書類選考に落ちやすい要因として、書類の不備や自己PRの不足、求人のミスマッチなどが挙げられます。書類選考を通過するには、完成度の高い応募書類を作成したうえで、企業がどんな人材を求めているのかをしっかり研究することが大切です。
本記事では、書類選考で落ちやすい8つの要因を挙げ、それを避けるために改善すべき具体的なポイントを紹介します。自分の強みをしっかりアピールし、面接など次のステップに進むためのコツをわかりやすく解説しますので、ぜひ参考にしてください。
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1. 書類選考で落ちる割合はどれくらい？
株式会社マイナビの「転職動向調査2025（2024年実績）」によると、応募した企業のうち実際に面接へ進めた割合は42.1％とされています。
ただし、書類選考の通過率は応募先企業や職種、応募者の経験・スキル、選考時期などによって異なるため、一概にはいえません。目安として、書類選考で通過できないケースも一定数あると考えておくとよいでしょう。
さらに、応募者が多く競争率の高い求人の場合は、書類審査がより厳しくなる可能性があります。
出典株式会社マイナビ「転職動向調査2025（2024年実績）
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2. 書類選考で落ちやすくなる8つの理由
書類選考で通過に至らない背景には、応募書類の内容だけでなく、求人側の事情やタイミングなど、さまざまな要因が考えられます。主に考えられる8つの理由を紹介します。
2.1. 企業が求める人物像とズレがある
企業が求める人物像と書類から伝わる人物像にズレが生じる場合は、書類選考の通過が難しい可能性があります。
また、書類選考の段階で、企業が求める経験・スキルや職場環境との適合度が伝わりにくい場合、その先の選考に進みにくくなることもあるでしょう。
そのため、企業研究をしっかりと行い、企業側が求めている人物像を把握しておくことが大事です。
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2.2. 自己PRが抽象的で魅力が伝わりにくい
自己PRの要素が不十分だと、採用担当者の印象に残りにくくなる可能性があります。書類選考では限られた情報だけで適性や活躍の可能性を判断されるため、自分の強みや得意分野、これまでの経験で身につけたスキルを具体的に示すことが重要です。
例えば、「私は責任感があり、さまざまな努力をしてきました」という表現は一見ポジティブに感じられますが、「どんな場面で責任感を発揮したのか」「どういう努力をして結果はどうなったのか」などが不明確で、読み手にイメージが伝わりません。
誰でも当てはまるような事柄や説得力のない抽象的な表現は避け、自分が実際に体験したエピソードを具体的に記載しましょう。
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2.3. 「入社したい」という熱意が伝わりにくい
同じ年齢・経歴の応募者がいた場合、「どれだけ入社意欲が感じられるか」という熱意が判断材料の一つとして見られることがあります。
スキルや経験が似通っているほど、企業研究の深さや志望動機の具体性、入社後にどのように貢献したいのかといった将来像の明確さが評価の一要素になる可能性もあります。
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2.4. 応募条件を満たしていない
多くの企業では、「必須条件」と「あると望ましい条件」という2種類の応募条件を設けていることが多いです。
「必須条件」は、応募時点または入社時点で求められる経験・スキル・資格などを指すことが多く、合致していない場合は書類選考の通過が難しい可能性が高いでしょう。
一方、「あると望ましい条件」については、必ずしも満たさなければならないものではありません。特に人材を急募しているケースでは、条件を満たしていなくても採用される可能性があります。
ただし、条件にマッチする応募者がいる場合は、その人の方が優先されやすい点には注意が必要です。
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2.5. 転職回数の多さや離職期間（ブランク）の長さなどの懸念点がある
短期間で複数回の転職がある場合、採用担当者から「入社後に長く働けるか」「業務内容や職場環境との相性はどうか」といった点を確認される可能性があります。
