仕事量が多いのはなぜ？原因や多くなる人の特徴、調整方法について紹介

「仕事量が多すぎて辛い」「少しでも仕事量を減らせれば余裕を持てるのに...。」と悩んでいる人も多いのではないでしょうか。

大量の仕事をこなしていると、毎日疲労が溜まって余裕のない生活になってしまいます。

本記事では、仕事量が多い人の特徴や原因、大量の仕事を引き受けることで起こる問題について解説します。

併せて、仕事量を調整する5つのコツをご紹介するので、自分にあうものを取り入れて、ゆとりのある生活を実現させましょう。

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1. 仕事量が多くなる原因は？

「仕事量が適切ではない」という状況は、多くの人が抱える問題です。しかし仕事量が多くなる状態にはいくつか原因があるので、当てはまるものがないか確認してみましょう。

● 人手が不足している
● 仕事を遂行する上でのスキルや資格が限られている
● 他のことに時間を取られている
● マネジメント能力の問題

1.1. 人手が不足している

人手不足が深刻化している会社では、1人あたりの仕事量が多くなります。
例えば、医療や福祉、保育業界は、慢性的な人材不足が起きている傾向にあるので、仕事量が多いという課題を抱えています。

また、採用コストや育成コスト、人件費を削減するために、必要最低限の人員しか雇用しない企業もあるでしょう。

残業や休日出勤が多く、事業成長に人材数が追いついていない場合は、離職率が高くなるので今後も人材不足の影響を受けやすくなります。

1.2. 仕事を遂行する上でのスキルや資格が限られている

特定のスキルや資格保有者だけができる専門性が高い仕事の場合、一部の人に業務が偏ってしまいます。また、前述でも説明した通り常に人材不足が深刻化している業界では、1人あたりの仕事量が必然的に多くなります。

例を挙げると薬剤師の場合、地方の人手不足が起きており、人員確保が困難な状況です。しかし薬剤師は専門的な資格が必要になるため、引き継ぎができる人員が居ないと、簡単に退職しにくくなるといったことがおきます。

【出典】厚生労働省「令和3年度厚生労働省医薬・生活衛生局総務課委託事業薬剤師確保のための調査・検討事業報告書」

1.3. 他のことに時間を取られている

管理体制や労働環境、人員が十分であるのに、仕事量が多い場合は、労働者側の問題もあります。

例えば、集中して業務に取り組めなかったり、ミスを引きずってしまい気持ちの切り替えができなかったりと効率が低下している可能性があります。

また、他の人のフォローばかりに気を取られ、結果自分自身の仕事に手が回らず、仕事量が増えていくといったこともあります。

あるいは、上司の過干渉が原因で、忠告を受ける時間が長く、何度もやり直しをさせられるなど、部下のペースで仕事を進められないケースもあるでしょう。

1.4. マネジメント能力の問題

マネジメント能力の不足が原因で仕事量が多くなっている可能性もあります。
自分自身のマネジメント能力が低い場合、現実的ではない仕事量を引き受けたり、毎日コツコツと業務を遂行せずに期限前にバタバタとしたりするケースもあるでしょう。

また、上司や管理者のマネジメント能力が低く、突然大量の仕事を割り振られるといったパターンもあります。上司が部下のスキルや得意なことを把握していないため、苦手な業務ばかり振られて仕事が捗らないといった状況もあるようです。

【関連記事】「【残業したくない】職場で嫌われずに意思表示する方法」

2. 仕事量が多い人の特徴

仕事量が多いという状況は、誰にでも起こり得る問題です。しかし、下記に当てはまる人は仕事量が増加しやすい傾向にあるので注意しましょう。

● 断るのが苦手
● 仕事のスピードが遅い
● 誰かにお願いするのが苦手
● スケジュールを立てるのが苦手
● 自分のキャパシティを把握できていない

2.1. 断るのが苦手

人からの頼み事を断れない人は、大量な仕事を抱え込んでしまう傾向にあります。

自分の得意・不得意に関わらず、依頼があればすべて引き受けてしまう方は、制御する努力も必要かもしれません。

「困っているから助けてあげたい」「誰かがやらなければならないから」という理由で引き受けている人も多いでしょう。しかし、すべてを引き受けると周りから「この人なら何でもやってくれる」というイメージが定着してしまいます。

