事務職とはどんな仕事? 仕事内容や向いている人、求められるスキルを解説

事務職とは、簡単に言うと書類作成・データ入力・電話応対・経理補助などのデスクワークです。ただし、事務職には営業事務や経理事務、医療事務など複数の種類があり、それぞれで役割や仕事内容が異なります。

本記事では、事務職の種類別に仕事内容を解説し、併せて、どのようなスキルが求められるのか、どのような人に向いているのかもまとめました。年収や資格についても紹介しているので、事務職に興味がある方はぜひ参考にしてください。

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1. 事務職とは

事務職とは、データ入力、書類作成、処理、整理、電話・来客対応などのバックオフィス業務全般を担う職種です。正確さや丁寧な対応、パソコン操作が求められる場面が多く、幅広い業界で必要とされる職種の一つです。

「事務職＝一般事務」と解釈する方が多くいますが、実は営業事務や経理事務、総務事務など複数の種類が存在し、種類によって役割や仕事内容が大きく異なります。

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2. 事務職の主な種類と仕事内容

まずは、事務職の種類と仕事内容について解説していきます。なお、仕事内容は厚生労働省が運営する「職業情報提供サイト」の各事務職のタスク実施率調査を基にまとめています。

職業情報提供サイト（日本版O-NET）のインプットデータ開発に関する研究

2.1. 一般事務

一般事務は、書類作成や管理、データ入力、電話・メール・来客対応などを担うポジションです。

PCを用いた業務を行うため「OA（Office Automation）事務」と呼ばれることもあります。一般事務の仕事内容は、基本的な事務処理が中心です。

【出典】厚生労働省 職業情報提供サイト 「一般事務」

一般事務では、文書作成ソフト（Word）や表計算ソフト（Excel、スプレッドシート）などを使用する事が多いです。

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2.2. 営業事務

営業事務は、営業担当者のサポート役を担う職種です。

営業担当者から指示を受けて、資料や見積もり書などを作成します。クライアント対応や管理業務、クレーム処理を行う場合もあります。

【出典】厚生労働省 職業情報提供サイト「営業事務」

自分が作成した書類や資料が取引先に評価されたり、顧客対応によって契約件数が増えたりと結果につながりやすいので、やりがいを感じやすい職種です。

就職・転職先は、営業部門が配置されている一般企業がメインとなります。

営業事務について詳しくは下記記事をご覧ください。

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2.3. 人事・労務事務

人事・労務事務とは、従業員の人事管理業務を担う職種です。

具体的には、採用や人員配置、異動、昇進、退職に関する手続きを行います。

【出典】厚生労働省 職業情報提供サイト「人事事務」

人事事務は、採用や育成、人事評価などで求職者や従業員と直接関わりますが、労務事務の場合は給与や経費、交通費の計算、社会保険や入退社手続きといった事務処理が中心です。

