リマインドとは？ビジネスでの使い方や注意点、メール例文を紹介

「リマインド」とは、重要かつ忘れがちな事項を再確認のために通知することです。適切にリマインドを行うことで、抜けや漏れを未然に防ぎ、業務をスムーズに進めることができます。しかし、送り方を誤ると相手に不快感を与える場合もあります。本記事では、リマインドの具体的な使い方や注意点、ビジネスで役立つメール例文を詳しく解説するので、リマインドを正しく使いこなしたい方はぜひ参考にしてください。

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1 リマインドの意味と目的

「リマインド」の語源は英語の「remind」であり、 「思い出させる」「気づかせる」という意味があります。ビジネスシーンではこの意味がより協調され、「重要事項を再確認させる」「忘れないよう念押し確認する」といったニュアンスで使用されます。

会議や締め切り、タスクなどの重要な予定をリマインドすることで、抜け漏れを防ぎ、遅延のないスムーズな業務運営を実現できます。適切なタイミングと方法でリマインドを行えば、忙しい日常でのうっかりミスを防止することが可能です。

2 リマインドの言い換え・類語

「リマインド」という言葉は、どのような表現に言い換えられるのでしょうか。ここでは、同じような意味を持つ類語を紹介し、「リマインド」との違いについても説明します。

2.1 アラート

「アラート」は英語の「alert」が語源であり、「注意、警戒、警報」という意味があります。「リマインド」と同じく重要な情報を通知するためのものですが、 「アラート」は緊急性が高く、即座に対応が必要な場合に使用されることが多い点が「リマインド」とは異なります。

つまり、「リマインド」が「重要な予定を思い出させるための通知」であるのに対し、「アラート」は「深刻な非常事態を回避するための通知」と言えます。

2.2 催促

「催促」とは「相手に早急な行動を取らせるために強く促すこと」を指します。例えば、資料の提出期限が過ぎているときに、「期限が過ぎているので、必ず今日中に提出をお願いします」といった表現で通知をするのが「催促」のイメージです。

「リマインド」の目的は「期限やタスクを忘れないようにサポートすること」であるのに対し、「催促」の目的は「やや強い表現で相手を急かすこと」という違いがあります。

2.3 再確認

「再確認」とは、「すでに確認したことを念のためもう一度確認すること」です。認識の齟齬や間違いを防ぎ、正確性を期するために行われます。

「リマインド」は「重要事項を再確認して思い出させること」という意味であることから、基本的に「リマインド」と「再確認」は同じニュアンスで使用されています。

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3 ビジネスでリマインドが役立つシーン

ビジネスシーンでは、どのような場面でリマインドが活用されているのでしょうか。ここでは、リマインドが役立つシーンを5つ紹介します。

3.1 重要な会議の2、3日前～前日

特に、複数のメンバーが関わる会議や、重要な議題を扱う打ち合わせでは、時間通りに進めることが非常に重要です。しかし、会議の詳細を通知してから期間が空いている場合、参加者の中には開催日時を失念している人がいるかもしれません。

そんなときは、会議の内容を再通知するリマインドが非常に役立ちます。会議の2、3日前～前日にリマインドすることで、参加者の遅刻や欠席を防ぎ、予定通りのスムーズな実施が目指せます。

3.2 納期や提出日が近づいているとき

日々の忙しさの中では、納期や提出日など大切な期限をつい忘れがちになることがあります。そんなときにリマインドを送ることで、期日を再認識させ、忘れずに対応してもらうことができます。

リマインドは、相手にプレッシャーをかけ過ぎず穏やかに期限を意識させられるため、良好な関係を維持したまま、円滑に業務を進めるための有効な手段と言えます。

3.3 イベントなどの出欠を確認するとき

イベントを開催する際は、数日前にイベントの詳細と「欠席される場合は連絡をお願いします」といった内容を参加者にリマインドすることで、急な欠席による損失を最小限に抑えることができます。

また、リマインドにより持ち物や注意事項を再度伝えられるため、よりスムーズなイベント運営が可能になるでしょう。

3.4 休憩の取得を促すとき

休憩は集中力や生産性を向上させるだけでなく、長時間作業による健康リスクの軽減にもつながります。しかし、忙しい業務の中では、つい休憩を取ることを忘れてしまうこともあるでしょう。

そんなとき、リマインドで休憩の取得を促せば、疲労を溜めず効率的に仕事を続けられるようになります。リマインドをうまく活用することで、チーム全体のパフォーマンス向上が期待できます。

3.5 自分自身の抜け漏れを防止したいとき

リマインドは、自分自身の抜けや漏れを防止したときにも非常に役立ちます。例えば、会議の予定や提出期限などをリマインドしておくことでミスを防ぎ、より確実に業務をこなせます。

また、1日の中で複数のタスクをこなす必要がある場合、タスクの優先順位ごとにリマインドすれば、重要なものを効率的に漏れなく処理できます。

4 リマインドをする4つの方法

ここでは、リマインドを行う主な方法を4つ紹介します。それぞれの特徴やメリット・デメリットを確認して、適切な方法を選択しましょう。

4.1 メール

リマインドを通知するメールは「リマインドメール」と呼ばれ、社内外を問わず、ビジネスシーンではよく使用されます。相手の時間を拘束することなく、同時に複数人へ通知できるのがリマインドメールのメリットです。

