「仕事ができない」と言われる人の7つの特徴と「できる人」への改善ポイント

「仕事ができない」と言われる人の7つの特徴と「できる人」への改善ポイント

「仕事ができない」と悩んでいませんか。なぜ周囲の人は、あなたを「仕事ができない」と決めつけるのでしょうか。

実は、ちょっとした事を改善するだけで「仕事ができない人」から、「仕事ができる人」になれるのです。

今回は、「仕事ができない」と言われる人の7つの特徴と「できる人」への改善ポイントをご紹介します。

目次

1.「仕事ができない人」とは?

特徴(1)仕事が遅い・スケジュールを守れない

特徴(2)理解度・コミュニケーション能力が低い

特徴(3)ホウレンソウ(報連相)ができていない

特徴(4)メールや電話のレスポンスが遅い

特徴(5)仕事とプライベートのメリハリがついていない

特徴(6)プライドが高い・自分を客観視できない

特徴(7)ネガティブな発言が目立つ

2.「病気」の場合は治療や周囲の理解が必要

3.「仕事ができる人」と思われるための5つのポイント

4.あなたが上司なら...「仕事ができない人」への対処方法

5.まとめ

1.「仕事ができない人」とは?

「仕事ができない人」とは一言でいえば、「周囲の人がこうしてほしい」と思っているポイントを満たしていない人です。

多くの場合、仕事は一人でするものではなく、上司や同僚、部下との共同作業であることが多いのです。

ですから、一口に「仕事ができない」と言っても、周囲にはさまざまな人がいますから、すべての人の要求を満たす、つまり、すべての人から「仕事ができる」と思われるのは、なかなか難しいのです。

とはいえ、「仕事ができない」と思われる人には、いくつかの共通点があります。

以下ではその特徴と問題点、改善ポイントをご紹介します。

特徴(1)仕事が遅い・スケジュールを守れない

1. 問題点

職場は日々、さまざまな仕事が山積みです。

多くの仕事を整理しこなしていくためには、仕事の順序を考えたり1日のスケジュールを把握したりすることが重要になってきます。

しかし、仕事の納期や難易度などを何も考えず、手当たり次第に仕事に着手すると、結果的にひとつの仕事を仕上げるまでに長い時間を要することになるでしょう。

また、納期に間に合わなくなってしまうと周囲からの信頼も失い、結果として「この人は仕事ができないな」と判断されてしまう可能性も高くなります。

2. 改善ポイント

自分の仕事に取りかかる前に、各々の仕事の難易度や手順を把握し、優先順位をメモしておくのは有効な手段です。

頭の中だけでイメージするのではなく、記録に残すことで忘れにくくなります。

できればPCの周りなど、自分がよく目に入る場所にメモを置いておくと効果的です。

特徴(2)理解度・コミュニケーション能力が低い

1. 問題点

上司や同僚に仕事の内容を何回説明されても、その詳細を覚えることができない。また、たとえ仕事で分からないことがあっても、それをどのように周りの人に質問してよいのか分からないという人もいるでしょう。

その結果、いつまでも仕事内容が理解できない状態が続くと、自分から聞きにいくのが億劫になり、余計に身動きが取れなくなってしまいます。

客観的に見ると、そのことに気づいていない場合も多いため、物事を覚えることができず、意思表示をしない「仕事ができない人」に思われてしまうこともあるでしょう。

2. 改善ポイント

仕事を覚えるにあたって、自分はどの部分が1番理解できていないのか、一度冷静になり、分からない部分を紙に箇条書きにしてみるのも効果的です。

他の人に質問するときは、理解できない部分を簡潔に分かりやすく尋ねることを意識してみましょう。

特徴(3)ホウレンソウ(報連相)ができていない

1. 問題点

ホウレンソウとは、「報告・連絡・相談」のことで、社会人必須のスキルでありマナーでもあります。

仕事は、一人では完結できません。同じ仕事を進める同僚はもちろん、その仕事の前後には必ず別の誰かが関わっていて、連携しながら進めていく必要があります。

しかし、ホウレンソウを怠っていると、スムーズに仕事が進まないだけでなく、思わぬ問題を招く危険性が高いです。そのことにより、周りから「仕事ができない人認定」を受けてしまうことになりかねません。

