【仕事が終わらない、泣きそう...】時間がかかる原因とすぐできる対処法11選

「仕事が終わらない...」「やることが多すぎて泣きそう...」、そう感じる方は少なくありません。頑張っているのに仕事がどんどん溜まっていくのは、本当につらいものです。

しかし、ちょっとした工夫や考え方を見直すことで、仕事をスムーズに進められることもあります。

本記事では、仕事が終わらない主な原因や、今すぐ実践できる対処法を解説します。仕事がどんどん溜まってしまう状況を改善したい方は、ぜひ参考にしてください。

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1. 「仕事が終わらない」という悩みは多い

イラスト：斉田直世　漫画の続きはこちら＞

定時までに仕事が終わらず、勤務時間外まで仕事が及ぶ人は少なくありません。

厚生労働省が令和6年9月21日〜10月21日に実施した調査によると、常用労働者のうち74.2％が時間外労働を、20.6％が法定休日労働をおこなっていました。

さらに、2021年8月、マイナビニュース会員160名に行った調査では、「休日出勤を除いて休日に仕事をしてしまう」と答えた人の割合は50.3%にのぼります。

休みの日に仕事をする理由には、「資料作成が間に合わない」「平日に早く帰りたい」などが挙げられ、勤務時間内に仕事が終わらない人が多いことがわかります。

仕事が終わらない原因は、慎重に進めすぎている、もともとの業務量が多すぎるなど、さまざまなことが考えられますが、まずは自分を責めすぎず、終わらない理由を探ることが大切です。

【出典】厚生労働省「労働時間制度等に関する実態調査結果について（概要）」

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2. 仕事が終わらない主な原因11選

仕事が終わらない主な原因は、以下の11個です。

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2.1. 仕事を全て自分で抱え込んでしまう

仕事を全て自分で抱えてしまう方は、勤務時間が伸びてしまう傾向があります。仕事量が多すぎるとわかっていても、責任感の強さから「最後まで自分でやり遂げなければ」と考えてしまうのです。

しかし、自分で全てをやろうとするとキャパオーバーになり、結果としてどれも中途半端になってしまう恐れもあります。許容量を超える仕事を任された場合は、無理をせず周囲を頼りましょう。

2.2. 周囲へのフォローを優先しすぎる

仕事では、チームでフォローし合いながら進めることも重要です。しかし、周囲へのフォローを優先しすぎると、自分の仕事が後回しになりタスクが終わらなくなってしまう可能性があります。

頼られるとつい手を貸してしまう場合は、知らず知らずのうちに自分の時間を削っているかもしれません。バランスを取りながら、時には「今は手が離せないのでほかの方にお願いしてください」と伝える勇気も必要です。

2.3. 完成度を高く求めすぎてしまう

理想が高い完璧主義の方は、「100点満点の状態に仕上げよう」と考えがちです。しかし、全てを完璧にこなそうとすると時間がかかり過ぎてしまうことがあります。

仕事の内容によっては、70点〜80点程度のクオリティがあれば十分な場合もあります。その仕事がどの程度のクオリティを求められているのかを考え、時間とのバランスを取ることも大切です。

2.4. 頼まれた仕事を断れない

頼まれた仕事を断れないことも、仕事が終わらない原因の一つです。

「◯◯さん、これを◯時までにお願いします」など、急な仕事を頼まれることもあるでしょう。しかし、自分の業務との関連が少なく、すでに抱えているタスクで手一杯な場合でも、断れずに引き受けてしまうと仕事量が増えてしまいます。

その結果、本来の業務が後回しになり、残業や業務の遅延につながることもあります。

2.5. どれから手を付けていいかわからない

並行していくつかの仕事を抱える場面は多いですが、タスクを整理できていないと、結果として非効率的な仕事の進め方になってしまい、余計な時間や工数がかかってしまうことがあります。

どれから手をつけていいかわからず、目についたものから片づけようとしてしまう人は、仕事の進め方を見直したほうが良いでしょう。

2.6. スケジュールを把握できていない

何をいつまでにやればいいのかというスケジュールを把握できていない場合も、仕事が溜まる原因です。多くの仕事には納期や締め切りがあり、信頼を得るためにも期限は必ず守らなければなりません。

スケジュールが曖昧なまま仕事を受けてしまうと、気付いたときには納期が迫り、期日に追われながら焦って仕事を進めることになりかねません。

2.7. 作業時間を意識できていない

仕事のスケジュールに加えて、作業にかかる時間を意識できていないことも、仕事が終わらない原因の一つです。最初にタスクごとにどの程度の時間を要するのかを考えておかないと、後ろにずれこんでしまうことがあります。

