仕事でミスしてしまった時は、まずは速やかな報告と対応、そして関係者への謝罪が必要です。落ち込むこともあるかと思いますが、ミスや失敗は誰にでも起こり得ることで、上手に気持ちを切り替えることも大切です。
今回は、仕事でミスしたことがある人の失敗談をご紹介しながら、ミスや失敗をしたときの対処法を解説していきます。また、ミスが続いて落ち込んでいる人のために、そんな自分から脱却する方法を伝授します。
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1. 【体験談】仕事でしてしまったミスや失敗
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誰にでもミスや失敗の経験はあるものです。それは仕事でも同じで、「仕事にミスはつきものだ」とも言えます。例えばどんなミスが起こるのか、何人かの方に体験談を聞いてみました。
「朝一の飛行機で出張という日に、起きたら出発の1時間前だった！」
「会議の時間を間違えて覚えていて、会議室に行ったらすでに終わっていた」
「先輩からもらったメモを読み終えて捨ててしまったら、返してほしいと言われた」
「伝票の金額の入力ミスで残高が合わず、原因探しで課の皆さんに残業をさせてしまった」
「お客様にメールで見積書を送るとき、他社宛ての見積書を添付してしまった」
「お客様に出来ると言ったことが、社内で確認したら無理と言われ、お断りすることになった」
「取材に行ったのにボイスレコーダーを忘れてしまった」
「打ち合わせの資料を、ページが抜けているのに気づかず印刷して配ってしまった」
ミスや失敗と言っても小さなことから大きなことまでさまざまありますが、新人でもベテランでも、多くの人が仕事で「やらかした」と感じる経験をしています。
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2. 隠すのはNG！仕事でミスや失敗をした時の対処法
「ミスしてしまった」「失敗してしまった」と思った時、なかったことにしたい気持ちになるかもしれません。しかし、隠したり、見てみぬふりをしたりせず、解決するために最善の努力をすることが大切です。
そのまま放置すると、他の人に迷惑がかかったり、さらには、取り返しがつかないような損害につながってしまう恐れもあります。
ここでは、仕事でミスや失敗をした時の対処の流れを解説します。悪影響を可能な限り少なくし、事態を少しでも挽回できるように力を尽くしましょう。
2.1. 内容を報告し、対応の指示を受ける
まずは上司や周囲の人に、どのようなミスをしてどのような事態が起こった・起こっているのかを正確に報告し、対応について指示を仰ぎます。そこに至った経緯や影響範囲、対応策がはっきりしている場合はあわせて伝えると、上司なども状況の把握や指示がしやすいでしょう。
2.2. 誠意をもって謝罪と対応をする
迷惑をかけたお客様や社内の人などに対してお詫びをします。状況にもよりますが、外部の人に迷惑をかけた場合はメールで済ませるのではなく、第一報として電話をしてから直接お詫びに伺うのが一般的なマナーです。
謝罪をした後は、上司の指示に従いながら事態の収拾に向けて迅速な対応に努めましょう。対応が完了したら、関係者にはその報告も行います。
2.3. 再発防止策を考え、共有する
ミスや失敗をしてしまった時は、その原因を振り返り、同じことが二度と起きないような仕組み・体制を作ることが大切です。例えば自分自身が原因の場合は、行動を改めるためのマイルールを作ります。
そして、社内、そして社外にも関係がある場合は社外にも、今後の再発防止策について共有しておくと、真摯な姿勢を示せるでしょう。
・再発防止のコツ
再発防止策を考える際は、自分だけのミスや失敗なのか、誰にでも起こり得るものなのかを見極めると、有効な策を立案しやすいです。必要であれば、上司や先輩からアドバイスをもらうこともできます。
そして、ノウハウとして可視化し、自分や組織の中ですぐに確認できる形で残しておくと良いでしょう。
また、知識不足や不慣れが原因だった場合は、さらに勉強や経験を重ねることで同じミスや失敗はしないようになります。
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3. 自分を責めすぎない！落ち込む自分を切り替える方法
「大損害を出してしまった」などとミスや失敗を気にしすぎてしまうと、自信をなくして自己嫌悪に陥ったり、「生きた心地がしない」とすっかり気が滅入ってしまう人もいるようです。
しかし、ミスや失敗を気にしていつまでも落ち込んでいるのは良いことではありません。気持ちの落ち込みは仕事の質や生産性にも悪影響を与えることがあるので、早く気持ちを切り替えて、良い仕事ができる状態に自分を持っていくことが大切です。
3.1. 対応・反省後は「終わったこと」ととらえる
仕事でミスや失敗をしてしまったら、まずはその対応を急ぐこと、そして原因を振り返って再発させないようにすることが大切です。それができたら、「終わったこと」ととらえて、自分の中で区切りをつけましょう。
失敗は誰にでもあるものですし、ある意味仕方のないことです。事態がひと段落したら、それ以上自分を責めるのはやめましょう。
3.2. 視点を変えて考える
「ホームランの多い選手は三振も多いもの。ミスや失敗をする人は仕事に多く取り組んでいる証拠」「また成長するチャンスだ」「次はこうすれば成功するはず」「経験の浅いうちでよかった。ベテランになってからでは恥ずかしかった」など、視点を変えると、気持ちが前向きになります。
