学生時代の人間関係では相性がよくないと感じれば距離を置くことも可能ですが、職場のコミュニケーションは、自分で相手を選ぶことができません。職場のコミュニケーションを円滑にする目的とコミュニケーション上手になるためのポイントを解説します。 (Misa)

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1.職場のコミュニケーションは何のためにある？

仕事で関わる人との間では、コミュニケーションが欠かせません。

職場のコミュニケーションの目的は、主に情報共有と認識のすり合わせ、相互理解の3つが考えられます。

1.1.情報共有

仕事に関する情報の共有は、職場のコミュニケーションの中でも、もっとも頻度が高いと言えます。

情報共有においては、正確かつスピーディーに伝えることが大切であり、伝達した内容やだれがいつ確認したかの記録や履歴がわかる方法が適しています。

1.2.認識のすり合わせ

情報を共有できても、認識があっていなかったり、意思統一ができていなかったりすると仕事はうまく進みません。

そうした状況を回避するために、前提となる認識をすり合わせるコミュニケーションが必要になります。

お互いにどう受けとめているかを確認しあう必要があるため、双方向で意思疎通できる会話が最適ですが、相手との関係性や状況により、チャットなどでも代替は可能です。

1.3.相互理解

仕事には直接結びつかなくても、協力や連携が必要となる相手の立場や考え方を知ることを目的としたコミュニケーションです。

相手を知ると同時に、自分を理解してもらうことも大切です。

2.職場でコミュニケーション上手になるには

では、職場でのコミュニケーション上手になるにはどうすればよいでしょうか。

2.1.相手が持っている情報や認識を考慮した伝え方が必要

自分目線で必要なことだけを伝えようとすると、相手にとっては理解しづらかったり、一方的な押しつけに感じられたりすることがあります。

相手が持っている情報や認識を考えながら、伝え方を考える習慣を身につけるとよいでしょう。

2.2.伝え方を考える際に注意すべきポイント

伝え方を考える際に注意すべきポイントは以下の通りです。

●相手にとって必要なタイミング(先回り)で情報を提供する。

●相手が求める情報(相手目線)をわかりやすく伝える。

●短時間でわかるよう、要点を整理して簡潔な書き方、話し方をする。

●一方的な主張をおしつけず、相手の立場を踏まえた表現をする。

●感情的にならない。

いずれも相手の立場や状況がわかっていないと難しいことが多いです。

職場のコミュニケーション上手になるために最初に必要になるのは、周囲の人を理解することと言えます。

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3.コミュニケーション上手になるメリット

コミュニケーション力は職種、会社に関係なく求められるスキルです。

3.1.コミュニケーション力でスキルを補うことも可能

コミュニケーション力はどんな仕事でも求められ、コミュニケーション力が足りないと、それ以外の能力を発揮できないこともしばしばあります。

コミュニケーション力でスキルを補って、成長につなげられる場合もあります。

3.2.コミュニケーション力とはお互いを理解しあう能力

勘違いしてはいけないのはコミュニケーション力とは、場当たり的に言葉を並べるスキルではありません。

言葉のやりとりを通して情報や認識を共有し、お互いを理解しあう能力です。話術は巧みでも、上手にコミュニケーションがとれない人もいます。

コミュニケーション力はビジネスにおける関係構築には欠かせないものであり、コミュニケーション上手になれれば、どんな職場でも能力を発揮できるようになります。

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原稿：Misa

ITベンチャーで企画、人材開発、広報などを経て独立。現在はコンサルタント、ときどきライター。ライターとしては、ビジネス系を中心に、アニメ・マンガ、車から美容・健康まで何でもチャレンジ中。

職場でのコミュニケーションの目的とコミュニケーション上手になる方法