「仕事が終わらず残業が続いている」
「常に業務に追われて疲労困憊......」
仕事がなかなか終わらないと、疲れが取れず、休日も寝て過ごすだけになってしまい、リフレッシュするのも難しいのではないでしょうか？
この記事では、仕事が終わらない人にありがちな原因と対処法をまとめました。今の状況を改善したい方は、ぜひご覧ください。
【関連記事】「仕事でキャパオーバーになる人の特徴や原因、成長へのつなげ方を紹介」
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1.仕事がなかなか終わらないという悩みは多い
仕事が終わらないのは自分の能力が低いからなのでは？と思っている方もいるかもしれません。しかし、仕事がなかなか終わらないという悩みは、多くの方が抱えています。
2021年8月、マイナビニュース会員160名に行った調査では、休日に仕事をしてしまう人は50.3%となっています。
休みの日に仕事をする理由には、「資料作成がおわらなかったから」、「平日に早く帰りたいから」と言ったものもあげられていました。このデータから、勤務時間内に仕事が終わらない人が多くいることがわかります。
また、仕事が終わらないのは個人の能力だけでない課題があると推察されます。ただし、いくつか共通してあげられる原因があるため、それぞれ対策を取ることは可能です。
今の仕事、会社がつらい場合は、無料で相談できる転職エージェント「マイナビエージェント」にご相談ください。
2.仕事が終わらない人にありがちな原因10選
仕事が終わらない人にありがちな主な原因は、以下の10個です。
- 責任感が強すぎる
- 理想が高すぎる
- どれから手を付けていいかわからない
- 作業時間を意識できていない
- 仕事を全て自分で抱え込んでしまう
- 業務の効率化を考えていない
- そもそもの仕事量が多い
- スケジュール管理ができていない
- わからないことを聞けないままでいる
- 常にデスク周りが散らかっている
自分に当てはまるものはないか、確認してみてください。
【関連記事】「【体験談紹介】仕事でミスした時の対処法と落ち込む自分から脱却する方法」
2.1.責任感が強すぎる
責任感が強すぎる人は、仕事がなかなか終わらなくなりがちです。
「任された仕事は全て一人で仕上げたい」、「周りで困っている人がいたらフォローしてあげたい」、と考えてはいないでしょうか？
もちろん、この考え方自体は賞賛されるものです。このように責任感のある方は上司からの信用も厚く、多くの人から頼られる存在でしょう。
しかし、度を過ぎると自分の首を絞めることになってしまいます。
仕事は一人でするものではなく、お互いにサポートし合うことが大切です。
周りのフォローは他の人でもできますし、時間をかければ本人が解決できることもあります。
2.2.理想が高すぎる
理想が高い完璧主義の方は、「全てを100点満点の状態にしなければならない」と考えるかもしれません。
しかし、仕事によっては100点満点でなくても、70点～80点くらいのクオリティがあれば十分なものもあります。
その仕事が、どの程度のクオリティを求められているのかを考え、時間とのバランスを取ることもビジネスでは大切なことです。
2.3.どれから手を付けていいかわからない
並行していくつかの仕事を抱える場面は多いものです。そのときに、どれから手をつけていいか分からず、目の前にあるものから実施してしまう人は仕事の仕方を見直した方が良いでしょう。
締め切りの近い仕事が溜まってしまうと、期日内に終わらせるために残業することになってしまいます。余裕があるタイミングがあるのに、なぜか仕事が終わらなくなりがちな方は、まずは仕事の期日を確認し優先順位を見直してみましょう。
2.4.作業時間を意識できていない
作業にかかる時間を意識できていない人も、残業の原因を作っています。最初にタスクごとにどれくらい時間がかかるか考えておかないと、スタートがギリギリになってしまい、"仕事が終わらない"という事態に陥ります。
また時間の見積もりが甘い場合も、想定外の出来事が起きた場合や、会議やミーティングなどが差し込まれたりした時に、想定していた時間配分が狂ってしまい、結果的に仕事が終わらないということにもなりかねません。
2.5.仕事を全て自分で抱え込んでしまう
仕事を全て自分で抱えがちな方も、仕事時間が伸びてしまう傾向があります。そもそも仕事量が多すぎて絶対に終わらないと気づいているのに、そのまますべて自分でやっていては、時間内には終わりません。
