事務職とは? 仕事内容や求められるスキル、向いている人の特徴を解説

事務職とは、簡単に言うと書類作成・データ入力・電話応対・経理補助などのデスクワークです。ただし、事務職には営業事務や経理事務、医療事務など複数の種類があり、それぞれで役割や仕事内容が異なります。

本記事では、事務職の種類別に仕事内容を解説し、併せて、求められるスキルや向いている人の特徴もまとめました。年収や資格についても紹介しているので、事務職に興味がある方はぜひ参考にしてください。

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1. 事務職とは

事務職とは、データ入力、書類作成、処理、整理、電話・来客対応などのバックオフィス業務全般を担う職種です。正確さや丁寧な対応、パソコン操作が求められる場面が多く、幅広い業界で必要とされる職種の一つです。

「事務職＝一般事務」と解釈する方が多くいますが、実は営業事務や経理事務、総務事務など複数の種類が存在し、種類によって役割や仕事内容が大きく異なります。

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2. 事務職の主な種類と仕事内容

まずは、事務職の種類と仕事内容について解説します。なお、仕事内容は厚生労働省が運営する「職業情報提供サイト jobtag」の情報を基にまとめています。

出典厚生労働省「職業情報提供サイト jobtag」

2.1. 一般事務

一般事務は、書類作成や管理、データ入力、電話・メール・来客対応などを担うポジションです。

PCを用いた業務を行うため「OA（Office Automation）事務」と呼ばれることもあります。一般事務の仕事内容は、基本的な事務処理が中心です。

出典厚生労働省 職業情報提供サイトjobtag 「一般事務」

一般事務では、文書作成ソフト（Word）や表計算ソフト（Excel、スプレッドシート）などを使用することが多いです。

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2.2. 営業事務

営業事務は、営業担当者のサポート役を担う職種です。

営業担当者から指示を受けて、資料や見積もり書などを作成します。クライアント対応や管理業務、クレーム処理を行う場合もあります。

出典厚生労働省 職業情報提供サイト「営業事務」

自分が作成した書類や資料が取引先に評価されたり、営業活動を支える立場として、成果への貢献を実感しやすく、やりがいを感じる人も多い職種です。

就職・転職先は、営業部門が配置されている一般企業がメインとなります。

営業事務について詳しくは下記記事をご覧ください。

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2.3. 人事・労務事務

人事・労務事務とは、従業員の人事管理業務を担う職種です。

具体的には、採用や人員配置、異動、昇進、退職に関する手続きを行います。

出典厚生労働省 職業情報提供サイトjobtag「人事事務」

人事事務は、採用や育成、人事評価などで求職者や従業員と直接関わりますが、労務事務の場合は給与や経費、交通費の計算、社会保険や入退社手続きといった事務処理が中心です。

企業によっては人事・労務をどちらも担当するケースもありますが、求人ごとに担当領域が異なるため、人事寄りの業務か、労務寄りの業務かを確認したうえで応募先を選ぶとよいでしょう。

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2.4. 経理事務

経理事務とは、経理や会計管理のソフトウェアを使い、会社の資金管理を行う職種のことです。

具体的には、現金の受け取り・支払いや、帳簿の作成、経費の精算などを行います。

経理事務の仕事は、「日次業務」「月次業務」「年次業務」の3つに分類され、繁忙期は企業の決算月や担当業務によって異なりますが、決算期や年末調整の時期は業務が集中しやすい傾向があります。

