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DAY 2018.03.15 スキル・ノウハウ

上司へのメール例文・テクニックを知ってデキる部下になろう

上司へメールを送る際に、書き方やマナーが気になる方も多いのではないでしょうか?上司宛てのメールを作成するときに気をつけておくべきポイントやテクニック、お礼、返信、お願い等シチュエーション別の書き出し・締めくくりなどの例文を掲載しています。失礼のないメールで上司に評価されるデキる部下を目指しましょう。

上司宛てのメールを作成するときの4つのポイント

口頭で伝えることも重要ですが、現代では仕事の利便性や連絡事項通達のために、ビジネスにおけるメールの活用頻度が高くなりました。そのため、社会人は取引先などの社外の人だけではなく、社内の上司へメールを送る機会も多いことでしょう。今回は、上司宛のメールを作成する際に、気を付けておくべきポイントについて紹介します。

ポイント1.メールで伝えるべきか?口頭で伝えるべきか?判断する

メールは直接顔を合わせずに、必要事項を伝えることができるというメリットがあります。しかし、ビジネスの場は人と人との実際のコミュニケーションが重要になる場面も多いものです。例えば、文字で表現しづらい細かなニュアンスなどを伝えたいときには、メールよりも口頭で説明したほうが、はっきりと意思疎通を図ることができる場合もあります。そのため、上司にメールを送るときは、メールで十分に伝わる事柄なのかということをしっかりと判断したうえで行動しましょう。また、簡素な連絡でも、上司によっては数多くのメールを抱えている場合もあり、目を通す労力が必要なこともあります。そのため、返事を後回しにされたり、他のメールに埋もれてしまう場合もあり得ます。そういう状況になったときは、タイミングを見て上司に、メールを確認してくれたかどうか口頭で尋ねる必要が出てくることがあります。

ポイント2.件名を見れば重要度や大体の内容がわかる

件名を入れることで、書いてある内容や優先度の高さなどがわかりやすくなり、その後に続くメールの本文も読みやすくなります。また、件名によって内容の重要度がわかるような書き方をしておけば、上司の目に付きやすく、他のメールに埋もれてしまう可能性を下げることもできます。

  • ・【重要】A社打ち合わせ日時変更
  • ・「○○会議について」連絡事項です
  • ・【ご報告】Bプロジェクトの進捗状況について

ポイント3.内容文はシンプルでわかりやすく

ビジネスの場でのメールは、なるべく簡潔でコンパクトにまとめましょう。最初に結論から述べたり、用件を箇条書きにしたりする工夫を行うと、見る側にとっても、短い時間で伝わりやすい文章になります。
また、どのような流れの文章を書くべきか迷ったときには、PREP法を用いるとよいでしょう。PREP法とは、読み手にわかりやすいよう、要点・結論から先に書き、次にその理由、理由に対する事例・具体例、最後にもう一度要点・結論を持ってくるという文章構成スタイルのことです。このような文章スタイルでメールを送ると、シンプルで読みやすく、説得力のある内容になるといわれています。

ポイント4.正しい敬語を使う

わかりやすいメールを送ることは、とても大切です。しかし、上司に送るメールはそれだけでは十分だとはいえません。特に、ビジネスに関するメールは、敬語の使い方が重要になります。また、自分では正しい敬語だと思っていた表現が、間違った言い回しになっていたということもあり得ます。メールでよく使う間違いやすい敬語を紹介します。

〇お疲れさまです/×ご苦労さまです
「ご苦労さまです」という言葉は、目上から目下へ使う表現だといわれています。つまり、上司(目上)に使うのは誤った表現です。
〇承知しました、かしこまりました/×了解しました
「了解しました」という言葉は、「物事を理解しました」という意味であり、相手を尊敬する気持ちは込められていません。同僚や目下へ使う言葉でありますので、上司には失礼になります。
〇拝見しました/×確認しました
「確認しました」という言葉は、「見ました」という意味になります。相手を敬っていない表現に当たりますので、上司に使うことは避けた方がよいでしょう。
〇申し訳ありません/×すみません
「すみません」という言葉は、口語表現になります。そのため、目上の人に使うのは失礼となります。

【シチュエーション別】上司へのメールに使える例文

上司へ送るメールは、わかりやすく敬語がバランスよく使われている必要があります。特に、書き出しや締めくくり文は本題に関係のない部分ですが、失礼のないメールのためには重要です。書き出し・締めくくり文とメールを送るシチュエーションごとの書き方のポイントを、例文とともに紹介します。

書き出し

上司へメールを送るときは、最初に目に入る言葉である書き出しが重要となります。まずは、上司の名前を書き、「お疲れ様です」という挨拶から始めるのが基本です。その次に要件を書くことで理解しやすい文章になりますが、謝罪や依頼のメールの場合は、要件を唐突に書くと、不快に感じられる場合があるので注意しましょう。謝罪や依頼など、相手に何かを受け入れてもらうためには、突然本題から入るより、言いたいことを小分けにして伝える方が効果的です。人は、最初に大きな物事よりも、小さな物事を示された方が承認しやすいといわれています。一方、お礼のメールの場合は、挨拶の後に要件に入っても問題はありません。また、どのようなメールでも、相手に歩み寄るような書き出しを忘れないようにすることが大切です。

  • 例文
  • ・●●さん お疲れ様です、【自分の名前】です。先日はで△していただき、ありがとうございました。
  • ・お疲れ様です。【自分の名前】です。この度は、●●の件の返信が遅れまして、申し訳ございません。今後は、早急な連絡を心がけさせていただきます。ところで、●●のについてですが。

依頼・確認に対する返信をするとき

上司からの依頼や確認のメールに返信するときは、まずその内容を承知したということを伝えましょう。つまり、結論から先に述べることが重要です。不明点がある場合は、その後に付け加えることが賢明です。人は自分の送ったメールの内容を、相手が確認や理解してくれたかどうかが気になるものだといわれています。そのため、最初に承認した旨を記すことで、安堵する傾向にあります。

  • 例文
  • ・●●の件、承知致しました。本日中に対応します。1つ確認させていただいてよろしいでしょうか?【質問文】
  • ・メールを拝見させていただきました。●●の件は、で承知いたしました。恐縮ですが、○○と▲▲についても、確認させていただいてよろしいでしょうか?

