【例文付き】上司へのメールの書き方は？目上の人にメールを書く際のコツ

職場では上司への報告・連絡・相談の場面が多く、メールは欠かせないツールの一つです。ただし、目上の人に送るメールでは言葉遣いや書き方のマナーなど、いくつかの注意点があります。

本記事では、上司宛てのメールを作成するときに気をつけるべきポイントや、シチュエーション別の例文を紹介します。マナーを押さえたメールで、上司との信頼関係を築き、業務を円滑に進めましょう。

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1. 上司や目上の人へのメールではマナーが重要

職場では、上司への連絡手段としてメールを使用する場面が多くあります。書き方に悩む方もいるかもしれませんが、目上の人にメールを書くときはビジネスメールの基本的なマナーを押さえつつ、ていねいさを意識することが大切です。

ビジネスメールの基本に沿って要点が整理された文章にすることで、情報を正確に伝えられ、上司への「報連相（報告・連絡・相談）」をしっかりと果たせます。

また、上司に対するていねいな対応は「ビジネスの土台」となり、顧客対応などをする上でも生きてきます。自身のビジネスパーソンとしての評価やキャリアにもつながってくるでしょう。

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2. 上司宛てのメールを作成するときの5つのポイント

ここでは、上司宛てのメールを作成する際に気をつけるべきポイントを紹介します。

ポイント1. メールで伝えるべきか口頭で伝えるべきかを判断する

連絡事項が生じた際は、メールで十分に伝わる事柄なのかを事前によく考えましょう。

メールは直接顔を合わせずに、必要事項を伝えることができるというメリットがあります。しかし、ビジネスの場は人と人との実際のコミュニケーションが重要になる場面も多いものです。

例えば、文字で表現しづらい細かなニュアンスなどを伝えたいときは、メールよりも口頭で説明したほうが、明確な意思疎通ができる場合もあります。

また、毎日多くのメールが行き交う職場では、返事を後回しにされたり、他のメールに埋もれたりしてしまう場合もあり得ます。特に重要な事項などは、口頭で直接伝えたほうが良いでしょう。

ポイント2. 件名で重要度や概要がわかるようにする

適切な件名を入れることで、書いてある内容や優先度の高さなどを判断しやすくなり、その後に続くメールの本文も読みやすくなります。

また、内容の重要度がわかる件名にしておけば、相手の目に付きやすく、他のメールに埋もれてしまう可能性を下げることもできます。

ポイント3. 個人宛と複数人宛てで宛名を使い分ける

1人または2人程度の少人数宛てにメールを送る場合は、「●●部長」「〇〇課長　△△係長」など、名前＋役職名を記載するのが一般的です。

一方、3人以上の複数人宛てに送る際は「各位」を使用します。「各位」には「皆様」といった意味があり、上司だけでなく取引先へのメールや社内向けの連絡など多くの場面で使用できます。

