ビジネスの現場で「バジェット」という言葉を聞く機会があるかと思います。今回はその意味や使われ方、バジェットの意味の1つである予算を管理するメリットと予算管理のPDCAサイクルなどについて解説します。
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1.バジェットとは
バジェット(Budget)とは予算のことです。一般的には、業務を遂行する上で使うことのできる経費や運営費を指します。
また、アパレル業界や旅行業界では「格安」の意味で使い、バジェット品、バジェットホテルなどという使い方をすることもあります。
また、企業経営では、売上、原価、経費などをあらかじめ算出しておき、目標設定する予算管理が行われます。
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2.さまざまな業界でのバジェットの使われ方
バジェットには予算と格安という2つの意味がありますが、それぞれの業界で異なる文脈で使われます。
2.1.一般的な企業でのバジェット
一般的には「経費」の意味で使われます。
例えば、「バジェットが不足してきたのでプロジェクトを縮小する必要がある」などという時は、予算が足りなくなってきたので規模を縮小するという意味です。
2.2.旅行業界でのバジェット
旅行業界では「格安」の意味で使われます。
バジェットホテル、バジェットエアラインなどいずれも格安ホテル、格安航空(LCC)のことを指します。
「予算内で収まる」のニュアンスがあり、出張の計画を立てる時にバジェット○○を利用することが多くなります。
2.3.映画業界でのバジェット
映画業界では、ビッグバジェット、ローバジェットという言葉が使われます。
ビッグバジェットは、ハリウッド大作のように豊富な予算を使って製作された映画のことで、ローバジェットはB級映画のような低予算映画のことを指します。
2.4.アパレル業界でのバジェット
アパレル業界では、格安品のことをバジェット品と呼ぶ習慣があります。
最近は、消費者に対しても「お買い得品」の意味で、この言葉を使って商品が提供されることがあります。
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3.予算管理における4つの予算
バジェット、予算という言葉は、日常の中では「使うことのできる経費」という意味で使われますが、企業の予算管理では少し意味が違っていて、「あらかじめ算出をしておく」という意味合いで使われます。そのため、経費を含め大別して4つの予算があります。
3.1.売上予算
事業を進める前に、あらかじめ売上がいくらになるかを計算したものです。
販売目標が定められていれば、商品単価を乗じるだけで計算することができます。
3.2.原価予算
仕入れや原材料の購入費などをあらかじめ計算しておきます。これも販売目標が定められていれば計算することができます。
3.3.経費予算
企業活動を行うための経費です。人件費や交通費、事務所の家賃や光熱費などです。販売目標、固定費、過去の経費割合などから算出します。
3.4.利益予算
利益がいくらぐらいになるかを予想したものです。売上予算から、原価予算、経費予算を引くことで求められます。
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4.予算管理を行う4つのメリット
予算編成は新年度前に行い、1年を通じてその予算に従って企業活動をするというのが一般的です。予算管理を行うことには、次のようなメリットがあります。
4.1.会社の目標を具体化、数値化できる
企業のトップが、今年度は20%成長を目指すと口にしても、それだけでは会社は動きません。各部門に具体的な目標設定をすることで、従業員はそれを目指して動き出します。
予算編成するということは、会社の目標を数値により具体化するということで、それを各部門にブレイクダウンしていくことで、部門ごとの目標設定ができるようになります。
4.2.業務計画を作成できるようになる
予算(目標と経費)が明らかになれば、部門ごとに目標達成には何をすべきであるかが明確になります。
各部門で、どのように事業を進めていくべきかという業務計画を作成できるようになります。
4.3.計画と実績を比較することで課題が明確化する
予算と実績は常に比較して、その分析を行います。目標達成ができていない場合、何らかの原因があるはずです。それを分析することで、企業が抱えている課題を明らかにすることができます。
4.4.迅速な経営判断ができるようになる
部門ごとの目標達成の進捗度を見れば、どこがうまく行ってどこがうまく行っていないかがわかります。
場合によっては、中期、長期の経営計画に無理があるのではないかということもわかります。
これにより、途中で経営計画を修正することが可能になり、迅速な経営ができるようになります。
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5.予算管理のPDCAサイクルとは
予算管理を行うには、PDCAサイクルの考え方を使うのが一般的です。
5.1.Plan(計画)
予算を編成して計画を立てます。
5.2.Do(実行)