自分の仕事の優先順位やスケジュールを明確化し、できないものははっきりと「できません」と伝えるようにしましょう。

2.2. 仕事のスピードが遅い

特別自分だけ仕事量が多いというわけではないのに、なかなか仕事が終わらない場合は、業務効率が悪い可能性があります。新入社員に多い悩みのひとつで、仕事に慣れるまでは時間がかかってしまうものです。

例えば、優先順位を誤っていたり、時間配分を間違えたりすると、効率的に業務を遂行できません。仕事が遅いことを自覚している方は、上司や先輩の進め方を参考にし、スケジュールを立ててから作業をはじめてみましょう。

2.3. 誰かにお願いするのが苦手

人に頼ることが苦手な人は、すべてを自分で抱え込み、限界になってしまう傾向にあります。

「頼る＝悪いこと」という固定観念を持っている人が多く、相手に嫌われてしまうことを懸念し、仕事を任せられない人もいるでしょう。

また、人に頼って期待を裏切られた経験がある人も、自分で抱え込みやすくなります。まずは、頼られる立場になって考えてみたり、小さな仕事から任せてみたりして成功体験を積み重ねることが大切です。

2.4. スケジュールを立てるのが苦手

スケジュール管理が苦手な人は、計画的に業務を進められないため仕事が溜まりやすくなります。

例えば、月初は仕事量が多いと感じないのに月末には大量な仕事に追われている人は、スケジュール管理不足が原因かもしれません。

まずは自分の仕事の内容を把握したうえで、タスクを細分化してどれくらいの時間を要するのかを書き出しましょう。

優先度の高さに分けてタスクを整理し、スケジュール通りに着手すると月間の仕事量のバランスがとれるはずです。

2.5. 自分のキャパシティを把握できていない

自分自身の限界値を把握できていない人は、大量の仕事を引き受けてしまいキャパオーバーになることがあります。

自分の許容量を理解しておかなければ、仕事量が増えて、優先的に取り組むべきものが分からなくなるでしょう。

さらに、一度引き受けた仕事を誰かに引き継ぐことができない性格の人は、大量の仕事に追い込まれてしまいます。

その結果、上手く業務を回すことができず、品質が低下するといった悪循環に陥るケースもあるので注意が必要です。

3. 仕事量が多いと起こる問題

仕事量が多いとどのような問題が起こるのでしょうか。

品質の低下や体調への影響について解説するので、大量な仕事を任されて困っている方は確認しておきましょう。

3.1. 品質が低下する可能性がある

仕事量が多すぎると、業務効率が悪くなり、生産性や品質が低下します。一つの仕事に割ける時間が少ないため、スピードを重視し、見直しをせずに提出をしてクオリティが下がってしまうケースもあるでしょう。

睡眠や食事の時間を省いても、業務効率が上がることはありません。生産性を高めるには、自分に適した分量の仕事を把握し、調整することが大切です。

3.2. 体調に影響が出る可能がある

毎日、多くの仕事をこなしていると余裕のある暮らしができず、心身に不調が表れる可能性があります。具体的には、睡眠不足や食欲の低下、運動不足による体力の低下などが考えられます。

大きなストレスを感じている場合、自分の身だしなみを整えられなくなったり、心から楽しいと思えるものがなくなったりするので心身に不調をきたす前に仕事量の調整が必要です。

