【書類選考で落ちる8つの理由】通過するためのポイントも解説 - CANVAS｜若手社会人の『悩み』と『疑問』に答えるポータルサイト

書類選考に落ちる主な理由として、書類の不備や自己PRの不足、求人のミスマッチなどが挙げられます。書類選考を通過するためには、完成度の高い応募書類を作成したうえで、企業がどんな人材を求めているのかをしっかり研究することが大切です。

この記事では、書類選考で落ちてしまう主な8つの理由を挙げ、それを避けるために改善すべき具体的なポイントを紹介します。自分の強みをしっかりアピールし、面接など次のステップに進むためのコツをわかりやすく解説しますので、ぜひ参考にしてください。

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1. 書類選考で落ちる割合はどれくらい？

株式会社マイナビの「転職動向調査2025（2024年実績）」では、書類選考について「簡単だった」と感じた人が32.1％、応募した企業のうち実際に面接へ進めた割合は42.1％となっています。

これらのデータを踏まえると、書類選考の通過率はおおよそ30～40％程度と見込まれます。言い換えると、約60～70％は書類選考で落ちる可能性があり、書類選考に通過するのは多くの人が思っているほど容易ではないことがわかります。

さらに、人気のある求人であればあるほど、書類審査は厳しいものになることも理解しておかなければなりません。

【出典】株式会社マイナビ「転職動向調査2025（2024年実績）」

書類選考の通過率については、以下の記事も参考にしてください。

【関連記事】「転職での年収アップの相場は？交渉の相場と年収アップの交渉をするコツをご紹介」

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2. 書類選考で落ちる主な8つの理由

書類選考で落ちる場合、何らかの要因があります。主に考えられる8つの理由を紹介します。

2.1. 企業が求める人物像とマッチしていない

企業が求める人物像と書類から伝わる人物像とがマッチしていない場合は、書類選考の段階で落ちる可能性が高くなります。

「この人はうちと合わないのでは？」と書類選考の段階で採用担当者に思われてしまうと、その先の選考に進むのは難しくなるでしょう。

そのため、企業研究をしっかりと行い、企業側が求めている人物像を把握しておくことが大事です。

2.2. 自己PRが抽象的で魅力が伝わらない

自己PRの要素が不足していると、採用担当者の印象に残りにくく、書類選考で不利になる可能性があります。書類選考では限られた情報だけで適性や活躍の可能性を判断されるため、自分の強みや得意分野、これまでの経験で身につけたスキルを具体的に示し、他の応募者との差を明確にすることが重要です。

例えば、「私は責任感があり、さまざまな努力をしてきました」という表現は一見ポジティブに感じられますが、「どんな場面で責任感を発揮したのか」「どういう努力をして結果はどうなったのか」などが具体的に書かれていないと、読み手にイメージが伝わりません。

誰でも当てはまるような事柄や説得力のない抽象的な表現は避け、自分が実際に体験したエピソードを具体的に記載するようにしましょう。

【関連記事】「自己PRで長所をアピールする際のポイントと例文」

2.3. 「入社したい」という熱意が伝わらない

まったく同じ年齢・経歴の応募者がいた場合、「どれだけ自社に入社したいと思っているか」という熱意が重視されることも少なくありません。

スキルや経験が似通っているほど、企業研究の深さや志望動機の具体性、入社後にどのように貢献したいのかといった将来像の明確さが評価の分かれ目になります。

採用担当者も一人の人間である以上、応募者の熱い思いに心動かされる可能性があることも理解しておく必要があります。

2.4. 応募条件を満たしていなかった

多くの企業では、「必須条件」と「あると望ましい条件」という2種類の応募条件を設けていることが多いです。

「必須条件」に関しては入社時に最低限身につけておかなければならないスキルを指していることから、合致していなかった場合は書類選考で落とされてしまう可能性が高くなります。

一方、「あると望ましい条件」については、必ずしも満たしていなければならないものではありません。特に人材を急募しているケースなどでは、条件を満たしていなくても採用される可能性があります。

ただし、条件にマッチする応募者がいる場合は、その人の方が優先されやすい点には注意が必要です。

2.5. 転職回数の多さ・離職期間(ブランク)の長さなどの懸念点がある

短期間に何回も転職を繰り返している場合、採用担当者から「適応力や忍耐力に欠けるのでは？」「またすぐに辞めてしまうのでは？」という不安を抱かれてしまう可能性があります。