また、離職期間が長い場合は、その期間にどのように過ごしていたか、業務に必要な知識やスキルをどのように維持・更新していたかを確認されることもあります。
このような懸念を払拭し、前向きな評価につなげるためには、転職の理由や離職期間をどのように過ごしたかを明確に説明することが重要です。
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2.6. 書類の記入漏れや誤りがある
履歴書や職務経歴書に不備があると、書類選考で落ちてしまう場合があります。
具体的には、必要な記入欄が埋められていない、誤字脱字がある、会社から指示された記載方法が反映されていない、などが考えられます。
企業は適切なルールに沿った応募書類が作成されているかを確認している場合もあるため、第三者にもチェックしてもらうなど、客観的に見直しましょう。
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2.7. 選考倍率の高い企業を中心に受けている
選考倍率の高い企業を中心に応募している場合、どれだけ経験やスキルがあっても書類選考に通過しにくくなることがあります。
応募者の多い企業だと、多くの候補者の中から限られた人数しか面接に進めないため、わずかな差が合否を左右するケースも少なくありません。
そのため、希望条件に合う企業の中でも、知名度や人気にこだわらず、自分の経験や強みが活かせそうな企業を幅広く検討することが、書類選考の通過率を高めるポイントです。
2.8. すでに他の候補者の採用が決まっている
自分の書類に目を通される前に、別の応募者に内定が出ているケースもあります。
企業が採用を急いでいたり、求める人物像に合う応募者がすでにいたりする場合は、書類に問題がなくても書類選考で通過しないことがあります。
このように、タイミングに左右されることもあるため、気になる企業への応募は早めに済ませておくと安心です。
3. 書類選考の際に企業はどこを見ているのか
書類選考を通過するためには、企業の視点を踏まえた対策が重要です。書類選考において企業がチェックするポイントを知っておきましょう。
3.1. 基本情報はしっかり記載されているか
名前や生年月日、住所、電話番号などの基本情報が漏れなく記載されているかは、多くの企業が確認する基本的なポイントです。
基本情報の正確さや丁寧な記入は、応募者の印象に関わる部分でもあるため、確認されやすい項目です。
3.2. 自社で活躍できる人材か
企業は、募集している役割や業務内容に合う経験・スキルを持っているか、自社で力を発揮できそうかを、まずは書類の情報から確認します。
経歴や資格の有無だけでなく、これまでの経験や実績、仕事への向き合い方などを通して、入社後にどのような役割を担い、どの場面で力を発揮してくれそうかを具体的にイメージしようとしているのです。
3.3. 働く意欲が感じられるか
書類選考では、働く意欲がどの程度感じられるかも重要な判断材料になります。スキルや経験が同程度の応募者が複数いる場合、仕事への姿勢や熱意が合否を左右するケースも少なくありません。
また、企業の多くは、できるだけ長く活躍してくれる人材を採用したいと考えています。そのため、書類選考では前職の勤続年数や転職回数、退職理由だけでなく、これまでのキャリアの一貫性や仕事選びの軸などにも目を向けています。
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4. 書類選考の通過率を上げる8つのポイント
ここからは、書類選考の通過率を上げるためのポイントを8つ紹介します。
これまで書類選考の通過に難しさを感じていた方は、以下のポイントを意識して応募書類を見直してみましょう。
4.1. 応募の一次締め切りを確認する
企業によっては、応募が集まり次第順次選考を進めていく「早期選考型」を採用している場合があります。そのため、募集期間が長く設定されていても、後半になるほど採用枠が埋まりやすくなり、同じ内容の応募書類でも通過率に差が生じる可能性があります。
特に、人気企業や応募者が多い職種では、早い段階で応募した人から優先的に目を通してもらえるケースも少なくありません。準備が整い次第、一次締め切りを目安に早めに応募することが、書類選考通過のチャンスを広げるポイントです。
4.2. 自己分析・企業研究を行う
自己分析や企業への理解が浅く、それをうまく言語化できていない場合、書類選考の通過が難しくなる傾向があります。説得力のある応募書類を作成するには、自己分析と企業研究をしっかり行うことが大切です。
自己分析は一度で終わらず複数回行って自分を見つめ直し、採用担当者から「この人に会ってみたい」と思われるには何が必要なのかを考えましょう。
