社会人の「時間がない」の原因は? 今日からできる仕事管理術

社会人になると、仕事でもプライベートでもやらなければならないことが増えます。日々「時間がない」と感じている人も多いでしょう。社会人の「時間がない」の主な原因と、今日からできる仕事管理術を紹介します。(Misa)

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1.社会人の「時間がない」の原因

社会人になって「時間がない」と感じている人は多いでしょう。

1.1. 仕事の進め方や時間配分にムラやムダがある可能性

しかし、周囲を見回すと、自分と同じくらいかそれ以上の仕事量をサクッと終わらせている人がいるかもしれません。

時間が足りないと感じるのは、仕事の進め方や時間配分にムラやムダがあるからかもしれません。

1.2. 効率よく仕事を進められないストレスによる悪循環

効率よく仕事を進められないことがストレスになり、さらに作業効率を下げている可能性もあります。

逆に仕事の効率がアップすると、ストレスも減っていきます。

例えば、目の前のタスクに時間がかかり、後回しにしたタスクが納期に遅れてしまったり、ケアレスミスが増えて何度も同じ作業をやり直しになったりしていませんか。

後に回したタスクを先に終わらせたほうが、結果としてスムーズに進められる場合もあります。

1.3. 目の前の仕事に漫然と取り組んでいる

目の前の仕事に漫然と取り組んでいないでしょうか。

漫然と取り組むのではなく、仕事の流れを俯瞰的にとらえ、タスクの優先順位を明確して取り組むと効率がアップします。

仕事の流れへの理解と、自分の仕事をしっかりマネジメントすることで「時間がない」を解決できる可能性があります。

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2.今日からできる仕事管理術の基本

まず、仕事のマネジメントについて理解することが必要です。

仕事のマネジメントの基本は「計画をたてる」「優先順位をつける」「期限や時間を管理する」の3点です。

2.1. 「計画を立てる」

最初に行うべきは「計画を立てる」ことです。

1週間や1日といった短いサイクルで担当する仕事の計画を立てましょう。

「タスク管理」という考え方です。

2.2. 「優先順位をつける」

計画を立てる際に大切なのが「優先順位」です。

「重要度」「緊急度」「期限」の３点を押さえて、やるべきタスクに優先順位をつけていきましょう。

優先順位を判断するのに慣れていない人は、「重要度」と「緊急度」の2軸にそれぞれの「高い」「低い」を加えた4つのカテゴリーに分けて整理すると、優先順位をつけやすくなります。

2.3. 「期限や時間を管理する」

緊急度の中に納期や期限が含まれます。

優先順位をもとに、すべてのタスクに期限を設定していけば計画のできあがりです。

作成した計画を遂行するための時間管理も重要です。

タスクが多い場合はアプリなどを活用するのがおすすめです。

スケジュール表やアプリでタスクを可視化すると、作業の抜けや漏れを防止できますし、期限の管理にはリマインダー通知が便利です。

2.4.「集中力を高める」

また、集中力を高めるテクニックを取り入れるのも効果的です。

例えば「ポモドーロ・テクニック」というタイマーを用いた手法は、25分間の作業と5分程度の休憩を繰り返し、数回に1回は、15～30分の長めの休憩をとることで生産性が高まるといわれています。

ぜひ自分に合った方法を探してみてください。

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3.仕事管理術が上達すると余裕のある人になれる

仕事管理ができると無駄な時間を減らし、より多くのタスクをこなせるようになってきます。

そして、空いた時間を次の仕事の準備やリフレッシュのために使えるようになります。

3.1. 効率よく仕事を進めることでストレスが軽減

効率よく仕事を進めることで余裕が生まれ、ストレスの軽減を期待できます。

会社にとっては生産性が向上しますし、自分自身のキャリアアップやプライベートの充実につながります。

3.2.時間に余裕のある社会人をめざそう

現在、「時間がない」と感じているなら、日々の仕事の進め方を振り返ってみると、仕事のムリ・ムラ・ムダが見つかるかもしれません。

余裕のある社会人をめざして、効率よく時間を使える仕事管理のスキルを身につけましょう。

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原稿：Misa

ITベンチャーで企画、人材開発、広報などを経て独立。現在はコンサルタント、ときどきライター。ライターとしては、ビジネス系を中心に、アニメ・マンガ、車から美容・健康まで何でもチャレンジ中。