特に自分以外の人でもできる仕事も、とにかく自分でやってしまうという方は要注意です。自分で全てをやろうとするとキャパオーバーになってしまい、結局は何一つ終わらないといったことにもなりかねないので、作業を他の人にお願いすることを覚えましょう。
【関連記事】「「仕事ができない」と言われる人の7つの特徴と「できる人」への改善ポイント」
2.6.業務の効率化を考えていない
毎月似たような作業をして、時間を取られていませんか？ルーチンワークで周りの人より終わるのが遅いならば、効率化ができていない可能性があります。
企画や改善案出しなどのクリエイティブな仕事と異なり、事務的な作業は工夫次第で効率化が図れます。定期的な作業のやり方を見直さず、ただ毎回繰り返しているだけだと仕事は早く終わりません。
同じ仕事が続く場合は、作業フローを見直すことが大切です。
2.7. そもそもの仕事量が多い
個人の問題ではなく、慢性的な人手不足などにより、そもそもの仕事量が多過ぎる可能性もあります。
どんなに早く仕事をこなしても、量が多過ぎる場合はなかなか終わりません。
もちろん、決算前などの繁忙期でどうしても仕事が増える時期はあります。ただし、慢性的に終わらない場合は、まずはタスク量のチェックが必要です。
2.8.スケジュール管理ができていない
振られたタスクに対して、何をいつまでにやればいいのか把握できていないのも、仕事が残る原因です。締め切り間際になってやるべきことを見つけてしまうと、その分残業が増えます。
仕事を依頼された時に、納期を確認せずに進めてしまい、急に上司に「あの仕事どうなった？」と聞かれて慌てて進める羽目になります。
2.9. わからないことを聞けないままでいる
仕事を進めるにあたって分からないことがあり、聞けないままでいる場合も仕事が遅れる原因の一つです。新人のうちは気軽に質問できたことも、年を追うごとに聞きづらくなることもあるでしょう。
もちろん、自力で調べること自体は悪いことではありません。しかし、他の人に聞いたらすぐにわかることなのに、すべて調べているのでは効率も下がります。
他の人が知っていそうな内容は、さっと聞いてしまうのも一つの手です。
2.10.常にデスク周りが散らかっている
常にデスク周りが散らかっている人は、時間を大幅にロスしている可能性があります。仕事に必要なものを探すのに毎回時間がかかっているかもしれません。
一回探す時間はたった5分でも、10回探せば約1時間を失います。物を探すのにかかっている時間は意外と累積すると多くなります。
【関連記事】「残業代はどうやって計算するの？勤務体系別・パターン別に詳しく解説します！」
【関連記事】「「仕事がうまくいかない」人の8つの原因、5つの特徴 | 対策も解説」
3.仕事が終わらない人が自分でできる対処法10選
仕事が終わらない人は、行動を少し変えるだけでも余裕が出てくる可能性があります。ここでは、自力でできる対処法を11個紹介します。
- すべてを背負いこまない
- 時には「No」という勇気を
- 作業時間を事前に見積る
- 優先順位を明確化する
- 1日のスケジュールをたてる
- 他の人に仕事を割り振る
- メリハリをつける
- ツールを使って効率化を図る
- 疑問に思ったことはすぐ周りに質問する
- 机やファイルの整理整頓をする
できそうなものから1つずつ取り入れてみてください。
3.1.すべてを背負いこまない
自身で仕事の全てを背負い込む必要はありません。
組織に属していれば、業務はチームで進めていきます。仕事の全責任を取る必要はありませんし、100％を受け止めなくてもよいのです。
真面目な人こそ、自分の責任だから完璧にやらなければと考えてしまう傾向にあります。自分が全てやらなくても会社は回るものだと思い、まずは肩の力を抜きましょう。重要な仕事に力点を置き、強弱をつけて取り組むのもおすすめです。
3.2.時には「No」という勇気を
頼まれた仕事はすべて快諾しないといけないと思い込んでいませんか？ときには「No」を伝える勇気も必要です。そもそも分量が多かったり、専門外で他に適任がいたりする場合は、仕事自体を断っても良いのです。
無茶な納期を依頼されるなど、相手の希望通りにタスクを終えるのが難しいならば、「できません」と伝えても問題ありません。いつもお願いを聞いてくれる仕事を頼みやすい人のところに、みんな相談するのは当然のこと。その結果、自分のところに細かいタスクがたくさん溜まっているというのは、優しい人にありがちな傾向です。