出典厚生労働省 職業情報提供サイトjobtag「経理事務」

経理事務は、会計・財務に関する専門知識が必要になります。

「日本商工会議所簿記検定試験」や「給与計算実務能力検定試験(R)」などの資格を取得することでキャリアアップも目指せる職種だと言えるでしょう。

経理事務について詳しくは下記記事をご覧ください。

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2.5. 総務事務

総務事務は、企業経営に必要なものを準備・管理する業務を担います。

従業員が働きやすい環境を整えるために、幅広くサポートする仕事です。

出典厚生労働省 職業情報提供サイトjobtag「総務事務」

上記に加え、社内会議や役員会、株主総会における招集から運営、議事録の作成まで幅広く担当する場合もあります。

経理事務が管理するのは「カネ」（資金）、人事・労務事務は「ヒト」（人材・労務）であるのに対し、総務事務は「モノ」（備品や施設等）の管理を担当するのが一般的です。

2.6. 法務事務

法務事務とは、登記や商取引に関する事務作業を行う仕事のことです。

関連法改正時の業務見直しや、法的なトラブルが発生した際の対応をします。法務事務は、法律や特許などの専門知識が求められることが多く、未経験歓迎の求人は比較的少ない傾向があります。

特許やライセンスの取得業務を担う「特許事務」がいない場合は、法務事務が兼任することもあります。

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2.7. 金融事務

金融事務とは、金融関連の事務作業を行う職種です。

金融事務は、銀行や信用金庫、信用組合、証券会社などの金融機関で働きます。「銀行等窓口事務」と呼ばれることもあります。

お金や金融商品に関する知識を求められることが多いので、勉強を怠らない向上心も必要です。

出典厚生労働省 職業情報提供サイトjobtag「銀行等窓口事務」

顧客の資金形成や相続などの相談に乗って、顧客に適した金融商品を提案することもあります。

そのため、金融関係の専門知識に加え、コミュニケーション能力・提案力も必要です。

金融事務について詳しくは下記記事をご覧ください。

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2.8. 医療事務

医療事務とは、病院やクリニックなどの医療機関にて事務作業を行う職種です。

具体的には、診療報酬の請求や、必要書類の作成、窓口での受付、医療費の請求、入院の手続きといった医療現場・スタッフのサポートを行います。

出典厚生労働省 職業情報提供サイトjobtag「医療事務」

医療事務は、とくに資格が必要とされないことが多い職種です。

しかし、医療知識や会計知識が求められるので入社後にスキルを身に付けていく必要があります。

労働時間や条件は勤務先によって異なりますが、基本的には病院の開院時間中に勤務するケースが多いです。

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2.9. 貿易事務

貿易事務とは、輸出・輸入といった海外との取引を行う際に、営業部門と連携しながら契約に必要な書類を作成したり、貨物輸送の手配を行ったりする職種です。

貿易関連の商社や、原材料・商品を輸出入するメーカー、海運会社、通関業者などで働くケースもあります。

企業によっては、法務、経理、運輸・通関などの部門の中で貿易事務を行っている場合もあります。

出典厚生労働省 職業情報提供サイトjobtag「貿易事務」

貿易事務では輸出入に関わる法的な知識が必要になるほか、海外とのやりとりを行うために英語をはじめとした言語スキルを求められることもあります。他の事務職と比べても専門性が高い職種といえます。

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2.10. 学校事務

学校事務とは、小・中・高校や大学、専門学校などにおいて、教育関連の円滑な運営を支える職種です。

ほとんどの学校に学校事務の担当者が配置されていますが、賃金や労働時間の条件は学校ごとに異なります。主に来客・電話応対や教職員の勤務・給与管理、教材購入などの業務を担当します。

出典厚生労働省 職業情報提供サイトjobtag「学校事務」

就業にあたって特別な学歴や資格は不要なことが多いですが、基本的なパソコンスキルや、教職員や学生との円滑なコミュニケーション能力は必要です。

また、学校の予算や教職員の給与を管理する場合もあるため、正確な事務処理能力も求められます。

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3. 事務職に求められるスキル

事務職として働くには、どのようなスキルが求められるのでしょうか。

面接時に説得力のあるアピールがしやすくなるでしょう。

3.1. PCスキル

事務職はPCを扱う時間が長いため、ある程度のPCスキルを身に付けておくと安心でしょう。

とくに、使用する頻度が高い「Excel」「Word」「PowerPoint」といったソフトは、使えた方が採用されやすくなります。

しかし、一から指導してもらえる企業もあるので、経験がなく不安な方は「未経験可」の求人を選択しましょう。

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3.2. コミュニケーションスキル

事務職はデスクワーク中心と思われがちですが、前述したようにコミュニケーションスキルも欠かせません。電話や来客対応、他部署との連携、上司や同僚との情報共有、学生への対応など、人と関わる場面が多くあります。