企業研究は、求人情報や企業のホームページだけでなく、説明会やイベントなどにも参加してリアルな情報を集めることが重要です。そのほか、同業他社で働く友人・知人に話を聞き、仕事内容や業界のイメージを具体化するのも一つの方法です。
また、転職エージェントのキャリアアドバイザーに相談するのもおすすめです。企業に求める希望やこれまでの経験を踏まえたうえで、客観的な視点でアドバイスをもらえます。
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4.3. 今までのキャリアを整理する
自己分析の精度を高めるには、キャリアの棚卸しが有効です。経歴やスキルを整理することで、自身の強みやこれまで評価されたこと、実現したい目標などが明確になり、応募書類の記載内容がより具体的になります。
キャリアの棚卸しは、書類選考に落ちやすい要因の一つである「求人のミスマッチ」への対策にもなるでしょう。
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4.4. 企業に合った自己PRを作成する
複数の企業に応募する場合、同じ文言を使い回すのではなく、応募先企業や募集職種に合った自己PRをその都度作成しましょう。
例えば、チームワークを求める企業には以下のような自己PRが適しています。
4.4.1. 自己PR例
前職では長期プロジェクトに参加していたこともあり、協調性やチームワークを大切にしていました。
その際は、メンバー同士でこまめにコミュニケーションを取り、周囲の状況や業務の進捗を踏まえて、自分が取るべき行動を考えることを意識していました。
その結果、「○○さんのおかげで動きやすくなった」と声を掛けてもらえる機会があり、良好な信頼関係も構築できました。
貴社での業務においても、周囲の方との関係性を大切にしながら、貢献できる人材になれるよう努めて参ります。
また、具体的なエピソードを盛り込むことで、書類選考に合格する確率がアップする可能性があります。
例えば「行動力」をアピールしたい場合は、以下のようなエピソードを添えると良いでしょう。
4.4.2. エピソード例
私の長所は、問題解決に向けた行動力です。前職では当初契約社員で雇用されていましたが、長年見過ごされてきた問題点について社長に改善策を提案しました。
その結果、改善案を実行する機会をいただき、関係者と調整しながら施策を進めました。その結果、〇〇の工数を削減でき、次月から正社員登用と部署責任者への抜擢につながりました。
4.5. 誤字脱字や日本語のチェックをする
誤字脱字がないか、正しい日本語が使えているかという点は、書類選考に通過するための基本です。
自分では気づきにくいミスがある場合も考えられるため、慎重にチェックを重ねましょう。時間を置いてダブルチェックをすると、見落としを防げる場合もあります。
4.6. 第三者に確認してもらう
書類選考の通過率アップには、第三者の意見を参考にすることも有効な方法です。異なる経験や価値観を持つ第三者の意見からは、自分にはない気づきを得られることがあります。
「もっとこういう表現の方が良いのでは」「ここは少しわかりにくいかも」など、率直な意見を取り入れると、より完成度の高い応募書類を作成しやすいでしょう。
4.7. 合否に関わらずPDCAを回す
書類選考の通過率を高めるには、応募結果を振り返り、応募書類を少しずつ改善していくことが大切です。PDCAとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）からなる、ビジネスシーンで多用されるフレームワークです。
転職活動においても、書類審査に合格した会社からは何が評価されたのか、今後応用できる点はあるか、不採用が続く場合は応募条件とのズレや自己PRの具体性、書類の読みやすさなどを見直す、といった点を理解し改善を続けることで、書類の精度は向上します。
4.8. 転職エージェントに推薦状を送ってもらう
書類選考の通過可能性を高めたい場合は、転職エージェント経由で応募し、必要に応じて推薦文を添えてもらう方法もあります。
転職エージェントの推薦状とは、転職エージェントから応募先企業に対して、応募者の紹介理由や人柄、強みなどを伝えるためのもので、履歴書や職務経歴書に添えて提出するのが一般的です。
「信頼できる転職エージェントから推薦された人材であれば直接会ってみたい」と考える企業も一定数あるため、書類選考通過の確率が上がる可能性もあります。
マイナビが運営する「マイナビ転職エージェント」なら、専任のキャリアアドバイザーがこれまでの経験や強みを丁寧に整理したうえで、応募企業に合わせた推薦内容を作成してもらえる場合があります。