また、離職期間(ブランク)が長すぎる場合も、「知識やスキルが古くなっているのでは？」「仕事へのモチベーションが下がっているのでは？」と思われてしまうことがあります。

このような懸念を払拭し、前向きな評価につなげるためには、転職の理由や離職期間をどのように過ごしたかを明確に説明することが重要です。

2.6. 書類に不備がある

履歴書や職務経歴書に不備があると、書類選考で落ちてしまう場合があります。

具体的には、必要な記入欄が埋められていない、誤字脱字がある、会社から指示された記載方法が反映されていない、などの不備が考えられます。

適切なルールに沿った応募書類が作成できていないと、「基本マナーがなっていない」「注意力散漫」といったマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。

2.7. 選考倍率の高い企業ばかり受けている

選考倍率の高い企業ばかりに応募している場合、どれだけ経験やスキルがあっても書類選考に通過しにくくなることがあります。

人気企業や知名度の高い企業には応募者が集中するため、企業側も多くの候補者の中から限られた人数しか面接に進めることができず、その結果、わずかな差で不合格になるケースも少なくありません。

そのため、希望条件に合う企業の中でも、知名度や人気だけに偏らず、自分の経験や強みが活かせそうな企業を幅広く検討することが、書類選考の通過率を高めるポイントといえるでしょう。

2.8. すでに他の候補者を採用してしまっている

あなたの書類を見る前に、別の応募者に内定を出してしまっていたということも考えられます。

企業が採用を急いでいたり、企業が求める人物像にぴったりの応募者がいたりすれば、あなたの書類に問題がなかったとしても書類選考で落ちることがあります。

こればかりはタイミング次第ですが、企業への応募は早いに越したことはないと言えるかもしれません。

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3. 書類選考の際に企業はどこをみているのか

書類選考に落ちることなく先の選考に進むためには、企業視点に立った対策が重要です。書類選考において企業がチェックするポイントを知っておきましょう。

3.1. 基本情報はしっかり記載されているか

名前や生年月日、住所、電話番号などの基本情報が漏れなく記載されているかは、企業が必ずチェックするポイントの一つです。

選考における他の要素とは別に、人間性が表れる部分でもあるため、企業は欠かさずチェックしています。

3.2. 自社で活躍できるか人材か

企業は、自社で活躍し貢献してもらえる人材かどうかを、まずは書類の情報から見極めようとします。

経歴や資格の有無だけでなく、これまでの経験や実績、仕事への向き合い方などを通して、入社後にどのような役割を担い、どの場面で力を発揮してくれそうかを具体的にイメージしようとしているのです。

3.3. 働く意欲が感じられるか

書類選考では、働く意欲がどの程度感じられるかも重要な判断材料になります。スキルや経験が同程度の応募者が複数いる場合、仕事への姿勢や熱意が合否を左右するケースも少なくありません。

また、企業の多くは、できるだけ長く活躍してくれる人材を採用したいと考えています。そのため、書類選考では前職の勤続年数や転職回数、退職理由だけでなく、これまでのキャリアの一貫性や仕事選びの軸などにも目を向けています。

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4. 書類選考の通過率を上げる8つのポイント

ここからは、書類選考の通過率を上げるためのポイントを8つ紹介します。

今まで書類選考になかなか通らずに辛い思いをしてきた方は、以下のポイントを意識した応募書類の作成を心がけてみましょう。

4.1. 自己分析・企業研究を行う

書類選考に落ちる人の多くは、自分や企業への理解が浅かったり、それをうまく言語化できていなかったりする傾向があります。説得力のある応募書類にするには、自己分析と企業研究をしっかり行うことが大切です。

自己分析は一度きりではなく、環境や気持ちの変化に合わせて複数回行うのがおすすめです。採用担当者から「この人に会ってみたい」と思われるには何が必要なのかを考え、じっくりと自分を見つめ直しましょう。

企業研究は、求人情報や企業のホームページを見るだけではなく、説明会やイベントがあれば積極的に参加し、リアルな情報を集めることが重要です。それが難しい場合は、同業他社の友人知人に話を聞きイメージを膨らませると良いでしょう。

