入社承諾書とは？書き方と出し方、辞退の方法や添え状について解説

入社承諾書は、企業が内定者の入社意思を確認するための文書です。企業にとっては内定者からの辞退を減らせるというメリットがあります。一方、内定者もこの文書を提出することで、正当な理由なく内定が取り消されることはなくなるため、入社までの日々を安心して過ごせるようになります。
本記事では、企業と内定者の双方にとって重要な入社承諾書について徹底解説します。添え状の書き方や、内定を辞退したいときの対処法も紹介するので、ぜひ参考にご覧ください。

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1 入社承諾書とは

入社承諾書とは、企業から内定が決定した就職希望者に送られる書類です。一般的には、入社を承諾する旨の署名捺印欄のほか、入社後のスケジュールや勤務条件などが記載されています。ここではまず、入社承諾書の意味や中身について詳しく解説します。

1.1 入社承諾書の意味と役割

内定が決定すると、企業は該当者へ電話やメール、書類などの方法で通知を行います。しかし、内定通知はあくまでも企業が内定を決定したことを知らせるものであり、内定者の意思は明確になっていません。

そこで、企業は入社承諾書を送り、内定者の意思を確認します。入社承諾書に法的拘束力はないものの、内定者は署名捺印を行った時点で、「私は特別な理由がない限り御社に入社します」という意思を企業に伝えることになります。

正式な書面を残すことで、企業は内定者からの辞退を減らす効果が期待でき、内定者は企業からの理由なき内定取り消しを防げます。このように入社承諾書には、企業と内定者双方の意思を確認し合うという重要な役割があるのです。

1.2 入社承諾書と内定承諾書の違い

結論から言うと、「入社承諾書」と「内定承諾書」は同じものです。また、企業によっては「入社誓約書」「内定誓約書」と呼ぶ場合もあります。記載内容やフォーマットは企業ごとに異なりますが、いずれも就職希望者の入社意思を確認するための書類であり、役割は同じと考えていいでしょう。

1.3 新卒採用者用と中途採用者用との違い

新卒採用者用と中途採用者用の違いは、内定取り消し事由として「卒業」が記載されているかどうかです。新卒者の場合は、卒業が内定の決定条件となっていることが多くなっています。

そのため、新卒採用者用の入社承諾書には、「卒業していない場合は内定を取り消します」といった内容が記載されるのが一般的です。その他の内容については、中途採用者用と大きな違いはないでしょう。

1.4 入社承諾書提出後も辞退は可能？

入社承諾書には法的拘束力はなく、提出したからといって必ず入社しなければならないということはありません。民法627条1項に基づき、入社の2週間前までに申し出ることで辞退可能です。

しかし、承諾書を提出した後の辞退は企業に大きな迷惑をかけることになります。法的に問題はなくても、マナーとしては良くない行為であるため、入社承諾書は慎重に検討してから提出するようにしましょう。

【出典】e-Gov「民法」

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2 入社承諾書と同時に送付される主な書類

通常、入社承諾書は郵送で自宅に届けられます。その際、同封される主な書類を紹介します。企業によって書類の種類や内容は異なりますが、一例として参考にしてください。

2.1 内定通知書

内定を通知するタイミングは企業によって異なりますが、入社承諾書と一緒に通知書が郵送される場合もあります。求人応募へのお礼、内定が決定した旨の連絡、提出書類の期限といった内容が記載されるのが一般的です。

2.2 労働条件通知書

雇用にあたって、細かい労働条件が記載された通知書です。具体的には以下のような内容が記されています。

このような労働条件の明示は、労働基準法第15条第1項で定められています。重要な書類であるため、大切に保管しておきましょう。

【出典】厚生労働省「労働基準法第15条第1項」

2.3 機密情報保持誓約書

機密情報保持誓約書とは企業の機密情報漏洩を防ぐため、採用者に情報の適切な取扱いを約束させる文書です。

具体的には、「機密情報の開示や漏洩をしないこと」「機密情報に関する権利は企業にあること」「退職後の情報取り扱いについて」「違反した際の損害賠償について」といった内容への同意が求められ、採用者は署名捺印をして企業に提出します。

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3 入社承諾書が届いてから提出するまでの流れ

ここからは、実際に入社承諾書が届いてから、企業に提出するまでの流れを解説します。提出期限を確認し、余裕をもって準備を進めましょう。

3.1 労働条件を確認する

入社承諾書を記入する前に、労働条件通知書などから改めて条件を確認しましょう。求人情報や応募の際に提示されていた条件が、正確に反映されているのかの確認が重要です。前述したように、入社承諾書を提出した後でも辞退は可能ですが、マナー的にはよくありません。

また、入社日の2週間前という期間を過ぎると、基本的に内定辞退ではなく入社後の退職という形になり、手続きも面倒になります。そのため、労働条件に納得してから記入を始めることが大切です。

3.2 必要な項目を記入する

労働条件を確認したら、必要な項目を記入していきます。主に、記入した日付、住所、氏名、捺印などが必要です。油性ペンを使用して、間違えないよう丁寧に記入しましょう。

また、場合によっては保証人の記入を求められることもあります。一般的に、保証人は一定の収入を得ている成人が対象者となるため、両親や親族に記入を依頼します。

3.3 添え状を付けて提出する

入社承諾書を返送する際は、添え状をつけるのがマナーです。「書類を返送するだけなので、添え状はいらないのでは？」という方もいますが、添え状は丁寧さを伝えるとともに、「誰が、いつ、何を送ったのか」を明確にするためにも大切なものです。

