仕事でのキャパオーバーは過重労働や長時間労働の原因になるなど、リスクが多いです。キャパオーバーのサインにできるだけ早く気づき、対処することが重要となります。
本記事では、仕事でキャパオーバーしているときのサインやキャパオーバーへの対処法、予防策などについて紹介します。(Misa)
【関連記事】「転職でワークライフバランスを実現するには?ポイントとおすすめの業界・職種」
【関連記事】「「仕事に向いていない」と感じたら?対応方法をわかりやすく解説」
「仕事辞めたい、会社がつらい」...悩んでいる方へ
\無料・登録不要/
『仕事どうする!? 診断』を受ける >
1. 仕事でキャパオーバーしている時のサインとは
イラスト:斉田直世 漫画の続きはこちら>
キャパオーバーとは和製英語の「キャパシティオーバー」を略した言葉で、処理能力や許容量を超えた状態を指しますが、自身が抱える仕事でキャパオーバーしている場合、以下のような問題がそのサインとして現れやすくなります。
- ミスが増える
- 残業が増える
- 気持ちに余裕がなくなる
- 疲労感が抜けない
- モチベーションが下がる
- 集中力が下がる
キャパオーバーしてしまうと、その人本人の心身におけるリスクのほか、組織全体の業務品質や生産性の低下などの事態も引き起こしかねません。
【関連記事】「残業が多い理由とは?多い人や仕事の特徴、改善方法を紹介」
【関連記事】「仕事量が多すぎる?仕事が増える原因や調整方法について紹介」
【関連記事】「仕事量が多い時は好機!? セルフマネジメントで切り開くマネージャーへの道」
【関連記事】「営業職は残業が多くなりがち!?その3つの理由と残業代について」
「一人で転職活動をするのは不安...」という方は、無料で相談できる転職エージェント『マイナビエージェント』にご相談ください。
2. 仕事でキャパオーバーしている時の対処法
キャパオーバーをしていると感じた場合、早急に対処することが重要です。できるだけ早くキャパオーバーの状態を解消するために、以下の対処法を参考にしてみてください。
2.1. タスクの整理をする
キャパオーバーしていると感じたら、一度タスクの整理をしてみましょう。着手すべきタスクを整理をしないと、さらなる混乱や焦りにつながるおそれもあるため、まずは今どのような仕事を抱えていて、何を優先すべきかを考えましょう。
タスクが多いと混乱して思考停止してしまうこともあります。しかし、落ち着いて整理してみると、優先度の低いタスクを後回しにすることで現状を乗り越えられる、といった糸口が見えてくるかもしれません。
2.2. 業務量を調整してもらえないか相談する
タスクを整理したうえで自分1人ではこなせないと感じる場合は、上司や同僚などに業務量の調整を相談しましょう。一部の業務を他の人に任せられれば、自分のキャパシティに余裕ができます。
タスクの内容や優先度、作業量や作業手順まで整理できていれば、業務の割り振りもしやすいです。業務が多く辛いことなどを話し、伝え方も工夫すると良いでしょう。
【関連記事】「「残業したくない」と言っても大丈夫?職場で嫌われずに意思表示する方法」
【関連記事】「残業時間とは? 法律で定める時間外労働の定義や36協定、新たな上限を解説」
2.3. 完璧を目指さない
多くの仕事を抱えているときは、完璧を求め過ぎないことも重要です。すべてを完璧に仕上げようとすると、1つのタスクにかける時間も膨大になり、キャパオーバーがさらに深刻になる可能性が高くなります。
もちろん、業務の質が下がってしまうのは問題なので、求められている品質はどの程度なのか、ゴールを明確にしておくことが大切です。
2.4. リフレッシュできる時間をつくる
仕事でキャパオーバーになると、疲れやストレスが溜まってしまいます。そのような状態では仕事でも高いパフォーマンスを発揮できませんし、またそれが続くと心身の不調にもつながるため、リフレッシュできる時間を意識的につくりましょう。
旅行で気分転換してみたり、趣味に没頭してみたり、自分の好きなことに時間を使ったりすることで疲れやストレスが軽減され、リフレッシュできるかもしれません。
なお、辛くて涙が出てくるなど心身に異常が見られる場合は、職場に相談のうえ休息を最優先にすべきと言えるでしょう。
【関連記事】「【仕事限界サイン】見逃しがちな原因と気づいたら無視しないほうがいい理由」
【関連記事】「【仕事が終わらない、泣きそう...】仕事が溜まる原因とすぐできる対処法10選」
【関連記事】「新卒で会社を辞めたいと思ったら-転職のメリット・デメリットや注意点について解説」
【関連記事】「【仕事辞めたい】よくある理由と会社を辞めたくなったらやるべきこと」
【在宅勤務可の求人はこちら】
3. 仕事でキャパオーバーしてしまう原因を知ろう
「キャパオーバーになってしまうのは自分の能力不足なのではないか」と思う人もいるかもしれませんが、他に原因があることも多いです。
以下にキャパオーバーの原因の代表例を挙げます。これらが組み合わさってキャパオーバーになることもあります。
3.1. 担当業務が多すぎる
最もよくある原因の1つとして、単純に担当する業務が多すぎることが挙げられます。その背景には、人手不足や繫忙期の業務量の増加などがあるでしょう。