また、転職エージェントの利用もおすすめします。転職エージェントでは、キャリアアドバイザーが求職者の希望や経験をもとに、客観的な視点でアドバイスをしてくれます。

また、企業ごとの特徴や採用担当者が重視しているポイントなど、個人では集めにくい情報を得られることもありますので、企業理解をより深めたいときの有効な選択肢と言えるでしょう。

【関連記事(動画あり)】「転職エージェントとは」

4.2. 今までのキャリアを整理する

自己分析の精度を高めるため、キャリアの棚卸しをしましょう。キャリアの棚卸しをすると、経歴やスキルの整理だけでなく、自らの強みや他者から評価されたこと、実現したかった目標などが鮮明になり、応募書類に記載する一つひとつの言葉に深みと説得力が出てきます。

キャリアの棚卸しは、書類選考に落ちる要因の一つである「求人のミスマッチ」への対策にもなるでしょう。

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4.3. 企業に合った自己PRを作成する

応募先企業や募集職種に即した自己PRを作成しましょう。

他社への応募時に使った自己PRを使い回す人もいますが、採用担当者が読めば「どの企業にも同じことを言っているのだろう」ということがすぐに分かってしまいます。

例えば、チームワークを求める企業には以下のような自己PRが適しています。

4.3.1. 自己PR例

前職では長期プロジェクトに参加していたこともあり、協調性やチームワークを大切にしていました。

その際に意識していたポイントは、メンバー同士の密なコミュニケーションや、メンバーの行動や心情に合わせて今自分が取るべき最適なアクションを考えることでした。

その結果、「○○さんのおかげで動きやすくなった」と声を掛けてもらえる機会があり、良好な信頼関係も構築できました。

貴社での業務においても、周囲の方との関係性を大切にしながら、貢献できる人材になれるよう努めて参ります。

また、具体的なエピソードを盛り込むことで、書類選考に合格する確率がアップする可能性があります。

例えば「行動力」をアピールしたい場合は、以下のようなエピソードを添えると良いでしょう。

4.3.2. エピソード例

私の長所は、問題解決に向けた行動力です。前職では当初契約社員で雇用されていましたが、長年見過ごされてきた問題点について社長に改善策を提案しました。

その結果、私のやりたいように進めて良いと認めてもらったためそれを実践に移し、さらに次月からは正社員登用と部署の責任者への抜擢が決定しました。

4.4. 誤字脱字や日本語のチェックをする

誤字脱字がないか、正しい日本語が使えているかという点は、書類選考に通過するための基本です。

自分の中にある正解や常識には誤りがある場合も考えられるため、固定観念を取り払い、慎重にチェックしましょう。

時間を置いてダブルチェックすると、見落としのリスクも軽減されます。

4.5. 第三者の意見を聞く

書類選考の通過率アップには第三者の意見を参考にすることも有効な方法です。異なる経験や価値観を持つ第三者の意見からは、自分にはない気づきを得られることがあります。

「もっとこういう言い方が良いんじゃないか」「ここはちょっとわかりにくいかも」など、率直な意見を取り入れると、より完成度の高い応募書類を作成できるでしょう。

4.6. 一次締め切りに間に合うよう応募する

企業によっては、応募が集まり次第順次選考を進めていく「早期選考型」を採用している場合があります。そのため、募集期間が長く設定されていても、後半になるほど採用枠が埋まりやすくなり、同じ内容の応募書類でも不利になる可能性があります。

特に、人気企業や応募者が多い職種では、早い段階で応募した人から優先的に目を通してもらえるケースも少なくありません。準備が整ったら先延ばしにせず、一次締め切りを目安に早めに応募することが、書類選考通過のチャンスを広げるポイントです。

4.7. 合否に関わらずPDCAを回す

理想の企業で働くためには、書類選考の合否に関わらずPDCAを回し続けることが大切です。

PDCAとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）からなる、ビジネスシーンで多用されるフレームワークです。

転職活動においても、書類審査に合格した会社からは何が評価されたのか、今後応用できる点はあるか、落ちた企業から見て自分の書類はなにがマイナスポイントだったのか、改善点はどこにあるか、といった点を理解し改善を続けることで、書類の精度は向上します。

4.8. 転職エージェントに推薦状を送ってもらう

書類選考の通過率のさらなるアップを目指したい場合は、転職エージェントに推薦状を送ってもらう方法が有効です。

転職エージェントの推薦状とは、転職エージェントから応募先企業に対して、応募者の紹介理由や人柄、強みなどを伝えるためのもので、履歴書や職務経歴書に添えて提出するのが一般的です。

