会社によってその頻度はさまざまですが、半期や年度ごとに実施しなければならない考課面談。部下の進捗状況確認や新たな目標設定などを決める大事な場となるので、管理職としては責任重大です。

内容によっては仕事へのモチベーションにもかかわってきてしまう部下との面談。
どのような質問事項を用意して行うのが良いのか考えてみましょう。

先入観や普段の印象で話を進めない

面談を前に管理職としては、部下の情報を整理し、質問内容を考えておくのは当然のこと。
ですが、実際に面談を行う際には、話の流れを誘導し過ぎないことに注意する必要があります。普段の部下の様子や業務内容など、自分が見えている部分だけで話を進めようとすると、「自分は結局そう思われているのか...」と部下としては本音を言う気力や反論する気もなくなってしまいます。

会話の主導権はとりつつ、まずは日ごろの業務に対しての考え方や思っていることなど、部下の話を聞くことから始めてみましょう。その際「最近どう？」というようなざっくりとした質問ではなく、たとえば「A社の案件時間かかったみたいだけど、どこが大変だったの？」というように、直近の業務内容について具体的な質問を交えて話してみると、新しく部下にとっても記憶が新しく、話しやすくなります。

また部下のキャラクターを決めつけて話を進めてしまうのも危険です。「あの子は打たれ強いから多少強い言葉でアドバイスしてみよう」などと思っても、上司の前では強がっていた部下も実は結構繊細だった、というケースもあります。上司の前で見せる姿がすべてではない、と肝に免じて、なるべくメンバー全員にはフラットな態度で冷静に接することが理想的でしょう。

仕事へのモチベーションをあげる質問とは？

仕事へのモチベーションはどのような質問から生まれるのでしょう？

成果をあげた部下をただほめるだけではモチベーションはあがりません。たとえば業績があがったなど、明らかに変化が示せるものに関しては、数字やグラフで提示して、功績をしっかりほめましょう。今後の目標に対してもまずはやってみたいこと、達成してみたいことについて、先回りして答えを提示するのではなく、まずは部下の意見から聞いてから、それに関してのアドバイスや意見を述べるようにしましょう。

うまく成果が出せなかった部下に対しては、原因の追究よりまずは改善点を話し合うことが大切です。また成果には出ていないけれど、成長や変化など、少しでもほめるポイントをピックアップして、今後の展望に生かすアドバイスができると良いでしょう。

モチベーションを引き出すには、上司として日ごろからよく見ている、「一緒に考えよう」という寄り添うスタンスを示すことも忘れてはいけません。

場を和ませる雑談は効果的に使う

上司が自分に評価を下す場として部下にとって面談は、緊張するものです。ただでさえ個室で上司と1対1で話す機会は滅多にないことなので、中にはうまく自分の意見が言えない部下もいることでしょう。

緊張をほぐすために面談の始めに雑談をするのは有効な方法です。ですが、脱線し過ぎて雑談に時間を割いてしまうのはNG。部下も自分も貴重な時間を割いて面談を行っているということを忘れず、時間は有意義に使いましょう。終わってみたら雑談ばかりで、肝心な話ができなかった！など実りのない内容になってしまわないわないよう雰囲気が和んだところで、すぐに本題に進みましょう。

また雑談の内容も、あまりプライベートなことまで踏み込まないように注意を。和ませようとするあまり、恋人や家庭のことまで話題に出すことは、ともすればセクシャルハラスメントと捉えられる恐れもあるので、控えたほうが良いでしょう。最も無難で受け入れやすい話題は何といっても食べ物や動物です。社食のメニューの話や近隣のレストランのランチの話題、ペットを飼っていればその話題などが年齢関係なく話がはずみ、場は和みます。

まとめ

部下との面談では質問内容も大切ですが、最も重要なのはヒアリング力です。

また1on1コミュニケーションを取り入れ、部下と対話を持つ機会を増やしている職場も多いかもしれませんが、そのような制度を取り入れていなくても、普段から部下とのコミュニケーションには時間を割きたいもの。ちょっと元気がない、仕事で失敗をしてしまった、そんな時は声をかけるなど、日ごろから小さなフォローを積み重ねることは大切です。

信頼関係があれば、面談の時もスムーズに話が進行することでしょう。