【仕事の効率化】ITツール以前に必要な

タブレットやスマートフォンの普及に伴い、仕事を効率化するためアプリやITツールも進化しています。同じアプリやITツールを使っても、もともと仕事の効率がよい人との間には差が出てきます。仕事の効率化には何が必要かを考えてみましょう。(Misa)

1.仕事の効率化には何が必要？

仕事を効率化するためアプリやITツールは非常に充実していますが、それらを使用すれば、誰もが等しく仕事の効率を上げられるというわけではありません。

仕事ができるといわれる人の多くは、自分なりの仕事の進め方にアプリやITツールの便利な部分を上手に取り入れています。

仕事を効率よく回していくには、自分の仕事をマネジメントする能力が求められます。アプリやITツールは、そのマネジメントを効率化する機能を提供します。マネジメントの意味を理解できていないと使いこなせず、アプリへの情報入力などの負担が増えるだけになってしまう場合があります。

そもそも仕事の効率に差が出るのは、仕事の段取りを組み立てる計画立案や自己管理スキルの差が影響しています。仕事を効率化するアプリやITツールを、こうしたスキルを補うものと意識して使用すると活用しやすくなります。

仕事の効率化には目標設定と優先順位を決め、計画的に仕事を進めるのが効果的です。仕事の期限と作業量をふまえて、抱えこみ過ぎないようにすることも大切です。

必要な資料やファイルを探す時間はムダになり、集中の妨げになりますので、デスクやパソコンの内部を常に整理整頓しておく習慣をつけることも効果的です。

＜仕事を効率化するためのポイント＞

仕事の効率化の基本はやるべきことを整理し、効率的な優先順位をつけることにあります。そのためには、仕事の流れや内容を把握していなければなりません。仕事ができる人は、作業に着手する前の準備や情報収集を丁寧に行っています。

仕事の効率がよくないのを「要領が悪い」「不器用だから」とあきらめてしまうと、そこから進歩できなくなります。自分の仕事の進め方に何が足りないかを考え、自分の仕事をマネジメントできるよう考えてみましょう。

マネジメントに不可欠なタスクとスケジュール管理には、アプリやITがとても有効です。こうしたツールを活用して自分が苦手な部分の効率化をめざしましょう。

原稿：Misa

ITベンチャーで企画、人材開発、広報などを経て独立。現在はコンサルタント、ときどきライター。ライターとしては、ビジネス系を中心に、アニメ・マンガ、車から美容・健康まで何でもチャレンジ中。