「信頼できる転職エージェントから推薦された人材であれば直接会ってみたい」と考える企業も一定数あるため、書類選考通過の確率アップが目指せます。

就活サイトでおなじみのマイナビが運営する「マイナビ転職エージェント」なら、専任のキャリアアドバイザーがこれまでの経験や強みを丁寧に整理したうえで、応募企業に合わせた推薦内容を作成してくれる場合があります。

求人紹介だけでなく、応募書類のブラッシュアップや面接対策などのサポートも受けられるため、自分では伝えきれない魅力を企業に届けやすくなるでしょう。初めての転職や書類選考に不安がある方でも、安心して選考に臨める環境を整えやすい点も特徴です。

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5. 書類選考でよくある疑問

ここでは、書類選考においてよくある疑問とその答えを解説します。転職時の書類選考について、また結果に対する返信の必要性も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

5.1. 書類選考には何日かかる？

書類選考の期間は一般的に7日から10日程度が目安とされていますが、状況によってはそれ以上かかることもあります。

例えば、応募者の数が非常に多い場合は、1人ひとりの書類を確認するために時間がかかります。また、担当者が不在となり選考の進行が一時的に止まったことで、結果の通知に遅れが生じることも考えられます。

5.2. 合否の連絡が来ないときは不合格？

通常の書類選考では、「○日頃までに結果を郵送します」「結果は1週間以内を目途にメールにてご連絡します」といった案内があるのが一般的です。しかし、先述したようにやむを得ない事情で遅れが生じ、なかなか合否の連絡が来ないこともあります。

もしも、期日を過ぎても連絡が無い場合は、以下のような内容で採用担当者にメールで確認してみるのも一つの方法です。

件名：書類選考結果のご確認について

株式会社○○
人事部　□□様

お世話になっております。
○○職に応募させていただきました、△△と申します。

このたびはお忙しい中、書類選考にご対応いただき誠にありがとうございます。先日、履歴書および職務経歴書を送付させていただきましたが、選考状況はいかがでしょうか。

催促する形となり誠に申し訳ございませんが、いつ頃ご連絡をいただけるかの目安をお伺いできれば大変ありがたく存じます。もし、何か追加でご提供すべき情報や資料がございましたら、どうぞお知らせください。

何卒よろしくお願い申し上げます。

△△ △△（氏名）
電話番号：XXXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：

なお、「連絡は合格者のみ」という条件があるケースで、2～3週間経っても連絡がない場合は不採用の可能性が高くなります。

5.3. 転職は書類選考でほぼ内定が決まる？

転職においては、前職の経験やスキルが重要視されることが多いため、「書類選考だけで、ほぼ内定が決まる」という噂を耳にしたことがある方もいるでしょう。

確かに、中途採用者は新卒者とは異なり即戦力として期待される存在であるため、企業が求める職務経歴があれば採用確率はアップすると考えられます。

しかし、業務に関する知識の深さや仕事に対する気持ち、個人の人柄などは、書類選考だけでは判断できません。いったん採用した人材は簡単に解雇できないことを考えると、書類選考のみで合否を判断するのは大きなリスクを伴います。

そういった理由から、転職の際も書類選考のみで内定が決まる可能性は低いと言えます。

5.4. 結果の連絡に返信は必要？

近年、書類選考の結果はメールで送信されてくることも多く、返信するべきか迷う方も多いでしょう。

基本的に、通過の連絡をもらった場合は、簡単なお礼と次回の面接に参加する旨を連絡しておくと、ていねいな印象を与えられます。

一方、「不採用の連絡」「"返信不要"という記載がある」「事務的な一斉送信メール」といった場合、お礼の返信は不要です。

6. まとめ

書類選考に落ちたとしても、決して悲観する必要はありません。この記事の内容を実践することで、あなたの魅力や能力を認めてくれる企業ときっと出会えるはずです。

履歴書や職務経歴書の文章がうまく書けないという方も、自己分析や過去の書類選考の振り返りを行えば、採用担当者に伝わる言葉が自分の中から出てくるようになります。

必要以上に人と比べず、自分なりのやり方を見つけて、前向きな気持ちで書類選考に挑んでいきましょう。

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