企業によっては人事・労務をどちらも担当するケースもありますが、区別されている場合は自分に適した方を選択しましょう。

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2.4. 経理事務

経理事務とは、経理や会計管理のソフトウェアを使い、会社の資金管理を行う職種のことです。

具体的には、現金の受け取り・支払いや、帳簿の作成、経費の精算などを行います。

経理事務の仕事は、「日次業務」「月次業務」「年次業務」の3つに分類され、3～6月（決算処理）、12～1月（年末調整）が繁忙期となります。

【出典】厚生労働省 職業情報提供サイト「経理事務」

経理事務は、会計・財務に関する専門知識が必要になります。

「日本商工会議所簿記検定試験」や「給与計算実務能力検定試験(R)」などの資格を取得することでキャリアアップも目指せる職種だと言えるでしょう。

経理事務について詳しくは下記記事をご覧ください。

【関連記事】「経理（経理事務）と財務の違いとは？仕事内容と必要スキルを徹底比較」

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2.5. 総務事務

総務事務は、企業経営に必要なものを準備・管理する業務を担います。

従業員が働きやすい環境を整えるために、幅広くサポートする仕事です。

【出典】厚生労働省 職業情報提供サイト「総務事務」

上記に加え、社内会議や役員会、株主総会における招集から運営、議事録の作成まで幅広く担当する場合もあります。

経理事務が管理するのは「カネ」、人事・労務事務は「ヒト」であったのに対し、総務事務は「モノ」の管理を行います。

2.6. 法務事務

法務事務とは、登記や商取引に関する事務作業を行う仕事のことです。

関連法改正時の業務見直しや、法的なトラブルが発生した際の対応をします。法務事務は、法律や特許などの専門的知識が必要なため、未経験求人はほとんどありません。

特許やライセンスの取得業務を担う「特許事務」がいない場合は、法務事務が兼任することもあります。

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2.7. 金融事務

金融事務とは、金融関連の事務作業を行う職種です。

金融事務は、銀行や信用金庫、信用組合、証券会社などの金融機関で働きます。「銀行等窓口事務」と呼ばれることもあります。

お金や金融商品に関する知識を求められることが多いので、勉強を怠らない向上心も必要です。

【出典】厚生労働省 職業情報提供サイト「銀行等窓口事務」

顧客の資金形成や相続などの相談に乗って、顧客に適した金融商品を提案することもあります。

そのため、金融関係の専門知識に加え、コミュニケーション能力・提案力も必要です。

金融事務について詳しくは下記記事をご覧ください。

【関連記事】「金融事務とは？仕事内容・年収・資格について」

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2.8. 医療事務

医療事務とは、病院やクリニックなどの医療機関にて事務作業を行う職種です。

具体的には、診療報酬の請求や、必要書類の作成、窓口での受付、医療費の請求、入院の手続きといった医療現場・スタッフのサポートを行います。

【出典】厚生労働省 職業情報提供サイト「医療事務」

医療事務は、とくに資格が必要とされないことが多い職種です。

しかし、医療知識や会計知識が求められるので入社後にスキルを身に付けなければなりません。

労働時間や条件は勤務先によって異なりますが、基本的には病院の開院時間中に勤務するケースが多いです。

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2.9. 貿易事務

貿易事務とは、輸出・輸入といった海外との取引を行う際に、営業部門と連携しながら契約に必要な書類を作成したり、貨物輸送の手配を行ったりする職種です。

貿易関連の商社、海外から原材料や商品を輸出入するメーカー、海運会社などの企業、あるいは商社等から通関手続きを委託されている通関業者で働く人もいます。

企業によっては、法務、経理、運輸・通関などの部門の中で貿易事務を行っている場合もあります。

【出典】厚生労働省 職業情報提供サイト「貿易事務」

貿易事務では輸出入に関わる法的な知識が必要になるほか、海外とのやりとりを行うために英語を始めとした言語スキルを求められることもあります。他の事務職と比べても専門性が高い職種といえます。

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2.10. 学校事務

学校事務とは、小・中・高校や大学、専門学校などにおいて、教育関連の円滑な運営を支える職種です。

ほとんどの学校に学校事務の担当者が配置されていますが、賃金や労働時間の条件は学校ごとに異なります。主に来客・電話応対や教職員の勤務・給与管理、教材購入などの業務を担当します。

【出典】厚生労働省 職業情報提供サイト「学校事務」

就業にあたって特別な学歴や資格は不要なことが多いですが、基本的なパソコンスキルや、教職員や学生との円滑なコミュニケーション能力は必要です。

また、学校の予算や教職員の給与を管理する場合もあるため、正確な事務処理能力も求められます。

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2回目以降の転職で気を付けるべきポイントを確認する。

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3. 事務職に求められるスキル

事務職として働くには、どのようなスキルが求められるのでしょうか。

必須スキルを理解しておくことで、面接時に説得力のあるアピールを行えるでしょう。

3.1. PCスキル

事務職は、データ入力・書類作成などPCを扱う時間が長いため、ある程度のPCスキルを身に付けておきましょう。

とくに、使用する頻度が高い「Excel」「Word」「PowerPoint」といったソフトは、使えた方が採用されやすくなります。

しかし、一から指導してもらえる企業もあるので、経験がなく不安な方は「未経験可」の求人を選択しましょう。

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3.2. コミュニケーションスキル

事務職はデスクワーク中心と思われがちですが、前述したようにコミュニケーションスキルも欠かせません。電話や来客対応、他部署との連携、上司や同僚との情報共有、学生への対応など、人と関わる場面が多くあります。

業務を円滑に進めるためには、相手の意図を正確に理解し、分かりやすく伝える力が求められます。また、営業事務の場合、営業担当者と連携して業務を遂行し、顧客対応を行うこともあるので、提案力なども必要です。