しかし、できないものはできないと開き直ることも必要です。今の仕事に追われている時は、正直に伝えて問題ありません。いま受けられない理由を伝えれば、角が立つ心配もないでしょう。
また、自分がやるべきか悩んだ場合は、上司に判断を仰ぐのも一つの方法です。
【関連記事】「【仕事の断り方】"角を立てず、評価も下げず"に仕事を断る方法とは!?」
3.3.作業時間を事前に見積る
仕事を受けた時点で、その仕事を終えるまでにどれくらいかかるか毎回見積もる癖をつけましょう。これによって、タスクに手を出した時にはすでに間に合わない状態だったという状況を抜け出せます。
また、見積もりに対しての進捗を都度確認し、把握することも大切です。もし途中で想定していたよりも時間がかかっている場合は、完成までさらに遅れる可能性が高いです。その時点で他のスケジュールを調整していくと、パンクしにくくなります。
3.4.優先順位を明確化する
今手持ちのタスクを一覧化して、常に優先順位を明確にしましょう。おすすめは、タスクをマトリクスにして4つに分けること。7つの習慣の著者コヴィー氏が提唱した方法で、緊急度・重要度という2つの指標を用います。
- 重要度も緊急度も高い
- 重要度は高く緊急度は低い
- 重要度は低いが緊急度が高い
- 重要度も緊急度も低い
すぐにやるべきなのは、重要度も緊急度も高いタスクです。緊急度だけが高いタスクであれば、効率的に終わらせる方法を考えたり、他の人に依頼したりすることもできます。
とにかく仕事が多いし、全て一番にやらないといけない気がするという方は一度試してみてください。
3.5.一日のスケジュールをたてる
朝一番にその日一日のスケジュールを立てるのも有効です。
仕事を効率的にすすめられる人は、隙間時間を無駄にはしません。時間のやりくりが苦手な人は、15分～20分の空き時間があった場合、何をやるべきか分からず、持て余してしまいます。
スケジュールを立てる時は、まず最初に確定している予定から埋めていきましょう。その後に空き時間でできるタスクを埋めていけば無駄がありません。作業が細切れに中断されてしまって、毎回振り返る手間も省けます。
また、スケジュールは余裕を持って組むようにしましょう。急な仕事が割り込んでくることはよくあるため、余裕のない状態では対応できない場合があります。詰め込みすぎないように組むのがコツです。
3.6.他の人に仕事を割り振る
タスクの中で他の人に依頼しても問題ないものは、思い切って周りに任せてもよいでしょう。全体の進捗管理とチェックだけを行い、余裕のある人に実働を任せれば、品質は保ちつつ作業時間を削れます。
また、何度も発生するような定期的なタスクであれば、早めにマニュアルを作っておくことが重要です。毎回やり方を説明する手間が省けますし、部署異動のときの引き継ぎも容易です。
更に、マニュアルを渡して質問を受けたところをアップデートしていけば、どんどん洗練されていきます。
3.7.メリハリをつける
職場でおしゃべりしてしまったり、ついダラダラと過ごしてしまったりする人は、作業時間を区切ってメリハリをつけましょう。在宅勤務をするときにも有効な方法です。
今から1時間は誰とも喋らずに集中して仕事に取り掛かるなど、要所要所で集中する時間を作ってみましょう。業務時間中ずっと集中し続けるのは難しいので、あえて短い時間で区切ることで、作業スピードが上がるはずです。
3.8.ツールを使って効率化を図る
ルーチンの作業は、ツールを取り入れて効率化を図りましょう。PCソフトや無料のサイトなどで、効率化できるものはたくさんあります。
いきなり取り組むのに不安という方は、よく作る資料やメールのテンプレートを作るところから始めるのがおすすめです。毎回形式を考える手間が省けるので、累積するとその分時間が浮きます。
3.9.疑問に思ったことはすぐ周りに質問する
作業を進める上で疑問を持ったら、すぐ質問するように心がけましょう。過去資料の場所や、類似している事例などは、考えてわかるものではありません。一人ではじめから探すより、知っている人に聞いた方が圧倒的に早いです。
ただし、考えたら答えが出る内容ならば、やみくもに聞くのはおすすめしません。質問に答えている人の時間を奪うことになるからです。考えて答えが出る内容かどうか一度考えてみましょう。