添え状の書き方は次項で詳しく紹介するので、テンプレートに沿って記載し、返送の際は必ず同封しましょう。

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4 入社承諾書を返送する際の封筒と添え状の書き方

返送の際の封筒と添え状の書き方を紹介します。書き方によっては企業に悪い印象を与えかねないため、正しく慎重に記入しましょう。

4.1 封筒の書き方

返送用封筒が同封されており、すでに企業側で宛名などが記入されているのであれば、裏面に日付、住所、氏名を書くだけで提出できます。このとき、宛名に「御中」を忘れずに書き添えましょう。もしも、人事担当者など個人名が宛名となっている場合は「様」をつけます。

自分で封筒を準備する場合は、書類を折らずに入れられる封筒が原則です。ただし、企業から三つ折りなどで届いた場合は、折って返送しても構いません。

表面には住所と宛名を縦書きで記入し、宛名には「御中」または「様」をつけます。さらに、左下には「入社承諾書在中」と赤字で書き、定規を使って四角で囲みます。これは朱書きといい、開封しなくても中身と重要性を把握してもらうためのものです。裏面には、日付、住所、氏名を記入して提出します。

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4.2 添え状の書き方

基本的な添え状の書き方を紹介します。添え状は縦書きでも横書きでも構いません。また、手書きではなくパソコンで作成した添え状でも問題ありません。

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5 入社を保留または辞退したいとき対処法

入社承諾書を受け取った後、「他社の結果が出るまで返事を保留したい」「他社で働きたいので入社を辞退したい」といった場合の対処法を解説します。

5.1 入社を保留したいとき

他社からの結果待ちで、一旦返事を保留したいこともあるでしょう。入社承諾書の提出期限までに結果が出る場合は問題ありませんが、もしも期限を過ぎたり長く返事を待たせたりするようであれば、企業へ正直に申し出るのが適切です。

その際、返事を保留にしている企業が、第2志望であるといった内容を伝えるのは失礼にあたります。「もう一社、選考に進んでいる企業がある」「入社に関して前向きに検討しているが、自分の能力を活かすためにしっかり考えたい」といった内容を伝えましょう。

また、企業の都合も考慮して「〇月〇日まで待っていただけないでしょうか」と、具体的な期限を提示することも大切です。

5.2 入社を辞退したいとき

入社を辞退することを決めたら、できるだけ速やかに連絡しましょう。辞退者が出た場合、企業は他の候補者を探したり、新たに募集を行ったりしなければなりません。辞退の連絡が遅くなると、企業にかかる負担は大きくなってしまうため、早急に連絡することが大切です。

辞退の連絡をする際はメールや手紙ではなく、担当者に直接電話をかけるのが社会人としてのマナーです。迷惑をかけることを謝罪し、丁寧に対応しましょう。

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6 入社承諾書でよくある質問

ここからは、入社承諾書に関するよくある質問を紹介します。「届かない」「誤って記入した」など、不測の事態への対処法もお伝えします。

6.1 入社承諾書は必ず必要なもの？

入社承諾書に法的義務はなく、作成するかしないかは企業の判断に委ねられています。しかし、「採用の決定」と「入社の決定」という双方の意思を書面で残すことは、企業にとっても内定者にとっても大きなメリットになります。

6.2 送られてくるはずの入社承諾書が届かない場合は？

企業から「入社承諾書を送付する」という連絡があったにもかかわらず、10日ほど経っても届かない場合は、発送漏れの可能性もあるため人事担当者へ問い合わせてみましょう。

緊急の連絡ではないので、電話ではなくメールで問い合わせるのがおすすめです。「まだ手元に届いておりませんので、お忙しいところ恐縮ですが、発送状況を教えていただけますでしょうか」といった内容を送ってみましょう。

6.3 誤って記入してしまった場合は？

もしも、記入ミスをしてしまったときは、定規を使用して間違えた箇所に二重線を引き、上から訂正印を押印します。この際、修正ペンや修正テープを使用するのはNGです。

日付や住所の書き間違えだけで採用が取り消される可能性は低いと言えますが、重要な書類でいくつも記入ミスをするのは、あまりいい印象を与えません。入社承諾書は落ち着いて丁寧な記入を心がけましょう。

6.4 とりあえず出すのはOK?

「内定を保持するために、とりあえず入社承諾書を出しておこう」と考える方も多いでしょう。確かに入社承諾書には法的効力はないため、とりあえず出しておいても問題ありません。

ただし先述した通り、特に期限間近の辞退は、企業に大きな迷惑をかけることになります。また、大学推薦枠で内定をもらった場合、承諾後の辞退は大学の印象を悪くしかねません。承諾後の辞退では、そういったリスクも考慮する必要があります。

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7 まとめ

入社承諾書は、企業と内定者の意思を明確に確認できる書類です。企業にとっては内定者の意思を確認することで、内定辞退を減らせるというメリットがあります。また、内定者は入社の意思をはっきり示すことで、入社までの日々を安心して過ごせます。

ただし、入社承諾書には法的効力や法的義務がないので、提出後の辞退も可能です。他社の結果を待ちたい場合は、とりあえず出しておくという方法も考えられます。しかし、少なからずリスクもあるため、提出する際は慎重に判断することが大切です。

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