2. 改善ポイント

日頃から上司や同僚にホウレンソウをおこなう習慣を身に着ける必要があります。自分で勝手に「この程度の報告は必要がない」と決めつけないようにしましょう。

判断するのは、ホウレンソウを受けた側の上司や同僚たちです。「起こったことはすべて報告する」という心持ちのほうがちょうどいいかもしれません。

特徴(4)メールや電話のレスポンスが遅い

1. 問題点

メールや電話のレスポンスが遅い場合も、仕事ができない人と判断されてしまうことがあります。

今抱えている業務に手いっぱいな人は「この仕事が片付いてから返事をしよう」と考え、複雑な内容のメールを受け取った人は「面倒だからもう少ししてから返事をしよう」と後回しにしがちです。

しかし、処理できるものにその都度対応しなければ、仕事はどんどんたまる一方です。ひとりの仕事が停滞すれば、関係する他の人にまで影響が及ぶため、周りからは仕事ができない人だと思われてしまいます。

2. 改善ポイント

「自分のレスポンスが遅れると迷惑をかける人がいる」ということを再認識しましょう。

すぐに返信するのが基本ですが、難しい場合は一時返信だけでもしておくと、相手も安心します。

また、他の業務に追われて忘れてしまう場合は、「メールをフォルダ分けする」「フラグをつける」「付箋に書いて目に付くところに貼っておく」など、忘れないための対策を考えましょう。

特徴(5)仕事とプライベートのメリハリがついていない

1. 問題点

与えられた仕事ならば、納期が来ていなくても延々とそれだけに取り組んでしまうという人はいませんか?

必要のない残業をしたり、休憩時間や自宅に持ち帰ってまで仕事をしたりすると、仕事とプライベートのバランスが崩れてしまうことになります。

仕事に熱中することは良いことですが、このようにメリハリなく仕事をしていると、どこで仕事の手を抜いて良いのか分からなくなり、仕事の効率も下がります。その結果、仕事ができない人のレッテルを貼られてしまうこともあります。

2. 改善ポイント

仕事をする時間と休む時間の区別を明確につける必要があります。

たとえば、休憩時間には仕事をせずしっかり休む。納期に余裕があるときは残業や仕事を自宅に持ち込まないなど、ルールを決めましょう。

特徴(6)プライドが高い・自分を客観視できない

1. 問題点

誰よりも自分は仕事ができると思っており、上司や同僚に間違いなどを指摘されても非を認めようとしない人がいます。

それが時々ならまだしも、頻繁に行われるようであれば困りものです。

このようなタイプの人は、自分だけに通用するルールにこだわる傾向があり、それ以外の意見を出されると柔軟に対応できず感情的になることがあります。

周囲から見ると、冷静さを欠く仕事のできない人と思われがちです。

2. 改善ポイント

仕事に自信を持つことは良いことですが、自分の考え方が絶対に正しいわけではないということを理解しましょう。

また、たとえ自分の意見が採用されなくても、自分自身が否定されているわけではないことを認識することも大切です。

会社の利益に1番貢献できる意見はどれなのか、それを見極めて、チームで協力して成功させることを意識しましょう。

特徴(7)ネガティブな発言が目立つ

1. 問題点

「どうせ」「自分なんて」「できるわけがない」など、ネガティブ思考が目立つ人は要注意です。誰しもネガティブな感情を抱くことはありますが、とらわれすぎると仕事でも良い結果を生み出せません。それだけでなく、周りの人たちの士気を低下させ悪影響を及ぼします。

また、良かれと思って言葉をかけても、「説教された」「批判された」と受け取ってしまうケースがあるため、周りの人は接し方に悩み、「やりづらさを感じさせる仕事ができない人」と思われてしまうこともあるでしょう。