3.10.机やファイルの整理整頓をする
デスク周りが煩雑になっている場合は、整理整頓するだけでも時短につながります。片付けに時間がかかるのが億劫かもしれませんが、毎回資料を探す時間を考えると効率的です。
物を置く定位置を決めておけば、その都度必要な物をスッと取り出せるようになり、気持ちよく作業に入れます。
4.【在宅勤務編】仕事が終わらないときの対処法5選
最近では、在宅勤務をしている方も増えてきています。
日本労働組合総連合会(連合)が2020年に行った「テレワークに関する調査」によれば、在宅勤務の影響で、通常勤務より長時間労働になる経験があった人は51.5％にもなります。
在宅勤務の場合、オフィスよりメリハリがつけにくいため、仕事を終わらせるには工夫が必要です。ここでは、在宅勤務で特徴的な意識すべき点を4つ紹介します。
4.1.仕事専用のスペースを設ける
在宅勤務になり、リビングで仕事をしている方もいるのではないでしょうか？できれば、仕事専用のスペースを設けるのをおすすめします。
生活の場で仕事をするとどうしても気が緩んでしまいがちです。「仕事をする場所」を作ることで、そこにいる間は仕事のスイッチが入り、集中しやすくなります。
家で仕事をするのが難しい場合、会社のルールが許せばコワーキングスペースを利用するのも良いでしょう。
4.2.会社と同じ時間軸で仕事をする
在宅勤務の場合、どうしても時間の管理が自分任せになりがちです。
通勤時間がないのでその分仕事に充てられるのはメリットですが、休憩や終了の時間も不規則になりがちで、気付いたら会社で仕事をする何倍もの時間パソコンに向かっていたということもあります。
そういった事態を防ぐため、できる限り会社と同じ時間軸で仕事をするのがおすすめです。
会社の始業時刻に仕事を始め、休憩や昼食時間も同じような時間帯にとり、退勤時間には仕事を終わらせるということを意識すると、メリハリが付けやすくなります。
【関連記事】「仕事が忙しすぎる？余裕が無い...リモートワーク時の働きすぎに注意」
4.3.ランチは仕事場から離れる
ランチの時間は仕事場から離れ、リフレッシュすると良いでしょう。
在宅での仕事の場合、ご飯を食べながら仕事をする方もいると思います。
しかし、家で仕事をしつつご飯もそのままとなると、人によってはオンオフの切り替えが難しくなります。
休み時間はしっかりとっているものの、メールが来るとついつい開いてしまうという方もいるのではないでしょうか？
ランチは別の部屋で食べるなど、できるだけ作業スペースから離れるようにしましょう。
可能ならば、軽く散歩を入れて外出するのもおすすめです。
4.4.勤務時間後に趣味の時間をとる
勤務時間が終わったら趣味の時間を意識的にとってみましょう。
仕事を終えても、すぐ作業できる環境にいるとついつい気になってしまうものです。
業務を一時的に忘れられるように、没頭できることを用意しておきましょう。
習い事を予約して、半強制的に仕事から離れてみるのも良いでしょう。
4.5.チャットツールや通話を駆使する
仕事中の効率を上げるには、チャットツールや通話を活用しましょう。
在宅勤務では、同僚との会話が減ってしまうのがデメリットです。細かいニュアンスのすり合わせができずに手戻りが発生したり、必要のない作業をしたりしてしまうリスクが増えます。
会議の時間以外にも意識的にチャットや通話を活用してコミュニケーションをとっておけば、認識の相違も生まれず、スムーズに作業ができます。在宅勤務の場合は、相手の顔や作業している姿が見えないぶん、普段以上にコミュニケーションを意識すると、業務が円滑に進みます。
5.仕事が終わらない不安への対応策
仕事が終わらず、「どうすればいいんだろう」「テンパって泣きそうだ」などと感じることがあるかもしれませんが、そういった精神状態では普段通りのパフォーマンスすら発揮できなくなってしまいます。
「仕事が終わらないかもしれない」という不安を軽減して、仕事を早くこなす工夫を実践できる精神状態を保つことが大切です。
5.1.不安の原因を書き出してみる
上司から「絶対に残業するな」と言われているのに、どうしても仕事が終わらず、毎日不安を感じている方も多いでしょう。
そんなときは、どうして自分が不安な気持ちになるのかを、具体的に書き出してみることをおすすめします。
例えば、「ミスをして迷惑をかけるのが怖い」「助けを求めると、能力不足と思われるのが心配」など、不安な気持ちの原因がわかれば、おのずと仕事が終わらない理由も見えてきます。