なお、個人宛の場合、取引先など社外の人への宛名では「様」を使うのが一般的です。ビジネスメールのマナーとして、敬称の使い分けも覚えておきましょう。

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ポイント4. 内容はシンプルにわかりやすく

ビジネスの場でのメールは、なるべく簡潔にまとめましょう。最初に結論から述べたり、用件を箇条書きにしたりすると、相手へ伝わりやすい文章になります。

どのような流れの文章を書くべきか迷ったときには、PREP法を用いるとよいでしょう。

PREP法とは、「要点・結論を示す」→「理由を述べる」→「理由に対する事例・具体例を挙げる」→「要点・結論で締める」という文章構成スタイルのことです。

このような構成でメール本文を作成すると、シンプルで読みやすく、説得力のある内容になります。

ポイント5. 正しい敬語を使う

ビジネスメールでは、敬語の使い方が重要になります。自分では正しい敬語だと思っている表現が、実は間違った言い回しの可能性もあるため注意が必要です。

目上の人への言葉遣いとして、メールでよく使う間違いやすい敬語を紹介します。

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3. 【シチュエーション別】上司へのメール例文

ここからは、実際のメール文面の例を紹介していきます。これらの例文を参考に好印象を与えるメールを作成しましょう。

3.1. 報告メールの例文

進捗報告などの報告を行うメールでは、余計な情報は省いてシンプルな内容にするのがポイントです。箇条書きなどを効果的に用いましょう。

3.2. 依頼メールの例文

依頼メールでは、依頼する内容や重要度が一目でわかるよう、件名や本文を工夫しましょう。

3.3. お礼メールの例文

お礼メールでは、上司がしてくれた具体的な内容と、それによってどのような結果が得られたのかを添えて、感謝の気持ちをつづりましょう。

3.4. 謝罪メールの例文

謝罪メールは、まず迅速に送ることが大切です。感情的な表現は避け、経緯・謝罪・今後の対応策を簡潔かつていねいにまとめましょう。

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4. 上司へのメールに使えるフレーズ集

ここからは、書き出しや締めくくり文に加えて、上司にメールを送る際のフレーズ例をシチュエーション別に紹介します。

4.1. 書き出しのフレーズ

メールを送るときは、まず宛名として相手の名前を書き、社内宛てでは「お疲れ様です」という挨拶と自分の名前から始めるのが基本です。

その次に用件を書きますが、基本的には結論から先に述べます。ただし、内容によっては前置きをしたうえで本題に入ることもあります。「相手が受け入れやすいか」を意識することが大切です。

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4.2. 進捗などの報告をするフレーズ

進捗状況などを報告する際には、余計な情報を入れずに端的にまとめるのがポイントです。

また、報告メールに上司から返信が来た場合は、それに対しても感謝のメールを返信するとていねいです。

4.3. お願い・依頼のフレーズ

お願いや依頼のメールを送る際には、よりていねいなトーンで書くことが必要です。忙しい中でこちらのお願いや依頼を受けてくれることに対する感謝や謝罪の気持ちを込めつつ、クッション言葉を効果的に使いましょう。

また、お願いや依頼には、納期などが関わってくることも多いため、期日を忘れずに伝えることが大切です。

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4.4. 依頼・確認に対する返信のフレーズ

上司からの依頼や確認のメールに返信するときは、まずその内容を承知したことを伝えましょう。

質問や不明点がある場合は、その後に付け加えるのが賢明です。

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4.5. お礼・感謝のフレーズ

お礼や感謝をビジネスメールで伝えるときは、書き出しの後にまず感謝の言葉を述べます。また前述したように、何に対するお礼や感謝なのかを明確に示すことも重要です。

メールの本題がお礼や感謝なのであれば、これからの抱負や、これからの関係性に期待する言葉なども付け加えると良いでしょう。

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4.6. 謝罪・お詫びのフレーズ

自分に悪い点があったときは、素直に謝罪やお詫びをする方が、誠意が伝わります。言い訳はせず、謝罪と反省の言葉をストレートに述べましょう。

加えて、今後過ちを犯さないためにはどのようなことを心がけ、どういった対策を行うのかも一緒に記載することが大切です。

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4.7. 欠勤や遅刻を連絡するフレーズ

近年は欠勤や遅刻の連絡を、電話ではなくメールで行う会社も増えています。もしメール連絡が許可されている場合は、必ず始業前に送るようにしましょう。

その際は、欠勤や遅刻の理由・期間・時間などを明確に記載して、仕事の代行者や緊急の連絡方法についても触れておくと安心です。

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4.8. 締めくくりのフレーズ

メールは書き出しと要件だけではなく、ていねいな言葉でしっかりと締めくくることも大切です。改めて依頼の言葉を記載したり、今後につながる言葉を書くことで、好印象なメールに仕上がります。

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5. その他メールの書き方

その他のメールの書き方については、下記の記事でもご紹介しています。ぜひ、あわせてご覧ください。

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6. まとめ

上司や目上の人宛てのメールを送る際は、気をつけるべきことがたくさんあります。メールはコミュニケーションの1つですので、上司との関係を良好に保つためにも重要です。

上司とのコミュニケーションを円滑にするためにも、基本的なポイントを押さおさえつつ、状況に応じたメールを作成しましょう。

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