広報とは?職務内容から求められるスキルまで紹介

広報とは?職務内容から求められるスキルまで紹介

営業、宣伝、販売など、会社の中にはさまざまな職種があります。そうした職種の一つに「広報」と呼ばれる職種がありますが、広報が会社においてどんな役割を担っているか、詳しくご存じでしょうか?

広報は、企業活動の拡大成長を実現する上で欠かせない役割を担う職種です。今回は、そんな広報の仕事内容や目的、求められるスキルなどを解説します。

広報に興味がある方もそうでない方も、これから社会人として企業で働く上で知っておいて損はありません。ぜひ最後までご覧ください。

1.広報とは

広報とは、企業情報を社内外へ発信することで企業と社会、個人との良好な関係性を構築する仕事で、「PR(Public Relation)」とも言われています。広報とPRは厳密に言うと別物だという捉え方もありますが、目標とするゴールに変わりはなく、企業名や事業内容、商品、サービスをより多くの人々に知ってもらうことにあります。

広報の仕事としては、自社や自社ブランドの認知拡大のための社外活動、企業の一体感を高め社員の広報への意識付けを行う社内活動などが挙げられます。その手段には不変的な正解というものはなく、時代の移り変わりに適応したアプローチが必要となる仕事です。

2.広報の役割や目的

広報の仕事には、主に以下の3つの役割や目的が求められています。

2.1.ブランディングの促進

ブランディングとは社会に自社ブランドのイメージを拡散し確立することを指しますが、広報はそのブランディングの促進を担っています。ブランディングの促進により自社ブランドを正しい認知で社会に広めることは、自社のあらゆる事業展開をスムーズにする効果を生み出します。

2.2.企業と関係者とのコミュニケーションを円滑にする

広報は、株主や投資家、取引先、顧客、従業員といった「ステークホルダー」と呼ばれる人たちとの円滑なコミュニケーションを保ち、良好な関係を構築する役割も担います。一方向の情報発信に依存せず、双方向のコミュニケーションにより価値ある情報交流を行い、より強固な信頼関係の構築を目指します。

2.3.メディアリレーション構築と認知拡大

メディアリレーションとは、テレビや新聞、雑誌、WEBをはじめとしたメディアとつながり、良好な関係を構築することです。広報活動において基本的かつ重要な役割であり、広報活動の成功はメディアリレーションが左右するといっても過言ではありません。

社会に強い拡散力を持つメディアを活用することは、効率的な認知拡大に欠かせません。そのためにも、各メディア関係者と日頃のやり取りを通して、コツコツと信頼関係を構築していく地道さが必要です。

3.広報の主な職務内容

広報の職務内容は、主に「社外向け広報」と「社内向け広報」の2つに分けられます。それぞれで対象者は変わりますが、自社の認知拡大や良好な関係構築といった広報としての目的に変わりはありません。

3.1.まずは自社の事業、組織の把握

社外向け広報、社内向け広報に振り分けられる職務以前に、まずは広報として自社の事業や組織に関して把握する必要があります。

3.1.1.広報は社長直轄の場合が多い

広報は、会社の運命を左右すると言っても過言ではない重要なポジションです。そのため、近年は社長直轄で広報業務が扱われるケースも多くなっています。広報の役目を果たすためには常に自社の現状を知る必要があり、社長の目指すものや考え方を理解しておく必要があるのです。

3.1.2.自社の経営陣や組織、事業内容の把握が重要

まずは基本中の基本として、自社の経営陣や組織体制、事業内容についての把握が大前提です。広報として自社情報を伝える立場にいる以上、自社の内情に誰よりも深い理解がなければ、ステークホルダーの心に届く広報活動は行えません。誰からどのような質問を受けても的確に答えられるくらいの勉強が必要です。

さらに、手持ちの情報はすぐに古くなることを念頭に置き、常にアップデートしていく必要もあります。

3.1.3.社内の各部署から情報収集できる人脈づくり

情報収集は広報の肝と言っても過言ではありません。社内のあらゆる情報を効率良く収集するためには、各部署に信頼できる人脈を作ることが重要です。

人脈作りは1日、2日で行えるものではなく、日々のコミュニケーションを一つひとつ積み重ねていく必要があります。地道なプロセスではありますが、一度人脈ができれば何もせずとも情報が自然と集まってくるようになります。

3.2.社外向け広報

社外向け広報業務は、世の中に広く自社を広めることが目的です。主に以下の3つの業務が挙げられます。

3.2.1.プレスリリースの作成

社外向け広報活動で最も多くの時間を用いるとされているのが、プレスリリースの作成です。新商品や新規サービス、事業展開などの自社の取り組みを、いち早く社会に広める手段となります。

プレスリリースはCMなどの自社発信の広告宣伝とは異なるため、テレビや新聞、WEBメディアに必ず取り上げられるものではありません。しかし、取り上げられる際には第三者の立場として客観的な報道を行ってくれるため、独りよがりな発信とならずステークホルダーからの信頼を得やすいメリットがあります。

3.2.2.報道関係者への対応

メディアリレーションも広報に欠かせない仕事の一つです。プレスリリースなどによる発信をきっかけにメディアから取材依頼がきた場合に対応します。自社の企画で取り上げたいと思ってもらえるかという点も重要ですが、広報担当者の対応力や人柄もメディアリレーションの構築に大きな影響を及ぼします。そのため、メディア担当者とのコミュニケーションは配慮や迅速さを忘れないようにしましょう。