実際の業務を遂行します。
5.3.Check(分析)
目標と実績のずれを分析し、どこに課題があるのかを抽出します。
5.4.Action(行動)
課題を把握したら、その課題の解決に動きます。また、予算を見直して修正し、さらに次のPDCAサイクルにつなげていきます。
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6.予算のPlan＝予算編成
予算編成の計算そのものは、優れた業務ツールがありますし、Excelで計算することも可能です。
しかし、問題なのは目標設定です。経営者が外部環境を考慮して「今年度は20%成長」と決めたところで、それを単純に全部門の目標とするわけにはいきません。
成長が目覚ましい部門もあれば、成長環境が厳しくなっている部門もあるあるからです。
そこで、通常は2つの方法で予算編成を行い、すり合わせをします。
6.1.トップダウン方式の予算編成
経営者が外部環境を考慮して、企業の成長率を決めるやり方です。
これを過去の実績や外部環境を考えならが、各部門に按分していきます。企業経営者の理想が反映した予算になります。
6.2.ボトトムアップ方式の予算編成
各部門に成長目標を設定させ、編成した予算を積み上げて、企業全体の予算にします。各部門の声、実感が反映された予算になります。
この2つの方式により編成された予算は、往々にして食い違いが生じます。この食い違いを議論、分析をしながらすり合わせ、最終的な企業の予算編成を行います。
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7.予算のDo＝業務遂行
一般的に予算は年間のものであるので、これを各部門で、季節変動を考慮して月ごとに割り振り、単月の目標を設定します。
また、多くの場合は、さらに週ごと、1日ごとの予算の割り振りを行い、目標達成率(進捗率)を数値化します。
1日ごとの進捗率を出すことで、課題が発生していることをリアルタイムで検出できるようになり、対応スピードがあがります。
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8.予算のCheck＝分析
一般には期末(3ヶ月ごと)や1ヶ月ごとに予算と実績のずれを確認し、分析します。
目標達成できていない要因を分析することも重要ですが、目標を大幅に上回った要因分析も重要です。
その要因を把握しておかないと、反動が起きた時の対応に苦慮することになります。
また、目標を上回るということはそこに新たな事業拡大のチャンスがあるかもしれません。
分析の仕方は、単純比較だけではなく、さまざまな分析手法が必要になります。
この分析フレームワークを自力で構築しておくと分析にかかる時間が短縮され、なおかつ的確な分析ができるようになります。
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9.予算のAction＝行動
予算の分析ができたら、それに対応する行動を起こします。
9.1.課題の解決
予算の分析から明らかになった課題の解決に動きます。場合によっては新たな経費予算を組んでもらうことが必要な場合もあります。
9.2.予算の修正
課題が解決できない、または解決に時間がかかる場合、それも外部環境のひとつと考え、以降の予算を上方修正または下方修正します。
9.3.経費の節減
予算分析で問題になるのは、売上予算の進捗が悪いというケースです。
この場合、企業にとって最も重要な利益予算の目標値を維持するために、経費予算を抑える必要が出てきます。いわゆる経費節減です。場合によっては、人員削減なども行わなければならないこともあります。
9.4.事業の継続撤退判断
目標達成が難しく、課題解決が困難な場合、その事業を続ける意味がなくなることもあり得ます。経営者はあまりにも実績数値が悪く、改善の見通しが立たない場合は撤退の判断もしなければなりません。
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10.目標とノルマの違い
適切な予算管理に基づいて設定された目標数値は「目標」です。
一方、トップダウン方式のみで編成された予算に基づく目標数値はノルマになります。
ノルマは往々にして、なにがなんでも達成しなければならない目標数値になり、従業員のモチベーションを低下させ、働く環境を悪化させます。極端なノルマ至上主義は、従業員を不正に走らせる要因にもなりかねません。
適切な予算管理に基づく目標数値は、あくまでも目標であり、達成することが絶対ではありません。
達成することよりも、その要因を把握することの方がはるかに重要です。
要因がわかって解決に向けて動き出せれば、その企業は長期にわたって目標達成ができる体質となり、企業経営が安定するからです。
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11.まとめ
バジェット(Budget)とは予算のことです。
一般には、業務を遂行する上で使うことのできる経費や運営費を指します。
企業の予算管理は、目標を設定し実績との差を分析することにより事業を改善するPDCAサイクルを回すという重要な業務になっています。
