上座となります。そして議長席に近く、出入口から一番遠い席が最上席になります。最上席の向かいで議長に近い席が2番目、その斜め向かいの席（最上席の隣りの席）が3番目...と、出入口に一番近い下座に向かって交互に席次が決まります。

エレベーター／操作盤の前が下座で、その真後ろが上座になります。この上座の位置から下座の位置まで半円を描くように位置の順位が決まります。操作盤が2ヵ所についている場合はエレベーターの中から外へ向かって「右上位」で考えます。

タクシー／日本では最も安全とされる運転席の後ろが最上席で、2番目は助手席の後ろ、3番目は中央、末席が助手席です。ただ後部の中央の席は座りにくいので、「そちらの席でよろしいですか」などと一言声をかけると丁寧ですね。

もしかしてへんな使い方してた？間違いやすい言葉遣い

誤った言葉遣いを、躊躇せず正しいと信じて使っている人はかなり多いもの。
自分の言葉遣いが本当に正しいのか一度疑ってみることも必要です。

二重敬語／「部長はお帰りになられました」「部長がおっしゃられた通りです」

1つの語に同じ種類の敬語を二重に使ったものを「二重敬語」と言います。たとえば「お帰りになられる」は「帰る」を「お帰りになる」と尊敬語にした上で、さらに尊敬語の「......れる」を二重に加えており、これは間違いです。

ただ、言葉によっては「お召し上がりになる」｢お見えになる｣「お伺いする」など習慣として定着しているものもあります。

目上には使えない表現

誤った敬語表現

最近では食べれる、見れる、着れるなどの「ら」ぬき言葉が一般的になっていますが、年配者には耳障りに聞こえる場合もあるので注意したいですね。

正しいメールを送っていますか？

いまや電話よりも使う機会がふえたメール。ビジネスメールの文面もあなたのマナーを映す鏡です。

宛て名

一般的に宛て名は会社名・部署名・役職名・名前・敬称の順に明記します。

この場合「□□部　スズキ部長様」は間違いで「□□部　スズキ部長」または「□□部　部長　スズキ様」が正解です。
また団体宛ては「××株式会社御中」「××株式会社　□□部御中」とし、複数名に同時送信する場合は「××株式会社　□□部各位」とします。

件名

メールの案件が変わってからもRe:で以前の件名を使い続けるのは、相手に手を抜いている印象を与えてしまいます。内容が変わったら件名も変えて新たなメールを送るようにしましょう。

結びの言葉

「何卒よろしくお願いいたします」「引き続きよろしくお願いいたします」など定番の文言で結んでかまいません。返事がほしい場合には「ご多忙のところ恐縮ですが、ご返事いただければ幸いです」「ご検討いただき、ご返信を賜れますようお願いいたします」など、状況によって結びの言葉を変えて使います。

まとめ

正しいマナーを身に着けることは相手への心配りであり、社会人としての常識を持っている自分を表現することでもあります。自分をブラッシュアップさせるためには、定期的な「見直し」と「更新」が大切です。