気持ちが落ち込んでいるときは、発生してしまった損害や周りに迷惑をかけたこと、怒られたことなど、ネガティブな面ばかりが頭に浮かびがちです。しかし、ミスや失敗の経験はこれからの仕事に活かせる糧(かて)でもあります。
3.3. 信頼できる誰かに気持ちを吐き出してみる
一人で考え込んでいると、どんどんネガティブな方向に思考が陥ってしまうこともあります。そのため、信頼できる誰かに話して気持ちを共有するのは良い方法です。上司や同僚、友人など、信頼できる人と話せば気持ちに整理がついてすっきりするでしょう。
また、客観的な視点から役に立つ意見やアドバイスがもらえることもあるかもしれません。
3.4. 仕事と関係のないことをしてリフレッシュする
ミスや失敗が頭から離れないときは、仕事と関係のない趣味などでリフレッシュするのもおすすめです。映画を観る、ゲームをする、友人と出かけるなど、仕事を忘れて好きなことに没頭できる時間を作ってみましょう。
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4. 仕事でミスばかり...ミスが続く時はどうすればいい？
「今の仕事に就いてからミスばかりだ」「最近ミスが続いている」など、ミスを頻繁にしてしまうことに悩んでいる方もいるかもしれません。そのような場合も、前述したように原因と対策を考えることが大切です。
4.1. ミスの内容を書き出して原因を探る
起こしてしまったミスを書き出すと、「どの作業で」「どんな条件のときに」「どの段階で」起きやすいのかが見えやすくなります。ミスの原因は本人の注意力だけでなく、業務量、手順の複雑さ、確認体制の不足、質問しづらい雰囲気、疲労や睡眠不足など、複数の要因が重なっていることも少なくありません。
例えば、次のような点が原因として考えられます。
・業務の手順や役割分担が曖昧
・仕事量が多く、締切が重なっている
・確認者やレビューの仕組みが十分でない
・疲れや睡眠不足で集中しにくい
・気になる悩みがあり、注意が分散している
また、次のような状態が続いているときは、ミスが起きやすくなっているサインかもしれません。
・優先順位が整理できていない
・確認作業を後回しにしがち
・体調不良や睡眠不足が続いている
・一人で仕事を抱え込みやすい
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4.2. ミスや失敗を未然に防ぐ方法7選
原因に見当がついたら、これから取り組むべき対策についても考えていきましょう。ここでは上記で挙げた原因の例をもとに、ミスや失敗を未然に防ぐ代表的な方法を7つ紹介します。
(1)分からないことは独断でやらない
分からないことや曖昧なことがあったら、必ず周りに確認したり、マニュアルを読んだりしましょう。自己判断で進めることは、失敗やトラブルにつながる原因になります。
(2)タスクを整理・可視化する
自分が担当するタスクは、1つずつ優先順位を決めて整理し、スケジューリングしておきましょう。メモなどに書いて可視化しておくと抜け漏れもなくなりますし、1つの作業に集中しやすくなります。
(3)集中できる環境を整える
作業に集中できていないことは、ミスを招く大きな要因です。デスク周りの整理整頓をする、タイマーをセットして定期的に休憩を取るなど、集中力を維持するための工夫をしてみましょう。
(4)作業を分担する
一人で抱え込むとミスに気がつきにくくなります。同じことを複数人でやる、作業をいくつかの工程に分けて時々交代するといった方法を取ることで、間違いに気づけます。
(5)ダブルチェックをする
作業を終えたら自分自身で見直しを行う、また視点を変えるためにほかの人に確認してもらうと良いでしょう。ダブルチェックのルールを作り、仕組み化するとより効果的です。
(6)責任感を持つ
誰かがカバーしてくれるだろうという甘い気持ちではなく、自分の担当のことは自分の責任できっちり仕上げ、次の人にバトンを渡すという気持ちを持つことが重要です。
(7)きちんと休む
疲れがたまると集中力や緊張感が薄れてきます。ある程度作業したら休む、休暇を取ってリフレッシュするなど、心身ともに健康な状態を保ちましょう。
特に、普段しないようなミスをするときや、ミスが続く時期は、心身が疲れているのかもしれません。一度しっかりと休息を取ったほうが良いでしょう。
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5. 【転職もあり】そもそも仕事選びに"ミス"している可能性も...
これまで紹介した方法を試してもミスが続く場合は、自分を必要以上に責めるのではなく、業務内容や働き方が自分に合っているかを見直してみることも大切です。異動で状況が改善する場合もあれば、転職によって自分の強みを活かしやすくなる場合もあります。
例えば、細かな確認作業が多い仕事よりも対人調整や提案が得意な人もいれば、反対にコツコツ正確に進める仕事で力を発揮しやすい人もいます。自分の特性や希望に合う仕事を考えることは、前向きな見直しの一つです。
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6. まとめ
仕事でミスや失敗をしてしまったときは、それを隠さず、すぐに上司や周囲の人に報告し、対応や再発防止に努めることが大切です。
ネガティブな気持ちになることもあるかもしれませんが、ミスや失敗は誰にも起こり得ることですし、正しく対応して今後に活かし、「うっかりミス」から「成長の糧」に変えていきましょう。
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