求人紹介だけでなく、応募書類のブラッシュアップや面接対策などのサポートも受けられるため、初めての転職や書類選考に不安がある方でも、安心して選考に臨めるでしょう。
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5. 書類選考でよくある疑問
ここでは、書類選考においてよくある疑問とその答えを解説します。転職時の書類選考について、また結果に対する返信の必要性も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
5.1. 書類選考には何日かかる？
書類選考の期間は一般的に7日から10日程度が目安とされていますが、状況によってはそれ以上かかることもあります。
例えば、応募者の数が非常に多い場合は、1人ひとりの書類を確認するために時間がかかります。また、社内調整や担当者の不在などにより選考の進行が一時的に止まり、結果の通知に遅れが生じることも考えられます。
5.2. 合否の連絡が来ないときは不合格？
通常の書類選考では、「○日頃までに結果を郵送します」「結果は1週間以内を目途にメールにてご連絡します」といった案内があるのが一般的です。しかし、先述したようにやむを得ない事情で遅れが生じ、なかなか合否の連絡が来ないこともあります。
期日を過ぎても連絡がない場合は、以下のような内容で採用担当者にメールで確認してみるのも一つの方法です。
件名：書類選考結果のご確認について
株式会社○○
人事部 □□様
お世話になっております。
○○職に応募させていただきました、△△と申します。
このたびはお忙しい中、書類選考にご対応いただき誠にありがとうございます。先日、履歴書および職務経歴書を送付させていただきましたが、選考状況はいかがでしょうか。
催促する形となり誠に申し訳ございませんが、いつ頃ご連絡をいただけるかの目安をお伺いできれば大変ありがたく存じます。もし、何か追加でご提供すべき情報や資料がございましたら、どうぞお知らせください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
△△ △△（氏名）
電話番号：XXXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX
なお、「連絡は合格者のみ」という条件があるケースで、2～3週間経っても連絡がない場合は不採用の可能性も考えられます。
5.3. 転職は書類選考でほぼ内定が決まる？
転職においては、前職の経験やスキルが重要視されることが多いため、「書類選考だけで、ほぼ内定が決まる」という噂を耳にしたことがある方もいるでしょう。
確かに、中途採用者は新卒者とは異なり即戦力として期待される存在であるため、企業が求める職務経歴と合致していれば、選考で評価されやすくなると考えられます。
しかし、業務に関する知識の深さや仕事への意欲、人柄などは、書類選考だけでは判断できません。採用は企業にとっても慎重な判断が必要なため、書類選考のみで合否を判断するのは大きなリスクを伴います。
そういった理由から、転職の際も書類選考のみで内定が決まる可能性は低いでしょう。
5.4. 結果の連絡に返信は必要？
近年、書類選考の結果はメールで送信されることも多く、返信するべきか迷う方も多いでしょう。
基本的に、通過の連絡をもらった場合は、簡単なお礼と次回の面接に参加する旨を連絡しておくと、丁寧な印象を与えられます。
一方、「不採用の連絡」「"返信不要"という記載がある」「事務的な一斉送信メール」といった場合、お礼の返信は不要です。
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転職を考え始めたら、
まずはプロにご相談ください
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6. まとめ
書類選考に落ちたとしても、決して悲観する必要はありません。本記事の内容を参考に応募書類を見直すことで、自分の経験や強みが企業に伝わりやすくなり、希望に合う企業と出会える可能性を高められるでしょう。
履歴書や職務経歴書の文章がうまく書けない方も、自己分析や過去の書類選考の振り返りを行えば、採用担当者に伝わりやすい表現を見つけやすくなります。
必要以上に人と比べず、自分なりのやり方を見つけて、前向きな気持ちで書類選考に挑みましょう。
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