また、時間の見積もりが甘い場合も、想定外の出来事が起きたり、会議やミーティングなどが差し込まれたりした際は時間配分が狂い、結果的に仕事が終わらなくなる恐れがあります。

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2.8. 業務の効率化を考えていない

作業のやり方が原因で非効率的になっていることも考えられます。もっと効率化できるやり方はないか、検討することも重要でしょう。

特に事務的な作業やルーチンワークは、工夫次第で効率化を図りやすいです。作業フローや使うツールなどを見直すことが大切です。

2.9. そもそもの仕事量が多い

個人の問題ではなく、慢性的な人手不足などにより仕事量が多過ぎる可能性もあります。どれだけ早く仕事をこなしても、量が多過ぎる場合はなかなか終わりません。

決算前などの繁忙期はどうしても仕事が増える時期ですが、慢性的に仕事が終わらない状況が続く場合は、組織として改善が必要かもしれません。

仕事が終わらない原因は、本人の進め方だけでなく、業務量、人員体制、役割分担、上司からの依頼の仕方、繁忙期など職場環境にある場合もあります。

そのような場合は、転職エージェントを活用して、労働環境や業務量のバランスが取れた職場を探すことも一つの方法です。

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2.10. わからないことを上司や同僚に聞けないままでいる

仕事を進めるにあたってわからないことがあり、聞けないままでいるのも仕事が遅れる原因の一つです。新人のうちは気軽に質問できたことも、経験を重ねるごとに聞きづらくなるケースもあるでしょう。

自力で調べて解決することも大切ですが、効率を考えると素直に人に頼ることも一つの手段です。

2.11. 常にデスク周りが散らかっている

デスク周りが散らかりやすい状態だと、探し物や集中力の低下で時間を大幅にロスしている可能性があります。

例えば、一回の探し物はたった5分でも、10回探せば約1時間を失います。集中してスムーズに作業ができるように身の回りを整理することも重要です。

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3. 仕事が終わらない場合に自分でできる対処法11選

仕事が終わらない場合、行動を少し変えるだけでも余裕が出てくる可能性があります。ここでは、自力でできる対処法を11個紹介します。

3.1. 全てで完璧を目指そうとしない

限られた時間の中で多くのタスクをこなすには、「どこまでやるべきか」の見極めが重要です。全ての仕事において完璧を目指そうとすると、時間や労力がかかりすぎて業務全体の進行に支障をきたすこともあります。

例えば、社内向けのメールでは完璧な文章よりも「正確でわかりやすい内容」が求められることが多いです。言い回しを何度も直すより、早く伝えることを優先すべき場面もあります。

3.2. 任せられる業務は相談して分担する

自分だけで抱え込まず、周囲や上司に相談して分担できる業務がないか確認しましょう。自分は進捗管理とチェックだけをおこない、余裕のある人に実働を依頼するなど、担当を分担することで品質は保ちつつ作業時間を削れます。

なお、何度も発生するような定期的なタスクであれば、マニュアルを作っておきましょう。毎回やり方を説明する手間が省け、部署異動の際も引き継ぎが楽になります。

3.3. タスクの内容や期限を確認してから着手する

依頼された業務は、着手する前に依頼主へ内容をしっかり確認し、いつまでにどの程度の完成度が求められているのかを把握しましょう。

自分なりの100点満点を追求してしまうと、仕事がなかなか終わらない事態に陥ることがあります。求められている完成度を意識し、期限内に仕上げられるよう調整することが大切です。

3.4. 優先順位や期限を相談する

対応が難しい場合は、「今の優先順位だと本日中の対応は難しいです」「期限の調整は可能でしょうか」のように、理由と代替案を添えて伝えましょう。相談をしたうえで、期限を調整したり、ほかの担当者に仕事を任せることも視野に入ってきます。

相手の希望通りにタスクをこなすのが難しいなら、「できません」と伝えても問題ありません。受けられない理由をきちんと伝えれば、角が立ちにくくなります。

また、自分がやるべきか悩んだ場合は、上司に判断を仰ぐのも一つの方法です。

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3.5. 優先順位を明確化する

手持ちのタスクを一覧化して、常に優先順位を明確にしましょう。おすすめは、「7つの習慣」の著者、スティーブン・R・コヴィー氏が提唱した「時間管理のマトリクス」を用いて、緊急度・重要度という2つの視点から、タスクを4つに分ける方法です。

すぐにやるべきなのは、重要度も緊急度も高いタスクです。緊急度だけが高いタスクであれば、効率的に終わらせる方法を考えたり、他の人に依頼したりすることもできます。

3.6. 作業時間を事前に見積もる

仕事を受けた時点で、作業に要する時間を見積もりましょう。これによって、やり始めた仕事が期日に間に合わない状況を回避しやすくなります。

また、見積もりに対しての進捗を都度確認し、把握することも大切です。途中で想定していたよりも時間がかかっている場合は、完成までにさらなる遅れが生じる可能性が高いため、その時点で速やかな調整が必要です。