お礼・感謝を伝えたいとき

お礼や感謝をビジネスの場で伝えることは、気恥ずかしさがあるかもしれません。しかし、感謝の気持ちは素直に伝えることで、相手も心が豊かになるものです。人は、お礼や感謝というプラスのメッセージを与えられると、他の人にも優しい感情を返したくなるといわれています。そのため、両者にとって幸せな気持ちになることができます。このようなコミュニケーションが潤滑油となって、人間関係もより良くなるといえるでしょう。

  • 例文
  • ・早い時間にも関わらず、早急なご対応感謝致します。
  • ・この度は、早々にをお送りいただき、ありがとうございます。●●さんのお心遣いに大変感謝いたしております。

謝罪・お詫びをしたいとき

自分の過ちを認めることは勇気がいるものです。ときには、言い訳をし、そこから逃れたいこともあるでしょう。しかし、自分に悪い点があったときは、素直に謝罪やお詫びをする方が、相手の心には響きます。そのときに気を付けることは、ただ謝罪の言葉をつづるだけではなく、今後過ちを犯さないためにはどのようなことを心がけ、対策を行うのかも共に記載することが大切です。特に、上司から届いたメールへの返信が遅れた場合には、自分を取り繕うことをせず、誠心誠意謝罪をし、今後このようなことがないように、どのようなことに気を付けていくかを書き添えましょう。

  • 例文
  • ・●●の件は誠に申し訳ございませんでした。自分の至らなさを痛感し、深く反省いたしました。
  • ・●●の開始時期が遅れまして、誠に申し訳ございません。私の進捗状況に不備がありましたことを心より反省し、今後はを意識しながら仕事に取り組んで参ります。

お願い・依頼をしたいとき

お願いや依頼のメールを送る際には、丁寧な姿勢で書くことが必要です。また、相手方も忙しい中でこちら側のお願いや依頼を受けてくれることになりますので、そのことに関する感謝の気持ちや申し訳なく思う気持ちを込めましょう。また、お願いや依頼には、納期などが関わってくることも多いため、期日を設定しメール内で忘れずに伝えることが大切です。

  • 例文
  • ・誠に勝手なお願いですが~いただけますでしょうか?
  • ・お忙しいところ恐縮ですが、●日までにご連絡いただけますと幸いです。

進捗状況など現況を報告したいとき

ビジネスにおいて、上司から依頼された業務の進捗状況などを報告することは大切なことです。その際には、余計な情報を入れずに、現在関わっている仕事をいつまでに対応できるかということを報告しましょう。このような進捗状況などを適宜報告することで、上司も部下がどこまで仕事が進んでいるのかを把握しやすくなります。また、きちんと報告ができる部下は、それだけ仕事へも熱心に取り組んでいると、上司から評価されやすくなるというメリットがあります。
また、報告メールに上司から返信が来た場合は、それに対しても感謝の言葉を述べるなどのメールを送ることが有効です。上司と何度もメールをやり取りすることで、ザイオンス効果も期待できます。ザイオンス効果とは、接触回数が多ければ多いほど、相手に対して好感を抱きやすくなるという作用のことをいいます。

  • 例文
  • ・【上司からの依頼に対して確認】承知いたしました。
  • ・現在の業務の進捗状況をご報告いたします。
  • ・【上司からの返信に対して】ご返信ありがとうございます。引き続き、進捗状況を報告させていただきますので、よろしくお願い致します。

締めくくり文

上司へわかりやすく丁寧なメールを送ったとしても、最後の締めくくりの文章が抜けていたり、中途半端な書き方をしていたら、せっかくの意思疎通が台無しになることがあります。メールの書き出しと要件だけではなく、しっかりとした締めくくり文でまとめることが大切です。

  • 例文
  • ・大変お手数ですが、どうぞよろしくお願いいたします。
  • ・今後とも、ご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

まとめ

上司宛てのメールを送る際は、気をつけるべきことがたくさんあります。メールはコミュニケーションの1つですので、上司との関係を良好なものとしていくためにも重要です。デキる部下として評価されるためには、基本的なポイントを抑えつつ、状況に応じたメールを作成するとよいでしょう。

ライタープロフィール

久木田(くきた)みすづ 精神保健福祉士・社会福祉士

福祉系大学で心理学を専攻。
卒業後は、カウンセリングセンターにてメンタルヘルス対策講座の講師や個人カウンセリングに従事。その後、活躍の場を精神科病院やメンタルクリニックに移し、うつ病や統合失調症、発達障害などの患者さんや、その家族に対するカウンセリング、ソーシャルワーカーとして、彼らの心理的・社会的問題などの相談や支援に力を入れる。
現在は、メンタルヘルス系の記事を主に執筆するライターとして活動中。