仕事量が多すぎる？仕事が増える原因や調整方法について紹介 - CANVAS｜若手社会人の『悩み』と『疑問』に答えるポータルサイト

「仕事量が多すぎて辛い」「少しでも仕事量を減らせれば余裕を持てるのに...。」と悩んでいる人も多いのではないでしょうか。仕事量が多すぎるのには、人手不足や職場内での調整不足など、さまざまな原因があります。

しかし、1人が多くの仕事を抱えると業務品質の低下やストレスにつながりやすいです。本記事では、仕事量が多くなる原因や多くの仕事を引き受けることで起こる問題、仕事量を調整するためにできることなどを解説します。

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1. 仕事量が多すぎるのはなぜ？

イラスト：斉田直世　漫画の続きはこちら＞

「仕事量が多すぎる」という悩みは、働く人からよく聞かれる悩みの一つです。仕事量が多くなるのにはいくつか原因が考えられます。以下の代表的な原因の中に当てはまるものがないか確認してみましょう。

● 人手が不足している
● 組織内で同程度のスキルのある人が限られている
● 仕事の割り振りや進め方に問題がある
● 自分の仕事に集中できていない

1.1. 人手が不足している

人手不足が深刻化している会社では、1人あたりの仕事量が多くなる傾向にあります。現在の日本は慢性的な労働力不足といえる状況にありますが、特に介護業界や保育業界など深刻な人材不足が起きている業界もあります。

また、残業や休日出勤が多く労働環境が良くない、事業成長のスピードが速いといった場合は、離職率の高さや採用活動の滞(どとこお)りなどが原因で人手不足に陥りやすくなります。

企業は、採用コストや育成コスト、人件費を削減するために必要最低限の人員しか雇用しない場合もありますが、同じ業務にあたる従業員数の少ない企業では、1人の離職・退職が他の従業員に大きな影響を与えることもあるでしょう。

1.2. 組織内で同程度のスキルのある人が限られている

特定のスキルや資格保有者だけができる専門性が高い仕事の場合、その仕事をできる人が限られてきます。前述の人手不足とも関連しますが、同じ組織内に同程度のスキルのある人が十分にいない場合、一部の人に業務が集中してしまうでしょう。

例えば、若い年次の社員に対する社内教育がきちんとできていないことで、ノウハウがあるベテランが多くの仕事を抱えているといった状況が考えられます。

また、資格が必要となる仕事については、人員補充のための資格保有者がなかなか見つからないといったケースもあります。

1.3. 仕事の割り振りや進め方に問題がある

仕事の割り振りや進め方など、組織におけるマネジメントに問題があって仕事量が増えてしまうこともあります。

上司や管理者が部下のスキルや仕事量を考慮したうえで仕事を割り振ることができていなければ、従業員間で仕事量が偏ってしまう可能性があるでしょう。また、自分にとってハードルの高い業務を割り振られて「仕事量が多い」と感じることもあるようです。

あるいは、自分自身に対してのマネジメント不足が原因で仕事量が多くなっている可能性もあります。現実的ではない仕事量を引き受けてしまったり、スケジュール管理が適切にできていなかったりすることが主な原因として考えられます。

1.4. 自分の仕事に集中できていない

人員や管理体制が十分であるのに「仕事量が多い」と感じる場合は、自分の仕事にきちんと集中できていない可能性もあります。

例えば、仕事に集中できるような環境が整えられていなかったり、他の人のフォローなどに気を取られ、自分自身の仕事に手が回っていなかったりするケースもあります。

また、上司からの注意やアドバイスなどを受ける時間が長く、作業がスムーズに進まないといったケースもあるでしょう。

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2. 仕事量が多くなりがちな人の特徴

仕事量が多いという状況は、誰にでも起こり得る問題です。しかし、下記に当てはまる人は仕事量が増加しやすい傾向にあるので注意しましょう。

● 断るのが苦手
● 仕事のスピードが遅い
● 誰かにお願いするのが苦手
● スケジュールを立てるのが苦手
● 自分のキャパシティを把握できていない

2.1. 断るのが苦手

人からの頼み事を断れない人は、自分では処理しきれないほどの多くの仕事を引き受けてしまう傾向にあります。

「困っているから助けてあげたい」「誰かがやらなければならないから」という理由で仕事を引き受ける人も多いでしょう。しかし、自分の仕事の優先順位やスケジュールを考慮して、厳しいと感じるのであれば断ることも重要です。