3.7. 一日のスケジュールを立てる

その日のはじめに一日のスケジュールを立てるのも有効です。スケジュールを立てる際は、まず最初に確定している予定から埋めていきましょう。その後に空き時間でできるタスクを埋めていけば無駄がありません。

また、スケジュールは余裕を持って組み、急な仕事が割り込んでくる可能性も考え、それらにも対応できるよう詰め込みすぎないようにしましょう。

3.8. メリハリをつける

会話や通知などで集中が途切れやすい場合は、作業時間を区切ってメリハリをつけましょう。これは在宅勤務をする際にも有効な方法です。

今から1時間は誰とも喋らずに集中して仕事に取り掛かるなど、要所要所で集中する時間を作ってみましょう。ずっと集中し続けるのは難しいため、あえて短い時間で区切ることが作業スピードを上げるポイントです。

3.9. 便利ツールを使って効率化を図る

ルーチンワークは、便利なツールを取り入れて効率化を図りましょう。PCソフトやWebツールなど、効率化に役立つものはたくさんあります。

いきなりツールを使うのは不安な方は、よく作る資料やメールのテンプレートを作るところから始めるのがおすすめです。毎回形式を考える手間が省けるため、その分時間に余裕が生まれます。

3.10. 疑問に思ったことは勇気を持って周りに質問する

作業を進める上で疑問を持ったら、勇気を持って周りの人に質問するように心がけましょう。一人ではじめから探したり確認し直したりするよりも、知っている人に聞いたほうが圧倒的に早いです。

まずは自分で確認できる範囲を調べたうえで、「何がわからないのか」「どこまで試したのか」を整理して質問すると、相手も答えやすくなります。

3.11. 机やファイルの整理整頓をする

デスク周りが煩雑になっている場合は、整理整頓するだけでも時短につながります。物を置く定位置を決めておけば、その都度必要な物をすぐに取り出せるようになり、気持ち良く作業に入れます。

片付けが億劫に感じるかもしれませんが、少しの工夫が効率化につながります。

自分でできる工夫を試しても改善しない場合は、個人の努力だけでは解決しにくい環境要因がある可能性があります。そのような場合は、転職エージェントを活用して、業務量のバランスを調整できる職場を探すことも一つの方法です。

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4. 在宅勤務で仕事が終わらない場合の対処法5選

日本労働組合総連合会(連合)が2020年に行った「テレワークに関する調査」によれば、在宅勤務の影響で、通常勤務より長時間労働になる経験があった人は51.5％にもなります。

在宅勤務の場合、オフィスよりメリハリがつけにくいため、仕事を終わらせるには上記のポイントに加えて以下のような工夫も必要です。

【出典】日本労働組合総連合会「テレワークに関する調査2020」

4.1. 仕事専用のスペースを設ける

在宅勤務をする際は、できればリビングではなく、仕事専用のスペースを設けるのをおすすめします。

仕事との切り替えが難しくなることがあります。「仕事をする場所」を作ることで、そのスペースにいる間は仕事のスイッチが入り、集中しやすくなります。

家の中にスペースを作るのが難しい場合、コワーキングスペースなどを利用するのも良いでしょう。

4.2. 始業・終業・休憩の区切りを決める

在宅勤務では、働く時間の区切りがあいまいになりやすいため、勤務ルールやチームの連絡可能時間に合わせて、始業・終業・休憩の目安を決めておくとよいでしょう。

在宅ではオンとオフの区別がつきづらくなり、気付いたら会社で仕事をするよりも長くパソコンに向かっていることもあります。

そういった事態を防ぐため、会社の始業時刻に仕事を始め、休憩や昼食時間も会社にいるときと同じような時間帯にとり、退勤時間には仕事を終わらせることを意識しましょう。

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4.3. 昼食は仕事場から離れたスペースで取る

在宅勤務の場合、仕事をする場所で昼食を取る方も多いですが、別の部屋で食べるなど、できるだけ作業スペースから離れた場所を選びましょう。

場所が変わらないとメリハリがつかず、人によってはオンオフの切り替えが難しくなります。休み時間に入ったものの、メールが来るとついつい開いてしまう方もいるのではないでしょうか。

また、食後に軽く散歩をするなど、外出するのもおすすめです。

4.4. 勤務時間後に趣味の時間を取る

勤務時間が終わったら趣味の時間を意識的に取ってみましょう。業務から離れられるように、別のことをする時間をあらかじめ決めておくことをおすすめします。

すぐ仕事ができる環境にいると、つい作業を長引かせてしまったり、仕事を終えても仕事のことが気になったりしてしまうものです。習い事などを始めて、半強制的に仕事から離れてみるのも良いでしょう。