2. 改善ポイント

ネガティブ思考は悪いことではありません。むしろ、リスク回避につながるケースもあります。しかし言葉を発する時には、なるべくポジティブな言葉に変換するように心がけましょう。

たとえば、心の中では「できるはずがない」と思っていても「ちょっとだけ頑張ってみよう」と声に出してみるだけでも気持ちが前向きになり、実際にクリアした時には自信に変わるはずです。

2.「病気」の場合は治療や周囲の理解が必要

生産性や効率性が重視される職場はストレスがたまりやすくなります。このように仕事のストレスが原因で心身に不調が生じ、それによって仕事に支障をきたす場合もあります。そのため「この人は仕事ができない」と安易に判断せず、病気やストレスの可能性を考慮することも必要です。

2.1. うつ病

うつ病は誰にでもかかりうる病気です。うつ病は不安感や焦燥感などが現れ、何をするにもやる気が起こらなくなる病気です。仕事をしている人にとっては、作業能力や効率などのパフォーマンスが大幅に落ちることがあります。

たとえば頭の回転が鈍くなり、簡単な事務作業や人との会話が上手くできなくなってしまったり、記憶力の低下などが目立つようになったりすることもあります。

うつ病は精神疾患のひとつなので、気合や精神論で回復するものではありません。

うつ病に陥った本人は、決して自分を責めず、病気が原因でパフォーマンスが落ちていることを理解することが大切です。

また、うつ病は治療を受けることで回復が早くなりますので、適切なケアをなるべく早く行うことが重要です。

さらに周囲の人もうつ病の特徴を心得て、そのような症状が見受けられたら病院受診を勧めましょう。また症状が重篤な場合は休職も視野に入れ、うつ病が回復して職場に復帰できるまでを温かくサポートする姿勢が大事です。

2.2. 発達障害(ADHD/アスペルガー症候群)

うつ病のような病気ではありませんが、中枢神経系の機能障害が原因とされている発達障害がある社員もいることでしょう。

発達障害にはさまざまな種類がありますが、多いのはADHDやアスペルガー症候群と呼ばれる人たちです。

これらの障害は、順序だった考え方ができなかったり、人の気持ちや場の雰囲気を理解したりすることが困難な場合もあります。

そのため、抽象的な事柄や突発的な物事に対して、大きな動揺をすることが多いと言われています。また本人に悪気はないのですが、相手の気持ちを害してしまったり、傷つける言葉を言ってしまったりすることがあります。

このような問題に対処するために、ADHDやアスペルガー症候群の人が、不機嫌になったり嫌な顔をしたときは、その理由をきちんと聞き次から同じ結果にならないよう理解する努力が必要です。

また周囲の人たちは彼らの特徴を理解し、仕事を頼むときは曖昧な言葉を使わず、分かりやすく伝えるということを意識すると良いでしょう。

3.「仕事ができる人」と思われるための5つのポイント

では、仕事ができないと思い悩んでいる人が仕事ができるようになるためには、どうしたらいいのでしょうか? 今日からできる5つの方法を紹介します。

ポイント(1)身の回りの整理整頓をする

まずは、机の上や引き出しの中をきちんと整理整頓してみましょう。机の上が散らかっていると作業に使えるスペースが狭くなり、効率も低下します。引き出しの中に関しても、整理整頓すると物の管理がしやすくなるため、必要な物を探す手間と時間がなくなり効率的に仕事が進められます。

ポイント(2)仕事の状況を常に報告し、日報を書く

上司や同僚に自分の状況を都度報告しましょう。自己判断で報告の必要性を決めつけず、すぐに報告することが大切です。また、日報を書いておくと、自分の行動や成果を後々見返し、仕事の計画が立てやすくなります。

ポイント(3)時間管理を心がけ、面倒なことを後回しにしない

面倒なことほど早く片付ける癖をつけましょう。後回しにすれば今は楽かもしれませんが、結果的には自分を追い込んでしまいます。そして、周りの人に迷惑をかけることにもなりかねません。