また、送信履歴が残るため、万が一の行き違いを防ぐこともできます。リマインドメールでは、件名や本文を工夫し、相手が内容を理解しやすくすることが大切です。

詳しいメールの書き方は、「【目的別】リマインドメールの例文」の項目で詳しく説明しています。

4.2 電話・口頭

緊急性が高い場合や、確実に相手へ伝えたい場合は、電話や口頭によるリマインドが有効です。電話や口頭では相手がその場で応答できるため、日時変更などのすり合わせがスムーズに行えます。

また、足りない情報を補足するなど、相手の状況に応じた柔軟な対応ができるのも利点です。

ただし、相手が忙しいとタイミングが合わなかったり、記録が残らないことで言った・言わないのトラブルが発生したりするリスクもあります。

4.3 チャット

ビジネスシーンでは、チャットツールを活用することで迅速かつ手軽にリマインドが可能です。メールほど形式張らず、電話や口頭よりも気軽に送れるため、相手の負担を減らしつつ重要な情報を確実に伝えられます。

また、既読機能や通知を活用すれば、相手が確認したかどうかを把握しやすいのもメリットです。

他のメッセージに埋もれたり、流れて見落とされたりするのを防ぐには、ピン留めやメンション機能の活用がおすすめです。

4.4 スマホやPCのリマインダー

自分自身にリマインドを通知したい場合は、スマホやPCのリマインダーを利用しましょう。リマインダーは自分が指定した日時に通知を受け取れる機能で、重要な予定やタスクの抜け漏れを防ぐことができます。

特に、繰り返し発生する業務や締め切りが決まっている作業には便利です。スマホやPCに標準で搭載されているリマインダー機能がもの足りない場合は、専用のアプリを利用するのも良いでしょう。

5 リマインドする際の注意点

リマインドする際は、タイミングや内容、使用するツールなどいくつかの注意点があります。リマインドの効果を最大化するため、注意すべきポイントを確認しておきましょう。

5.1 適切なタイミングで行う

リマインドは、早すぎると相手が忘れてしまう恐れがあり、逆に直前すぎると対応が間に合わない可能性があります。そのため、状況に応じた適切なタイミングで行うことが重要です。

例えば、会議のリマインドなら2、3日前～前日、締め切りのリマインドなら数日前が適切です。また、相手のスケジュールや業務の状況を考慮し、負担にならない時間帯を選ぶことも大切です。

5.2 簡潔かつ具体的に伝える

リマインドは、長すぎると相手が要点を把握しにくくなってしまうため、重要な点を簡潔かつ具体的に伝えなければなりません。

例えば、会議のリマインドでは「明日の会議は10時から会議室Aで行います。資料提出の準備を忘れずにお願いします」といった内容にします。「時間・場所・準備すべき内容」をしっかり明示することで、相手はスムーズに行動できます。

5.3 催促と思われない内容にする

リマインドの目的は、相手を急かすことではなく、忘れがちな事項を再確認してもらうことです。そのため、「〇時集合ですので時間厳守でお願いします」「期日は〇日ですが大丈夫でしょうか？」など、相手にプレッシャーを与える内容は避けるべきです。

リマインドは、あくまでも相手に対するサポートであることを意識して、「念のためご連絡いたしました」「あらためて確認させていただきます」など、柔らかい表現を使用しましょう。

5.4 相手が確認しやすいツールを選ぶ

先述したように、リマインドの方法にはいくつかの種類がありますが、受け取った相手が確認しやすいツールを選ぶことが重要です。

例えば、すぐに対応が必要な場合は電話や口頭が有効ですが、後で見返す必要がある場合はメールやチャットが適しています。相手の負担を考慮しつつ、最適なツールを選ぶことで、スムーズなリマインドが可能になります。

6 【目的別】リマインドメールの例文

ここでは、目的別に具体的なリマインドメールの例文を紹介します。それぞれの状況に合わせて、適切な文面のリマインドメールを送りましょう。

6.1 会議の前日に送るリマインドメール

会議の前日に送るリマインドメールの例文です。会議の日時や場所を明記し、準備が必要なことがあれば併せて記載しておきましょう。

6.2 期限が近いことを伝えるリマインドメール

書類の提出や商品の納品など、期限が近いことを伝える際のリマインドメール例文です。書き方によっては「催促」と捉えられかねないため、柔らかい表現を使い、サポートの意図があることを伝えましょう。

6.3 セミナーへの出欠を確認するリマインドメール

セミナーへの出欠を、あらためて確認するリマインドメールの例文です。「セミナー自体を忘れていた」「都合が悪くなってしまった」などの理由による当日欠席を防ぐため、数日前にリマインドメールを送っておくと安心です。

7 リマインドメールへの返信は必要？

リマインドメールを受け取った場合、返信はすべきなのでしょうか。また、返信する際はどのような内容で送れば良いのでしょうか。

7.1 リマインドメールには迅速に返信する

リマインドメールを受け取ったら、できるだけ早く返信するのがマナーです。特に、相手が回答を求める出欠確認や提出期限のメールには、より速やかに返信しなければなりません。

また、会議の開催通知や諸連絡など回答を求められていないメールに対しても、「承知いたしました」「確認しました」といった返信を行うことで、相手に安心感を与えることができます。

7.2 リマインドメールへの返信例文

リマインドメールへの返信例文として、商品の納品期限を通知された場合を例に挙げて紹介します。

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8 まとめ

リマインドとは、相手に重要な予定や期限を思い出してもらうための連絡を指します。ビジネスでは、相手が忘れがちな会議の開催予定や書類の提出期限などを、適切なタイミングで通知することが重要です。

また、リマインドの際は簡潔かつ具体的に内容を伝え、催促にならないよう注意しなければなりません。メール・電話・チャットなど相手が確認しやすい方法を選び、リマインドを効果的に活用しましょう。

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