4.5. チャットツールや通話を駆使する

リモート環境では積極的にチャットツールや通話を活用してコミュニケーションを取っておくと、認識の相違も生まれず、スムーズに作業ができます。

在宅勤務では、同僚との会話が減ってしまうのがデメリットです。細かいニュアンスのすり合わせができずに手戻りが発生したり、必要のない作業をしたりしてしまうリスクが増えます。

相手の顔や作業している姿が見えない分、普段以上にコミュニケーションを意識することが大切です。

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5. 仕事が終わらない不安への対応策

仕事が終わらず、「どうすればいいのか」「不安で泣きそう」などと感じることがあるかもしれませんが、そういった精神状態では本来のパフォーマンスを発揮しにくくなります。

「仕事が終わらないかも」という不安を減らし、効率よく仕事を進めるためには、心の余裕を保つことが大切です。

不安が強くて眠れない、涙が止まらない、食欲が落ちるなど心身への影響が出ている場合は、一人で抱え込まず、上司・人事・産業医・医療機関などへの相談も検討しましょう。

5.1. 不安の原因を書き出してみる

仕事が終わらない不安を抱えている場合は、なぜ自分が不安な気持ちになるのかを、具体的に書き出してみましょう。

例えば、「ミスをして迷惑をかけるのが怖い」「助けを求めると能力不足と思われるのが心配」など、今まで漠然と感じていたことも可視化されると対処しやすくなります。

5.2. 仕事のことを考えない時間を作る

仕事を時間内に終えられない状況が慢性的に続くと、大きなストレスになりやすいです。心身への影響が現れる前に、ストレスを解消できるよう仕事から完全に離れる時間を作る工夫をしましょう。

趣味のほかにも、好きな音楽を聞いたり、散歩をしたり、湯船に浸かったりと、仕事のことを忘れてリラックスできる時間を作ることが大切です。

5.3. できる限りのことをしている自分に自信を持つ

仕事が終わらないことに悩みを抱えている方は、仕事に対して人一倍真面目に取り組んでいるケースが多いです。まずは、今の自分ができる限りのことをしていることに自信を持ちましょう。

上司から残業しないよう求められているにもかかわらず仕事が終わらないなど、不安を感じていても、「自分の能力不足だ」「この仕事に向いていない」と必要以上に自分を責めることはありません。

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6. 工夫をしても仕事が終わらない場合は？

ここまで紹介してきた工夫を試してみても仕事が終わらない場合は、そもそも業務量が多すぎたり、部署や会社自体に問題があったりする可能性もあります。

ここからは、自力で解決ができなかった場合に考えるべきことを解説します。

6.1. 上司や同僚に相談してみる

自分だけ残業が多いと感じる場合は、上司や同僚に相談してみましょう。もっと効率的な業務のやり方をアドバイスしてもらえたり、タスク量を減らしてもらえたりする可能性があります。

仕事が終わらない原因は自分で気付けないこともあるため、業務の状況を把握している上司や同僚などに客観的な意見をもらえば、参考になる部分があるでしょう。

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6.2. 部署異動を申し出る

仕事が終わらず肉体的・精神的な負担になっている場合は、異動願いを出すのも一つの方法です。

部署全体の仕事が多すぎる場合は、異動することで状況が好転する可能性もあります。また、現在の業務内容や求められる役割が自分に合っていない場合は、部署が変わることで自分に合った仕事ができるかもしれません。

ただし、異動は会社が人員のバランスや業務の都合を考えて判断するため、異動願いは必ずしも通るわけではないことを覚えておきましょう。

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6.3. 転職を検討してみる

どうしても今の会社で改善が難しい場合は、転職を検討してみるのも一つの手段です。

会社として問題を抱えている場合、個人の努力で改善することは簡単ではありません。心身への負担が大きいと感じたら、心機一転、別の職場を探してみましょう。

転職を考える際は、転職のプロである「転職エージェント」に今の状況を相談することで、今の職場を続けるべきか客観的なアドバイスをもらえます。

また、診断コンテンツを活用して、自分に合う仕事がどのようなものかを整理することで、自分に合う働き方や職場選びの軸を整理するヒントになるでしょう。

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7. まとめ

仕事が終わらない原因は、人によってさまざまです。自分で解決できることもあれば、会社自体に問題がある場合もあります。

まずは自分の業務のやり方などを見直し、改善を図ってみましょう。自力での改善が難しい場合は、周りに相談したり、思い切って環境を変えたりする方法もおすすめです。

仕事が終わらずストレスを抱えている状況が続くのは、肉体的にも精神的にも良くありません。原因を見極めて行動すれば、きっと状況は好転するでしょう。

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