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【学歴・職歴の正しい書き方】転職の際の書類作成の基本的なルールや注意点
転職活動で必要となるのが、履歴書への学歴や職歴の記載です。しかし、いざ書こうと思っても「正しい書き方がわからない」「どういう書き方が正解なの？」と疑問を感じる方も多いと思います。
そこで今回は、転職時に学歴や職歴の記載が求められる理由や、書き方の基本ルール、注意点などを解説していきます。
【関連記事】「【「履歴書在中」を記載する理由】封筒の選び方・書き方やマナー・注意点も解説」
1.学歴・職歴とは？なぜ必要？
学歴とは今まで受けてきた学校教育の経歴で、職歴はこれまでに就いてきた職業の経歴を意味します。
学歴や職歴を示すことが求められる代表的なシーンが人材採用時です。学歴や職歴だけで採否が左右されるわけではありませんが、参考にする企業は多いでしょう。
1.1.学歴・職歴を企業が確認する理由
学歴や職歴は、求職者の経歴と企業が求める人材像とがマッチするかどうかを判断するために参考にされることが多い要素の一つです。
仕事に必要なスキルをどの程度備えているかを測る指標にもなりえます。
また、学歴で注目されるポイントの一つが最終学歴です。新卒や第二新卒の採用では、最終学歴をもとに初任給を決定する企業もあります。
1.2.手書きで書いたほうがいいってホント!?
学歴や職歴は基本は手書きで書くべきですが、応募先企業によっても変わります。企業によっては、パソコンのほうが望ましいとされる企業も存在します。
例えば、パソコンやデジタル技術が身近にあるIT系や外資系、スタートアップなどの業種、事務系職種や広報、エンジニアなどの職種の場合、パソコンで作成することでPCスキルをアピールできます。
一方、手書きの場合は、個性や人柄を読み取れる可能性もあります。応募先企業の業種や仕事内容から、最適な方法を選択するようにしましょう。
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2.学歴の書き方の基本ルール
履歴書に学歴を記載する際には、いくつかの基本ルールがあります。
そのルールを守れば、基本的なマナーを備えていることをアピールすることができるだけでなく、企業に好印象を与え安心感を抱いてもらうことも可能です。
まずは以下の3点を守るようにしましょう。
2.1.学歴は高校卒業から記載する
学歴は「高等学校卒業」から記載するのが基本的な書き方です。
厳密には小学校や中学校も学歴に含まれますが、義務教育の期間は省略しても問題がない場合が多いです。
2.2.学校名・学部は正式名称で記載する
学校名や学部名は正式名称で記載するのが基本ルールです。
例えば、東京都にある都立高校の場合、「東京都立○○高等学校」が正式名称です。学校の区分（私立・県立・都立など）を明記し、「高校」と省略せず「高等学校」と書きます。
大学の場合、学部・学科名(専攻名)を記載します。
「○○大学経営学部マーケティング学科」のような書き方になります。
大学名だけではどのような教育を受けてきたのか伝わらないため、必ず学部学科(専攻)まで記載しましょう。
なお、高校にも学科やコースが設けられている場合があるため、該当する方は上記のように記載するとよいでしょう。
また、通信制大学の場合は、正式名称に「通信教育部」や「通信教育過程」があれば、「○○大学○○学部○○学科（通信教育課程）」や「◯◯大学 通信教育部 ◯◯学部 ◯◯学科」といった形で記載するようにしましょう。
2.3.留学や中退・休学の場合はどう書けば良い？
留学経験は基本的に前項と同じ要領で記載しますが、加えて国名が必要となります。
例えば、「オーストラリア ○○大学○○学部○○学科 入学」「オーストラリア ○○大学○○学部○○学科 卒業」といった形で、留学先の国名と大学名、学部・学科名を記載し、最後に入学・卒業を書きます。
なお、留学は1年間以上の正規留学か交換留学のみ学歴として認められ、語学留学は含まないとする企業も多い点を覚えておきましょう。
中退や休学は、学校名と学部・学科名などの正式名称の後ろに「中途退学」や「休学」と加えます。
理由の記載は必須ではありませんが、病気療養や家庭事情など、やむを得ない内容であれば記載しても問題はありません。