自分では漠然と感じていたことも、可視化することで対処しやすくなるため、紙に書き出して整理するのは良い方法と言えます。
5.2.仕事のことを考えない時間を作る
働いているだけでも苦労が多いのに、慢性的に仕事が時間内に終えられないと想像以上にストレスが溜まります。
「自分はストレス耐性があるから大丈夫」と思っていても、心身への影響が現れてからでは大変です。
自分なりのストレス解消方法を見つけましょう。
没頭できる趣味などがなくても、好きな音楽を聞いたり、散歩したり、普段シャワーだけで済ませる人は湯船に浸かったりして心身ともにリラックスし、仕事のことを忘れられるような時間を作ることが大切です。
5.3.出来る限りのことをしている自分に自信を持つ
頑張っているのに仕事が終わらないからといって「自分の能力不足だ」「この仕事に向いてないんだ」と必要以上に自分を責めることはありません。
この記事を読んでいる方は、仕事に対して真面目に取り組んでおられる方でしょう。
まずは、今の自分ができる限りのことをしていることに自信を持ちましょう。
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6.工夫をしても仕事が終わらない場合は？
ここまで紹介してきた工夫を試してみても、仕事が終わらない方もいると思います。
その場合は、そもそも業務量が多すぎたり、部署や会社自体に問題があったりする可能性もあります。
自力で解決ができなかった場合、考えるべきことを解説します。
6.1.上司や同僚に相談してみる
もし、自分だけ残業が人より多いと感じた場合は、上司や同僚に相談してみましょう。
もっと効率的な業務のやり方をアドバイスしてもらえたり、そもそものタスク量を減らしてもらえたりする可能性があります。
仕事が終わらない原因は、自分では気づけないこともあるため、業務の状況を把握している上司や同僚などに、客観的な意見をもらえば、参考になる部分があるはずです。
【関連記事】「仕事を辞めたいと思ったら誰に相談すればいい？相談する相手や注意点を紹介」
6.2.部署異動を申し出る
仕事が終わらず肉体的・精神的な負担になっている場合は、異動願いを出すのも一つの方法です。
部署全体の仕事が多すぎる場合は、異動することで状況が好転する可能性もあります。
また、部署が抱える業務自体が、自分に向いていないといった場合もあります。
その場合、仕事自体を苦痛に感じてしまう可能性もあるため、自分が楽しいと思える場所で働けるように、部署を変えてみるのも良いでしょう。
そうすることで、人より仕事が早く終わるようになることもあります。
6.3.転職を検討してみる
業務全体の仕事が多すぎたり、部署異動願いが叶わなかったりする場合は、転職を検討してみるのも一つの手段です。
会社として問題を抱えている場合、個人で訴えてもなかなか改善することはありません。
また、仕事が終わらず苦しんでいるにもかかわらず、同じ部署で働き続けなければいけない状況では、ストレスも溜まってしまいます。
そのような職場はいち早く諦めるのが賢明かもしれません。心機一転、別の職場を探してみましょう。
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今の状況を転職のプロである転職エージェントに相談すれば、活躍できる職場が見つかるはずです。客観的に今の職場を続けるべきか、アドバイスももらえます。
実際に転職するかどうかにかかわらず、まずは気軽に相談してみることをおすすめします。
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7.まとめ
仕事が終わらない原因は、複数考えられます。自分で解決できることもあれば、会社自体に問題があり、工夫しても改善できないこともあるでしょう。
まずは自分の課題を見直し、対策をとってみてください。原因別に適切に対処できれば、今までより業務の負担は減るはずです。
自力で改善が難しい場合は、周りに相談してみたり、思い切って環境を変えたりする方法もあります。
仕事が終わらずストレスを抱えている状況が続くのは、肉体的にも精神的にもよくありません。
客観的なアドバイスをもらいつつ行動すれば、きっと状況は好転するでしょう。
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