3.2.3.SNSなどのメディアを活用した情報発信

ネット社会の現代においては、企業もメディアリレーションだけに依存せず、TwitterやInstagram、FacebookなどのSNS、または自社メディアを活用し、積極的な情報発信を行うなどして拡散力をつけていかなければなりません。ターゲット層に刺さる発信内容を工夫しながら、フォロワーを増やし拡散を狙っていきます。

3.3.社内向け広報

広報というと社外向けの華やかなシーンを想像する方も多いかもしれませんが、社内に向けた広報活動も重要な業務です。社内向け広報の主な業務としては以下の2つが挙げられます。

3.3.1.社内の情報共有

多くの従業員は、会社として目指すべき方向性やビジョンに基づいて業務を行うのではなく、良くも悪くも自分の目の前にある業務に打ち込むことに終始しています。しかし、定期的に広報から社長メッセージや経営方針などの情報共有を行うことで、全社に共通意識が芽生え、結束感も強まります。

3.3.2.社内の部署、個人間との良好な関係構築

日常業務では、基本的に限定的な人間関係で完結することがほとんどです。他部署の人達と交流を深めたり新しい人間関係を広げたりという機会もあまりないかもしれません。そこで、広報から社員が気軽に参加できるイベント情報を共有したり、社内報で社員紹介企画をしたりすることで、社員同士の良好な関係構築を促します。

3.4.広報としてのIR職

IR、とは株主総会や決算説明会などの場で投資家や株主に向けて経営情報を発信し、長期的な関係を構築していく活動です。自社にとってプラスになる情報発信を行う広報とは異なり、IRは内容の良し悪しに関わらず、あくまでも事実に基づいた結果を伝えます。その際、広報とIRが連携して情報発信を行うことで、投資家や株主たちにより自社の将来性を感じてもらえることが期待できるようになります。

4.広報になる方法とは

広報になるための必須資格はありません。実際に広報として業務をこなしていく中で、必要と思う資格が出てきた場合に取得すれば良いでしょう。

4.1安易に「広報志望」とはいわない

会社の顔として活動する広報に求められる知識や経験は多岐にわたります。社会人として求められる基礎的な部分はもちろんのこと、会社の組織や事業に深い理解がなければ広報は務まりません。

そのため、安易な気持ちで広報志望をアピールしても、採用担当者から見て相応の能力があると判断できる明確な材料が用意できなければ、逆に心証を損なう可能性があります。

4.2.経営陣から見込まれる必要

広報として活躍するためには、常に近くにいる経営陣から見込まれる必要があります。会社と社会の良好な関係構築を担う広報担当者は、ある意味誰よりも社会や業界や自社を俯瞰している存在であり、時に経営陣に大きな気づきやきっかけをもたらす存在ともなり得るものです。そのため、能力・人柄共に経営陣から信用される人材でなければ、広報としての仕事は務まらないのです。

5.広報に求められるスキル

広報の仕事には、具体的にどのようなスキルが求められるのでしょうか? 5つのポイントを紹介します。

5.1.コミュニケーション能力

広報は企業と社会の架け橋となり、双方の良好な関係構築の実現を目指す役割を担っています。その実現には各ステークホルダーの求めるものを理解し、それぞれに適した手段でアプローチをしなければなりません。

また、自社が多くのステークホルダーから信頼を得るためには、まず広報担当者自身が目の前にいる一人ひとりから信頼を得られていることが大前提です。広報という役割を担う前に、一人の人間として、相手に対して誠実かつ謙虚であり続ける意識が求められます。

5.2.PDCA運用能力

広報の仕事は、PDCAサイクルを常に回していなければ大きな効果は得られません。例えば、プレスリリースを作成したことで満足してしまっていては、メディア掲載数や問い合わせ数、取材依頼数、自社ホームページへのアクセス数の変動などの効果測定ができず、次につなげる改善が行えません。業務を多面的に捉えPDCAサイクルを回し続けることで、自社にフィットし結果に結びつく効果的な手法にたどり着けるのです。

5.3.正確な日本語力

広報の仕事は、文字を使って情報を伝える機会がほとんどです。発信する情報は自社イメージや評価に直結するため、誤字脱字などの間違いは許されません。広報は会社の顔であるという自覚と、会社の代表者として情報発信をしているという緊張感が求められます。

また広報活動は日本語に限定されるものではありません。広報担当者自身が英語などの外国語に精通していれば、海外メディアに対しても広報活動が行え、会社にとって大きな強みとなります。

5.4.危機管理・対応能力

会社として想定し得るリスクの排除に万全を期していても、トラブルというものは想定外の方向からやってくるものです。広報は、いつ訪れるかわからないそうした事態に備え、危機管理体制を整えておく必要があります

現代はSNSの普及により瞬時に情報が拡散される時代のため、いかに的確でスピーディーな対応を行えるかが、その後の自社のブランドや価値に大きく影響を及ぼします。

5.5.客観的に見る視点

広報の仕事には、高い視点で物事を見渡せる客観性がなくてはなりません。企業側の立場でありながらもそちらに偏り過ぎず、「見せ方」だけでなく「見え方」にまで気を配れる余裕が求められます。ステークホルダー視点で自社ブランドを俯瞰できなければ、広報の成功は難しいかもしれません。

6.まとめ

解説してきたように、広報は企業活動になくてはならない重要な役割を担い、業務は多岐に渡ります。企業の顔としての責任は重大ですが、そのぶん大きなやりがいを感じられる仕事です。

広報の仕事に興味を持っている方は、まずは社会人としての基本的な仕事の仕方を学び、幅広い知識と経験を積むことを心がけましょう。そうすることで自社や業界についての理解が深まれば、広報としてのスキルは自然と身についていくはずです。