気持ちに余裕がない、またはストレスが溜まっていると感じている方は、厚生労働省が提供する「5分でできる職場のセルフチェック」を試してみると良いかもしれません。

【出典】厚生労働省「5分でできる職場のセルフチェック」

4. 仕事量を調整するためにできることとは

仕事量は工夫次第で調整できるので、下記の5つを試してみてはいかがでしょうか。

● タスクの優先順位を決める
● 業務フローを見直してみる
● 上司や先輩に相談してみる
● テンプレート化をする
● ツールの活用やシステムを見直す

大量の仕事をこなすことで自己成長に期待できるものの、体調を崩したり、品質低下に繋がったりするので早めに手を打ちましょう。

4.1. タスクの優先順位を決める

仕事は、自分の気分や目についたものから着手するのではなく、タスク管理を徹底しましょう。タスクを細分化し、優先順位をつけて取り組むことで効率的にこなせます。

仕事の進行を妨げる原因も明確になるので、不要な作業を排除して、必要な仕事だけに注力できます。

4.2. 業務フローを見直してみる

業務における一連の流れを可視化して、良い点と悪い点を浮き彫りにし、改善すべき部分を見つけましょう。

まずは現状を把握する必要があるので、一つの業務を細かくタスク化します。

細分化したタスクの中で問題だと感じるものをピックアップして、「どうしてこの業務に工数がかかるのか」というように原因を突き止めます。

解決の糸口が見つけられたら、実際に試して、効果を検証しましょう。

4.3. 上司や先輩に相談してみる

上司や先輩に相談することで、仕事の割り振りを再考してもらえる可能性があります。

業務スピードを上げるコツを教えてもらえたり、環境を整えたりと上司の立場からさまざまな配慮をしてくれるかもしれません。

基本的に「辛い」と感じていることは口に出さなければ、周りの人に気づいてもらえません。

上司や先輩に相談しておくと、困っていることに気づいてもらい、助けてくれる可能性があるので早めに伝えておきましょう。

4.4. テンプレート化をする

可能な限り、業務をテンプレート化して効率的に進めましょう。

業務のテンプレート化とは、作業を定型化することを指します。
例えば、取引先へのメッセージの場合、「いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。」というような毎回記載する文章をテンプレートとして登録しておきましょう。

思考停止で作業を行えるため、手が止まることなく、スムーズに業務を進められます。

さらに、テンプレート化して浮いた時間を能力が必要な仕事に充てることができるでしょう。

4.5. ツールの活用やシステムを見直す

業務効率化のためのツールは、複数存在するため、積極的に活用しましょう。

自分の課題や目的、求める機能に応じて、導入すべきツールを見極めることが大切です。

例えば、スケジュール管理が苦手で進捗状況が分かりづらい場合は、情報共有ツールを導入すると良いかもしれません。

また、Googleの拡張機能やパソコンのショートカットキーを活用して、少しでも早く業務を終えるように工夫をしましょう。

5. 仕事量が多くて辛いと感じたら転職を考えてみよう

仕事量があまりにも多くて、調整しても改善の余地がない場合は転職を検討した方が良いかもしれません。

とくに、「人手不足が深刻化している」「上司のマネジメント能力に問題がある」など会社側に問題がある場合は、自分ひとりで改善を図ることは困難です。

プライベートを優先にしたい、あるいは、余裕のある暮らしをしたいという方は、転職エージェントを活用して、希望に合う会社を紹介してもらいましょう。

株式会社マイナビが運営する転職エージェントサービス「マイナビエージェント」では、面談の時間を設けて、転職先の希望や現状の悩みを聞いたうえで、求職者に合う仕事を紹介してくれます。

自己分析を実施し、悩みを解決する糸口を見つけられる可能性もあるので、少しでも仕事や働くことに関する不安を感じている人は利用を検討してみましょう。

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6. まとめ

仕事量が多い原因は、人手不足や業務に集中しにくい環境、マネジメント能力の問題などが挙げられます。

会社側に問題があるケースもあれば、断るのが苦手だったり、仕事のスピードが遅かったり、スケジュール管理不足だったりと自分自身に原因がある場合もあります。

まずは、タスクを細分化し、優先順位を決めて業務フローを見直してみてはいかがでしょうか。改善策を試しても仕事量が多くて辛い状態が続くなら、転職を検討するのも一つの手段です。

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