3.3. ビジネスマナー

事務職は、会社の顔として社外の人の対応をすることも多いので、身だしなみや言葉遣い、名刺の渡し方といったビジネスマナーを押さえておく必要もあります。

基本的なマナーが備わっていないと、組織全体の印象を損なう可能性もあります。礼儀正しい振る舞いは、相手との信頼関係を築くうえでも欠かせません。

3.4. スケジュール管理能力

事務職は、「〇日までに〇〇を提出する」「〇日までに税務署に書類を送付する」といった期日が決まっている業務が中心となります。

さらに、従業員や顧客のスケジュール管理を行い、最適なタイミングでアナウンスする業務もあるのでスケジュール管理能力が必要です。

定められた日から逆算して、「〇日までに終わらせる」といった計画性を持って業務を遂行できる人に向いています。

3.5. 情報収集力

事務職として働く場合、数多くの情報を収集し、活用する能力が必要です。さらに、集めた情報を整理するために理解力・読解力の高さも求められます。

情報収集後に文章や資料にまとめる場合は、文章力や論理的思考力も必要だと言えるでしょう。

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4. 事務職に向いている人の特徴

事務職は向き不向きがあるので、自分が向いているのか把握しておきましょう。

ここで紹介した特徴が必ずしも当てはまるというわけではありませんが、どの事務職であっても共通して必要な要素をピックアップしていますので、参考にしてみてください。

4.1. 何事も臨機応変に対応できる

事務職は、毎日同じタスクをこなす定型業務が中心だと思われがちですが、電話や来客対応、クレーム対応なども発生します。

自分の通常業務の期限が迫っているときに、他者から依頼を受けるケースも少なくありません。

このような場合でも冷静かつ着実に対応できる人が向いていると言えるでしょう。

4.2. スケジュール管理が得意

事務職は、期日の定められた業務が多いのでスケジュール管理能力が高い人に向いています。

日々の通常業務に加え、日次・月次・年次と分かれた業務も遂行しなければなりません。

特定の期間に処理すべきタスクや具体的な順序、一つのタスクに必要な時間などを把握し、確実に実行できる人は適任だと言えます。

4.3. コツコツと仕事を進めることが得意

事務職は、責任を持って最後まで仕事を成し遂げられる人に向いています。

書類作成や整理、データ入力などは継続的に行う必要があるので、コツコツと仕事を進めて期日までに達成することが重要です。

「一つの業務に集中して取り組める」「黙々と仕事に打ち込める」という人には、事務職の仕事が合っています。

4.4. 正確性とスピードを両立できる

事務職の代表的な業務として書類の作成やファイリング、データ入力などが挙げられますが、これらの作業はミスなく行わなければ重大なトラブルに発展する可能性もあります。そのため、正確性は最も重要な要素の1つです。

ただし、締め切りがある業務が多く、作業のスピードも落とすことはできません。正確性とスピードを両立できるだけの集中力と処理能力が必要になると言えるでしょう

4.5. 周囲への気遣いができる

事務職は、従業員や顧客のサポートを行うことが多いため、周囲への気配りができる人に向いています。

具体的には、周囲の状況を的確に把握できたり、思いやりがあり、自ら進んで行動できたりする人は、気配り上手だと言えるでしょう。

反対に気分の浮き沈みが激しい人は、職場の雰囲気を悪くし、業務を依頼しにくくなるので会社全体の生産性を低下させる可能性もあります。

事務職は、相手が求めていることを考え、先回りして行動できる人におすすめです。

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5. 事務職の平均年収

厚生労働省の職業情報サイト「job tag」によると、令和5年における一般事務の平均年収は510.9万円でした。国税庁の調査では、令和5年における全給与所得者の平均年収が460万円ですので、一般事務の年収の方がやや上回っています。

ただし、事務職の給料は仕事内容や事業規模、勤続年数などによって大きく異なります。パートやアルバイトなどの非正規で働く方はボーナスが支給されないこともあるため、その場合は平均年収を下回る場合もあります。

なお、厚生労働省の同サイトによると、短時間労働者の平均時給は1,405円となっています。

【出典】厚生労働省 職業情報提供サイト「一般事務」
【出典】国税庁「令和５年分　民間給与実態統計調査」

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6. 事務職に必要な資格はある？

事務職に就く際は、基本的に資格は必要ないことが多いです。ただし、企業によっては保有資格を問われる場合もあります。

また、金融事務や法務事務、経理事務などの、財務や会計・金融に関する専門知識を求められる職種もあります。

例として、一般事務や営業事務などで活かせる資格について以下にまとめたので参考にしてみてください。

企業や病院、金融機関などによって求められる資格が異なるので、入社後に取得するのも良いでしょう。

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7. 未経験から事務職に転職することは可能？

事務職は、未経験で資格を保有していない人でも比較的チャレンジしやすい仕事です。

未経験でも応募できる求人が多いので、これまでにデスクワークや事務作業を経験したことがない人にも挑戦しやすい職業です。

また、事務職は仕事を通してPCの操作やビジネスマナー、専門知識などさまざまな知識を身に付けることができます。

一般事務や営業事務、金融事務などほかのデスクワークへ転職し、キャリアアップ・年収アップも目指せるでしょう。

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8. 事務職への就職・転職を成功させるには

事務職への就職・転職を検討する際に悩む方が多いのが、志望動機についてです。事務職に就きたいと考えるようになった動機として「残業時間が少ない」「転勤がない」「売上ノルマがない」などが理由になっている方も多いかもしれませんが、それでは効果的に自分をアピールできる動機とは言い難いです。

企業の運営や人の仕事をサポートするといった事務職の特徴ややりがい、その会社や業界の魅力、自分自身のスキルや特性、事務職としての将来の展望などに焦点を当てて志望動機をまとめると良いでしょう。

また、企業選びなど就職・転職活動の進め方に不安を持っている方にはエージェントの活用がおすすめです。自分に合った企業を見つけやすく、採用選考におけるサポートも受けられます。

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9. まとめ

事務職は、同じ職場で働くスタッフのサポートや、環境を整えるポジションです。書類作成やデータ入力、電話対応など地道にコツコツと取り組む仕事が多いですが、事務職がいてこそ会社は利益を挙げられます。

さまざまな企業や機関に必要となる職種ですので、スキルや経験を身に付けることでキャリアアップを図れるでしょう。

事務職に興味があるものの「どの職種を選べばいいのか分からない」という方は、転職エージェントに相談してみるのも良いでしょう。

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