2.2. 完璧主義である

完璧主義の人は、細部までこだわって作業をしがちで工数や時間がかかり過ぎてしまう、ということが起こりやすいです。

丁寧に仕事をするのは良いことですが、必要以上にこだわってしまうと業務効率が落ちてしまいます。求められているラインを意識してみると良いでしょう。

2.3. 誰かにお願いするのが苦手

人に頼ることが苦手な人は、多くの仕事を自分1人で抱え込んでしまう傾向にあります。頼ると相手に悪いと思ったり、自分でやったほうが早いと思っていたりすると、誰かにお願いすることが難しくなります。

相手の状況を冷静に判断して頼っても大丈夫かどうか判断することや、スピードだけでなく「できるかどうか」を重視して任せる仕事を決めることが大切です。

2.4. スケジュールを立てるのが苦手

スケジュール管理が苦手な人は、締め切りなどが迫るにつれて仕事が溜まりやすくなります。例えば、月末にいつも大量な仕事に追われてしまう人は、スケジュール管理不足が原因かもしれません。

まずは自分の仕事の内容を把握したうえで、タスクを細分化してどれくらいの時間を要するのか試算しましょう。優先度の高さに分けてタスクを整理してスケジュールを立てると、時期による仕事量のムラを防げます。

3. 仕事に不慣れなことやスキル不足も一因になり得る

特別自分だけ仕事量が多いというわけではないのに、なかなか仕事が終わらない・仕事量が多いと感じる場合は、仕事にまだ慣れていなかったり、スキル不足であったりすることが背景にあることも考えられます。

特に、会社組織に入社したばかりの従業員はこういった背景があるケースも多く、スキルが身について業務に慣れるまでは「仕事量が多すぎてこなせない」と感じる場合もあります。

仕事に慣れるまでは、ある程度の時間がかかってしまうものです。それまでは大変だと感じる場面も多いかもしれませんが、仕事がこなせるように努力しているうちに仕事量についての課題も解消されることもあるでしょう。

4. 仕事量が多すぎると起こる問題とは?

仕事量が多すぎるとどのような問題が起こるのでしょうか。物理的に仕事量が多かったり、その人の能力に見合わない仕事内容であったりする場合もありますが、慢性的に「仕事量が多すぎる」「仕事をこなせない」などと感じる場合はさまざまな問題が起こり得ます。

4.1. 業務品質が低下する可能性がある

仕事量が多すぎると、一つの仕事に割ける時間が少ないため、スピードを重視するあまりミスが増えたり、クオリティが下がってしまうケースがあるでしょう。

業務品質が低下すれば、生産性も下がってしまいます。生産性の低下は、個人だけでなく組織全体にとってデメリットと言えるでしょう。

4.2. ワークライフバランスが崩れる

通常の業務時間内に仕事をこなせなければ、残業が増えてしまうことが考えられます。残業が増えることはワークライフバランスが崩れてしまうことの乱れにつながるでしょう。

自身を健全な状態に保ち、高いパフォーマンスを発揮するには、仕事とプライベートのワークライフバランスも重要な要素です。十分なリフレッシュができないと、業務にも悪影響が出てくる可能性があります。

4.3. ストレスが増大する

「仕事量が多すぎる」と感じている状況自体がストレスであると言えます。一時的なものならそれほど大きな問題にはならないかもしれませんが、慢性的に続くと心身の不調につながる恐れがあります。