そのためにも、日々の時間管理は大切です。自分の中で締め切り日を設定し、期日までに完了するように作業時間を確保するようにしましょう。

ポイント(4)周りの状況を観察する

マニュアルで学んでいるだけでは仕事はできるようになりません。周りの上司や同僚の仕事ぶりを観察し、なぜその人は仕事ができるのか考えてみましょう。そして、「すごいな」「良いな」と思ったポイントは、積極的に取り入れてみましょう。

ポイント(5)仕事に関する目標を立てる

毎日、小さなことでもいいので達成したい目標を立てましょう。その目標を達成していくことが自分の成功体験となり、仕事の自信につながっていきます。

4.あなたが上司なら...「仕事ができない人」への対処方法

では、身近にいる「仕事ができない人」に対してどのように対処すればいいのでしょうか? 上司が参考にしたい具体的な対処法を4つ紹介していきます。

対処方法(1)ホウレンソウ(報連相)をこまめにする

まずは、上司であるあなた自身がホウレンソウをおこなっている姿を見せましょう。部下に求める姿を上司である自分自身が見せることで、より実感を与えられます。

そして、部下がホウレンソウしやすくなる上司を目指しましょう。部下がホウレンソウしやすくなる上司とは、話に最後まで耳を傾けてくれて、頭ごなしに否定しない、部下に寄り添える人です。

「報告してくれて、相談してくれてありがとう」といった感謝を表現すると、部下は今後も安心してホウレンソウするようになるでしょう。

対処方法(2) 振り分ける仕事量を考える

根本的な部分であり即効性があるのが、仕事量の調整です。仕事量が減れば、一つひとつの仕事をより確実に進めやすい環境が生まれます。周りと比較せず、あくまでも本人の能力に見合った仕事量を与えるようにしましょう。

また、全体量を減らさなくても、作業工程を細かく分けて少しずつ依頼する工夫も効果的です。

いずれにせよ、こまめに進捗を確認しながら臨機応変な調整を心がけましょう。

対処方法(3)仕事の進め方などを丁寧に指導する

仕事内容の指導についても見直す必要があります。「これくらい伝えればわかるだろう」という思い込みや過去のやり方に固執することは危険です。

少々時間や手間はかかりますが、相手の理解度を見極めながら指導することは、将来的な成長や安定に必要不可欠です。


対処方法(4)苦手や足りない部分について指摘し、改善策を考える

自分の得意なことや苦手なことをしっかりと認識できている人は、意外と少ないものです。特に、仕事ができないと言われる人は自分を客観視できていない傾向があります。そのため、まずは本人に「自分の苦手」を認識させることが重要です。

ただし、ただ否定して終わってしまっては意味がありません。苦手を指摘した上で「どうしたら改善できるか」まで考える必要があります。

本人に考えさせるのはもちろんですが、上司としてどこまで行動改善を促すかのラインも、あらかじめ決めておきましょう。

5.まとめ

職場は仕事だけではなく、さまざまな人間関係が交差する場所です。

「仕事ができない」と判断されると、自分も周りの人も苦労することがあります。

しかし、仕事ができない人の特徴やなぜそうなるのかを理解することで、問題解決に繋がることも多いため、それぞれの立場での改善方法やサポートを学んでいくことが大切です。

プロフィール

久木田(くきた)みすづ 精神保健福祉士・社会福祉士

福祉系大学で心理学を専攻。
卒業後は、カウンセリングセンターにてメンタルヘルス対策講座の講師や個人カウンセリングに従事。その後、活躍の場を精神科病院やメンタルクリニックに移し、うつ病や統合失調症、発達障害などの患者さんや、その家族に対するカウンセリング、ソーシャルワーカーとして、彼らの心理的・社会的問題などの相談や支援に力を入れる。
現在は、メンタルヘルス系の記事を主に執筆するライターとして活動中。