就職、転職活動で企業へ履歴書を提出する際には、履歴書を封筒に入れ、表面に「履歴書在中」と記載するのがマナーです。しかし、なぜ「履歴書在中」と記載する必要があるのかご存じでしょうか。
今回は、封筒に「履歴書在中」と記載する理由や、封筒やペンの選び方、宛先別の封筒の書き方などを解説していきます。
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1.「履歴書在中」を記載する理由
「履歴書在中」と書くことには、封筒の中身が履歴書だということを開封前に伝える意味合いがあります。
添え状と履歴書のみ提出する場合、封筒に「履歴書在中」と記載するようにします。企業には日々多くの郵便物が届くため、担当者が忙しい場合、開封が後日になる可能性があります。
しかし就職・転職活動中であれば早めに内容を確認してもらう必要があるため、「履歴書在中」の記載は必須です。
また、ある程度規模が大きい企業では郵便物を一手に集める部門があり、そこから各部署に振り分けられるケースもあるため、企業内での誤配を防ぐ意味合いもあります。
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2.「応募書類在中」との違い
「応募書類在中」とは、選考に用いられる履歴書以外の書類も同封されている場合に記載する文言です。
添え状や履歴書の他に職務経歴書や資格試験の合格証のコピー、ポートフォリオなどを同封する場合は、封筒に「応募書類在中」と記載しましょう。
【関連記事】「【決定版】ビジネスで使えるお礼メールのマナーや書き方文例集」
3.封筒の選び方や注意点
履歴書を入れる封筒は、ビジネスシーンに適したものを選択する必要があります。「履歴書在中」の書き方と合わせて覚えておきましょう。
3.1.封筒のサイズや色の選び方
履歴書を入れる封筒のサイズ選びのポイント、「二つ折りにした履歴書をそのまま入れられるか」という点です。
したがって、A4とB5が両方入る「角型2号封筒」が良いでしょう。
角A4封筒でも可能ですが、角型2号封筒よりも若干サイズが小さくなるので、提出書類が少なく厚みが薄い場合には適しています。
封筒の色は、一般的な茶色でも可能ですが、より丁寧な印象を与えたい場合は、フォーマルな場面でも使用される白色がおすすめです。
白の封筒は、中身が透けないような、ある程度の厚みがあるものや二重構造になっているものを選びましょう。
3.2.ペンの色や太さにも注意
封筒に文字を書く際には、水性ペンではなく必ず油性ペンを選びましょう。油性ペンであれば、雨をはじめとした何らかの水分によって文字が滲むのを防ぐことができます。
ペンの色は、宛名は黒色、「履歴書在中」は赤色を使用するのが一般的です。
また、書かれている内容をひと目で理解できるよう、太めのペンを選ぶのもポイントとなります。具体的には、1.0mm～1.5mm程度が最適です。
3.3.手書きでなくても大丈夫？
封筒に記載する「履歴書在中」については、手書き以外でも問題ありません。スタンプを押したり、印字されている封筒を使用したりすると良いでしょう。
【関連記事】「「ビジネスマナー」はなぜ、必要？そもそも「マナー」ってなに？」
4.封筒の書き方やマナー
封筒に記載する際のマナーとしては以下のポイントに注意しましょう。
- 郵便番号の記載を忘れない
- 宛先は右上から縦書きが基本
- 住所は都道府県から記載
- 番地などの数字は漢数字
- 建物名を省略しない
- 株式会社を（株）、有限会社を（有）などと略さない
- 「履歴書在中」や「応募書類在中」は、封筒の左下に赤字で記載し、周りを四角で囲む
- 自分の住所氏名は、裏面の左下に小さめの文字で記載
上記を踏まえたうえで、履歴書を入れる封筒の書き方を宛先別に紹介します。それぞれマナーを守って記載するようにしましょう。
4.1.個人の場合
4.1.1.表面
表面には、応募先企業の以下情報を記載します。
- 郵便番号
- 住所
- 会社名
- 所属部署、役職、氏名
- 「履歴書在中」または「応募先企業」
4.1.2. 裏面
裏面には自分の情報を記載します。
- 郵便番号
- 住所
- 氏名
封筒の蓋部分をのり付けしたら、ペンで上から「〆」と記載し封を閉じましょう。なお、「×」は失礼にあたるため避けましょう。
4.1.3.注意点
名前がわかる個人宛に送る際には、企業名の後、部署名、個人名を記載しましょう。
一行で書ききろうとせず、バランスを見て適宜改行します。
個人名の後ろには、敬称の「様」を記載することも忘れないようにしましょう。
4.2.企業の場合
4.2.1.表面
表面には、応募先企業の以下情報を記載します。
- 郵便番号
- 住所
- 会社名
- 「履歴書在中」または「応募先企業」
4.2.2.裏面
個人宛と同様に、裏面には自分の情報を記載します。
- 郵便番号
- 住所
- 氏名
封筒の蓋部分をのり付けしたら、ペンで上から「〆」と記載し封を閉じましょう。企業宛の場合も、「×」の記載は避けましょう。
4.2.3.注意点
特定の個人宛でない場合は、会社名の後に「御中」と記載します。送付先の部署名がわかる場合は、会社名の後ではなく、「株式会社○○ 人事部 御中」という形で部署名の後に記載します。
または、「株式会社○○ 人事部 採用御担当 御中」でも可です。
履歴書の封筒の書き方については以下の記事でも解説しています。ぜひ併せてご覧ください。
【関連記事】「履歴書・職務経歴書の封筒の正しい書き方は？郵送時のマナーについて」
5.最後の見直しが大事
必要な内容を記入し終わったら、履歴書など必要書類を封筒に入れて提出します。ただ、提出前には今一度間違いがないか確認するようにしましょう。
特に以下のポイントについては間違いがないかしっかり確認しましょう。
5.1.誤字脱字がないか
まず前提として、誤字脱字がないかを確認しましょう。「履歴書在中」の文言だけでなく、企業名や担当者名を誤ってしまうと失礼にあたります。
5.2.名前の間違いはないか
誤字脱字以前に、そもそも名前に間違いがないかという点も見直しましょう。漢字が違う、別の人の名前を書いてしまうなどといったことがないように気をつけましょう。
5.3.住所は間違っていないか
住所の間違いにも注意が必要です。ありがちなミスは、「本社を指定されていたにもかかわらず最寄りの支店に送ってしまった」というケースです。指定された送り先がどこなのか、必ず見直しをするようにしましょう。
5.4.必要なものは全て入っているか
最後に、指示された書類がすべて揃っているかを確認しましょう。履歴書や職務経歴書などの選考書類のほか、挨拶や同封物を記載した添え状を入れるのもビジネスマナーの一つです。
【関連記事】「【例文つき】「ご教授」「ご教示」の違いと、ビジネスでの正しい使い分け方」
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6.まとめ
「履歴書在中」の記載は、採用担当者にいち早く選考書類であることを認識してもらうことを目的としています。採用担当者の手元に届く他の書類に紛れてしまわないよう、忘れずに「履歴書在中」を記載しましょう。
また、履歴書を入れる封筒や宛名などの記載内容があなたの第一印象に影響をおよぼす可能性がある点も認識が必要です。先方に失礼がないように、マナーを踏まえて作成しましょう。
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