気持ちに余裕がない、またはストレスが溜まっていると感じている方は、厚生労働省が提供する「5分でできる職場のセルフチェック」を試してみると良いかもしれません。

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5. 仕事量を調整するためにできることとは

仕事量は工夫次第で調整できることもあります。上記で解説したように業務品質低下や大きなストレスにつながる場合もあるので、早めに手を打ちましょう。まずは、下記の5つを試してみてはいかがでしょうか。

● タスクの優先順位を決める
● 業務フローを見直してみる
● 上司や先輩に相談してみる
● 作業をテンプレート化する
● ツールやシステムを活用する

5.1. タスクの優先順位を決める

仕事は、自分の気分や目についたものから着手するのではなく、タスク管理を徹底しましょう。タスクを細分化し、優先順位をつけて取り組むことで効率的にこなせます。

取り組むべきタスクが明確になることで、自分がやるべきでないことや仕事の進行を妨げる原因も特定しやすくなるでしょう。不要な作業を排除して、必要な仕事だけに注力できます。

5.2. 業務フローを見直してみる

業務における一連の流れを可視化して、非効率的な部分がないかなど改善すべき部分を見つけましょう。

まずは現状を把握する必要があるので、小さなタスク単位で一連の流れを可視化します。その中で問題だと感じるものをピックアップして、「どうしてこの業務に工数がかかるのか」というように原因を突き止めます。

解決の糸口が見つけられたら、実際に試して、効果を検証しましょう。

5.3. 上司や先輩に相談してみる

上司や先輩に相談することで、仕事の割り振りを再考してもらえる可能性があります。また、業務スピードを上げるコツを教えてもらえたり、環境を整えたりと上司の立場からさまざまな配慮をしてくれるかもしれません。

「辛い」と感じていることを周りの人に気づいてもらうには、口に出して伝えることが大切です。

相談すれば困っていることに気づいてもらい、助けてくれる可能性があるので早めに伝えておきましょう。

5.4. 作業をテンプレート化する

作業のテンプレート化とは、作業を定型化することを指します。業務メールなどで定型文を決めておくといったことはもちろん、作業のやり方なども定型化しておくと良いでしょう。

テンプレート化しておけば、その都度深く考えなくても作業を行えるため、手が止まることなくスムーズに業務を進められます。

さらに、テンプレート化して浮いた時間を能力が必要な仕事に充てることができるでしょう。

5.5. ツールやシステムを活用する

業務効率化のためのツールは数多く存在するため、積極的に活用しましょう。自分の課題や目的、求める機能に応じて、導入すべきツールを見極めることが大切です。

例えば、スケジュール管理が苦手で進捗状況が分かりづらい場合は、スケジュール管理ツールやタスク管理ツールを導入すると良いかもしれません。

また、Googleの拡張機能やパソコンのショートカットキーなどを活用して、少しでも早く業務を終えるように工夫をしてみましょう。

6. 仕事量が多くて辛いと感じたら転職も考えてみよう

仕事量があまりにも多くて、調整しようと工夫しても改善の余地がない場合は今の職場を退職し、転職することを検討した方が良いかもしれません。

ワークライフバランスを整え、余裕を持って仕事をしたいという方は、転職エージェントを活用して、希望に合う会社を紹介してもらいましょう。

株式会社マイナビが運営する転職エージェントサービス「マイナビエージェント」では、面談の時間を設けて、転職先の希望や現状の悩みを聞いたうえで、求職者に合う仕事を紹介してくれます。

自己分析を実施し、悩みを解決する糸口を見つけられる可能性もあるので、少しでも仕事や働くことに関する不安を感じている人は利用を検討してみましょう。

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7. まとめ

仕事量が多い原因として、人手不足や業務に集中しにくい環境、マネジメント能力の問題などが挙げられます。

会社側の体制に問題があるケースもあれば、断るのが苦手だったり、スケジュール管理不足だったりと自分自身に原因がある場合もあります。

いずれにしても、改善に向けて上司に相談をする、業務のやり方を見直すといった工夫をすることができます。ただし、改善策を試しても仕事量が多くて辛い状態が続くなら、転職を検討するのも一つの手段です。

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