「仕事でキャパオーバー」は能力不足!? 特徴や原因、対処法を紹介

仕事でのキャパオーバーは過重労働や長時間労働の原因になるなど、ネガティブなイメージがあります。しかし、キャパオーバーを乗り越える経験が成長につながることもあります。キャパオーバーになりやすい人の特徴やキャパオーバーの成長へのつなげ方を紹介します。(Misa)

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1.仕事でキャパオーバーになるリスク

キャパオーバーとは、和製英語のキャパシティオーバーをさらに略した言葉で、仕事に対する処理能力や許容量を超えた状態を指します。ごく軽い意味から深刻な状況まで、ビジネスではよく使われます。

キャパオーバーの状態で無理に仕事を進めると、ミスが生じやすくなる、期待する成果が出ないなどの業務の品質低下のほか、業務を放棄されるケースもあり得ます。個人においては負荷がかかり過ぎた結果、過労や体調不良、うつ症状を起こす可能性があります。キャパオーバーはビジネスにとっても、個人にとってもリスクになります。

その一方で自分の能力以上の目標に挑戦することが成長につながる側面があり、キャパオーバーを回避することが一概にプラスになるとはいえません。

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2.キャパオーバーなりやすい人の特徴

キャパオーバーになるのは、そもそも能力が不足している、仕事の速度が遅いなどの原因があります。

つまりはキャパシティが不足しているということですが、その他に頼まれたことを断るのは悪い、断るとマイナスになると考えている人は自分のキャパシティを超えた仕事を引き受けてしまう傾向があり、キャパオーバーになりやすいです。

また、仕事上の報告や相談が苦手で、人を頼ったり、力を借りることに抵抗があったりすると、キャパオーバーを回避できない場合があります。

キャパオーバーになりやすい人に共通するもうひとつの特徴は、悩んでいる時間が長いということです。自分では解決策を考えているつもりでも、実際には結論が出せない状態で思考停止している場合があります。

例えば、複数の選択肢で結論が出せない場合、それぞれの選択肢のメリット、デメリットを比較検討しても結論が出せない場合は、上司などに相談すればよいのです。

キャパオーバーになりやすい人は、「どうしよう」と悩み続けて時間を無駄にしてしまうのです。

キャパオーバーに陥るのは以下のような原因が考えられます。

経験の浅い若手にはありがちな傾向で、経験を積むことで解決していくことが多いです。

＜キャパオーバーになる原因の例＞

仕事の全体像をイメージできない
仕事の手順を考えるのが苦手
仕事のスピードが遅い
自分の処理能力と仕事量を把握できない

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3.キャパオーバーを乗り越える経験が成長につながる

精神的負担にならない程度であれば、キャパオーバーは成長のプロセスと考えられます。

少しの負荷は成長のステップボードになり、キャパオーバーを乗り越える経験がスキルアップにつながります。

120％の努力をもって達成できる目標を設定し、クリアしていくことで効率よくスキルアップできます。

また、目標と仕事の意義を理解して取り組むことが仕事上の視野を広げ、人材としての成長につながります。

キャパオーバーの状況をひとりで抱えこまない、また、抱えこませないことが大切です。

ちょっとした助言やサポートが壁を乗り越える力になります。

サポートし合える関係性を構築していくことが、キャパオーバーを成長へとつなげる鍵となります。

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4.キャパオーバーになった時の対処法

キャパオーバーになると集中力が低下したりミスが増えたりして、体調面や仕事面に影響が出る場合があります。

このような事態を避けるためにも、以下の対処法を一つでも頭に入れておけばキャパオーバーの状態を改善できるかもしれません。

＜リフレッシュできる時間を作る＞

仕事でキャパオーバーになり、疲れやストレスが溜まってきたらリフレッシュできる時間を作りましょう。

旅行で気分転換してみたり、趣味に没頭してみたり、自分の好きなことに時間を使ったるすることで疲れやストレスが軽減され、心がリフレッシュできるかもしれません。

キャパオーバーにならないためにも、普段からリフレッシュする機会を設けることが重要です。

＜タスクの整理をする＞

キャパオーバーになったら、一度タスクの整理をしてみましょう。着手すべきタスクを整理をしないと、混乱してキャパオーバーになることに繋がるため、まずは優先すべきことは何かを考えましょう。

優先順位をつければ仕事を進めやすくなり、キャパオーバーを防げるかもしれません。

＜完璧を目指さない＞

完璧を求め過ぎないことも、キャパオーバーの改善には重要です。

「わずかなミスもあってはならない」「全ての人が満足できなければ意味がない」などと完璧を目指す方は、高い基準を自分に課してしまい、その結果、仕事量や期待に対して過度な圧力を感じやすくなります。

また、タスクにかける時間も膨大になり、キャパオーバーの状態に陥る可能性が高くなります。

もちろん、ミスなく満足度の高い仕事をするのは理想ですが、常に完璧を目指すのではなく、ミスがあったときの対処法や、満足度を高めていくためのフローを学ぶなど、柔軟性を向上させる努力が大切です。

＜業務を分散してもらえないか相談する＞

特に30代40代の中堅社員は、自分の仕事に加え、部下への指導や上司からの依頼など多くの仕事を抱えがちです。

もしも、一人では到底こなせないくらいの仕事を抱えているのであれば、上司に業務の分散を相談しましょう。

「申し訳ありませんが、現在〇〇を優先的におこなっているため、こちらの業務は他の方にお願いできますでしょうか」という伝え方をすれば、角も立ちにくいです。

業務が分散されれば、職場全体のレベルアップにもつながる上、トラブルが発生してもみんなでサポートし合えるというメリットがあります。

＜転職を検討する＞

それでもキャパオーバーが解消されない場合は、転職を視野に入れることもおすすめです。

仕事のミスが増えたりイライラしてしまったり、突然涙が出たりしたら、それはキャパオーバーとなっていることのサインかもしれません。

確かに、キャパオーバーを退職理由にして会社を辞めるのは、甘えだという声があるのも事実です。

しかし、企業によっては慢性的な人手不足が続いているにもかかわらず、対処を怠って従業員に負担を強いている場合もあります。

そのようなケースでは、個人がどれだけ努力しても、キャパオーバーは解消できないため、転職により仕事環境をリセットすることで、仕事内容や人間関係などの悩みから解放される近道である場合もあります。

もしも、自分に合った転職先が見つかれば、仕事に対するモチベーションが上がり、スキルアップも期待できる可能性も高まります。

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5.転職エージェントに相談

キャパオーバーが解消できずに転職を考えているという人は「転職エージェント」に相談するのがおすすめです。

転職活動を始めると不安を感じる人が多いと思いますが、株式会社マイナビが運営する転職エージェントサービス「マイナビエージェント」なら、プロのキャリアアドバイザーが転職を全面的にサポートをしてくれるため、最後まで安心して転職活動を行うことができます。

理想の転職先に出会いたい人はぜひ転職エージェントの利用を検討してみてください。

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「マイナビエージェント」では、以下のようなサポートを提供してます。

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キャパオーバーになって疲れ切ってしまっている時は、転職活動がスムーズにいかないこともあります。

プロの力を頼り、第三者目線から自分に合う企業を紹介してもらうことで、良い企業に出会いやすくなるでしょう。

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原稿：Misa
ITベンチャーで企画、人材開発、広報などを経て独立。現在はコンサルタント、ときどきライター。ライターとしては、IT系以外、アニメ・マンガ、車から美容・健康まで何でもチャレンジ中。

1.仕事でキャパオーバーになるリスク