その場合は「○○大学○○学部○○学科 中途退学（経済的な理由により退学）」とかっこ書きするか、行内に収まらない場合は改行した上で明記します。
【関連記事】「【長所一覧・例文付き】自分の長所を見つける方法やアピール方法をご紹介」
3.職歴の書き方の基本ルール
職歴を記載する際にも守るべき基本ルールがあります。
読みやすく誤解を与えない職歴を書くためには、以下の5点を確認しておきましょう。
3.1.時系列で記載する
職歴は時系列での記載をしましょう。
学校卒業後から直近に向かう形で、時期が古いものから順番に書きます。
3.2.社名・担当部署は正式名称で記載する
社名や所属部署、担当業務の書き方は正式名称が基本です。
株式会社は（株）などと省略しないようにしましょう。
部署名も自社内で用いられる略称などで記載することは避けましょう。
3.3.正社員以外の雇用形態の場合はその旨を明記する
正社員以外の職歴に関しては、雇用形態まで明記します。
契約社員の場合は、「○○株式会社に入社（契約社員）」や「○○株式会社に契約社員として入社」などと記載します。
派遣社員の場合は、「株式会社○○（派遣会社）より株式会社○○（就業先企業）に派遣」といった形で、自分が所属した(あるいはしている)派遣元企業と、実際に仕事をした(あるいはしている)派遣先企業の両方を明記しましょう。
3.4.短期・長期に関わらず記載する
一度就業した企業や官庁などについては在籍期間に関わらず記載するようにしましょう。
短期間で退職した企業や官庁がある場合や転職回数が多い場合は記載することをためらってしまう方もいるかもしれません。
しかし、それでは本来はないはずの就業空白期間が生まれることになってしまいます。空白期間について質問された際に辻褄が合わない回答をしてしまうことにならないように記載するようにしましょう。
3.5.退職理由は「一身上の都合」が一般的
個人的な理由で退職に至った場合は、「一身上の都合により退職」と記載しましょう。
職歴欄で詳細を記載する必要はないので簡潔な書き方が理想です。
ただし、応募先企業にポジティブな印象を与えられる理由の場合は記載しても構いません。
また、倒産など会社側の事情による退職の場合は、「会社都合により退職」と記載します。
3.5.1.職歴の書き方の例
【関連記事】「【短所一覧・例文付き】面接で短所を伝える際の注意点や長所への転換方法」
4.学歴・職歴の書き方のポイントや注意点
前項までの基本的な書き方のほかに、学歴や職歴を書く際は以下の5点を意識するようにしましょう。
4.1.和暦・西暦はどちらかに統一する
入学や卒業、入社や退職に用いる「年」は、和暦か西暦どちらか一方に揃えて書きます。応募先企業から特に指示がなければどちらで記載しても問題はありません。
ただし、学歴は西暦、職歴は和暦などと混在することがないようにしましょう。
また、和暦の場合は「昭和」「平成」「令和」と正式名称で書きます。履歴書で「S」「H」「R」のようにアルファベットで記載しないように注意しましょう。
4.2.誤字脱字に気をつける
基本的なことですが、誤字脱字には細心の注意を払いましょう。
パソコンで打ち込む場合は正しい漢字に変換されているかも確認しましょう。
不安な場合は文章チェックツールを利用するのもおすすめです。
手書きの場合も、漢字の偏やつくりを間違えていないか確認が必要です。
4.3.間違えた際は新しく書き直す
誤字がある場合は、新しい用紙に書き直しましょう。
修正テープや修正ペン、二重線による訂正はしないように注意しましょう。
4.4.正しい学歴・職歴を記載する
履歴書では必ず正しい経歴を記載しましょう。故意ではなくとも、事実と異なる学歴や職歴を記載すれば、経歴詐称と判断される可能性があります。
マイナスの印象を与えてしまうことになるため、正しい学歴や職歴を記載できているか必ず確認しましょう。
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5.まとめ
履歴書に記載する学歴や職歴は、応募先企業にとって重要な選考材料となります。
学歴・職歴を企業や官庁が参考にするのは、応募者が経歴の中でどのようなスキルを身につけ、どのような可能性を高めてきた人物なのかを測るためのものだからです。
この記事を参考に、企業に好印象を抱いてもらえる学歴や職歴の書き方をぜひマスターしてください。
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