特に30代などいわゆる中堅に差し掛かる人は、より広い範囲の業務を任されるようになることも多いので、担当業務が増えやすいです。
また、頼まれたことを断るのが苦手で多くの仕事を引き受けてしまう、という場合もあります。
3.2. スキルに見合わない業務を担当している
経験の浅い若手や、新しい職場・部署に来たばかりの人にありがちな原因です。担当する業務に対してスキルが見合っていないと、業務の遅延やミスが起こりやすくなり、キャパオーバーにつながります。
背景として、人手不足でスキルがなくても担当しなければならなかったり、研修などが十分に行われていなかったりする場合があります。また、仕事の割り振りがうまくいっていないケースもあるでしょう。
3.3. 仕事の進め方に問題がある
仕事の全体像をイメージできず優先度をつけられなかったり、仕事の手順を考えるのが苦手だったりして、効率的に仕事を進めることができていない、というケースも考えられます。
あるいは、完璧主義で必要以上に時間をかけてしまったり、誰にも相談せずに1人で悩んでいる時間が長かったりするせいで、なかなか仕事が進まないこともあるかもしれません。
【関連記事】「「仕事ができない人」はどうすればいい?特徴と改善策、周囲の接し方も」
【関連記事】「転職での年収アップの相場は?交渉のポイントや年収アップしやすい人の特徴を解説」
【関連記事】「転職前にボーナス(賞与)をもらうには?退職のタイミングやスケジュール」
【求人をお探しの方はこちら】
4. 仕事でキャパオーバーしないための予防策
仕事でキャパオーバーするとさまざまなリスクにもつながるため、日頃から予防策を講じておくことも大切です。キャパオーバーという事態を引き起こさないように以下のような方法で予防をしておきましょう。
- 仕事上の報告や相談をこまめにする
- タスクの優先度・緊急度を判断する基準を設けておく
- 各タスクのゴールとスケジュールを整理してから取り組む
- 同僚とお互いに業務の進捗状況を共有する
- 積極的にスキルアップを図る
- 仕事のオンとオフをはっきりさせる
- 仕事に支障のある悩みは先に解消に専念する
キャパオーバーを経験した場合は、その経験をもとに再発防止に努めましょう。実際にキャパオーバーしてしまったことで、自分のキャパシティの限界などをより具体的に把握できたと思います。それをもとに、効果的な予防策を立てられます。
また、自分だけでなく職場の仲間がキャパオーバーにならないよう、ひとりで抱えこませず、サポートし合える関係性を構築していくことも大切です。
【関連記事】「仕事を押し付けられる5つの理由とストレス・イライラが溜まった際の対処法」
【関連記事】「【仕事の断り方】"角を立てず、評価も下げず"に仕事を断る方法とは!?」
【関連記事】「仕事が忙しすぎる?余裕が無い...リモートワーク時の働きすぎに注意」
【関連記事】「会社員として成長するために必要な、縦でも横でもない『斜めの関係』とは!?」
【関連記事】「仕事の目標設定、思いつかない...主な原因と目標の見つけ方のコツを解説(例文付き)」
【IT・Web職種への転職をご希望の方はこちら】
5. キャパオーバーが解消できない場合は?
どうしてもキャパオーバーが解消できない場合は、転職を視野に入れるのもおすすめです。
企業の状況によっては、個人やチームメンバーの努力だけでキャパオーバーを解消するのは難しいこともあるでしょう。しかし、そのような環境で働き続けることは自身の健康やワークライフバランスに悪影響を及ぼします。
転職により仕事環境をリセットすることが、仕事に追われる悩みから解放される近道である場合もあります。
自分に合った転職先が見つかれば、より働きやすい環境に身を置くことができ、スキルアップやキャリアアップなどに期待できる可能性も高まります。
【関連記事】「【仕事辞めたい】よくある理由と会社を辞めたくなったらやるべきこと」
【関連記事】「面接日程メール返信の基本|ケース別例文10選とNG行為」
【関連記事】「面接結果が遅いと不採用?来ない場合の対処法について解説します」
5.1. 転職エージェントに相談
キャパオーバーが解消できずに転職を考えているという人は「転職エージェント」に相談するのがおすすめです。
転職活動を始めると不安を感じる人が多いと思いますが、株式会社マイナビが運営する転職エージェントサービス「マイナビエージェント」なら、プロのキャリアアドバイザーが転職を全面的にサポートをしてくれるため、最後まで安心して転職活動を行うことができます。
理想の転職先に出会いたい人はぜひ転職エージェントの利用を検討してみてください。
「マイナビエージェント」では、以下のようなサポートを提供しています。
- 転職に関する相談・アドバイス
- 希望条件に合う求人の紹介
- 応募書類の添削
- 面接対策
- 日程調整
キャパオーバーになって疲れ切ってしまっている時は、転職活動がスムーズにいかないこともあります。プロの力を頼ることで、転職活動を進めやすくなるでしょう。
転職を考え始めたら、
まずはプロにご相談ください
マイナビエージェントについて詳しく知る >
\転職するか迷っていてもOK/
マイナビエージェントに無料登録して
転職サポートを受ける