業務を円滑に進めるためには、相手の意図を正確に理解し、分かりやすく伝える力が求められます。また、営業事務の場合、営業担当者と連携して業務を遂行し、顧客対応を行うこともあるので、提案力なども必要です。

3.3. マルチタスクスキル

事務職では、電話対応をしながら関連資料を確認したり、メール対応をしつつ会議のスケジュールを調整したりと、同時進行でさまざまな業務をこなさなければならない場面が多くあります。

また、上司から急な依頼を受けた場合でも、日常業務を遅らせることなく、依頼された業務を確実に進めなければなりません。そのため、常に優先順位を意識しながら、複数の業務を正確にこなせるマルチタスクスキルが不可欠です。

3.4. ビジネスマナー

事務職は、会社の顔として社外の人の対応をすることも多いので、身だしなみや言葉遣い、名刺の渡し方といったビジネスマナーを押さえておく必要もあります。

基本的なマナーが備わっていないと、組織全体の印象を損なう可能性もあります。礼儀正しい振る舞いは、相手との信頼関係を築くうえでも欠かせません。

3.5. スケジュール管理能力

事務職は、「〇日までに〇〇を提出する」「〇日までに税務署に書類を送付する」といった期日が決まっている業務が中心となります。

さらに、従業員や顧客のスケジュール管理を行い、最適なタイミングでアナウンスする業務もあるのでスケジュール管理能力が必要です。

定められた日から逆算して、「〇日までに終わらせる」といった計画性を持って業務を遂行できる人に向いています。

3.6. 情報収集力

事務職として働く場合、数多くの情報を収集し、活用する能力が必要です。さらに、集めた情報を整理するために理解力・読解力の高さも求められます。

情報収集後に文章や資料にまとめる場合は、文章力や論理的思考力も必要だと言えるでしょう。

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4. 事務職に向いている人の特徴

事務職は向き不向きがあるので、自分が向いているのか把握しておきましょう。

ここで紹介した特徴が必ずしも当てはまるというわけではありませんが、どの事務職であっても共通して必要な要素をピックアップしていますので、参考にしてみてください。

4.1. 指示やルールに沿って仕事をするのが得意

上司からの指示や、決められたルールに沿って着実に業務をこなすことが得意な場合は、事務職に向いている可能性があります。

自分で取引先を開拓したり新しいアイデアを出したりするよりも、与えられた業務をミスなく正確に実行し、一つずつ課題をクリアしていくことにやりがいを感じるのであれば、事務職で大きな力を発揮できるでしょう。

4.2. コツコツと仕事を進められる

事務職では、書類作成や整理、データ入力などは継続的に行う必要があるため、コツコツと仕事を進めて期日までに達成することが重要です。

「自分は一つのことに集中できる性格だ」「黙々と集中して取り組むのが好きだ」と感じるのであれば、事務職に向いている可能性があるでしょう。

4.3. 正確性とスピードを両立できる

事務職の代表的な業務として書類の作成やファイリング、データ入力などが挙げられますが、これらの作業はミスなく行わなければ重大なトラブルに発展する可能性もあります。そのため、正確性は最も重要な要素の1つです。

ただし、締め切りがある業務が多く、作業のスピードも落とすことはできません。正確性とスピードを両立できるだけの集中力と処理能力が必要になると言えるでしょう。

4.4. 臨機応変に対応できる

事務職は、毎日同じタスクをこなす定型業務が中心の場合もありますが、電話や来客対応、クレーム対応など臨機応変な対応が必要となる仕事も発生します。

自分の通常業務の期限が迫っているときに、他者から依頼を受けるケースも少なくありません。このような場合でも、慌てず冷静に対応できるのであれば、事務職に向いていると言えるでしょう。

4.5. スケジュール管理能力が高い

事務職は期日の定められた業務が多く、スケジュール管理能力が非常に大切です。日々の通常業務に加え、日次・月次・年次と分かれた業務も遂行しなければなりません。

そのため、特定の期間に処理すべきタスクや具体的な順序、一つのタスクに必要な時間などを把握し、確実に実行できる場合は事務職に向いている可能性があります。

4.6. 周囲への気遣いができる

事務職は、従業員や顧客のサポートを行うことが多いため、周囲への気配りが欠かせません。具体的には、周囲の状況を的確に把握したり、自ら進んで行動したりする力が求められます。

周囲と気持ちよく協力するためにも、落ち着いて対応し、場の雰囲気に配慮できると心強いでしょう。

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5. 事務職の平均年収

厚生労働省の職業情報サイト「job tag」によると、令和6年における一般事務の平均年収は529.6万円でした。国税庁の調査では、令和6年における全給与所得者の平均年収が478万円ですので、一般事務の年収の方がやや上回っています。

ただし、事務職の給料は仕事内容、事業規模、勤続年数、正社員かアルバイトか、などによって大きく異なります。企業によってはボーナスが支給されないこともあるため、その場合は平均年収を下回る場合もあります。

なお、厚生労働省の同サイトによると、短時間労働者の平均時給は1,509円です。

出典厚生労働省 職業情報提供サイト「一般事務」

出典国税庁「令和6年分 民間給与実態統計調査」

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6. 事務職に必要な資格はある？

事務職に就く際は、基本的に資格は必要ないことが多いですが、企業によっては保有資格を問われる場合もあります。

また、金融事務や法務事務、経理事務などの、財務や会計・金融に関する専門知識を求められる職種もあります。

例として、一般事務や営業事務などで活かせる資格について、以下の表にまとめました。

企業や病院、金融機関などによって求められる資格が異なるので、入社後に取得するのも良いでしょう。

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7. 事務職への転職を成功させるには

事務職への転職を希望した際、具体的に何を意識すれば良いのでしょうか。ここでは、未経験から事務職への転職が可能かも含めて、転職を成功させるポイントを紹介します。

7.1. 未経験でも事務職に転職できる？

事務職は、未経験で資格を保有していない人でも比較的チャレンジしやすい仕事です。未経験でも応募できる求人が多いので、これまでデスクワークや事務作業を経験したことがない人も挑戦しやすい仕事です。

また、事務職は仕事を通してPCの操作やビジネスマナー、専門知識などさまざまな知識を身に付けることができます。

経験を積むことで、営業事務や金融事務などほかの事務職へ転職し、キャリアアップ・年収アップも目指せるでしょう。

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7.2. 志望動機のブラッシュアップが重要

事務職を目指す動機として「残業時間が少ない」「転勤がない」「売上ノルマがない」といった点を挙げる方も多くいます。しかし、このような理由は事務職への思いを十分にアピールできる志望動機としては伝わりにくいかもしれません。

志望動機を考える際は、事務職の特徴ややりがい、会社や業界の魅力、自分自身のスキルや特性、事務職としての将来の展望などに焦点を当てながらブラッシュアップしていくと良いでしょう。

7.3. 転職エージェントの活用もおすすめ

企業選びなど就職・転職活動の進め方に不安を持っている方には転職エージェントの活用がおすすめです。自分の希望や適性に合った企業を紹介してもらえるため、効率よく求人を探すことができます。

また、応募書類の添削や面接対策、日程調整などのサポートが受けられる点も大きなメリットです。初めての転職活動でも安心して進めやすく、選考通過率の向上にもつながるでしょう。

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8. まとめ

事務職は、同じ職場で働くスタッフのサポートや、環境を整えるポジションです。書類作成やデータ入力、電話対応など地道にコツコツと取り組む仕事が多いですが、事務職がいることで、組織の業務が円滑に回りやすくなります。

さまざまな企業や機関に必要となる仕事のため、スキルや経験を身に付けることでキャリアアップを図れるでしょう。

事務職に興味があるものの「どの職種を選べばいいのか分からない」という方は、転職エージェントに相談してみるのも有効な選択肢です。

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